Hệ thống hồ sơ tại Cơng ty TNHH Kiểm tốn và Tư vấn A&C nói chung và chi nhánh A&C Hà Nội nói riêng gồm có hồ sơ kiểm tốn chung (hồ sơ thường trực) và hồ sơ kiểm toán năm.
2.1.6.1. Hồ sơ kiểm toán chung
Hồ sơ kiểm toán chung là hồ sơ kiểm tốn chứa đựng những tài liệu mang thơng tin chung về khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm tốn trong nhiều năm tài chính của một khách hàng. Hồ sơ kiểm toán chung thường bao gồm các nội dung về thông tin tổng hợp của khách hàng, thông tin về luật pháp, thông tin về thuế, thông tin về nhân sự, thơng tin về kế tốn, thơng tin về hợp đồng và cam kết dài hạn và thơng tin về các thủ tục kiểm sốt nội bộ.
Hệ thống tham chiếu trong hồ sơ kiểm tốn chung được trình bày trong bảng
Bảng 2.1. Hệ thống tham chiếu hồ sơ kiểm toán chung
Tham chiếu Nội dung
PF1 Thông tin chung
PF1.1 Đặc điểm về hoạt động kinh doanh của DN PF1.2 Biên bản họp Đại hội cổ đông
PF1.3 Biên bản họp HĐQT/ HĐ thành viên PF1.4 Biên bản họp Ban giám đốc
PF1.4 Các thông tin khác PF2 Thông tin về luật pháp
PF2.1 Điều lệ hoạt động của DN PF2.2 Quyết định thành lập của DN
PF 2.3 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh PF2.4 Giấy phép đầu tư/ Giấy chứng nhận đầu tư PF2.5 Các thông tin về luật pháp khác
PF3 Thơng tin về kế tốn
PF3.1 Công văn chấp thuận của BTC về chế độ kế toán sử dụng PF3.2 Hệ thống tài khoản sử dụng
PF3.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn
PF3.4 Ghi chú về các chính sách kế toán và hạch toán kế toán đặc thù PF3.5 Báo cáo kiểm toán nội bộ
PF3.6 Các thơng tin về kế tốn
PF4 Thông tin về Thuế
PF4.1 Giấy chứng nhận ĐK Thuế
PF4.2 Cơng văn chấp thuận sử dụng hố đơn đặc thù
PF4.3 Các văn bản chính sách Thuế có liên quan đến hoạt động của DN
PF4.4 Các biên bản kiểm tra quyết toán Thuế 3 năm gần nhất PF4.4 Các thông tin về Thuế khác
PF5 Thông tin về nhân sự PF5.1 Thoả ước lao động tập thể PF5.2 Biên bản kiểm tra về lao động
PF5.3 Các chính sách có liên quan đến nhân sự và thu nhập nhân viên PF5.4 Các thông tin về nhân sự khác
PF6 Thơng tin về hợp đồng PF6.1 Hợp đồng tín dụng
PF6.2 Hợp đồng cho thuê (bao gồm cả hợp đồng cho thuê tài chính PF6.3 Hợp đồng đi thuê ( bao gồm cả thuê tài chính)
PF6.4 Hợp đồng hợp tác kinh doanh PF6.5 Hợp đồng liên doanh
PF6.6 Hợp đồng thuê đất
PF6.7 Các hợp đồng về bảo lãnh PF6.8 Các hợp đồng dài hạn khác PF7 Thơng tin về kiểm tốn
PF7.1 Câu hỏi liên quan đến việc chấp nhận khách hàng
PF7.2 Bản photo báo cáo tài chính đã kiểm toán( lưu 3 năm gần nhất) PF7.3 Bản photo báo cáo tài chính hợp nhất đã kiểm tốn( lưu 3 năm
gần nhất
PF7.4 Bản photo thư quản lý ( lưu 3 năm gần nhất)
PF8 Thơng tin về tập đồn
PF8.1 Tóm tắt về q trình phát triển của Tập đồn
PF8.2 Cấu trúc của Tập đoàn( bao gồm cty mẹ cty con và các cty liên kết)
PF8.3 Chi tiết về các kiểm tốn viên của Tập đồn PF8.4 Các điều chỉnh hợp nhất vĩnh viễn
2.1.6.2. Hồ sơ kiểm toán năm
Hồ sơ kiểm toán năm là hồ sơ kiểm tốn chứa đựng các thơng tin về khách hàng chỉ liên quan tới cuộc kiểm tốn trong một năm tài chính, hồ sơ kiểm tốn năm của cơng ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn A&C và chi nhánh A&C Hà Nội gồm:
Phần tổng hợp hồ sơ:
-BCTC và các báo cáo khác - bản chính thức: Bản copy BCTC sau kiểm toán
đã ký, bản copy thư quản lý có ý kiến của khách hàng, thư giải trình đã ký.
-BCTC và các báo cáo khác - bản dự thảo: dự thảo BCTC đã điều chỉnh theo
kiểm toán, dự thảo Thư quản lý, dự thảo Thư giải trình.
-Hồn tất và sốt xét: Kết luận về tổng thể, kiểm tra các công việc đã thực
hiện (checklist), ghi chú đã kiểm tra kết quả làm việc của Partner, checklist các soát xét của Partner, ghi chú về soát xét chất lượng kiểm toán, các vấn đề cần lưu ý.
-Các bảng liệt kê kiểm tra: Xem xét sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ kế
tốn, xem xét khả năng hoạt động liên tục, checklist về thuế, về tuân thủ các Chuẩn mực kế toán Việt Nam, luật pháp Việt Nam.
-Lập kế hoạch và kiểm soát: Checklist về lập kế hoạch kiểm tra, chiến lược
kiểm toán và kế hoạch kiểm toán.
- BCTC trước kiểm toán và các điều chỉnh
-Các vấn đề trao đổi với kiểm toán viên năm trước: thư tham khảo ý kiến của
các KTV khác, soát xét hồ sơ làm việc của các KTV khác,...
Phần giấy tờ làm việc và bằng chứng kiểm toán:
Trong phần này, các tài liệu, giấy tờ làm việc và bằng chứng kiểm toán mà KTV thu thập được sắp xếp theo các phần hành kiểm toán, với ký hiệu và thứ tự như sau:
Bảng 2.2. Hệ thống tham chiếu hồ sơ kiểm toán năm
ST T
Ký
hiệu Phần hành kiểm toán
ST T Ký hiệ u Phần hành kiểm toán 1 BA
Tiền và các khoản tương
đương tiền 19 BS Dự phòng phải trả
2 BB Phải thu khách hàng 20 BT
Quỹ Phát triển Khoa học- Công nghê
3 BC Phải thu, phải trả nội bộ 21 BU Vốn đầu tư của chủ sở hữu
4 BD Phải thu khác 22 BV
Chênh lệch đánh giá lại tài sản
5 BE Dự phòng phải thu 23 BW Chênh lệch tỷ giá hối đoái
6 BF Hàng tồn kho 24 BX
Qũy và Lợi nhuận chưa phân phối
7 BG Chi phí trả trước 25 BY Nguồn vốn khác
8 BH
TSCĐ và các khoản đầu
tư XDCB 26 BZ Các chỉ tiêu ngoài bảng
9 BI Bất động sản đầu tư 27 IA
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
10 BJ Đầu tư tài chính 28 IB Giá vốn hàng bán
11 BK
Thuế Thu nhập DN
hoãn lại 29 IC
Doanh thu, chi phí hoạt động tài chính
12 BL
Giao dịch mua bán trái
phiếu Chính phủ 30 ID
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
13 BM Vay và nợ phải trả 31 IE Thu nhập khác, chi phí khác 14 BN Phải trả người bán 32 IF Lãi cổ phiếu
15 BO
Thuế và các khoản phải
nộp Nhà nước 33 OA
Tài sản, nợ tiềm tàng và cam kết khác
16 BP
Phải trả Người lao động và CP liên quan đến
người lao động 34 OB Giao dịch với các bên liên 17 BQ Chi phí phải trả 35 OC Thơng tin về bộ phận
Đối với mỗi khoản mục được chi tiết thành các tham chiếu cụ thể hơn: C : chương trình kiểm tốn
N : ghi chú của kiểm toán viên về đặc điểm riêng của khoản mục P: các bút toán đề nghị điều chỉnh
R: ghi nhận những vấn đề phát sinh trong cuộc kiểm tốn và những giải thích S: kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ
O: biểu tổng hợp
Từ mỗi phần hành, các giấy tờ làm việc của Kiểm tốn viên được đánh ký hiệu tương ứng, ví dụ như phần hành tiền, các giấy tờ làm việc được ký hiệu là BA1.1, BA1.2, … và tương ứng với các giấy tờ làm việc đó là các bằng chứng kiểm tốn thu thập được sẽ được đánh ký hiệu là BA1.1’, BA1.2’, …
2.1.7. Kiểm sốt chất lượng cơng việc kiểm tốn
Trong từng cuộc kiểm toán, việc kiểm soát thực hiện ở tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán.
2.1.7.1. Kiểm soát chất lượng trước kiểm tốn
Q trình kiểm sốt trước thực hiện kiểm toán sẽ giúp cho việc chuẩn bị đi đúng hướng, tạo tiền đề thuận lợi cho thực hiện kiểm tốn. Cơng việc sốt xét trong giai đoạn này bao gồm:
Kiểm sốt khách hàng
Là q trình thu thập thơng tin về tình hình hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng nhằm xem xét có thể tiếp tục việc thực hiện kiểm toán với khách hàng hoặc chấp nhận kiểm toán với khách hàng mới. Trách nhiệm phê duyệt khách hàng do partner hoặc manager thực hiện.
Kiểm sốt nhóm kiểm tốn thực hiện kiểm tốn tại khách hàng.
Việc lựa chọn nhóm kiểm tốn được kiểm sốt chặt chẽ bởi trưởng nhóm kiểm tốn. Nhóm kiểm tốn thực hiện cơng việc của mình dưới sự giám sát, hướng dẫn của trưởng nhóm kiểm tốn.
Kiểm sốt việc lập kế hoạch kiểm tốn.
Trước khi thực hiện kiểm toán, A&C phải xây dựng kế hoạch kiểm toán nhằm đảm bảo thực hiện kiểm toán hiệu quả và là cơ sở để kiểm soát cuộc kiểm tốn. Kế hoạch kiểm tốn được lập bởi KTV chính, và bắt buộc thành viên ban Giám đốc phải phê duyệt trước khi thực hiện kiểm tốn.
Kiểm sốt thiết kế chương trình kiểm tốn.
Chương trình kiểm tốn cho từng phần hành đã được A&C thiết kế sẵn nhằm hướng dẫn các KTV và các trợ lý kiểm toán thực hiện phần hành được giao. Tuy nhiên với một số phần hành, chương trình kiểm tốn được thiết kế cụ thể theo đặc điểm của khách hàng. Cơng việc này được thực hiện bởi KTV chính, được phê duyệt bởi trưởng phịng kiểm tốn và thành viên ban Giám đốc.
2.1.7.2. Kiểm soát chất lượng trong giai đoạn thực hiện kiểm toán
Trong giai đoạn này, cơng việc kiểm sốt chủ yếu được thực hiện bởi Trưởng nhóm kiểm tốn đối với các thành viên trong đồn thơng qua giấy tờ làm việc cũng như tiến độ làm việc. Phương thức kiểm soát chất lượng kiểm toán được thực hiện dưới các hình thức:
Hướng dẫn: đảm bảo các KTV, trợ lý kiểm tốn được hướng dẫn cụ thể về
cơng việc được giao, được giải thích chi tiết về các vấn đề phát sinh.
Giám sát: đảm bảo các thành viên thực hiện đúng công việc được giao, đúng
kế hoạch đề ra, tuân thủ các chuẩn mực và quy định hành nghề.
Soát xét lại: xem xét cơng việc mà đồn kiểm toán đã thực hiện để đảm bảo
công việc được thực hiện tốt, bằng chứng thu thập được là đầy đủ và thích hợp để đưa ra ý kiến kiểm toán.
2.1.7.3. Kiểm soát chất lượng trong giai đoạn kết thúc kiểm toán
Sau khi hồn thành xong cơng việc thì các kết luận kiểm tốn cũng như giấy tờ làm việc được sắp xếp theo thứ tự đã qui định và lưu vào hồ sơ làm việc. Trưởng nhóm có nhiệm vụ tổng hợp kết quả của từng nhóm viên. Xem xét tính chính xác,
đầy đủ, hợp lý của các bằng chứng kiểm tốn thơng qua xem xét tính đúng đắn của các giấy tờ làm việc. Trước khi trình lên ban giám đốc, các giấy tờ làm việc của KTV được lãnh đạo phịng sốt xét lại một lần nữa. Từng cấp kiểm sốt sẽ u cầu nhóm kiểm tốn hồn thiện hồ sơ kiểm tốn.
Cơng tác kiểm sốt được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình kiểm tốn đã hỗ trợ rất nhiều trong cơng tác kiểm tốn, góp phần nâng cao chất lượng của cuộc kiểm tốn.
2.2. Thực trạng kiểm tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệptrong kiểm tốn BCTC do Chi nhánh Cơng ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn trong kiểm tốn BCTC do Chi nhánh Cơng ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn A&C tại Hà Nội thực hiện
2.2.1. Khái quát về cuộc kiểm toán báo cáo tài chính tại cơng ty Cổ phần ABC
2.2.1.1. Giới thiệu về cuộc kiểm tốn BCTC tại Cơng ty Cổ phần ABC a. Thông tin chung về Công ty Cổ phần ABC
Công ty Cổ phần ABC là Công ty đã niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán, chuyên kinh doanh dịch vụ xếp dỡ và vận tải đường biển. Đây là khách hàng thường niên của Cơng ty TNHH Kiểm tốn và Tư vấn A&C – Chi nhánh Hà Nội. Cuộc kiểm toán này được tiến hành đối với BCTC của Công ty Cổ phần ABC cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2013.
b. Đánh giá lựa chọn khách hàng
Trước khi ký kết hợp đồng kiểm tốn đối với các khách hàng nói chung và Cơng ty Cổ phần ABC nói riêng, Cơng ty TNHH Kiểm tốn và Tư vấn A&C – Chi nhánh Hà Nội luôn tiến hành đánh giá về khả năng chấp nhận khách hàng nhằm đảm bảo các thông tin về khách hàng đã được thu thập đầy đủ. Từ đó, cho phép Cơng ty quyết định xem có nên tiếp tục hợp đồng kiểm tốn hay khơng. Các thơng tin và các câu hỏi hàng năm được xây dựng dựa trên kết luận của kiểm toán năm trước để KTV và Giám đốc chi nhánh có thể hồn tất và đưa ra quyết định.
Các câu hỏi đánh giá được chia thành 2 phần gồm những vấn đề liên quan đến khách hàng và những vấn đề liên quan đến A&C. Sau khi hồn tất các thơng tin này, KTV nhận thấy trong năm tài chính 2013, Cơng ty Cổ phần ABC khơng có
những thay đổi lớn về chủ sở hữu, bộ máy tổ chức quản lí, nhân sự, đặc điểm kinh doanh và khơng có bất thường về hệ thống kế toán cũng như hệ thống KSNB. Đồng thời, xem xét về phía A&C, cơng ty đảm bảo được tính độc lập về mặt kinh tế, trình độ chun mơn và độc lập trong các mối quan hệ gia đình cũng như đủ năng lực để thực hiện cuộc kiểm tốn báo cáo tài chính của Cơng ty Cổ phần ABC. Từ đó, KTV đánh giá mức độ rủi ro của Hợp đồng kiểm tốn ở mức trung bình và đưa ra kết luận tiếp tục chấp nhận khách hàng.
c. Cuộc kiểm tốn BCTC tại cơng ty Cổ phần ABC
Sau khi đánh giá về khả năng chấp nhận khách hàng ABC, Chi nhánh công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn A&C tại Hà Nội tiến hành ký kết Hợp đồng kiểm tốn với cơng ty Cổ phần ABC theo hợp đồng số 1xx/KT/2013/HĐKT – KT3 ngày 27/6/2013.
Nhóm kiểm tốn viên thực hiện kiểm toán bao gồm:
- Ơng Nguyễn Hồng Đức – Giám đốc Chi nhánh (Người soát xét 1) - Ơng Lê Văn Khoa - Trưởng nhóm
- Ông Đào Mạnh Cường – KTV - Bà Nguyễn Thị Hà – KTV - Bà Nguyễn Hải Yến Chi – KTV - Ông Lê Việt Dũng - Trợ lý KTV
- Ông Nguyễn Dũng Hoàng- Trợ lý KTV
Thời gian thực hiện: 7 ngày (từ ngày 20/01/2014 đến ngày 26/01/2014)
2.2.1.2. Giới thiệu BCTC được kiểm toán
Theo Hợp đồng kiểm toán số 1xx/KT/2013/HĐKT – KT3 ngày 27/6/2013, BCTC của Công ty Cổ phần ABC được kiểm tốn bởi Cơng ty TNHH Kiểm tốn và Tư vấn A&C – Chi nhánh Hà Nội kiểm toán bao gồm:
- Bảng Cân đối kế toán tổng hợp tại ngày 31/12/2013
- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh tổng hợp năm 2013 - Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ tổng hợp năm 2013
2.2.1.3. Giới thiệu quy trình thực hiện kiểm tốn BCTC tại Cơng ty Cổ phần ABC
Lập kế hoạch kiểm tốn
Cơng ty Cổ phần ABC là khách hàng lâu năm của A&C do đó trước khi lập kế hoạch kiểm tốn, KTV tiến hành đánh giá xem có tiếp tục hợp đồng với Công ty Cổ phần ABC hay không. Khi đánh giá là sẽ tiếp tục hợp đồng kiểm toán, KTV tiến hành đánh giá về hệ thống KSNB tại công ty Cổ phần ABC, xem xét những thay đổi trong nhân sự chủ chốt, hay chính sách kế tốn mà ABC áp dụng ,...; tiến hành phân tích sơ bộ báo cáo tài chính; xác định mức trọng yếu và đánh giá rủi ro khi kiểm tốn. Sau khi thực hiện các cơng việc trên, KTV tổng hợp, lập kế hoạch kiểm toán và thiết kế chương trình kiểm tốn.
Thực hiện kiểm tốn
Tại cơng ty Cổ phần ABC, bước vào thực hiện kiểm toán, KTV sẽ thực hiện các thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết nghiệp vụ. Việc đánh giá lại về hệ thống KSNB của đơn vị được thực hiện đồng thời với kiểm tra chi tiết nghiệp vụ.
Kết thúc kiểm toán
Ở giai đoạn này, sau khi tổng hợp kết quả kiểm toán, KTV sẽ đưa ra kết luận