CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN VÀ TƯ VẤN A&C IDc
Client: Công ty Cổ phần ABC Prepared by LVK 13/01/2014
Period ended: 31/12/2013 Senior NHĐ 27/02/2014
Subject: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
TÀI LIỆU YÊU CẦU KHÁCH HÀNG CHUẨN BỊ/ DOCUMENT PREPARED BY CLIENT
Sổ cái và sổ kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Bảng tổng hợp theo tiểu khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng tháng hoặc từng quý Kế hoạch chi tiêu cho hoạt động bán hàng và quản lý
Các chứng từ, tài liệu khác liên quan đến hoạt động bán hàng và quản lý
CÁC THỦ TỤC KIỂM TỐN/AUDIT PROCEDURES
CƠNG VIỆC THỰC HIỆN CSDL REF Ghi
chú Người thực hiện Ngày hoàn thành 1. LẬP BIỂU TỔNG HỢP / LEAD SCHEDULE
1.1. Lập Biểu tổng hợp trình bày các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ kiểm toán.
ID 00 NDH
1.2. Đối chiếu số kỳ trước trên Biểu tổng hợp, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, sổ cái, sổ chi tiết với số liệu kỳ trước hoặc hồ sơ kiểm tốn năm trước (nếu có).
ID 00 NDH
2. CÁC CHÍNH SÁCH KẾ TỐN / ACCOUNTING POLICIES
2.1. Xem xét xem chính sánh kế tốn áp dụng cho chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có phù hợp với các chuẩn mực kế tốn, các thơng tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực của Bộ Tài chính, chế độ kế tốn và các văn bản khác của Nhà nước liên quan đến doanh nghiệp khơng. Cụ thể:
Có tn thủ ngun tắc trích trước khơng.
Có đảm bảo ngun tắc chi phí phù hợp với doanh thu khơng. Chi phí liên quan đến các lợi ích kinh tế dự kiến thu được
trong nhiều kỳ kế tốn có được phân bổ hợp lý vào kết quả hoạt động kinh doanh khơng
ID N2 NDH
2.2. Xem xét xem chính sách kế tốn áp dụng cho chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có nhất qn với các năm trước khơng. Trường hợp có thay đổi trong chính sách kế tốn đơn vị có tn thủ theo hướng dẫn của VAS 29 không.
ID N2 NDH
3. THỦ TỤC PHÂN TÍCH / ANALYTICAL PROCEDURES
3.1. So sánh chi phí bán hàng, chi phí quản lý kỳ này với kỳ trước, kết hợp với biến động về doanh thu của đơn vị, giải thích các biến động lớn, nếu có.
O, C, A, CO, CL
ID 00 NDH
3.2. So sánh tỷ lệ của từng khoản mục Chi phí bán hàng / Doanh thu kỳ này với kỳ trước. Tìm hiểu và thu thập giải thích cho các biến động lớn.
O, C, A, CO, CL
ID 00 NDH
3.3. Xem xét tính hợp lý và nhất quán của các khoản mục chi phí sau giữa kỳ này với kỳ trước và giữa các tháng (quí) với nhau và với kế hoạch đồng thời tìm hiểu nguyên cho các biến động bất thường: O, C, A, CO, CL NDH Chi phí bán hàng ID 01.1 Chi phí quản lý DN ID 01.2
Chi phí vật liệu, vận chuyển, giao nhận, hoa hồng bán
hàng.
Chú ý:
- So sánh sản lượng tiêu thụ giữa kỳ này với kỳ trước để đưa ra nhận xét tính hợp lý của sự biến động.
- Xem xét biến động giá cả của vật liệu, đơn giá phí vận chuyển, chính sách hoa hồng để nhận xét tính hợp lý của sự biến động.
Chi phí vật liệu, cơng tác phí cho quản lý.
xem chi phí biến động có phù hợp với xu hướng đã hoạch định hay khơng.
Chi phí th văn phịng, cửa hàng, mặt bằng (cũng như các
khoản thuê ổn định khác).
Chú ý:
- Trên cơ sở các hợp đồng thuê, ước tính chi phí thuê và so sánh với số liệu của đơn vị.
- Qua sự thay đổi về số lượng địa điểm diện tích thuê, đơn giá thuê, thời gian thuê để giải thích tính hợp lý của sự biến động chi phí thuê.
Chi phí bảo hành, khuyến mãi, tiếp thị.
Chú ý:
- Căn cứ vào chính sách bảo hành, khuyến mãi tiếp thị của đơn vị, báo cáo của bộ phận sửa chữa bảo hành, bộ phận bán hàng để xem xét tính hợp lý của sự biến động của các khoản chi phí này.
- Căn cứ vào chính sách của đơn vị, ước tính các khoản chi phí này và so sánh với số liệu sổ sách.
4. KIỂM TRA CHI TIẾT / SUBSTANTIVE PROCEDURES
4.1. Đối chiếu với giấy tờ làm việc các phần hành khác về số liệu kết chuyển:
- Chi phí nguyên vật liệu. - Chi phí cơng cụ, dụng cụ. - Chi phí khấu hao.
- Chi phí phân bổ.
- Chi phí lương, KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN. - Dự phịng trợ cấp mất việc làm, nợ phải thu khó địi. - Các chi phí dự phịng
O, A, CL
NDH
Trao đổi với Kiểm tốn viên thực hiện phần hành hoặc kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi phí này khi phản ánh vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí bán hàng ID 02.1
Chi phí quản lý DN ID 02.2
4.2. Từ các khoản mục chi phí có sự biến động bất thường trong kỳ được xác định trong q trình phân tích. Tiến hành kiểm tra chứng từ gốc để đảm bảo các khoản chi phí này là có thực và được phân loại phù hợp.
O, A, CL
Chi phí bán hàng ID 1.1
4.3. Kiểm tra chọn mẫu từ sổ chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp về các chi phí khác phát sinh trong kỳ. Thơng qua kiểm tra ghi nhận các vấn đề sau:
- Chi phí có thể khơng được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ khi xác định thu nhập tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Sự phù hợp với định mức chi tiêu của đơn vị.
- Các chi phí liên quan có tính chất nhạy cảm như: chi phí tiền phạt, chi phi tư vấn pháp luật, tranh chấp, kiện tụng.
O, A, CL
NDH
Chi phí bán hàng ID 2.1
Chi phí quản lý DN ID 2.2
4.4. Đánh giá tính hợp lý của các tiêu thức phân bổ các khoản chi phí gián tiếp vừa thuộc về chi phí quản lý doanh nghiệp vừa thuộc về chi phí bán hàng, chi phí sản xuất (nếu có). A
ID 3
4.5. Đối chiếu đến phần hành kiểm tốn chi phí phải trả và phần hành tiền để đảm bảo chi phí được ghi nhận đúng niên độ. CO
ID 4 NDH
4.6. Xem xét tính hợp lý của các khoản giảm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để bảo đảm khơng tồn tại khoản giảm phí để điều tiết kết quả kinh doanh.
O, A, CL
ID 5 NDH
5. XEM XÉT KỸ LƯỠNG / SCRUTINY
5.1. Đọc lướt qua sổ chi tiết các tài chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để phát hiện các khoản chi phí bất thường, chi phí khơng được xem là chi phí hợp lý, hợp lệ theo luật định khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (tiền phạt, tiền bồi thường, …). Đảm bảo khơng có khoản chi phí nào liên quan đến việc hình thành TSCĐ hoặc khơng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm trong chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
O, A, CL
6. TRÌNH BÀY VÀ CƠNG BỐ / PRESENTATION AND DISCLOSURE
6.1. Xem xét việc trình bày và cơng bố chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo tài chính có phù hợp với yêu cầu của các Chuẩn mực kế toán và chế độ kế tốn khơng.
ORO, C, CU, AV
NDH
7. CÁC THỦ TỤC KIỂM TRA BỔ SUNG / ADDITIONAL AUDIT TESTS
2.2.2.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán
a. Khảo sát, kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ
KTV của A&C đã kết hợp khảo sát kiểm soát nội bộ và khảo sát kiểm soát cơ bản khi kiểm tra hệ thống kiểm sốt nội bộ của Cơng ty cổ phần ABC thơng qua các thủ tục sau:
- Kiểm tra tài liệu: xem xét các chính sách, quy định của khách hàng đối với việc hạch toán đồng thời kiểm tra việc thực hiện các quy định, kế hoạch CPBH, CPQLDN năm nay so với năm trước trong thực tế, đánh giá hiệu quả của các quy định đó.
- Quan sát thực tế và xác minh tính hiệu quả của các thủ tục về bán hàng, quản lý doanh nghiệp trên các chứng từ và báo cáo kế tốn.
Cụ thể đối với các khoản chi phí:
- Đối với các khoản chi như chi phí hoa hồng cho đại lý, chi phí quảng cáo, chi phí tiếp khách, chi phí mua ngồi,… KTV tiến hành kiểm tra xem có đầy đủ chứng từ gốc, hoá đơn. Các chứng từ đầy đủ dấu, chữ ký, hợp lý hợp lệ, có sự phê chuẩn đúng đắn chưa. Kiểm tra xem có hay khơng sự kiểm sốt định kỳ đối với các chi phí như: chi phí vận chuyển hàng bán, các chi phí do nhân viên tự quyết định để đảm bảo số tiền chi ra là hợp lý và trong định mức của đơn vị.
- Kiểm tra xem những TSCĐ đang được trích khấu hao có thật sự được dùng cho bộ phận bán hàng và quản lý doanh nghiệp khơng, phương pháp trích khấu hao có nhất qn và đã đăng ký với cơ quan thuế hay chưa.
- Kiểm tra trình tự xuất vật liệu, cơng cụ dụng cụ phục vụ cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
- Kiểm tra dấu hiệu kiểm soát đối với việc tập hợp, phân loại, ghi nhận, cộng sổ và chuyển sổ CPBH, CPQLDN. Kiểm tra xem có sự đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp hay không.
- Kiểm tra từ đầu đến cuối diễn biến qua từng bước của một số nghiệp vụ trọng yếu cụ thể đã được ghi lại trong sổ cái để xem xét, đánh giá các bước kiểm sốt áp dụng trong q trình hạch tốn một nghiệp vụ đến khi vào sổ cái. Đối với
những thủ tục kiểm sốt khơng để lại dấu vết cần tiến hành phỏng vấn người có liên quan: Ban Giám đốc, cán bộ, nhân viên, kế toán trực tiếp hạch toán,….
b. Lập biểu tổng hợp đối chiếu số liệu
Mục tiêu: Tổng hợp, đối chiếu số liệu và phân tích biến động giữa kỳ này và
kỳ trước của CPBH, CPQLDN và các tiểu khoản trong CPBH, CPQLDN.
Căn cứ: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, sổ cái, sổ chi tiết TK 641 và
TK 642, báo cáo kiểm toán năm trước.
Thủ tục:
- Lập Biểu tổng hợp trình bày các khoản CPBH và CPQLDN phát sinh trong kỳ kiểm toán.
- Đối chiếu số kỳ trước trên Biểu tổng hợp, báo cáo kết quả kinh doanh, sổ cái, sổ chi tiết với số liệu kỳ trước hoặc hồ sơ kiểm toán năm trước (nếu có).
- Đối chiếu số kỳ này trên Biểu tổng hợp với sổ chi tiết TK 641 và TK 642. Bước công việc này được thể hiện trong giấy tờ làm việc ID00 - Biểu tổng hợp CPBH và CPQLDN, trích biểu tổng hợp CPBH và CPQLDN trong giấy tờ làm việc ID00 khi tiến hành kiểm toán CPBH và CPQLDN tại Công ty Cổ phần ABC như sau:
CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN VÀ TƯ VẤN A&C ID00
Client: Công ty Cổ phần ABC Prepared by NDH 20/01/2014
Period ended: 31/12/2013 Senior NDH 20/01/2014
Subject: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Manager LVK 25/02/2014
Partner NHĐ 27/02/2014
Mục tiêu: Tổng hợp, đối chiếu số liệu; phân tích sự biến động của CPBH và CPQLDN
1-2/Lập Biểu tổng hợp trình bày các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ kiểm toán. So sánh CPBH, CPQL kỳ này với kỳ trước, kết hợp với biến động về doanh thu của đơn vị, giải thích các biến động lớn, nếu có.
Kỳ này Kỳ trước Ref Tăng/(Giảm) %Tăng/(Giảm)
Chi phí bán hàng
Chi phí DV mua ngồi 2.120.056.525 SCT 1.429.380.074 SCT OB 690.676.452 48,3%
Chi phí bằng tiền khác 701.139.108 SCT 603.026.669 SCT OB 98.112.439 16,3%
Cộng 2.821.195.633 PL 2.032.406.743 PL
Kỳ này Kỳ trước Ref Tăng/(Giảm) %Tăng/(Giảm)
Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí khấu hao TSCĐ 816.132.482 SCT 738.353.960 SCT OB 77.778.522 10,5%
Thuế, phí và lệ phí 254.290.545 SCT 293.977.509 SCT OB (39.686.964) -13,5%
Chi phí dự phịng 55.252.266 SCT 64.471.722 SCT OB (9.219.456) -14,3%
Chi phí DV mua ngồi 8.731.266.489 SCT 7.486.330.211 SCT OB 1.244.936.278 16,6%
Chi phí bằng tiền khác 2.610.350.786 SCT 3.464.310.931 SCT OB (853.960.145) -24,7%
Cộng 29.402.765.813 PL 30.484.552.761 PL
SCT Đã đối chiếu khớp số liệu sổ chi tiết tài khoản
OB Đã đối chiếu khớp số liệu trên Hồ sơ kiểm toán/BCTC đã kiểm toán năm trước
PL Số liệu kỳ này trên Báo cáo kết quả kinh doanh kỳ này
Kỳ này Kỳ trước Ref Tăng/(Giảm) %Tăng/(Giảm)
Doanh thu 685.275.319.339 PL 589.484.145.668 PL IA 00 95.791.173.671 16,3%
Phân tích nguyên nhân biến động:
- Chi phí bán hàng tăng đột biến, do cùng với doanh thu tăng thì hoa hồng bán hàng cũng tăng theo, tuy nhiên cần xem xét đến mức độ tăng của chi phí bán hàng xem có hợp lý với doanh thu hay khơng.
- Nhìn chung chi phí quản lý trong năm có xu hướng giảm, điều này phù hợp với tinh thần thắt chặt chi tiêu quản lý trong năm của doanh nghiệp. Chi phí bằng tiền khác trong năm giảm mạnh do cơng ty hạn chế được chi phí tiếp khách, ....
c. Xem xét các chính sách kế tốn
Mục tiêu:
- Xem xét xem chính sánh kế tốn áp dụng cho CPBH và CPQLDN có phù hợp với các Chuẩn mực kế tốn, các thơng tư hướng dẫn thực hiện Chuẩn mực của Bộ Tài chính, Chế độ kế tốn và các văn bản khác của Nhà nước liên quan đến doanh nghiệp không ?
- Xem xét xem chính sách kế tốn áp dụng cho CPBH và CPQLDN có nhất quán với các năm trước khơng. Trường hợp có thay đổi trong chính sách kế tốn đơn vị có tn thủ theo hướng dẫn của VAS 29 khơng ?
Căn cứ: Quy định về chính sách kế tốn, hệ thống tài khoản mà đơn vị áp
dụng.
Thủ tục thực hiện: Tiến hành mô tả đặc điểm của TK 641 và TK 642. Kết quả:
- Việc hạch toán "CPBH, CPQLDN" là phù hợp/chưa phù hợp với Chuẩn mực và Chế độ kế tốn doanh nghiệp Việt Nam hiện hành.
- Chính sách kế tốn áp dụng nhất qn/chưa nhất qn với năm trước/kỳ trước.
Việc xem xét các chính sách kế tốn tại Cơng ty Cổ phần ABC được thể hiện trên giấy tờ làm việc IDN2. Trích Giấy tờ làm việc IDN2 như sau:
Bảng 2.14. Mơ tả đặc điểm tài khoản chi phí bán hàng và
chi phí quản lý doanh nghiệp
CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN VÀ TƯ VẤN A&C IDN2
Client: Công ty Cổ phần ABC Prepared by
N D H 20/0 1/20 14
Period ended: 31/12/2013 Senior
N D H 20/0 1/20 14
Subject: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Manager L V K 25/0 2/20 14 Partner N H Đ 27/0 2/20 14 ST
T Nội dung Ref
Tài khoản 641
Các khoản chi phí bán hàng phát sinh tại đơn vị bao gồm: những khoản chi phí thực tế phát sinh trong q trình bán sản phẩm, hàng hố, cung cấp dịch vụ, như: chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm.
Đơn vị theo dõi CP bán hàng theo các tiểu khoản như sau:
6415- Chi phí quảng cáo, hoa hồng bến đóng gạo 6416- Chi phí hoa hồng dịch vụ
6417- Chi phí hội thảo, hội nghị, quảng cáo 6418- Chi phí bán hàng khác
Tài khoản 642
Tài khoản này phản ánh những khoản chi phí thực tế phát sinh trong q trình quản lý doanh nghiệp
TK 642 gồm các tiểu khoản:
6421- Chi phí nhân viên