PHẦN 2 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG NGÀNH NHỰA
2.2. TỔNG QUAN VỀ KHO HÀNG VÀ QUẢN LÝ KHO HÀNG
2.2.3. Các nội dung của quản lý kho hàng
Quản lý kho hàng được hiểu là việc quản lý và kiểm soát tất cả các hoạt động liên quan đến lập kế hoạch và kiểm sốt các quy trình tác nghiệp trong kho hàng. Mục đích chính của quản lý kho hàng là đảm bảo quá trình sản xuất tác nghiệp được thực hiện liên tục có hiệu quả và cung cấp hàng hóa và dịch vụ đến khách hàng đúng thời điểm. Hoạt
37
động cơ bản trong quản lý kho hàng bao gồm tiếp nhận hàng hóa, lưu trữ hàng hóa, lựa chọn đơn hàng, vận chuyển đơn hàng. Theo đó, để quản lý kho hàng hiệu quả, doanh nghiệp buộc phải quan tâm đến việc tối ưu hóa mọi hoạt động của kho hàng từ khi tiếp nhận hàng hóa đến khi vận chuyển hàng hóa đến khu vực sản xuất hoặc đến tay khách hàng.
Hình 2.9. Các hoạt động chính của kho hàng RECEIVING: TIẾP NHẬN HÀNG.
Tại công đoạn nhận hàng, các phương tiện và nhân viên trong kho được giao kế hoạch giao hàng tại những thời điểm nhất định để tăng cường năng suất lao động và hiệu quả xếp dỡ hàng. Hàng được tính tốn di chuyển từ các phương tiện vận tải tới các kệ xếp. Tại đây, hàng được kiểm tra hao hụt, bất kỳ trường hợp gì cũng sẽ được thơng báo trên biên nhận giao hàng của người chuyên chở và biên nhận phải được ký xác nhận. Trước khi xếp hàng vào kho (lưu kho) các chủng loại được kiểm tra đều chiếu theo đơn đặt hàng (P/O) để làm rõ xác nhận rằng các mặt hàng được tiếp nhận đúng với các chủng loại hàng mà đã được đặt trước.
TIẾP NHẬN ĐƠN HÀNG . Lịch trình vận chuyển . Thiết bị xếp dỡ . Kiểm tra hàng hỏng . So sánh hóa đơn đặt hàng LƯU TRỮ HÀNG HĨA . Xác nhận sản phẩm . Xác nhận vị trí lưu trữ . Di chuyển sản phẩm . Cập nhật hệ thống QUẢN LÝ LƯU TRỮ . Thiết bị . Vị trí lưu trữ . Số lượng, Kích cỡ, thể tích . Thời hạn CHUẨN BỊ ĐƠN HÀNG . Xác nhận thơng tin . Lệnh nhặt hàng . Xác nhật lịch trình nhặt hàng CHUẨN BỊ VẬN CHUYỂN . Đóng gói . Dãn nhãn . Xếp hàng VẬN CHUYỂN ĐƠN HÀNG . Lịch trình vận chuyển . Xe chở hàng
. Hóa đơn vận chuyển . Cập nhật thơng tin
38
HOẠT ĐỘNG PUTAWAY (CẤT GIỮ HÀNG)
Hoạt động cất giữ hàng hóa được thực hiện từ các giá hàng đến khu vực lưu giữ của kho. Quá trình này liên quan đến việc xác minh sản phẩm, đó là việc kiểm tra lại các mã của sản phẩm, xác minh vị trí của hàng và chuyển hàng tới vị trí thích hợp. Cuối cùng, các báo cáo lưu kho hàng tại kho được cập nhật, thể hiện việc nhận hàng và vị trí của hàng trong kho.
ORDER PICKING: CHỌN LỰA ĐƠN.
Quá trình lựa chọn đơn hàng yêu cầu các nhân viên kho phải chọn từ các khu hàng đã được lưu giữ các mặt hàng mà được các khách hàng hay hoạt động sản xuất yêu cầu. Thông tin của đơn hàng được chuyển cho nhân viên kho chọn lựa trong một vài động tác, các mặt hàng trong bảng phân loại được sắp xếp để tối đa hoá việc xếp đơn hàng bằng giảm tối thiểu khoảng cách người chọn đi từ chủng loại hàng này tới loại khác (từng loại) tới khu vực chuẩn bị vận chuyển đi.
Trong q trình chọn theo nhóm, tổng các đơn vị sản phẩm đã chọn trong các đơn hàng được chọn cùng lúc và gửi tới khu vận chuyển.
Khi đơn hàng đến khu vực chuẩn bị giao hàng, các mặt hàng được đặt trong các kiện bên ngoài (vận chuyển) hay được đặt trên các giá để hàng (pallet).
Khi một pallet được sử dụng, hàng được bảo đảm trên pallet bằng các dây nhựa buộc hay đóng chặt (khố kẹp) (dây rút hoặc buộc). Tiếp theo, một nhà vận tải cho tàu chuyên chở của Công ty hay cá nhân và địa chỉ được đính kèm vào kiện hàng. Cuối cùng, đơn hàng hoàn tất được xếp gọn (đặt trên sàn hay trong các dây lưu giữ) chuẩn bị cho xếp hàng lên các phương tiện vận tải chuyển chở.
SHIPPING: VẬN TẢI.
Quá trình chuyển chở cuối cùng là hoạt động vận tải. Đây là quá trình vận chuyển hàng hóa từ kho đến khách hàng hoặc đến một địa điểm khác được xác định trước. Người thực hiện nhiệm vụ vận tải hàng hóa làm các thủ tục xác nhận hoá đơn biên vận tải và đơn hàng trước khi kết thúc q trình giao hàng. Sau cùng hệ thống thơng tin kho hàng được cập nhật và xác nhận quá trình chuyển hàng từ kho lưu trữ và việc vận chuyển hàng tới
39
khách hàng.
Hoạt động chủ yếu khác là lưu kho hàng. Tại kho giao hàng, chức năng bốc hàng là ngắn hạn và chỉ tạm thời. Trên thực tế, nhiều mặt hàng sẽ chuyển trong vịng 20 giờ hoặc ít hơn. Việc lưu hàng dài hạn ở kho (trên 90 ngày) thường là nguyên vật liệu hay hàng hóa bán thành phẩm, bởi chúng có giá trị thấp hơn, nên rủi ro ít, yêu cầu việc bảo quản dự trữ ít phức tạp hơn và có thể liên quan tới số lượng chiết khấu mua hàng. Hàng thành phẩm có thể được cất giữ lâu dài vì nhu cầu giảm bớt, yêu cầu về mùa vụ.
Hoạt động lưu kho tận dụng nhiều kiểu thiết bị xử lý nguyên vật liệu, như là các xe tải, cần trục nâng, băng chuyền, và giá chuyển và giữ hàng. Khi phân tích chi tiết việc xử lý nguyên vật liệu trong phần phụ của chương này, chúng ta tập trung chú ý vào vị trí đặt hàng trong khu kho hàng.
STOCK LOCATION: VỊ TRÍ CẤT HÀNG.
Có 3 tiêu chuẩn đánh giá vị trí cất hàng thường sử dụng: Sự thơng dụng, kích cỡ và hình khối. Tiêu chuẩn phổ thơng đặt những mặt hàng thông dụng (hầu hết đơn vị hàng được đặt trong một khoảng thời gian cố định) gần khu vận chuyển và những mặt hàng khơng phổ biến (đơn hàng ít hơn), xa hơn. Bằng phương pháp này những người chuẩn bị đơn hàng di chuyển một quãng đường ngắn hơn để có được các mặt phổ thơng nhất định được đặt. Do đó làm giảm thời gian lấy hàng.
Tiêu chuẩn kích cỡ cho thấy các loại có kích cỡ nhỏ sẽ được đặt gần khu giao hàng và các loại có kích cỡ lớn được đặt xa hơn. Bằng việc đặt các loại cỡ nhỏ gần, có thêm nhiều mặt hàng nhỏ được đặt gần khu vực giao hàng (vận chuyển) làm giảm sự đi lại của nhân viên lấy đơn hàng và giảm thời gian lấy hàng. Tiêu chuẩn hình khối là nhiều kích cỡ của đơn vị hàng trong đó các loại với u cầu về tổng số thể tích khơng gian chiếm nhỏ hơn được đặt gần khu giao hàng cũng như tiêu chuẩn về kích cỡ.
WMS (Warerhouse Managment systems) hệ thống quản lý kho. Hiện nay nhiều Công ty đã thực hiện áp dụng biện hệ thống quản lý kho (WMS) nhằm hỗ trợ người quản lý kho kiểm soát các hoạt động của kho. Hệ thống phần mềm quản lý kho sẽ giúp hỗ trợ cho việc quản lý chính xác việc nhận hàng, sắp xếp, chọn lựa, đóng gói, vận tải, sắp đặt vị
40
trí lưu kho, kế hoạch làm việc, bố trí sắp xếp kho theo sơ đồ, và phân tích các hoạt động của kho. Hệ thống WMS kiểu mẫu (tiêu chuẩn) bắt đầu tại các cảng (điểm) nhận hàng nơi mà hàng được quét vào hệ thống. Từ điểm này, WMS xác định mặt hàng so với đơn hàng thêm mặt hàng vào hàng lưu trữ, xác định vị trí lưu kho trong kho.
Theo dõi và tìm vị trí đặt hàng, theo sự thay đổi của kho hàng, xác định việc sắp xếp chọn hàng trên bản kê chọn hàng, xác định và tìm kiếm vị trí cố định của hàng thành phẩm. Có nhiều ưu điểm của phần mềm WMS giúp hội nhập với các thiết bị xử lý nguyên vật liệu, hệ thống chọn lựa, và hệ thống phân loại (ví dụ, thơng báo xác định rõ nguồn điều khiển xe nâng hàng qua radio).