PHẦN 2 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG NGÀNH NHỰA
3.2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHO NHỰA TẠI CÔNG TY CP NHỰA THIẾU NIÊN TIỀN
3.2.2. Quy trình nhập hàng tại kho PPR
Hiện nay, quy trình nhập hàng của kho PPR được thực hiện giữa nhà máy sản xuất và kho thơng qua các bước chính bao gồm:
▪ Nhận kế hoạch nhập kho từ nhà máy
▪ Hàng ngày kho nhận phiếu nhập hàng vào đầu giờ ▪ Thủ kho đối chiếu với kế hoạch nhập hàng
▪ Thủ kho xem xét mức độ sẵn sàng của các khu vực lưu trữ trên giá hàng trong kho
▪ Tiến hành kiểm đếm đối với các mã hàng có thể nhập và đối chiếu với phiếu nhập kho
▪ Tiến hành nhập kho ▪ Cập nhật vào máy tính
Như vậy, quy trình nhập kho PPR được thực hiện thơng qua 7 bước chính, theo sơ đồ dưới.
Hình 3.9. Quy trình nhập hàng hiện tại của kho PPR
Quy trình nhập hàng hiện tại ở kho PPR đang tồn tại những bất cập, thiếu hợp lý: Thứ nhất, lệnh nhập hàng từ Nhà máy sản xuất chuyển sang kho PPR được thực hiện đưa các thùng hàng và pallet sau đó chuyển đến kho bằng xe nâng (forklift) nhưng khi xếp vào kho bằng tay mất rất nhiều thời gian thực hiện, các thao tác khó khăn, cơng việc nặng nhọc cho người thực hiện; đơi khi cịn phát sinh các vấn đề về an toàn lao động.
63
Mẫu phiếu nhập kho từ nhà máy sản xuất phụ tùng
Thứ hai, hiện tại nhà máy đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Bravo, sử dụng phần mềm để cập nhật hàng hóa khi nhập kho, tuy nhiên quy trình hiện tại cơng nhân và thủ kho thường thực hiện bằng tay qua 4 bước gồm: (1) Đếm số lượng, (2) Ghi vào sổ bằng tay, (3) Nhập kho, (4) Cập nhật vào phần mềm vào cuối ngày. Như vậy, quy trình nhập kho hiện tại của kho PPR vừa thừa quy trình lại vừa có nguy cơ nhầm lẫn do thao tác ghi sổ bằng tay. Ngoài ra, do cuối ngày thủ kho mới cập nhật vào phần mềm hiện tại trên máy tính nên dữ liệu tồn kho thực tế tại kho và dữ liệu tồn kho hiển thị trên phần mềm hiên tại là khơng trùng khớp với nhau. Chính vì vậy mà ở quy trình xuất hàng, cơng ty phải thực hiện 2 lần xuất phiếu xuất cho cùng 1 đơn hàng do phải điều chỉnh giữa số lượng khách mua và số lượng thực có của kho.
64
Đếm hàng hóa và ghi chép bằng tay khi nhập kho
65
Cập nhật số lượng vào cuối ngày và đói chiếu chênh lệch dữ liệu
66
Thứ ba, do hệ thống giá kệ của kho PPR được thiết kế 03 tầng với hệ thống thang bộ nên khi nhập hàng ở tầng 1 thì có thể xếp hàng vào kho dễ dàng nhưng khi hàng được chuyển lên các tầng 2,3 bằng cầu thang bộ mất rất nhiều công sức, thời gian. Chính vì vậy mà tỷ lệ sử dụng khơng gian tầng 2 và tầng 3 của kho chỉ đạt từ 20% đến 30% không gian tại thời điểm dự án khảo sát đo đạc.
Tỷ lệ sử dụng không gian tại tầng 2 và tầng 3 thấp
Thứ tư, do tầng 1 của kho được sử dụng hết các khơng gian vì lý do thuận tiện di chuyển hơn tầng 2 và tầng 3 nên gần như tất cả các gian hàng của tầng 1 đều trong tình trạng xếp kín, khơng cịn lối đi để xuất hàng hay nhập hàng. Chính vì vậy, ở kho phatsinh thêm một quy trình “Đảo date” để đảm bảo hàng nhập kho trước được xuất đi trước và hàng nhập kho sau được xếp vào phía trong của gian hàng. Đây được xem là quy trình lãng phí cần được cải tiến.
67
Khơng gian tầng 1 khơng có lối đi
Cơng nhân đang thực hiện “Đảo date” để chuẩn bị nhập pallet hàng mới
Như vậy, quy trình nhập hàng hiện tại tại kho PPR của công ty CP nhựa Thiếu niên Tiền Phong đang được thực hiện thủ cơng và thể hiện nhiều lãng phí, bất cập. Những vấn đề này dẫn đến hiệu quả quản lý kho hàng và sử dụng không gian kho kém hiệu quả và gây nhầm lẫn trong quản lý.
68