PHẦN 2 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG NGÀNH NHỰA
2.2. TỔNG QUAN VỀ KHO HÀNG VÀ QUẢN LÝ KHO HÀNG
2.2.5. Các phương pháp quản lý và lưu trữ kho hàng
2.2.5.1. Phương pháp quản lý
Quản lý theo kỹ thuật ABC
Cách phân loại hàng tồn kho dựa trên nhu cầu sử dụng còn gọi là kỹ thuật phân tích ABC. Theo GS. Đặng Đình Đào (2018) kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào
43
quy luật Pareto (hay là quy luật 80/20: trong nhiều sự kiện, 20% nguyên nhân gây ra khoảng 80% kết quả). Kỹ thuật này phân loại toàn bộ hàng tồn kho của doanh nghiệp thành ba nhóm: A, B, C theo thứ tự mức độ quan trọng của hàng hóa tồn kho giảm dần, từ đó xây dựng các phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và kiểm soát tồn kho khác nhau cho từng nhóm.
Việc phân loại căn cứ vào mối quan hệ giữa giá trị dự trữ hàng năm và số lượng chủng loại hàng. Trong đó, các giá trị hàng năm này được xác định bằng công thức:
Giá trị hàng hóa dự trữ hàng năm = Lượng dự trữ hàng năm × Giá trị đơn vị. Số lượng chủng loại hàng là số các loại hàng tồn kho của doanh nghiệp trong năm.
Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được xác định như sau: Bảng 2.1. Phân loại ABC trong quản lý kho hàng
(Nguồn: Tham khảo, Đặng Đình Đào, 2018; Đồn Thị Hồng Vân 2010)
Trong đó, nhóm A bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm cao nhất (70 – 80%), nhưng về mặt số lượng, chủng loại, chúng lại chiếm ít nhất (15%). Ngược lại, nhóm C bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm thấp nhất (khoảng 5%), tuy nhiên số lượng chúng lại chiếm tới 55% tổng số loại hàng tồn kho. Có thể biểu diễn mối tương quan giữa các nhóm hàng qua sơ đồ sau:
44
Việc áp dụng kỹ thuật phân tích ABC giúp nhà quản trị xác định được nhóm hàng tồn kho cần dành nhiều ưu tiên hơn trong công tác quản lý. Cụ thể:
- Do các nguồn vốn cần dùng để mua hàng nhóm A nhiều hơn so với nhóm B và C, vì vậy trong cơng tác quản trị, cần có sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào nhóm A; - Trong dự báo nhu cầu dự trữ, ưu tiên sử dụng các phương pháp có độ chính xác
cao cho các hàng nhóm A, B;
- Trong cơng tác kiểm tra, kiểm sốt về mặt hiện vật, các loại hàng nhóm A và B cần được ưu tiên hơn do đây là những mặt hàng có giá trị đơn vị sản phẩm lớn; - Cần thường xuyên thiết lập các báo cáo về hàng tồn kho nhóm A nhằm đảm bảo
khả năng an toàn trong sản xuất.
45
Quản lý theo mục đích sử dụng
Tiêu thức này phân những hàng tồn kho có cùng mục đích sử dụng và cơng dụng được xếp vào một nhóm, khơng phân biệt nguồn gốc và quy cách, phẩm chất.
- Kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, như nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ…;
- Kho dự trữ cho tiêu thụ: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp, như hàng hóa, thành phẩm… Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, tạo điều kiện trong q trình xây dựng kế hoạch, dự tốn thu mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho.
Ngồi các tiêu thức chính nêu trên, tùy theo đặc trưng sản xuất kinh doanh hoặc theo u cầu quản lý, doanh nghiệp cịn có thể phân loại hàng tồn kho theo các tiêu chí khác như theo nguồn gốc hình thành, theo kích thước, khối lượng...
Quản lý theo vị trí cố định (fix location)
Đây là phương pháp mặt hàng nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định vị trí. Ưu điểm của phương pháp này là rõ ràng, có thể tìm thấy ngay hàng hóa mình cần lấy một cách nhanh chóng
Hình 2.11. Mô tả phương pháp lưu trữ cố định vị trí
Đây là phương pháp mặt hàng nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định vị trí. Ưu điểm của phương pháp này là rõ ràng, có thể tìm thấy ngay hàng hóa mình cần lấy một
46
cách nhanh chóng. Nhưng nhược điểm là tốn q nhiều diện tích và khơng phù hợp với những kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và luân chuyển thường xuyên.
Quản lý theo vị trí linh hoạt (free location)
Đây là phương pháp khơng cố định vị trí cho mặt hàng nào cả. Tất cả các vị trí đều được đánh ký hiệu như A1, A2, B1, B2… và được hiển thị trên sơ đồ kho. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm tối đa diện tích. Nhược điểm là bạn sẽ phải mất thời gian cho việc sắp xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng.
Hình 2.12. Mơ tả phương pháp Free-location
Ngồi ra, một cách để quản lý hàng tồn kho hiệu quả là dán mã vạch và nhãn lên hàng hoá. Việc này sẽ giúp cho việc phân loại và tìm kiếm hàng trong kho dễ dàng, và kiểm sốt hàng tồn kho chính xác nhất.
Quản lý bằng mã code, phần mềm
Mã vạch là một trong những công nghệ nhận dạng, thu thập dữ liệu tự động dựa trên việc ấn định một mã số/ chữ số cho các đối tượng như sản phẩm, nguyên vật liệu và thể hiện dưới dạng ký tự hoặc ma trận để đánh dấu, phân biệt từng loại hàng hóa.
Mã vạch thường dùng với mục đích lưu thơng tin về sản phẩm, nơi sản xuất, tên doanh nghiệp… nhờ đó, q trình quản lý hàng hóa thơng qua mã vạch sẽ được rút ngắn và tránh sự nhầm lẫn. Công nghệ quản lý này sẽ đi kèm với thiết bị đọc mã vạch và xuất nhập dữ liệu trên phần mềm lưu trữ thơng tin của máy tính.
47
Theo phương pháp truyền thống, nhiều nhà kho, phân xưởng, cửa hàng kinh doanh thường quản lý hàng hóa bằng sổ sách. Việc ghi chép số lượng xuất, nhập thủ công rất vất vả và tốn nhiều thời gian cho kế toán, thủ kho. Q trình này có thể gặp nhiều sai sót dẫn đến tồn hàng, quá hạn. Nhờ có cơng nghệ mã vạch, rất nhiều nhà xưởng, xí nghiệp, cửa hàng đã tiết kiệm được chi phí và quản lý hiệu quả hàng hóa. Cụ thể:
- Nắm rõ lượng hàng trong kho và đặc biệt là hàng tồn để có kế hoạch kinh doanh phù hợp.
- Giảm chi phí thiệt hại do kiểm sốt được lượng hàng tồn chắc chắn.
- Chủ động nguồn vốn và có quyết định nhập/ xuất sản phẩm đúng thời điểm.
- Hạn chế tình trạng xuất nhầm hàng do tính chính xác của cơng nghệ mã vạch.
- Tiết kiệm thời gian, thao tác hơn phương pháp ghi chép thủ công.
- Đáp ứng được tính nhanh chóng, xác định chính xác vị trí, ngày giờ đưa hàng hóa, sắp xếp trong kho. Nâng cao hiệu quả quản lý, đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
➤ Quy trình nhập kho
- Nhân viên kho dùng máy quét mã vạch “đọc” mã vạch trên lô hàng.
- Các thông tin này sẽ được đưa vào phần mềm trên máy tính để tạo phiếu nhập kho cùng với các thông tin liên quan như: Tên sản phẩm, ngày giờ nhập, người nhập… ➤ Quy trình xuất kho
- Tương tự như nhập kho, dùng máy quét để đọc mã vạch trên lô hàng xuất đi.
- Nhân viên quản lý có thể truy xuất được thơng tin lơ hàng xuất cho ai, đi bao nhiêu đơn hàng trên hệ thống trong 1 ngày/tháng/năm.
➤ Quy trình kiểm kho
- Để hạn chế tình trạng sai sót, hỏng hóc trong q trình vận chuyển, bảo quản, nhân viên kho cần thực hiện công tác kiểm tra trực tiếp.
48
- Dùng máy quét mã vạch đọc tất cả các lơ hàng có trong kho và kết nối với dữ liệu trên máy tính. Sau đó đối chiếu số lượng, thơng tin xuất - nhập của mỗi đợt, xem lượng hàng cịn lại có trùng khớp với nhau hay khơng.
- Nếu có sự thay đổi, nhanh chóng điều chỉnh thơng tin, tìm ra nguyên nhân thiếu hụt/hư hỏng và báo cáo cấp trên để có hướng xử lý phù hợp.
Quản lý kho là công việc quan trọng trong hoạt động lưu trữ, cập nhật thông tin số lượng sản phẩm. Nếu duy trì hàng hóa tồn kho một cách khơng hợp lý sẽ giảm hiệu quả và ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình kinh doanh. Vì vậy, nhân viên cần nắm rõ quy trình quản lý kho bằng mã vạch hoặc các công nghệ hiện đại để tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất làm việc và mang lại kết quả tốt nhất.
2.2.5.2. Phương pháp lưu trữ
Phương pháp FIFO
Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) được áp dụng dựa trên giả định là thứ tự xuất kho vật tư hàng hóa tương ứng với thứ tự nhập kho. Cụ thể, hàng tồn kho nào được mua hoặc sản xuất trước thì được xuất kho trước, sau đó mới xuất kho vật tư hàng hóa nhập kho sau theo giá thực tế của từng lần nhập. Bởi vậy, đến cuối kỳ, giá trị của vật tư hàng hóa cịn lại được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
Hinh 2.13. Mơ tả quy trình quản lý FIFO
Phương pháp FIFO giúp giá trị hàng tồn kho tại thời điểm lập báo cáo được đánh giá sát với giá thị trường, làm tăng ý nghĩa thực tế của chỉ tiêu hàng tồn kho trên bảng cân đối
49
kế toán. Tuy nhiên với phương pháp này, do hàng tồn kho nào nhập kho trước được xuất kho trước nên doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị hàng tồn kho đã phát sinh trước đó một khoảng thời gian, có thể khơng phản ánh được những chi phí hiện tại. Trong điều kiện giá cả thị trường giảm, áp dụng phương pháp FIFO sẽ làm giảm giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên bảng cân đối kế toán, nhưng làm tăng giá vốn hàng bán so với thị trường, giảm lợi nhuận cũng như thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Trường hợp giá cả thị trường tăng, áp dụng phương pháp FIFO sẽ có kết quả ngược lại.
Phương pháp LIFO
Ngược lại với phương pháp nhập trước – xuất trước, phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO) được áp dụng dựa trên giả định là vật tư hàng hóa nào được mua hoặc sản xuất sau thì được xuất trước. Theo phương pháp này, hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là những hàng được mua hoặc sản xuất trước đó, nên giá trị của chúng được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.
Phương pháp LIFO đảm bảo được yêu cầu của nguyên tắc phù hợp trong kế toán khi chi phí của lần mua gần nhất sẽ tương đối sát với trị giá vốn của hàng thay thế. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là việc định giá hàng tồn kho cuối kỳ có thể khơng đáng tin cậy khi hàng hóa vật tư cịn tồn kho là những sản phẩm đã tồn kho lâu và có giá trị thị trường biến động mạnh.
Trong điều kiện giá cả thị trường giảm, áp dụng phương pháp LIFO sẽ làm tăng giá trị hàng tồn kho cuối kỳ so với thị trường, nhưng làm giảm giá vốn hàng bán, tăng lợi nhuận cũng như thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Trường hợp giá cả thị trường tăng, áp dụng phương pháp LIFO sẽ có kết quả ngược lại.