PHẦN 2 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG NGÀNH NHỰA
3.2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHO NHỰA TẠI CÔNG TY CP NHỰA THIẾU NIÊN TIỀN
3.2.4. Quy trình xuất hàng tại kho PPR
Quy trình quản lý xuất kho là trình tự của việc theo dõi, kiểm sốt hàng hóa kho đã được cửa hàng quy định và bắt buộc các nhân viên phải tuân thủ. Quy trình này sẽ giúp người thực hiện cơng việc biết được mình phải tiến hành theo những bước nào và làm ra làm sao. Có thể nói việc quản lý kho theo quy trình sẽ đưa đến rất nhiều lợi ích cho cơng ty.
Hiện nay, quy trình quản lý xuất kho tại kho PPR gồm các bước như sau:
- Bước 1: Khách hàng có nhu cầu mua hàng đến Bộ phận hóa đơn thuộc Ban Dịch vụ khách hàng để yêu cầu số lượng;
- Bước 2: Phịng hóa đơn căn cứ vào nhu cầu của khách hàng sẽ tiến hành xuất phiếu tạm thời lần 1 sau đó mang đến kho để chuẩn bị nghiệp vụ xuất hàng; - Bước 3: Bộ phận kho hàng căn cứ vào hóa đơn tạm thời từ bộ phận hóa đơn và
lượng hàng thực tế trong kho để tiến hành nhặt hàng. Trong trường hợp trong kho có đủ hàng theo nhu cầu trong hóa đơn tạm thì tiến hành nhặt đủ số lượng theo yêu cầu. Trong trường hợp không đủ hàng theo nhu cầu thì nhặt lượng thực có trong kho và ghi vào cột “Thực tế” ghi trên hóa đơn
- Bước 4: Sau khi nhặt xong đơn, thủ kho sẽ tiến hành ghi chép số lượng vào “sổ lẻ” bằng tay để quản lý;
- Bước 5: Thủ kho cùng bộ phận kiểm sốt của cơng ty tiến hành đối chiếu lượng thực xuất với yêu cầu của phiếu xuất đồng thời đếm hàng và xếp hàng lên xe sau khi ký xác nhận vào “Phiếu theo dõi xuất hàng”;
- Bước 6: Sau khi khách hàng xếp hàng lên xe, quay lại phịng hóa đơn để tiến hành xuất hóa đơn theo lượng thực xuất;
- Bước 7: Ra cơng kiểm sốt
- Bước 8: Thủ kho tổng hợp và nhập dữ liệu xuất hàng lên phần mềm Bravo vào cuối ngày;
72
Hình 3.11. Quy trình xuất hàng hiện tại
Sau khi theo dõi quy trình chi tiết của việc quản lý kho, có thể dễ dàng nhận ra một số bất cập còn tồn tại:
- Bộ phận hóa đơn ngồi trên văn phịng, khơng biết được số lượng kho đang có bao nhiêu dẫn đến phát sinh 2 lần lấy phiếu xuất tạm thời rồi lại trở lại lấy hóa đơn. Nguyên nhân là do dữ liệu trên hệ thống và dữ liệu thực tế tại kho PPR không trùng khớp với nhau;
- Mỗi người đi nhặt hàng lại có 1 cán bộ của bộ phận kiểm soát đi cùng để giám sát. Sau đó lại thêm 1 lần kiểm kiểm trước khi xếp lên xe và 1 lần kiểm trước khi ra khỏi nhà máy. Số lượng nhân công sử dụng nhiều cho công việc kiểm tra không tạo ra giá trị lợi nhuận tăng thêm cho công việc, khi kiểm tra thủ công qua nhiều lớp vẫn xảy ra hiện tượng nhầm lẫn;
- Lãng phí 01 quy trinh ghi chép đơn hàng vào "Sổ xuất lẻ" sau đó nhập lại vào Bravo. Việc vừa nhập tay vừa lấy hàng có thể dễ dàng gây ra những nhầm lẫn, thiếu sót, đồng thời mất thời gian cho việc lấy hàng;
- Việc cập nhật dữ liệu lên phần mềm hiện tại của kho PPR đang được thực hiện vào cuối ngày trong khi đó mỗi ngày có hàng chục đơn hàng cần xuất. Như vậy, nếu theo dõi từ dữ liệu trong phần mềm vào những thời điểm đầu hoặc trong ngày có thể hàng hóa vẫn cịn trong kho nhưng thực tế hàng đã xuất kho từ trước. Đây chính là nguyên nhân dẫn đến việc nhà máy hiện tại phải 2 lần tiến hành xuất hóa đơn cho khách hàng;
73
Tóm lại, hiện nay quy trình quản lý xuất hàng đang tồn tại chủ yếu do nguyên nhân phần mềm hiện tại chưa tạo được sự thuận tiện và dễ dàng trong sử dụng. Ngoài ra, các thao tác đang được thủ kho thực hiện thủ công là do nguyên nhân khi giám sát xuất hàng và kiểm đếm không thể ngồi tại khu vực máy tính PC để nhập cho các hàng xuất ở trong kho. Như vậy, một yêu cầu cải tiến hệ thống quy trình và quản lý hàng hóa trực quan, thơng minh nhằm hỗ trợ cho người công nhân nhặt hàng cũng như thủ kho tự động cập nhật vào phần mềm theo thời gian thực là mục tiêu cần đạt được. Trong phần tiếp theo, nhóm đề tài sẽ đề xuất các giải pháp đồng bộ cả phần mềm và hệ thống phần cứng nhằm giúp quy trình quản lý và vận hành kho hàng được hiệu quả và thông minh hơn.