PHẦN 5 KẾT QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ
5.2. KẾT QUẢ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO
5.2.2. Đối với hoạt động quản lý xuất kho
Đối với quy trình nhập kho, nhóm thực hiện nhiệm vụ đã tiến hành thiết lập, vài đặt và vận hành phần mềm tại kho PPR từ tháng 11/2020. Nội dung hướng dẫn vận hành phần mềm kho được đề cập trong Phụ lục 1. Kết quả thực hiện vận hành phần mềm trong giai đoạn đầu sau khi được hướng dẫn bởi nhóm thực hiện dự án, các thủ kho đã tự thực hiện vận hành các tác nghiệp xuất kho và cập nhật lên hệ thống kho. Cụ thể như sau:
Sau khi đăng nhập vào hệ thống với tài khoản được phân quyền quản trị hệ thống, để truy cập vào phần “Xuất kho”, từ menu bên trái của giao diện màn hình chính, người dùng chọn “Xuất kho→ Tạo hóa đơn”, khi đó giao diện chính của phần này như sau:
Người dùng chọn Sản phẩm, nhập Số lượng thùng, Số sản phẩm lẻ cần thêm vào hóa đơn, hoặc dùng mày scan để scan QR code sản phẩm, sau đó nhấn nút
Màn hình sẽ hiển thị ở bên dưới bao gồm số lượng, sơ lượng lẻ, và tổng số lượng như hình bên dưới:
100
Sau khi đã nhập đủ số lượng cần thiết vào đơn hàng, người dùng nhấn nút “Tạo đơn hàng”. Màn hình thơng tin đơn hàng sẽ được hiển thị.
Ở màn hình thơng tin đơn hàng người dùng có 3 lựa chọn:
o Quay lại: khi nhấn quay lại thì giao diện sẽ chuyển đến mục danh sách tất cả các đơn hàng như hình bên dưới:
101
o Sửa đơn hàng: Giao diện sửa đơn hàng sẽ hiện ra tương tự như giao diện thêm mới, khi đã thêm đầy đủ các sản phẩm, số lượng và số lượng lẻ cần thiết người dùng chọn “Lưu lại” giao diện sẽ chuyển đến trang chi tiết đơn hàng.
o Lấy hàng: Giao diện lấy hàng hiện ra như hình bên dưới:
Người dùng sẽ lấy sản phẩm trong kho và nhập vào hệ thống bằng máy scan hoặc chọn sản phẩm trên thống. Sau khi đã lấy đủ sản phẩm trong kho, người dùng nhấn nút “Đã lấy” để tạo phiếu xuất kho. Màn hình chi tiết phiếu xuất kho xuất hiện:
102
Giao diện sẽ hiện thị các thông tin kho, ngày tạo, các sản phẩm xuất kho, số lượng. Người dùng nhấn “Xuất kho” để Xác nhận xuất kho cho các sản phẩm. Nếu sản phẩm đủ số lượng, hệ thống sẽ báo thành công. Nếu không đủ số lượng thệ thống sẽ hiện thị ra thông báo lỗi hệ thống không đủ số lượng.
Tạo phiếu xuất kho không cần đơn hàng: truy cập vào phần “Xuất kho”, từ menu bên trái của giao diên màn hình chính, người dùng chọn “Xuất kho → Phiếu xuất kho” Giao diện chính sẽ hiển thị ra như sau
103
Muốn thêm mới người bấm nút “ ” giao diện thêm mới sẽ hiện thị ra như sau:
Người dùng sử dụng máy scan quét SQ trên thùng sản phẩm hoặc có thể chọn trực tiếp sản phẩm trên hệ thống. Sau khi thêm đầy đủ các sản phảm với các thông tin số lượng thùng, số lượng lẻ, ghi chú (tùy chọn), người dùng nhấn nút “Lưu lại” để thêm mới một phiếu xuất kho. Hệ thống sẽ báo thành công và chuyển sang giao diện chi tiết phiếu như hình bên dưới:
104
Người dùng nhấn “Xuất kho” để xác nhận đã xuất kho (Khi xác nhận đã xuất kho thì phiếu sẽ khơng thể xóa và sửa).
Xóa phiếu (chỉ có thể xóa các phiếu chưa thực hiện): ở giao diện danh sách phiếu nhấn nút :
Hiển thị màn hình xác nhận, nhấn “OK” để xóa phiếu hoặc “Hủy” để hủy bỏ thao tác xóa.
Muốn sửa phiếu đang có trên hệ thống từ danh sách phiếu, người dùng chọn biểu tượng “ ” , khi đó hệ thống hiển thị giao diện sửa “Phiếu xuất kho” tương tự như “Thêm mới”, sau khi người dùng cập nhật các thông tin muốn thay đổi, người dùng
105
chọn nút “Cập nhật” để lưu thơng tin, khi đó hệ thống sẽ hiển thị thơng báo lưu thành cơng hoặc có lỗi (nếu có).
Như vậy, khi thực hiện vận hành quy trình xuất kho bằng phần mềm, cơng ty sẽ đạt được những lợi ích thay đổi như sau:
- Loại bỏ quy trình chép tay dữ liệu xuất kho vào “Sổ xuất lẻ” mà tự động cập nhật và phần mềm ngay tại vị trí cửa xuất sau khi cơng nhân nhặt hàng xong - Loại bỏ quy trình đối chiếu số liệu giữa thực xuất và dữ liệu yêu cầu ban đầu từ
bộ phận hóa đơn mà các dữ liệu được cập nhật ngay khi có thay đổi số lượng và chủng loại trong kho;
- Loại bỏ quy trình khách hàng mang phiếu xuất kho quay lại bộ phận hóa đơn để xuất lại phiếu xuất kho và lấy hóa đơn;
- Tiến tới loại bỏ quy trình kiểm sốt cổng và kiểm sốt xếp xe sau khi phần mềm hoạt động ổn định và nhân rộng sang các kho khác trong cơng ty.
Tóm lại, sau khi triển khai phần mềm quản lý kho mới, các quy trình thực hiện thủ cơng khơng cần thiết đã được loại bỏ.
106
Một số hình ảnh thực tế trong tác nghiệp xuất kho:
Scan vị trí gian hàng sẽ lấy hàng xuất sau khi tiếp nhận đơn hàng và scan đơn hàng để biết các vị trí cần xuất.
107
Đẩy hàng ra thang nâng để chuyển đến khu vực xếp xe