PHẦN 5 KẾT QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ
5.2. KẾT QUẢ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO
5.2.1. Đối với quy trình nhập kho và quản lý sắp xếp kho
Đối với quy trình nhập kho, nhóm thực hiện nhiệm vụ đã tiến hành thiết lập, vài đặt và vận hành phần mềm tại kho PPR từ tháng 11/2020. Nội dung hướng dẫn vận hành phần mềm kho được đề cập trong Phụ lục 1. Kết quả thực hiện vận hành phần mềm trong giai đoạn đầu sau khi được hướng dẫn bởi nhóm thực hiện dự án, các thủ kho đã tự thực hiện vận hành và cập nhật lên hệ thống kho. Cụ thể như sau:
Sau khi đăng nhập vào hệ thống với tài khoản được phân quyền quản trị hệ thống, để truy cập vào phần “Nhập kho theo phiếu”, từ menu bên trái của giao diện màn hình chính, người dùng chọn “Nhập kho → Nhập kho theo phiếu”, khi đó giao diện chính của phần này như sau:
95
Muốn thêm mới phiếu nhập kho, người dùng chọn nút “ ” , khi đó hệ thống hiển thị giao diện thêm mới “Phiếu nhâp kho” như sau:
Người dùng sử dụng máy scan để quét mã QR sản phẩm hoặc cũng có thể thêm sản phẩm trên hệ thống, sau khi điền đầy đủ thông tin phiếu, các sản phẩm trong phiếu, người dùng nhấn nút “Nhập kho” để tạo phiếu và xác nhận việc nhập kho cho sản phẩm. Tiếp theo, màn hình chi tiết phiếu nhập kho hiển thị lên như sau:
Người dùng chọn vào Tên sản phẩm hoặc scan QR sản phẩm vị trí sẽ hiện lên để sắp xếp sản phẩm (nếu sản phẩm chưa có vị trí trên hệ thống, hãy chọn 1 vị trí mới cho nó):
96
Sau khi hồn thành việc sắp xếp sản phẩm, nhấn vào nút “Hoàn thành săp xếp” để xác nhận hoàn thành sắp xếp.
Xuất báo cáo nhập kho: ở giao diện chi tiết phiếu (những phiếu đã hoàn thành xắp sếp) nhấn vào nút “Xuất word” để có thể tải mẫu báo cáo của phiếu
Xem chi tiết phiếu: khi ở danh sách phiếu nhập kho, nhấn vào biểu tượng để xem chi tiết.
Tìm kiếm vả lọc phiếu nhập kho: khi ở danh sách phiếu nhập kho, nhập vào từ khóa của phiếu, chọn kho để tìm ra các phiếu thuộc kho, chọn từ ngày và đến ngày để
97
lấy ra phiếu trong một khoảng thời gian, sau đó nhấn nút tìm kiếm để tìm và lọc sản phẩm.
Như vậy, khi thực hiện vận hành quy trình nhập kho bằng phần mềm, cơng ty sẽ đạt được những lợi ích thay đổi như sau:
- Loại bỏ hồn tồn 2 quy trình nhập tay vào sổ xuất lẻ sau đó cuối ngày cập nhật vào phần mềm quản lý bán hàng. Thay vào đó là khi thủ kho sử dụng máy scan để quét vị trí gian hàng đồng thời quét vào mã hàng thì hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng, chủng loại, vị trí và thời gian nhập kho.
- Loại bỏ chênh lệch dữ liệu giữa bộ phận kế toán và số lượng thực tế dưới kho do dữ liệu đã được nhật ngay lập tức khi hàng được nhập vào kho.
- Loại bỏ quy trình đếm số lượng và ghi chép vào sổ sau đó cập nhật vào máy tính do mỗi thùng hàng được định danh bởi 1 mã QR Code. Khi đó thủ kho chỉ cần scan QR Code thì hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng.
Sau khi vận hành phần mềm, các quy trình nhập kho, đếm số lượng, ghi chép vào sổ đã được loại bỏ. Hình 5.1 dưới đây so sánh quy trinh nhập kho trước và sau khi áp dụng phần mềm.
98
Một số hình ảnh thực tế quy trình vận hành nhập kho:
99
Tự động cập nhật số lượng hàng nhập lên hệ thống từ Tablet ngay tại vị trí kho.