PHẦN 2 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG NGÀNH NHỰA
4.2. PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO
4.2.1. Yêu cầu quy trình quản lý kho
Giải pháp đề xuất quy trình xuất – nhập hàng mới với phần mềm quản lý kho như sau:
Nhập hàng Xuất hàng
1. Kế hoạch nhập (từ nhà máy)
2. Đưa phiếu nhập ngày (Đầu giờ sáng)
3. Scan mã phiếu nhập (nhập kho -> scan mã nhập)
4. Tự động lưu vào máy
1. Nhu cầu (Khách)
2. Xác nhận đơn hàng/số lượng
3. Nhặt hàng (quét mã và xác nhận mỗi mã hàng bằng Tablet)
4. Xếp hàng lên xe, thủ kho giám sát 5. Xuất hoá đơn
6. Kết thúc
Đối với quy trình xuất – nhập mới này thì cần thực hiện các giải pháp sau đây:
- Bộ phận hóa đơn nên cùng khu vực với thủ kho, hoặc thủ kho đảm nhận hóa đơn.
- Cần 04 Table cho 4 thủ kho để quản lý nhặt hàng và xác nhận trước khi lên xe. - Sử dụng phần mềm và cập nhật lên Table sẽ loại bỏ được các quy trình: Ghi
81
để xác nhận lại, Bảo vệ đi theo để giám sát. Thay vào đó chỉ cần 1 cổng kiểm soát trước khi lên xe gồm Bảo vệ và thủ kho.
Lưu ý:
(1) Đối với quy trình nhập hàng:
- Người nhập kho phải xác nhận số lượng nhập sau khi quét mã để tránh nhầm lẫn.
- Nhà máy cần phải có một bộ mã Code cho mỗi mã hàng thì kho mới có thể quét được. Hiện nay Label từ nhà máy chưa có mã Code.
(2) Đối với quy trình xuất hàng:
- Để thực hiện được phần mềm hiệu quả. Thủ kho và người nhặt hàng và bảo vệ phải là người chịu trách nhiệm cho những xác nhận của mình.
4.2.2. Xây dựng phần mềm quản lý kho
Đối với quy trình nhập hàng hiện tại tại kho, quy trình nhập và đối chiếu kế hoạch thực hiện đều được thực hiện thủ công (cụ thể, vừa nhập vừa đếm rồi ghi chép, sau đó nhập lại vào máy). Tuy nhiên, trong quá trình nhập hàng sẽ xuất hiện rất nhiều thơng tin, thông số về mặt hàng như: tên mặt hàng, lô sản xuất, số lượng hàng/lô, ngày sản xuất…Nếu như quá trình này được thực hiện thủ cơng như hiện tại thì sẽ rất dễ xảy ra tình trạng nhầm lẫn và tốn rất nhiều thời gian.
Do đó, giải pháp quản lý hàng hố bằng QR code sẽ giúp giải quyết các nhược điểm của quá trình nhập hàng thủ cơng một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất. Thông qua giải pháp này, phần mềm nhập kho sử dụng QR code (đã bao hàm tất cả thông tin về mặt hàng) sẽ giúp loại bỏ được 3 bước công việc gồm: Đếm, Viết vào sổ, Nhập vào máy bằng tay và thay vào đó là 1 lần quét mã sẽ tự động cập nhật số lượng vào máy tính.
Lưu ý:
- Để tránh nhầm lẫn thì thủ kho nhập phải xác nhận số lượng nhập trên Tablet khi thực hiện thao tác nhập kho.
- Người nhập kho xác nhận số lượng nhập sau khi quét mã để tránh nhầm lẫn. - Nhà máy cần phải có một bộ mã Code cho mỗi mã hàng thì kho mới có thể
82
Các u cầu về tính năng hỗ trợ quản lý của phần mềm cần đạt được:
- Có giao diện quản lý hàng tồn kho dễ sử dụng với khả năng kết nối với kế hoạch sản xuất thuộc phần mềm quản lý sản xuất. Bản kế hoạch sản xuất này được cập nhật và phê duyệt định kỳ.
- Giao diện tra cứu tồn kho (nhập – xuất – tồn theo từng mã vật tư và thời gian). - Chức năng cập nhật yêu cầu cấp vật tư, tạo phiếu xuất theo yêu cầu, phiếu nhập
kho, phiếu xuất kho đầy đủ thông tin và đúng mẫu quy định nhanh chóng dễ dàng.
- Gán kho, mã vật tư và gán nhân viên phụ trách chính (thủ kho).
- Đối với công tác kiểm kê bắt buộc cuối năm hoặc định kỳ đột xuất, cho phép lựa chọn phương thức kiểm, chốt số liệu tại thời điểm kiểm, phân cơng người phụ trách rõ ràng, và có hỗ trợ phân tích chênh lệch thực tế và số liệu ghi chép do yếu tố thời gian (hàng đang đi đường, vật tư nhập lại do dôi dư từ sản xuất).
- Báo cáo kho hàng định kỳ cùng tình trạng vật tư, vị trí sắp xếp vật tư (đánh số mã cùng sơ đồ kho tương ứng) theo phiếu có Id QRcode để truy vết.
- Báo cáo chất lượng hàng tồn kho phục vụ nhu cầu nội bộ, biểu mẫu tùy biến. - Ghi nhận giá trị kiểm tra tự động kết nối từ thiết bị đọc mã vạch, hoặc nhập tay. - Cập nhật vật tư và ban hành phiếu tương ứng để đồng bộ trên các hệ thống khác
(kế toán) và quản lý theo Id QRcode.
- Giao diện quản lý, kiểm soát quá trình phân tích ngun nhân / khắc phục / phòng ngừa được quản lý bằng Id vật tư/ số vật tư / loại vật tư.
- Các số liệu cập nhật hàng tồn kho (vật tư) được kết nối tự động với các phân hệ khác trong hệ thống.
- Có các thống kê và báo cáo tổng hợp về tình hình nhập – xuất – tồn của hàng tồn kho theo thời đoạn tùy biến.
- Sử dụng các biểu mẫu và biểu đồ trực quan.
83