- Direct Mail
PHẦN VIỆC SỐ 5.2: Trả lời điện thoạ
BƯỚC1. Chuẩn bị trả lời 1. Chuẩn bị trả lời điện thoại 2. Mỉm cười 3. Trả lời điện thoại Có đầy đủ mọi thứ để nhận cuộc gọi.
Mỉm cười khi nhấc điện thoại.
Nhấc điện thoại hoặc nhấn nút trên tai nghe.
l Có bút và giấy.
l Khơng có tiếng ồn xung quanh.
l Nở nụ cười.
Trả lời điện thoại trong vịng 3 hồi chng.
Để bạn có thể ghi lại nếu cần thiết.
Sẽ là khơng chun nghiệp nếu có tiếng ồn xung quanh. Làm cho bạn khó tập trung hơn vào đàm thoại.
Mặc dù người gọi khơng nhìn thấy bạn, nhưng họ có thể nghe thấy tiếng cười qua giọng nói.
Điều đó cho thấy rằng bạn rất vui khi nhận cuộc gọi. Việc này theo tiêu chuẩn quốc tế.
Nếu khơng khách phải chờ q lâu.
Biết chính xác cách sử dụng điện thoại - xem sách hướng dẫn sử dụng điện thoại.
BƯỚC4. Chào một cách 4. Chào một cách thân thiện 5. Tự giới thiệu mình (trường hợp trả lời điện thoại trực tiếp)
Hãy nói:
“Xin chào,…”.
Tự giới thiệu về khách sạn và bản thân mình:
“Xin chào, đây là Bộ phận Đặt giữ buồng của khách sạn Palace, tơi là Phương xin nghe. Tơi có thể giúp Q khách được gì?”.
l Mỉm cười khi nói lời chào.
l Tn theo quy định của khách sạn.
l Nêu tên của khách sạn, tên Bộ phận và tên của chính mình.
l Tn thủ quy định của khách sạn.
Để cho người gọi có thời gian quen với giọng nói của bạn trước khi bắt đầu đàm thoại. Để chắc chắn rằng có một sự thống nhất trong cách trả lời điện thoại.
Để người gọi biết được họ đang nói chuyện với khách sạn nào và với ai.
Đặc biệt khi trong đặt buồng, có nhiều khách gọi lại khách sạn nên rất tốt nếu như họ biết được họ đang nói chuyện với ai. Để đảm bảo tính thống nhất trong cách trả lời điện thoại.
Biết về tiêu chuẩn và quy định của khách sạn về trả lời điện thoại.
Biết về tiêu chuẩn và quy định của khách sạn.
TIÊU CHUẨN KỸ NĂNG NGHIỆP VỤ ĐẶT GIỮ BUỒNG KHÁCH SẠN 72
BƯỚC