CHƯƠNG 1 .CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.3. Quản lý và ứng phó với truyền thông khủng hoảng
1.3.4.1. Giai đoạn tiền khủng hoảng (Pre-crisis)
Trong giai đoạn tiền khủng hoảng (Pre – crisis), truyền thông khủng hoảng xoay quanh việc thu thập thông tin về rủi ro khủng hoảng, đưa ra quyết định về cách quản lý các cuộc khủng hoảng tiềm ẩn và đào tạo những người sẽ tham gia vào quá trình xử lý khủng hoảng”
Trong giai đoạn tiền khủng hoảng, truyền thông về khủng hoảng tập trung vào việc xác định vị trí và giảm thiểu rủi ro. Nói cách khác, xây dựng danh tiếng trước khủng hoảng có lợi cho một tổ chức đang gặp khủng hoảng.
Đây là khâu rất quan trọng để ngăn ngừa và giảm thiểu thiệt hại có thể xảy ra, tuy nhiên trên thực tế hầu hết các công ty chưa quan tâm nhiều đến việc này, các cơng ty đang hoạt động bình thường, hầu hết các nhà lãnh đạo tổ chức kinh doanh đều khó hình dung hoặc khơng chấp nhận rằng một cuộc khủng hoảng sắp xảy ra ngay cả khi có tình huống phát sinh, DN cũng nghĩ rằng sẽ dễ dàng xử lý, nhưng thực tế thường không như vậy do thiếu sự chuẩn bị nên khi xảy ra khủng hoảng, nhiều công ty sẵn sàng chấp nhận chi trả cho một nhóm chun gia cao nhất, nhưng khơng phải trong mọi tình huống đều sẵn sàng và được giải quyết ổn thoả từ các chuyên gia, hoặc nếu có thể , DN cũng đã bị KH tác động nặng nề đến uy tín, thương hiệu và tài chính.
Chính vì thế, các tổ chức DN, cần phải có các kế hoạch, xây dựng các biện pháp quản lý, đánh giá và dự đoán các cuộc khủng hoảng tiềm ẩn để chủ động xử lý các tình huống xấu nhất.
Khâu chuẩn bị nhận được nhiều sự quan tâm và chú ý trong quá trình truyền thơng, thơng qua các khố đào tạo. Mối quan tâm đối với truyền thông về khủng hoảng được phản ánh trong đào tạo người phát ngôn và kỹ năng ra quyết định của nhóm. Mối quan hệ với PTTT (media relations) là một yếu tố quan trọng trong nghiên cứu ban đầu về truyền thông khủng hoảng.
Theo W. Timothy Coombs cần phải “xác định những gì người phát ngơn nên và không nên làm trong một cuộc khủng hoảng” và người phát ngơn đại diện cần “phải có giao tiếp bằng mắt thật vững vàng và chắc chắn, giọng nói cần rõ ràng và rành mạch và quan trọng là biết cách điều phối tâm trạng, tâm lý vì mọi người sẽ sử dụng ba dấu hiệu vừa được nêu trên để đánh giá liệu người phát ngơn có đang lừa dối hay khơng”.
Một phần của q trình chuẩn bị bao gồm các vấn đề được thiết kế để cải thiện kỹ năng xử lý khủng hoảng của các nhóm xử lý khủng hoảng. Họ là người sẽ đưa ra các ý kiến cho từng trường hợp và đưa ra hàng loạt các chuỗi sự việc/sự kiện/ quyêt định cho tổ chức, doanh nghiệp nên làm thế nào nhằm ứng phó với khủng hoảng.
Tiền khủng hoảng (Pre-crisis) bao gồm các hành động mà tổ chức thực hiện trước khi khủng hoảng xảy ra. Giai đoạn trước khủng hoảng có hai thành phần: (1) phịng ngừa và (2) chuẩn bị. Phòng ngừa cố gắng ngăn chặn một cuộc khủng hoảng phát triển trong khi sự chuẩn bị sẵn sàng cho mọi người đối với sự xuất hiện của một cuộc khủng hoảng
1. Phòng ngừa (Prevention): phòng ngừa khủng hoảng còn được gọi là giảm thiểu. Phịng ngừa tìm cách xác định và giảm thiểu rủi ro có thể phát triển thành khủng hoảng. Rủi ro khủng hoảng là một điểm yếu có thể phát triển hoặc bị khai thác thành khủng hoảng
2. Chuẩn bị (Preparation): khơng có tổ chức nào có thể ngăn chặn mọi khủng hoảng. Quản lý phải sống với thực tế rằng một cuộc khủng hoảng là vấn đề của "khi nào" chứ không phải "nếu". Số lượng và bản chất của các mối đe dọa
/ rủi ro khiến bạn không thể loại bỏ tất cả. Thành phần chuẩn bị sẵn sàng tổ chức đối phó với khủng hoảng. Một bảng kế hoạch quản lý khủng hoảng (CMP
- Crisis Management Plan) được tạo ra và các thực nghiệm được sử dụng để kiểm tra CMP và đào tạo nhóm quản lý khủng hoảng.