CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
3.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VIRAL TOWN
3.1.1 Thông tin sơ lược
Công ty TNHH Truyền thông trải nghiệm Viral Town được thành lập vào ngày 07/09/2016. Địa chỉ của cơng ty hiện tại là số 29/32D đường Đồn Thị Điểm, phường 1, quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0313997777
• Điện thoại: 096 182 4043
• Đại diện pháp luật: Đặng Thanh Thảo
• Logo cơng ty:
Hình 3.1-1: Logo cơng ty TNHH Truyền thơng trải nghiệm Viral Town 3.1.2 Tóm tắt q trình hình thành và phát triển
Cơng ty TNHH Truyền thông trải nghiệm Viral Town được thành lập năm 2016. Là một agency chuyên đảm nhiệm việc hoạch định kế hoạch và thực thi đa dạng các thể loại sự kiện theo đơn đặt hàng.
Với lý tưởng “Dreamer. Thinker. Doer - The World needs Dreamer and The World needs Doer, but above all, the World needs Dreamers who do.”, tạm dịch là “Kẻ mộng
mơ, kẻ dám nghĩ, kẻ dám làm. Thế giới cần những kẻ mộng mơ và cũng cần những kẻ dám làm, nhưng hơn hết, thế giới cần nhất là những kẻ mộng mơ dám làm”. Viral Town đã trải qua 5 năm xây dựng và hoàn thiện, nguồn nhân lực cải thiện từ số lượng đến chất lượng, dần chuyên mơn hóa về cơ cấu tổ chức với từng Bộ phận riêng biệt.
21
Từ năm 2020, công ty đặt mục tiêu tái định vị thương hiệu và vẫn đang trên đà phát triển để trở thành Hệ sinh thái trải nghiệm, những hạng mục dự án và phạm vi kinh doanh của công ty đang dần mở rộng ra, đa dạng hơn.
Trong những năm qua, công ty gặt hái được những thành công nhất định, trở thành một trong những agency trẻ được các nhãn hàng đối tác ưu ái. Trong số đó, cơng ty đã từng nhiều lần hợp tác với các đối tác Samsung, Prudential, Toyota, Bosch, ACB, Grab, Tiki, Lazada, Shopee, Subaru, Mercedes-Benz, Panasonic, v.v.
Hình 3.1-2: Những đối tác của cơng ty Viral Town
3.1.3 Cấu trúc tổ chức của cơng ty Viral Town hiện nay
Hình 3.1-3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức các phịng ban của công ty Viral Town hiện nay
Với sơ đồ như trên, chức năng và nhiệm vụ của từng Bộ phận như sau: Giám đốc điều hành Bộ phận Account Bộ phận Creative Planning Bộ phận Operation Bộ phận Creative & Production Bộ phận Purchasing Bộ phận Back Office Bộ phận Kế toán Bộ phận Nhân sự
22
Giám đốc điều hành: bà Đặng Thanh Thảo
Giám đốc điều hành cũng là một trong hai thành viên sáng lập Viral Town, đồng thời cũng là đại diện pháp lý của công ty. Bà chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến thương hiệu, pháp lý, tài chính cũng như cơng tác quản lý, kiểm soát hoạt động kinh doanh của công ty thông qua việc giám sát các dự án và hoạt động của nhân sự trong dự án.
Bộ phận Account – bộ phận quản trị mối quan hệ khách hàng
Đây là bộ phận chịu trách nhiệm trung gian và là cầu nối giữa đội thực hiện dự án của công ty và khách hàng. Những nhân viên trong bộ phận này đa số đều được phân bổ để làm trưởng dự án, chịu trách nhiệm về tiến độ thực hiện dự án và những cam kết với khách hàng.
Bộ phận Creative-Planning – bộ phận hoạch định và sáng tạo
Dựa trên yêu cầu của khách hàng, bộ phận Creative-Planning sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc sáng tạo nội dung và kế hoạch để đưa ra giải pháp tốt nhất cho khách hàng. Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm về nghiên cứu thị trường, các công cụ để thực hiện kết hoạch cũng như những ý tưởng sáng tạo của dự án.
Bộ phận Operation – bộ phận thi công sự kiện
Bộ phận này chuyên chịu trách nhiệm về việc sản xuất và thi công theo yêu cầu của khách hàng và sự kiện yêu cầu trong dự án. Họ cũng chịu trách nhiệm về tiến độ sản xuất để hiện thực hóa những ý tưởng sáng tạo thành các sự kiện thực tế.
Bộ phận Creative & Production – chịu trách nhiệm sáng tạo về nội dung thị giác
Bộ phận Creative chịu trách nhiệm thiết kế những nội dung về thị giác bao gồm 2D và 3D từ những ý tưởng sáng tạo về mặt nội dung (từ bộ phận Creative Planning). Những nội dung thị giác này dùng để cho khách hàng cho hình dung trực quan về những ý tưởng sáng tạo nội dung đó. Bộ phận này cũng kiêm ln việc sản xuất hậu kỳ cho các video.
23
Bộ phận này chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp và và xử lý những vấn đề liên quan đến việc thu các vật tư từ những nhà cung cấp. Bộ phận này cũng thực hiện giám sát và quản lý tiến độ cũng như chất lượng sản xuất các vật tư.
Bộ phận Back Office – quản lý nội bộ
Bộ phận này bao gồm 2 mảng nhỏ hơn là Bộ phận kế toán - chịu trách nhiệm về các cơng việc liên quan đến tài chính của cơng ty và Bộ phận nhân sự - chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng nhân sự, những yêu cầu liên quan đến hợp đồng nhân sự và các công việc nội bộ như tổ chức chương trình gắn kết nội bộ, thơng báo thơng tin, v.v.
3.1.4 Quy trình làm việc chung của một dự án sự kiện trong công ty Viral Town
Hình 3.1-4: Quy trình hoạch định sự kiện tại công ty Viral Town
Nhận yêu cầu Sự kiện từ khách hàng. Có nhiều phương thức để Viral Town nhận được
thông tin về nhu cầu sự kiện của khách hàng nhưng có hai phương thức chính là thơng qua các mối quan hệ là khách hàng cũ, người quen và thơng qua các Nhóm/Cộng đồng liên quan đến lĩnh vực dịch vụ hoạch định và tổ chức sự kiện.
Tiếp nhận yêu câu dịch vụ hoạch định và tổ chức sự kiện từ khách hàng Phân tích yêu cầu của dự án từ khách hàng Lên kế hoạch thực hiện Đấu thầu kế hoạch sự kiện (Nếu thắng thầu)
Tiến hành hoàn thiện kế hoạch theo yêu cầu của
khách hàng Thi công
sự kiện
Đánh giá chất
24
Sau khi nhận được liên hệ về nhu cầu tổ chức sự kiện của khách hàng, Giám đốc điều hành se phân phối cho bộ phận Account để tiến hành đảm nhận dự án, từ đây trở đi, bộ phận Account sẽ liên lạc trực tiếp với khách hàng trong suốt dự án và sau dự án.
Những khách hàng có nhu cầu thuê ngoài dịch vụ hoạch định và tổ chức sự kiện thường khơng giao phó trực tiếp cho một cơng ty sự kiện nào, mà sẽ tổ chức các vịng đấu thầu giữa nhiều cơng ty sự kiện để lựa chọn. Do đó, khách hàng sẽ tổ chức buổi gặp mặt chung giữa các công ty để truyền đạy u cầu của mình.
Phân tích u cầu của dự án từ khách hàng. Sau khi bộ phận Account tiếp nhận yêu
cầu từ khách hàng sau buổi họp mặt, Account với vai trị trưởng nhóm dự án sẽ tiếp tục huy động những thành viên thực hiện dự án từ những bộ phận trong công ty. Mỗi đội thực hiện dự án cơ bản sẽ bao gồm nhân sự các Bộ phận Account, Creative Planning, Operation và Designer.
Trưởng nhóm dự án, nhân sự được phân công trong bộ phận Account, sẽ truyền đạt lại thông tin về yêu cầu sự kiện cho những thành viên còn lại trong một buổi họp chung để cùng nhau phân tích và lên ý tưởng thực hiện. Sau buổi họp này, cả đội sẽ thống nhất được chủ đề, ý tưởng lớn, chiến thuật sơ bộ để thực hiện dự án.
Lên kế hoạch thực hiện. Ở bước này, nhân sự toàn cả đội sẽ trở về chun mơn hóa
trong cơng việc của mình. Bộ phận Creative Planning tiến hành lên ý tưởng về mặt nội dung sự kiện, kế hoạch chương trình, phần trình bày ý tưởng; Creative sẽ tiến hành sáng tạo vè thiết kế các hạng mục về nội dung thị giác để trực quan hóa các ý tưởng; Operation tiến hành khảo sát địa điểm, lên các phương án thi cơng sự kiện; Account có nhiệm vụ liệt kê bảng báo giá các hạng mục, giám sát và quản lý tiến độ thực hiện dự án của những thành viên còn lại.
Đấu thầu kế hoạch sự kiện. Sau khi hồn thiện Kế hoạch sự kiện và phần trình bày về ý
tưởng, kế hoạch thực thi toàn bộ sự kiện, trưởng nhóm dự án sẽ gửi nó đến khách hàng để họ xem xét. Tùy vào từng dự án, sau đó khách hàng sẽ có u cầu cơng ty trình bày về kế hoạch của mình hoặc khơng.
Q trình cơng ty đề xuất kế hoạch đến khách hàng được gọi là đấu thầu. Tùy vào dự án và tùy vào khách hàng mà sẽ có một hay nhiều vịng đấu thầu. Cơng ty thắng thầu sẽ tiến hành ký hợp đồng để trở thành đơn vị thực thi sự kiện đó của khách hàng. Các
25
công ty thua thầu đều khơng nhận được bất kỳ chi phí gì cho những công sức để thực hiện bản kế hoạch đề xuất. Vì thế vịng đấu thầu sẽ quyết định hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Hồn thiện kế hoạch theo yêu cầu của khách hàng. Sau khi thắng thầu, nghĩa là khách hàng chấp nhận và yêu cầu dịch vụ tại công ty, đội dự án sẽ tiếp tục được duy trì để hồn thiện kế hoạch của mình theo u cầu, đề nghị của họ.
Sau khi chỉnh sửa và hoàn thiện kế hoạch, khách hàng và đội thực hiện sẽ thống nhất nội dung sự kiện trên một bản kế hoạch cuối cùng và tiến hành sản xuất.
Thi công sự kiện. Thi công sự kiện là quá trình hiện thực hóa tất cả những kế hoạch
thành sản phẩm thực tế. Những ý tưởng đã được thiết kế sẽ đưa vào sản xuất theo yêu cầu của khách hàng trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện.
Ngày diễn ra sự kiện, bộ phận Account – trưởng dự án, sẽ phối hợp với bộ phận Operation để đảm bảo chất lượng và trật tự của sự kiện.
Đánh giá chất lượng. Sau mỗi dự án, nhân sự của toàn đội thực hiện dự án và cấp trên,
cũng như khách hàng sẽ tiến hành đưa ra đánh giá dự án trên nhiều phương diện. Quá trình này rất quan trọng đặc biệt là đối với những nhân sự chưa có nhiều kinh nghiệm. Việc nhìn nhận kết quả sẽ giúp nhân sự có những bài học riêng quý giá cho bản thân và nâng cao chất lượng ở những dự án sau.
Quyết toán. Bộ phận Account sẽ tổng hợp tất cả các chi phí thơng qua hóa đơn để nhận
quyết tốn lại từ khách hàng. Công việc này phức tạp và đòi hỏi sự cẩn thận vì liên quan đến tài chính của cơng ty cũng như các vấn đề pháp lý tiềm năng.
3.2 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG THUẬT LÃNH ĐẠO ĐÍCH THỰC TRONG