3.1.1 Thông tin sơ lược
Công ty TNHH Truyền thông trải nghiệm Viral Town được thành lập vào ngày 07/09/2016. Địa chỉ của công ty hiện tại là số 29/32D đường Đoàn Thị Điểm, phường 1, quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Mã số thuế: 0313997777
• Điện thoại: 096 182 4043
• Đại diện pháp luật: Đặng Thanh Thảo
• Logo công ty:
Hình 3.1-1: Logo công ty TNHH Truyền thông trải nghiệm Viral Town
3.1.2 Tóm tắt quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Truyền thông trải nghiệm Viral Town được thành lập năm 2016. Là một agency chuyên đảm nhiệm việc hoạch định kế hoạch và thực thi đa dạng các thể loại sự kiện theo đơn đặt hàng.
Với lý tưởng “Dreamer. Thinker. Doer - The World needs Dreamer and The World needs Doer, but above all, the World needs Dreamers who do.”, tạm dịch là “Kẻ mộng mơ, kẻ dám nghĩ, kẻ dám làm. Thế giới cần những kẻ mộng mơ và cũng cần những kẻ dám làm, nhưng hơn hết, thế giới cần nhất là những kẻ mộng mơ dám làm”. Viral Town đã trải qua 5 năm xây dựng và hoàn thiện, nguồn nhân lực cải thiện từ số lượng đến chất lượng, dần chuyên môn hóa về cơ cấu tổ chức với từng Bộ phận riêng biệt.
21
Từ năm 2020, công ty đặt mục tiêu tái định vị thương hiệu và vẫn đang trên đà phát triển để trở thành Hệ sinh thái trải nghiệm, những hạng mục dự án và phạm vi kinh doanh của công ty đang dần mở rộng ra, đa dạng hơn.
Trong những năm qua, công ty gặt hái được những thành công nhất định, trở thành một trong những agency trẻ được các nhãn hàng đối tác ưu ái. Trong số đó, công ty đã từng nhiều lần hợp tác với các đối tác Samsung, Prudential, Toyota, Bosch, ACB, Grab, Tiki, Lazada, Shopee, Subaru, Mercedes-Benz, Panasonic, v.v.
Hình 3.1-2: Những đối tác của công ty Viral Town
3.1.3 Cấu trúc tổ chức của công ty Viral Town hiện nay
Hình 3.1-3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức các phòng ban của công ty Viral Town hiện nay
Với sơ đồ như trên, chức năng và nhiệm vụ của từng Bộ phận như sau: Giám đốc điều hành Bộ phận Account Bộ phận Creative Planning Bộ phận Operation Bộ phận Creative & Production Bộ phận Purchasing Bộ phận Back Office Bộ phận Kế toán Bộ phận Nhân sự
22
Giám đốc điều hành: bà Đặng Thanh Thảo
Giám đốc điều hành cũng là một trong hai thành viên sáng lập Viral Town, đồng thời cũng là đại diện pháp lý của công ty. Bà chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến thương hiệu, pháp lý, tài chính cũng như công tác quản lý, kiểm soát hoạt động kinh doanh của công ty thông qua việc giám sát các dự án và hoạt động của nhân sự trong dự án.
Bộ phận Account – bộ phận quản trị mối quan hệ khách hàng
Đây là bộ phận chịu trách nhiệm trung gian và là cầu nối giữa đội thực hiện dự án của công ty và khách hàng. Những nhân viên trong bộ phận này đa số đều được phân bổ để làm trưởng dự án, chịu trách nhiệm về tiến độ thực hiện dự án và những cam kết với khách hàng.
Bộ phận Creative-Planning – bộ phận hoạch định và sáng tạo
Dựa trên yêu cầu của khách hàng, bộ phận Creative-Planning sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc sáng tạo nội dung và kế hoạch để đưa ra giải pháp tốt nhất cho khách hàng. Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm về nghiên cứu thị trường, các công cụ để thực hiện kết hoạch cũng như những ý tưởng sáng tạo của dự án.
Bộ phận Operation – bộ phận thi công sự kiện
Bộ phận này chuyên chịu trách nhiệm về việc sản xuất và thi công theo yêu cầu của khách hàng và sự kiện yêu cầu trong dự án. Họ cũng chịu trách nhiệm về tiến độ sản xuất để hiện thực hóa những ý tưởng sáng tạo thành các sự kiện thực tế.
Bộ phận Creative & Production – chịu trách nhiệm sáng tạo về nội dung thị giác
Bộ phận Creative chịu trách nhiệm thiết kế những nội dung về thị giác bao gồm 2D và 3D từ những ý tưởng sáng tạo về mặt nội dung (từ bộ phận Creative Planning). Những nội dung thị giác này dùng để cho khách hàng cho hình dung trực quan về những ý tưởng sáng tạo nội dung đó. Bộ phận này cũng kiêm luôn việc sản xuất hậu kỳ cho các video.
23
Bộ phận này chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp và và xử lý những vấn đề liên quan đến việc thu các vật tư từ những nhà cung cấp. Bộ phận này cũng thực hiện giám sát và quản lý tiến độ cũng như chất lượng sản xuất các vật tư.
Bộ phận Back Office – quản lý nội bộ
Bộ phận này bao gồm 2 mảng nhỏ hơn là Bộ phận kế toán - chịu trách nhiệm về các công việc liên quan đến tài chính của công ty và Bộ phận nhân sự - chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng nhân sự, những yêu cầu liên quan đến hợp đồng nhân sự và các công việc nội bộ như tổ chức chương trình gắn kết nội bộ, thông báo thông tin, v.v.
3.1.4 Quy trình làm việc chung của một dự án sự kiện trong công ty Viral Town
Hình 3.1-4: Quy trình hoạch định sự kiện tại công ty Viral Town
Nhận yêu cầu Sự kiện từ khách hàng. Có nhiều phương thức để Viral Town nhận được thông tin về nhu cầu sự kiện của khách hàng nhưng có hai phương thức chính là thông qua các mối quan hệ là khách hàng cũ, người quen và thông qua các Nhóm/Cộng đồng liên quan đến lĩnh vực dịch vụ hoạch định và tổ chức sự kiện.
Tiếp nhận yêu câu dịch vụ hoạch định và tổ chức sự kiện từ khách hàng Phân tích yêu cầu của dự án từ khách hàng Lên kế hoạch thực hiện Đấu thầu kế hoạch sự kiện (Nếu thắng thầu)
Tiến hành hoàn thiện kế hoạch theo yêu cầu của
khách hàng Thi công
sự kiện
Đánh giá chất
24
Sau khi nhận được liên hệ về nhu cầu tổ chức sự kiện của khách hàng, Giám đốc điều hành se phân phối cho bộ phận Account để tiến hành đảm nhận dự án, từ đây trở đi, bộ phận Account sẽ liên lạc trực tiếp với khách hàng trong suốt dự án và sau dự án.
Những khách hàng có nhu cầu thuê ngoài dịch vụ hoạch định và tổ chức sự kiện thường không giao phó trực tiếp cho một công ty sự kiện nào, mà sẽ tổ chức các vòng đấu thầu giữa nhiều công ty sự kiện để lựa chọn. Do đó, khách hàng sẽ tổ chức buổi gặp mặt chung giữa các công ty để truyền đạy yêu cầu của mình.
Phân tích yêu cầu của dự án từ khách hàng. Sau khi bộ phận Account tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng sau buổi họp mặt, Account với vai trò trưởng nhóm dự án sẽ tiếp tục huy động những thành viên thực hiện dự án từ những bộ phận trong công ty. Mỗi đội thực hiện dự án cơ bản sẽ bao gồm nhân sự các Bộ phận Account, Creative Planning, Operation và Designer.
Trưởng nhóm dự án, nhân sự được phân công trong bộ phận Account, sẽ truyền đạt lại thông tin về yêu cầu sự kiện cho những thành viên còn lại trong một buổi họp chung để cùng nhau phân tích và lên ý tưởng thực hiện. Sau buổi họp này, cả đội sẽ thống nhất được chủ đề, ý tưởng lớn, chiến thuật sơ bộ để thực hiện dự án.
Lên kế hoạch thực hiện. Ở bước này, nhân sự toàn cả đội sẽ trở về chuyên môn hóa trong công việc của mình. Bộ phận Creative Planning tiến hành lên ý tưởng về mặt nội dung sự kiện, kế hoạch chương trình, phần trình bày ý tưởng; Creative sẽ tiến hành sáng tạo vè thiết kế các hạng mục về nội dung thị giác để trực quan hóa các ý tưởng; Operation tiến hành khảo sát địa điểm, lên các phương án thi công sự kiện; Account có nhiệm vụ liệt kê bảng báo giá các hạng mục, giám sát và quản lý tiến độ thực hiện dự án của những thành viên còn lại.
Đấu thầu kế hoạch sự kiện. Sau khi hoàn thiện Kế hoạch sự kiện và phần trình bày về ý tưởng, kế hoạch thực thi toàn bộ sự kiện, trưởng nhóm dự án sẽ gửi nó đến khách hàng để họ xem xét. Tùy vào từng dự án, sau đó khách hàng sẽ có yêu cầu công ty trình bày về kế hoạch của mình hoặc không.
Quá trình công ty đề xuất kế hoạch đến khách hàng được gọi là đấu thầu. Tùy vào dự án và tùy vào khách hàng mà sẽ có một hay nhiều vòng đấu thầu. Công ty thắng thầu sẽ tiến hành ký hợp đồng để trở thành đơn vị thực thi sự kiện đó của khách hàng. Các
25
công ty thua thầu đều không nhận được bất kỳ chi phí gì cho những công sức để thực hiện bản kế hoạch đề xuất. Vì thế vòng đấu thầu sẽ quyết định hoạt động kinh doanh của công ty.
Hoàn thiện kế hoạch theo yêu cầu của khách hàng. Sau khi thắng thầu, nghĩa là khách hàng chấp nhận và yêu cầu dịch vụ tại công ty, đội dự án sẽ tiếp tục được duy trì để hoàn thiện kế hoạch của mình theo yêu cầu, đề nghị của họ.
Sau khi chỉnh sửa và hoàn thiện kế hoạch, khách hàng và đội thực hiện sẽ thống nhất nội dung sự kiện trên một bản kế hoạch cuối cùng và tiến hành sản xuất.
Thi công sự kiện. Thi công sự kiện là quá trình hiện thực hóa tất cả những kế hoạch thành sản phẩm thực tế. Những ý tưởng đã được thiết kế sẽ đưa vào sản xuất theo yêu cầu của khách hàng trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện.
Ngày diễn ra sự kiện, bộ phận Account – trưởng dự án, sẽ phối hợp với bộ phận Operation để đảm bảo chất lượng và trật tự của sự kiện.
Đánh giá chất lượng. Sau mỗi dự án, nhân sự của toàn đội thực hiện dự án và cấp trên, cũng như khách hàng sẽ tiến hành đưa ra đánh giá dự án trên nhiều phương diện. Quá trình này rất quan trọng đặc biệt là đối với những nhân sự chưa có nhiều kinh nghiệm. Việc nhìn nhận kết quả sẽ giúp nhân sự có những bài học riêng quý giá cho bản thân và nâng cao chất lượng ở những dự án sau.
Quyết toán. Bộ phận Account sẽ tổng hợp tất cả các chi phí thông qua hóa đơn để nhận quyết toán lại từ khách hàng. Công việc này phức tạp và đòi hỏi sự cẩn thận vì liên quan đến tài chính của công ty cũng như các vấn đề pháp lý tiềm năng.
3.2 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG THUẬT LÃNH ĐẠO ĐÍCH THỰC TRONG CÔNG TY VIRAL TOWN
3.2.1 Thực trạng sự hài lòng và sự cam kết với tổ chức của nhân viên trong công ty Viral Town ty Viral Town
Khảo sát được gửi đến 35 nhân sự hiện đang làm việc tại công ty Viral Town, trong đó, không có những nhân sự đang làm ở vị trị Quản lý trở lên. Những nhân sự này có thời gian làm việc tại Viral Town khác nhau nên tôi đã tiến hành lọc bỏ những kết quả khảo sát của những người tham gia có thời gian làm việc tại công ty dưới 6 tháng, còn lại 23
26
mẫu khảo sát hợp lệ. Kể đến thời điểm này (cuối tháng 9 năm 2021), nhân sự công ty Viral Town đã làm việc từ xa (làm việc tại nhà) được 5 tháng và vẫn đang tiếp tục theo chính sách của công ty để phối hợp với chính sách chống dịch Covid-19 của thành phố và chính phủ.
Trong câu hỏi khảo sát, tôi không yêu cầu bất cứ thông tin cá nhân nào ngoài thời gian làm việc tại công ty (để lọc chỉ lấy những kết quả có thời gian làm việc trên 6 tháng) và đơn vị công tác (để lọc các mẫu trả lời có thể bị lỗi do quá trình lan truyền thông tin tham gia khảo sát). Một nhân sự Viral Town đã hỏi tôi rằng có nhất thiết phải biết tên đơn vị công tác không. Vì để lấy được kết quả theo cảm nhận chân thực nhất của nhân viên nên tôi đã để chị thoải mái ghi tên tổ chức khác. Trong kết quả thu về, tôi nhận được 1 câu trả lời không chọn đơn vị công tác hiện tại là Viral Town.
Nhìn chung, kết quả khảo sát cho thấy tình hình thực tế về mức độ hài lòng trong công việc tương đối tích cực khi đa số các câu trả lời đều có mức độ hài lòng trên trung bình ở các câu hỏi. Ở nhiều yếu tố, không có bất kỳ câu trả lời nào thể hiện sự không hài lòng, tức không có câu trả lời tương ứng mức điểm 2 và 1.
3.2.1.1 Nhân viên được tạo động lực trong công việc
Đây là nhóm yếu tố quan trọng trong việc đánh giá sự hài lòng của nhân viên đối với vai trò của những nhà lãnh đạo đích thực. Đối với các yếu tố liên quan đến việc được tạo điều kiện và khuyến khích để phát triển động lực nội sinh của nhân viên, tôi xét đến cơ hội nhân viên được làm việc mình yêu thích, được bộc lộ những thế mạnh và khả năng của mình trong công việc, được thử thách bản thân ở những nhiệm vụ có tính phức tạp cao hơn, được trao quyền trong việc. Tất nhiên, những cơ hội đó vẫn phải phù hợp với khả năng và kinh nghiệm của nhân viên để đảm bảo hiệu quả thực hiện công việc.
Ngoài những động lực đến từ sự yêu thích hay đam mê về loại công việc, những tác động về tinh thần cũng đóng góp cho động lực nội sinh nên cũng được xem xét đến trong nhóm này. Các yếu tố động lực từ tác động tinh thần bao gồm cảm giác thành tựu, việc được khuyến khích và lắng nghe ý kiến trong công việc, việc đưa ra ý kiến một cách tự do trong công việc (trên cơ sở đóng góp và xây dựng), việc được làm công việc không trái với lương tâm và nguyện vọng, nhận được những lời khen.
27
Kết quả thu về chỉ xuất hiện số lượng 1 ý kiến tương đối không hài lòng (tương đương mức điểm 2) ở một vài yếu tố trong nhóm này. Có hơn 50% câu trả lời hoàn toàn hài lòng cho cả 9 câu hỏi trong nhóm này. Đây có thể xem là một kết quả khả quan cho những nỗ lực của những nhà lãnh đạo.
3.2.1.2 Nhận thức về lãnh đạo
Đây là nhóm yếu tố liên quan trực tiếp đến nhận thức của nhân viên về hình ảnh lãnh đạo. Để đánh giá điều này, tôi sử dụng những câu hỏi về mức độ đồng tình của nhân viên đối với người lãnh đạo trong các phương diện chuyên môn, các quyết định trong công việc, quản lý nhân sự, cách xử lý phản đối.
Kết quả thu về cho thấy nhân viên đánh giá rất cao về năng lực của cấp trên. Cụ thể, không có ý kiến phản đối nào đối với năng lực chuyên môn của cấp trên, trong đó có 18/23 phiếu đồng tình hoàn toàn về việc mong muốn học hỏi về chuyên môn từ cấp trên của mình. Chỉ có 1 ý kiến không đồng tình cũng không phản đối. Các quyết định trong công việc của lãnh đạo cũng không nhận về bất kỳ ý kiến không hài lòng nào, có hơn 50% ý kiến tương đối đồng tình.
Họ cũng tương đối đồng tình với cách làm việc của cấp trên được xét trên các phương diện quản lý nhân sự như cách hỗ trợ cấp dưới, cách phân công công việc, tốc độ phản hồi và hỗ trợ nhân viên. Có ít nhất 52% hoàn toàn đồng tình đối với tất cả các yếu tố này và không có ý kiến không đồng tình nào trong nhóm này.
Trong nhóm câu hỏi này, chỉ có yếu tố về cách xử lý phản đối của người lãnh đạo nhận về 1 ý kiến tương đối không đồng tình và không có ý kiến hoàn toàn không đồng tình. Phần lớn ý kiến rơi vào tương đối đồng tình (gần 48%) và hoàn toàn đồng tình (30%).
3.2.1.3 Nhận thức về mối quan hệ với lãnh đạo
Nhóm yếu tố nhận thức về mối quan hệ với lãnh đạo bao gồm tính cách cá nhân của lãnh đạo được xét trong môi trường làm việc, sự quan tâm từ lãnh đạo, sự minh bạch trong mối quan hệ, mong muốn phát triển mối quan hệ. Các yếu tố này không nhận về