CHƯƠNG 4 : BÀN LUẬN
4.2 GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT
4.2.1 Kế hoạch tuyển dụng thực tập sinh trong dài hạn
Do tính chất ngành dịch vụ nên hoạt động kinh doanh của Viral Town tương đối dễ tổn thương bởi những tác động của mơi trường vĩ mơ. Vì thế việc tuyển dụng những nhân sự cố định sẽ liên quan đến bài tốn tài chính của cơng ty nên cần phải được cân nhắc rất kỹ càng. Tuy nhiên, cơng ty có thể áp dụng hình thức tuyển dụng thực tập sinh trong dài hạn để đảm bảo ln có nguồn nhân lực dự phịng để san sẻ áp lực công việc của nhân sự chính thức.
Hiện tại, chính sách phúc lợi của Viral Town đối với thực tập sinh là chi phí dựa trên đóng góp. Cụ thể, mỗi tháng thực tập sinh sẽ gửi một danh sách những cơng việc của mình đã làm trong tháng cho cấp trên trực thuộc duyệt, sau đó sẽ đưa cho kế tốn tính chi phí và tất tốn qua tài khoản ngân hàng cho thực tập sinh. Ngoài ra, thực tập sinh vẫn được tham gia các hoạt động cũng như sự kiện nội bộ của công ty. Thực tập sinh cũng được tạo điều kiện để học hỏi và cống hiến theo nguyện vọng. Như vậy, với chính sách hiện này, thực tập sinh vừa không tạo áp lực tài chính lên doanh nghiệp trong lúc nhàn rỗi mà công ty cũng không bạc đãi với những công sức và nỗ lực của thực tập sinh.
42
Tuy nhiên, hiện nay cơng ty chưa có kế hoạch tuyển dụng thực tập sinh dài hạn mà chỉ tuyển theo nhu cầu vì thế nên thời gian tuyển dụng cũng mất thời gian và khối lượng công việc cũng tạo áp lực lên nhân sự của cơng ty và kéo dài tình trạng làm việc tăng ca. Kế hoạch tuyển dụng dài hạn để đưa vào thực hiện thì quá trình lên kế hoạch tương đối mất thời gian vì phải nghiên cứu và tính tốn thời gian sinh viên thực tập của các trường đại học tiềm năng trong địa bàn thành phố. Mỗi trường đại học sẽ có thời gian thực tập của sinh viên khác nhau, kế hoạch dài hạn này nhằm mục đích tuyển dụng liên tục theo mùa vụ thực tập sinh từ nhiều trường. Điều này tạo ra một dịng chảy về nhân sự tạm thời trong cơng ty, tỷ lệ nhân sự ra và vào công ty cũng tương xứng giúp đảm bảo sự ổn định của khối lượng công việc được san sẻ bởi thực tập sinh.
Mặc dù vậy, biện pháp này cũng có những hạn chế nhất định. Mỗi giai đoạn thực tập của sinh viên sẽ kéo dài trung bình từ 2 đến 3 tháng và số lượng kỳ thực tập sẽ tùy theo chương trình đào tạo của từng trường. Khi nhân sự mới vào công ty, họ mất một khoảng thời gian ít nhất là 1 tháng để làm quen với công việc. Hơn nữa, thực tập sinh là những người chưa có kinh nghiệm làm việc nên thời gian thích nghi này có thể kéo dài lâu hơn đến 2 hoặc 3 tháng. Ngoài ra, thực tập sinh cũng cần có nhân sự chính thức hướng dẫn và sẽ mắc nhiều lỗi trong q trình làm việc và nhân sự chính thức sẽ là người đảm nhận cơng việc cuối cùng, điều này có thể sẽ địi hỏi nhiều thời gian của cả hai. Như thế, việc tuyển dụng thực tập sinh liên tục với thời gian thực tập ngắn như vậy có thể sẽ đòi hỏi ở nhiều thời gian của nhân sự chính thức để huấn luyện và thực tập sinh để học việc mà thời gian này có thể sẽ nhiều hơn thời gian đang bị tăng lên do xử lý khối lượng cơng việc q sức. Bên cạnh đó, tơi cũng lo ngại về việc nhân sự chính thức mệt mỏi vì phải chỉ dạy liên tục những đợt thực tập sinh khác nhau mà thời gian để thực tập sinh sau khi đã quen và làm việc hiệu quả khơng nhiều.
4.2.2 Th ngồi lao động tự do (Freelancer)
Việc thuê lao động tự do bên ngoài sẽ giúp giải quyết được áp lực chi phí cố định cho cơng ty vì những người lao động tự do sẽ tính chi phí theo dự án. Như vậy, cơng ty có thể ngỏ lời cộng tác trong giai đoạn cao điểm mà khơng cần lo lắng về chi phí những lúc thấp điểm. Hơn nữa, những lao động tự do này cũng là những người đã có kinh nghiệm và chun mơn tương đối vững, đôi khi là tốt hơn so với nhân sự chính thức nên khơng cần q trình huấn luyện. Họ được th theo dự án nên họ cũng khơng cần thời gian thích nghi với văn hóa tổ chức và đồng nghiệp. Họ có thể được thuê để hỗ trợ
43
những công việc mà nhân sự chính thức chưa đủ năng lực để thực hiện. Để tiếp cận với những người này, cơng ty có thể tìm thấy họ ở những cộng đồng lao động tự do trong ngành, những nền tảng mạng xã hội cũng như những chuyên trang để trưng bày hồ sơ làm việc và liên hệ tuyển dụng như Behance, Linkedin, v.v. Phương án th ngồi cịn có một lợi thế nữa so với việc tuyển dụng nhân sự chính thức là dễ dàng kết thúc hợp đồng. Hợp đồng đối với lao động tự do được ký kết theo dự án, vì thế, có khả năng những người lao động tự do và cơng ty đều khơng có mong muốn hợp tác lâu dài. Trong trường hợp mối quan hệ hợp tác không thuận lợi, cả hai bên đều có thể dễ dàng kết thúc, khơng như nhân sự chính thức, lỗi lầm của họ có thể được xem xét dựa vào thâm niên, đóng góp, v.v.
Tuy nhiên, phương án này cũng mang tới nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Một trong những rủi ro đó là khả năng bị lộ thông tin của dự án. Như đã trình bày ở phần giới thiệu về công ty, đối với loại hình kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện như Viral Town, những thông tin để đấu thầu rất quan trọng và khơng thể bị tiết lộ trước khi có quyết định từ khách hàng. Vì thế, những người lao động tự do có thể sẽ vơ tình hoặc cố ý để lộ và gây bất lợi cho cơng ty. Những người lao động tự do này có thể khơng xem bản thân là một thành viên trong tổ chức nên có thể sẽ khơng có động lực để đóng góp cho tổ chức. Cộng thêm với tâm lý cộng tác ngắn hạn, một khả năng có thể xảy ra là họ khơng làm việc hết mình với tổ chức.
4.2.3 Thành lập cơng đồn
Cơng đồn là một trong những giải pháp đối với người lao động hiệu quả nhất hiện nay, đặc biệt là trong các vấn đề về phúc lợi lao động và khối lượng cơng việc. Cơng đồn không chỉ là tổ chức đem lại lợi ích cho người lao động mà cịn giúp chủ doanh nghiệp trong các công tác quản lý liên quan đến nhân sự.
Nếu tất cả những vấn đề liên quan đến nhân sự, đặc biệt là những vấn đề than phiền, đều để bộ phận Nhân sự của cơng ty giải quyết thì có thể dẫn đến tình trạng q tải và chất lượng kém. Vì thế, cơng đồn cũng được xem là chia sẻ gánh nặng với bộ phận Nhân sự trong việc chăm lo cho sự an sinh của nhân viên, để bộ phận Nhân sự tập trung vào các vấn đề tuyển dụng và hành chính.
Ngồi ra, theo quan điểm của tơi, lợi ích của nhân viên cũng đóng góp vào lợi ích của tổ chức. Khi nhân viên có mức độ hài lịng trong cơng việc cao hơn, những kết quả có
44
thể dự đốn được là hiệu suất công việc cao hơn, sự gắn bó với tổ chức cao hơn, sự cống hiến cho tổ chức cao hơn, v.v. Mặc dù công đồn là tổ chức đại diện cho tiếng nói của những người lao động và sẽ trực tiếp thương lượng hoặc phản ánh với lãnh đạo về các vấn đề hay sự khơng hài lịng của nhân sự, thế nhưng, tổ chức này khơng phải vì mục đích chống đối người lãnh đạo hay người chủ sở hữu. Cơng đồn được lập ra để nâng cao mức độ hài lịng của nhân viên và giúp tăng lợi ích của cơng ty.
4.2.4 Tạo điều kiện cho nhân viên chọn cơng việc/dự án u thích khi có thể
Đây là giải pháp nhằm giảm cảm giác khơng hài lịng về khối lượng công việc và thời gian làm việc của nhân viên bằng cách tăng động lực nội sinh cho nhân viên. Theo quan điểm của tôi, lãnh đạo nên cố gắng tạo điều kiện cho nhân viên được chọn công việc mà mình có hứng thú để có động lực thực hiện như một phần của sở thích. Trên thực tế, ngành kinh doanh dịch vụ có đặc thù là khơng thể từ chối khách hàng nên việc lựa chọn dự án cho phù hợp với sở thích của nhân viên là khơng thể. Tuy nhiên, khi có điều kiện, ví dụ như khi có nhiều dự án đến cùng lúc và đang cần phân bổ nhân sự, lãnh đạo có thể khuyến khích nhân viên lựa chọn dự án mà mình mong muốn được tham gia thực hiện. Trong q trình làm việc tại cơng ty, tơi nhận thấy một số nhân sự có niềm u thích đặc biệt với một số loại dự án, khi đó, họ chủ động nghiên cứu và chủ động đề xuất ý tưởng dù bình thường họ khơng đề xuất nhiều.
Ví dụ cụ thể, anh K., một nhân viên của cơng ty mà tơi có nhiều cơ hội tiếp xúc bình thường là người ít nói, tuy nhiên, khi có dự án quảng bá loại xe phân khối lớn, anh K. tỏ ra rất hứng thú và chủ động đóng góp ý kiến, thực hiện một ý tưởng đề xuất cá nhân hồn chỉnh (tức có thể sử dụng để nộp cho khách hàng) dù đó khơng phải là dự án mà anh K. tham gia. Khi đó, mặc dù anh K. vì lý do khối lượng cơng việc chờ đang cịn rất lớn khiến anh không thể nhận thêm dự án nhưng anh lại thực hiện công việc của một nhân sự khác một cách tình nguyên và hạnh phúc.
Phương án tôi muốn đề xuất ở đây là lãnh đạo nên khuyến khích nhân viên nói ra nguyện vọng của mình, bày tỏ sự yêu thích đối với một dự án nào đó. Dù khơng thể cho nhân sự thực hiện dự án đó nhưng người lãnh đạo cũng có thể thu thập thơng tin về sở thích của nhân sự để lần sau phân bổ họ vào dự án tương tự. Hoặc ít nhất, việc lãnh đạo khuyến khích và lắng nghe, cũng như tạo điều kiện cho nhân viên được chọn dự án
45
mình u thích cũng có thể làm cho nhân viên cảm thấy hài lịng hơn khi được quan tâm.
4.2.5 Tạo điều kiện cho nhân viên đề xuất đào tạo
Đào tạo cũng được xem là một trong những thành tố thuộc về phúc lợi của nhân viên. Theo chia sẻ của những nhà lãnh đạo Viral Town mà tơi thu thập được thì hoạt động này đã bị tạm ngưng trong 2 năm qua dịch và sắp được tổ chức trở lại. Vì thế, tơi đề xuất các nhà lãnh đạo nên tiếp cận nhu cầu đào tạo của nhân viên trước khi đưa ra quyết định về chương trình đào tạo.
Cụ thể, như tơi đã trình bày ở chương 3, một số những ý kiến đề xuất của nhân viên là mong muốn được học hỏi thêm kinh nghiệm, mong muốn làm việc hiệu quả hơn để tránh mất thời gian dẫn đến tăng ca, v.v.. Từ đó, tôi nhận thấy công ty cần phải có phương án để tăng năng suất của nhân viên. Phương án tôi đề xuất ở đây là lên kế hoạch đào tạo nhân viên. Tuy nhiên, vừa để giảm áp lực cho việc lên kế hoạch, vừa để nhân viên có hứng thú hơn, tơi đề xuất lãnh đạo khảo sát ý kiến của nhân viên về những kỹ năng mong muốn học tập. Hoặc tốt hơn nữa, nhân viên có thể đề xuất ln khóa học mà mình tìm được và mong muốn học tập để phục vụ cho cơng việc để lãnh đạo xem xét. Có thể những nhân viên khác cũng đang cần kỹ năng tương tự và khóa học được đề xuất chính là giải pháp cho lãnh đạo. Cách làm này vừa giúp nhân viên có tinh thần hứng thú và tự nguyện học hỏi, vừa giúp nhân viên nhận thức được sự quan tâm và lắng nghe của lãnh đạo dành cho mình. Tơi tin rằng phương án này giúp cá nhân hóa q trình đào tạo, giúp hiệu quả đào tạo cao hơn.
46