3.1.3 Cấu trúc tổ chức của công ty Viral Town hiện nay
Hình 3.1-3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức các phịng ban của công ty Viral Town hiện nay
Với sơ đồ như trên, chức năng và nhiệm vụ của từng Bộ phận như sau: Giám đốc điều hành Bộ phận Account Bộ phận Creative Planning Bộ phận Operation Bộ phận Creative & Production Bộ phận Purchasing Bộ phận Back Office Bộ phận Kế toán Bộ phận Nhân sự
22
Giám đốc điều hành: bà Đặng Thanh Thảo
Giám đốc điều hành cũng là một trong hai thành viên sáng lập Viral Town, đồng thời cũng là đại diện pháp lý của công ty. Bà chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến thương hiệu, pháp lý, tài chính cũng như cơng tác quản lý, kiểm sốt hoạt động kinh doanh của cơng ty thông qua việc giám sát các dự án và hoạt động của nhân sự trong dự án.
Bộ phận Account – bộ phận quản trị mối quan hệ khách hàng
Đây là bộ phận chịu trách nhiệm trung gian và là cầu nối giữa đội thực hiện dự án của công ty và khách hàng. Những nhân viên trong bộ phận này đa số đều được phân bổ để làm trưởng dự án, chịu trách nhiệm về tiến độ thực hiện dự án và những cam kết với khách hàng.
Bộ phận Creative-Planning – bộ phận hoạch định và sáng tạo
Dựa trên yêu cầu của khách hàng, bộ phận Creative-Planning sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc sáng tạo nội dung và kế hoạch để đưa ra giải pháp tốt nhất cho khách hàng. Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm về nghiên cứu thị trường, các công cụ để thực hiện kết hoạch cũng như những ý tưởng sáng tạo của dự án.
Bộ phận Operation – bộ phận thi công sự kiện
Bộ phận này chuyên chịu trách nhiệm về việc sản xuất và thi công theo yêu cầu của khách hàng và sự kiện yêu cầu trong dự án. Họ cũng chịu trách nhiệm về tiến độ sản xuất để hiện thực hóa những ý tưởng sáng tạo thành các sự kiện thực tế.
Bộ phận Creative & Production – chịu trách nhiệm sáng tạo về nội dung thị giác
Bộ phận Creative chịu trách nhiệm thiết kế những nội dung về thị giác bao gồm 2D và 3D từ những ý tưởng sáng tạo về mặt nội dung (từ bộ phận Creative Planning). Những nội dung thị giác này dùng để cho khách hàng cho hình dung trực quan về những ý tưởng sáng tạo nội dung đó. Bộ phận này cũng kiêm ln việc sản xuất hậu kỳ cho các video.
23
Bộ phận này chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp và và xử lý những vấn đề liên quan đến việc thu các vật tư từ những nhà cung cấp. Bộ phận này cũng thực hiện giám sát và quản lý tiến độ cũng như chất lượng sản xuất các vật tư.
Bộ phận Back Office – quản lý nội bộ
Bộ phận này bao gồm 2 mảng nhỏ hơn là Bộ phận kế toán - chịu trách nhiệm về các cơng việc liên quan đến tài chính của cơng ty và Bộ phận nhân sự - chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng nhân sự, những yêu cầu liên quan đến hợp đồng nhân sự và các công việc nội bộ như tổ chức chương trình gắn kết nội bộ, thơng báo thơng tin, v.v.
3.1.4 Quy trình làm việc chung của một dự án sự kiện trong cơng ty Viral Town
Hình 3.1-4: Quy trình hoạch định sự kiện tại cơng ty Viral Town
Nhận yêu cầu Sự kiện từ khách hàng. Có nhiều phương thức để Viral Town nhận được
thông tin về nhu cầu sự kiện của khách hàng nhưng có hai phương thức chính là thơng qua các mối quan hệ là khách hàng cũ, người quen và thơng qua các Nhóm/Cộng đồng liên quan đến lĩnh vực dịch vụ hoạch định và tổ chức sự kiện.
Tiếp nhận yêu câu dịch vụ hoạch định và tổ chức sự kiện từ khách hàng Phân tích yêu cầu của dự án từ khách hàng Lên kế hoạch thực hiện Đấu thầu kế hoạch sự kiện (Nếu thắng thầu)
Tiến hành hoàn thiện kế hoạch theo yêu cầu của
khách hàng Thi công
sự kiện
Đánh giá chất
24
Sau khi nhận được liên hệ về nhu cầu tổ chức sự kiện của khách hàng, Giám đốc điều hành se phân phối cho bộ phận Account để tiến hành đảm nhận dự án, từ đây trở đi, bộ phận Account sẽ liên lạc trực tiếp với khách hàng trong suốt dự án và sau dự án.
Những khách hàng có nhu cầu thuê ngoài dịch vụ hoạch định và tổ chức sự kiện thường khơng giao phó trực tiếp cho một cơng ty sự kiện nào, mà sẽ tổ chức các vòng đấu thầu giữa nhiều công ty sự kiện để lựa chọn. Do đó, khách hàng sẽ tổ chức buổi gặp mặt chung giữa các công ty để truyền đạy yêu cầu của mình.
Phân tích u cầu của dự án từ khách hàng. Sau khi bộ phận Account tiếp nhận yêu
cầu từ khách hàng sau buổi họp mặt, Account với vai trị trưởng nhóm dự án sẽ tiếp tục huy động những thành viên thực hiện dự án từ những bộ phận trong công ty. Mỗi đội thực hiện dự án cơ bản sẽ bao gồm nhân sự các Bộ phận Account, Creative Planning, Operation và Designer.
Trưởng nhóm dự án, nhân sự được phân cơng trong bộ phận Account, sẽ truyền đạt lại thông tin về yêu cầu sự kiện cho những thành viên còn lại trong một buổi họp chung để cùng nhau phân tích và lên ý tưởng thực hiện. Sau buổi họp này, cả đội sẽ thống nhất được chủ đề, ý tưởng lớn, chiến thuật sơ bộ để thực hiện dự án.
Lên kế hoạch thực hiện. Ở bước này, nhân sự toàn cả đội sẽ trở về chun mơn hóa
trong cơng việc của mình. Bộ phận Creative Planning tiến hành lên ý tưởng về mặt nội dung sự kiện, kế hoạch chương trình, phần trình bày ý tưởng; Creative sẽ tiến hành sáng tạo vè thiết kế các hạng mục về nội dung thị giác để trực quan hóa các ý tưởng; Operation tiến hành khảo sát địa điểm, lên các phương án thi công sự kiện; Account có nhiệm vụ liệt kê bảng báo giá các hạng mục, giám sát và quản lý tiến độ thực hiện dự án của những thành viên còn lại.
Đấu thầu kế hoạch sự kiện. Sau khi hoàn thiện Kế hoạch sự kiện và phần trình bày về ý
tưởng, kế hoạch thực thi tồn bộ sự kiện, trưởng nhóm dự án sẽ gửi nó đến khách hàng để họ xem xét. Tùy vào từng dự án, sau đó khách hàng sẽ có u cầu cơng ty trình bày về kế hoạch của mình hoặc khơng.
Q trình cơng ty đề xuất kế hoạch đến khách hàng được gọi là đấu thầu. Tùy vào dự án và tùy vào khách hàng mà sẽ có một hay nhiều vịng đấu thầu. Cơng ty thắng thầu sẽ tiến hành ký hợp đồng để trở thành đơn vị thực thi sự kiện đó của khách hàng. Các
25
công ty thua thầu đều khơng nhận được bất kỳ chi phí gì cho những cơng sức để thực hiện bản kế hoạch đề xuất. Vì thế vịng đấu thầu sẽ quyết định hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Hồn thiện kế hoạch theo u cầu của khách hàng. Sau khi thắng thầu, nghĩa là khách hàng chấp nhận và yêu cầu dịch vụ tại công ty, đội dự án sẽ tiếp tục được duy trì để hồn thiện kế hoạch của mình theo u cầu, đề nghị của họ.
Sau khi chỉnh sửa và hoàn thiện kế hoạch, khách hàng và đội thực hiện sẽ thống nhất nội dung sự kiện trên một bản kế hoạch cuối cùng và tiến hành sản xuất.
Thi công sự kiện. Thi công sự kiện là quá trình hiện thực hóa tất cả những kế hoạch
thành sản phẩm thực tế. Những ý tưởng đã được thiết kế sẽ đưa vào sản xuất theo yêu cầu của khách hàng trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện.
Ngày diễn ra sự kiện, bộ phận Account – trưởng dự án, sẽ phối hợp với bộ phận Operation để đảm bảo chất lượng và trật tự của sự kiện.
Đánh giá chất lượng. Sau mỗi dự án, nhân sự của toàn đội thực hiện dự án và cấp trên,
cũng như khách hàng sẽ tiến hành đưa ra đánh giá dự án trên nhiều phương diện. Quá trình này rất quan trọng đặc biệt là đối với những nhân sự chưa có nhiều kinh nghiệm. Việc nhìn nhận kết quả sẽ giúp nhân sự có những bài học riêng quý giá cho bản thân và nâng cao chất lượng ở những dự án sau.
Quyết toán. Bộ phận Account sẽ tổng hợp tất cả các chi phí thơng qua hóa đơn để nhận
quyết toán lại từ khách hàng. Công việc này phức tạp và đòi hỏi sự cẩn thận vì liên quan đến tài chính của cơng ty cũng như các vấn đề pháp lý tiềm năng.
3.2 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG THUẬT LÃNH ĐẠO ĐÍCH THỰC TRONG CƠNG TY VIRAL TOWN
3.2.1 Thực trạng sự hài lòng và sự cam kết với tổ chức của nhân viên trong công ty Viral Town ty Viral Town
Khảo sát được gửi đến 35 nhân sự hiện đang làm việc tại công ty Viral Town, trong đó, khơng có những nhân sự đang làm ở vị trị Quản lý trở lên. Những nhân sự này có thời gian làm việc tại Viral Town khác nhau nên tôi đã tiến hành lọc bỏ những kết quả khảo sát của những người tham gia có thời gian làm việc tại cơng ty dưới 6 tháng, còn lại 23
26
mẫu khảo sát hợp lệ. Kể đến thời điểm này (cuối tháng 9 năm 2021), nhân sự công ty Viral Town đã làm việc từ xa (làm việc tại nhà) được 5 tháng và vẫn đang tiếp tục theo chính sách của cơng ty để phối hợp với chính sách chống dịch Covid-19 của thành phố và chính phủ.
Trong câu hỏi khảo sát, tôi không yêu cầu bất cứ thơng tin cá nhân nào ngồi thời gian làm việc tại công ty (để lọc chỉ lấy những kết quả có thời gian làm việc trên 6 tháng) và đơn vị công tác (để lọc các mẫu trả lời có thể bị lỗi do q trình lan truyền thơng tin tham gia khảo sát). Một nhân sự Viral Town đã hỏi tơi rằng có nhất thiết phải biết tên đơn vị cơng tác khơng. Vì để lấy được kết quả theo cảm nhận chân thực nhất của nhân viên nên tôi đã để chị thoải mái ghi tên tổ chức khác. Trong kết quả thu về, tôi nhận được 1 câu trả lời không chọn đơn vị cơng tác hiện tại là Viral Town.
Nhìn chung, kết quả khảo sát cho thấy tình hình thực tế về mức độ hài lịng trong cơng việc tương đối tích cực khi đa số các câu trả lời đều có mức độ hài lịng trên trung bình ở các câu hỏi. Ở nhiều yếu tố, khơng có bất kỳ câu trả lời nào thể hiện sự không hài lịng, tức khơng có câu trả lời tương ứng mức điểm 2 và 1.
3.2.1.1 Nhân viên được tạo động lực trong cơng việc
Đây là nhóm yếu tố quan trọng trong việc đánh giá sự hài lòng của nhân viên đối với vai trị của những nhà lãnh đạo đích thực. Đối với các yếu tố liên quan đến việc được tạo điều kiện và khuyến khích để phát triển động lực nội sinh của nhân viên, tôi xét đến cơ hội nhân viên được làm việc mình u thích, được bộc lộ những thế mạnh và khả năng của mình trong cơng việc, được thử thách bản thân ở những nhiệm vụ có tính phức tạp cao hơn, được trao quyền trong việc. Tất nhiên, những cơ hội đó vẫn phải phù hợp với khả năng và kinh nghiệm của nhân viên để đảm bảo hiệu quả thực hiện cơng việc.
Ngồi những động lực đến từ sự yêu thích hay đam mê về loại công việc, những tác động về tinh thần cũng đóng góp cho động lực nội sinh nên cũng được xem xét đến trong nhóm này. Các yếu tố động lực từ tác động tinh thần bao gồm cảm giác thành tựu, việc được khuyến khích và lắng nghe ý kiến trong công việc, việc đưa ra ý kiến một cách tự do trong công việc (trên cơ sở đóng góp và xây dựng), việc được làm cơng việc không trái với lương tâm và nguyện vọng, nhận được những lời khen.
27
Kết quả thu về chỉ xuất hiện số lượng 1 ý kiến tương đối khơng hài lịng (tương đương mức điểm 2) ở một vài yếu tố trong nhóm này. Có hơn 50% câu trả lời hoàn toàn hài lịng cho cả 9 câu hỏi trong nhóm này. Đây có thể xem là một kết quả khả quan cho những nỗ lực của những nhà lãnh đạo.
3.2.1.2 Nhận thức về lãnh đạo
Đây là nhóm yếu tố liên quan trực tiếp đến nhận thức của nhân viên về hình ảnh lãnh đạo. Để đánh giá điều này, tôi sử dụng những câu hỏi về mức độ đồng tình của nhân viên đối với người lãnh đạo trong các phương diện chuyên môn, các quyết định trong công việc, quản lý nhân sự, cách xử lý phản đối.
Kết quả thu về cho thấy nhân viên đánh giá rất cao về năng lực của cấp trên. Cụ thể, khơng có ý kiến phản đối nào đối với năng lực chun mơn của cấp trên, trong đó có 18/23 phiếu đồng tình hồn toàn về việc mong muốn học hỏi về chuyên môn từ cấp trên của mình. Chỉ có 1 ý kiến khơng đồng tình cũng khơng phản đối. Các quyết định trong công việc của lãnh đạo cũng không nhận về bất kỳ ý kiến khơng hài lịng nào, có hơn 50% ý kiến tương đối đồng tình.
Họ cũng tương đối đồng tình với cách làm việc của cấp trên được xét trên các phương diện quản lý nhân sự như cách hỗ trợ cấp dưới, cách phân công công việc, tốc độ phản hồi và hỗ trợ nhân viên. Có ít nhất 52% hồn tồn đồng tình đối với tất cả các yếu tố này và khơng có ý kiến khơng đồng tình nào trong nhóm này.
Trong nhóm câu hỏi này, chỉ có yếu tố về cách xử lý phản đối của người lãnh đạo nhận về 1 ý kiến tương đối khơng đồng tình và khơng có ý kiến hồn tồn khơng đồng tình. Phần lớn ý kiến rơi vào tương đối đồng tình (gần 48%) và hồn tồn đồng tình (30%).
3.2.1.3 Nhận thức về mối quan hệ với lãnh đạo
Nhóm yếu tố nhận thức về mối quan hệ với lãnh đạo bao gồm tính cách cá nhân của lãnh đạo được xét trong môi trường làm việc, sự quan tâm từ lãnh đạo, sự minh bạch trong mối quan hệ, mong muốn phát triển mối quan hệ. Các yếu tố này khơng nhận về sự khơng hài lịng nào trong tất cả các câu hỏi.
28
Đối với việc phát triển mối quan hệ cá nhân, nhân viên cho mức đồng tình khá tốt về việc mong muốn trở nên thân thiết hơn với lãnh đạo bên ngồi cơng việc. Kèm theo đó là đánh giá tương tự đối với mong muốn nói chuyện với lãnh đạo nhiều hơn.
Đối với phương diện tính cách cá nhân, 52% mọi người tương đối hài lòng, cịn lại phân bổ vào mức trung bình và hồn tồn hài lịng với số liệu lần lượt là 31% và 17%. Về việc xây dựng mối quan hệ đích thực giữa lãnh đạo và nhân viên, các ý kiến phân bổ đều vào các mức điểm 3, 4, 5. Trong đó, mức điểm 4 tương ứng với tương đối đồng ý có số phiếu cao nhất, 10 phiếu. Cuối cùng là mong muốn được lãnh đạo mình quan tâm và lắng nghe nhiều hơn. Có 11/23 ý kiến mức 3 điểm, 8 ý kiến tương đối đồng tình và 4 ý kiến hồn tồn đồng tình.
3.2.1.4 Mơi trường làm việc
Môi trường làm việc được xét trên hai phương diện là vật chất và tinh thần. Trong đó, mơi trường vật chất được đánh giá qua việc trang bị cơ sở vật chất để thực hiện công việc cho nhân viên. Có 13/23 ý kiến hồn tồn hài lịng, tương đương 57% và 9 ý kiến tương đối hài lịng, tương đương 39%, chỉ có 1 ý kiến tương đối khơng hài lịng.
Mơi trường làm việc xét trên phương diện tinh thần có liên quan các mối quan hệ đồng nghiệp trong công ty nhận về 70% kết quả hoàn tồn hài lịng, 1 ý kiến tương đối khơng hài lịng. Đa số hồn tồn đồng ý rằng những đồng nghiệp rất hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. Kết quả khảo sát về mơi trường tinh thần có thể nhận xét là tốt hơn kết quả của môi trường vật chất.
3.2.1.5 Lương, thưởng và phúc lợi