7. Kết cấu của luận văn
3.2. Một số giải pháp nhằm đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính
3.2.2. Triển khai thực hiện có hiệu quả mơ hình “một cửa liên thông”
UBND phường, UBND quận đến UBND thành phố theo hướng hiện đại, theo kịp với thời đại công nghệ số
Để triển khai thực hiện mơ hình “một cửa liên thơng” theo kịp với thời đại cơng nghệ số thì quận Cầu Giấy cần phải thực hiện những vấn đề sau:
Thứ nhất, đổi mới việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải
quyết thủ tục hành chính. Theo đó cần gắn kết việc số hoá hồ sơ, giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính với q trình tiếp nhận, xử lý thủ tục hành chính tại bộ phận
giới hạn về kinh phí, việc cần ưu tiên giải quyết là số hoá các hồ sơ, giấy tờ. Trong việc giải quyết các thủ tục thường phát sinh nhiều và liên quan rộng rãi công chúng như các hồ sơ, giấy tờ về TTHC trong lĩnh vực tư pháp hộ tịch, đất đai…
Để thuận tiện cho người dân, giảm thời gian và chi phí, cần sớm thực hiện việc số hố các hồ sơ về hộ tịch hình thành từ kết quả của việc giải quyết TTHC trước, kết nối cơ sở dữ liệu công dân trên phạm vi rộng, phục vụ cho quá trình giải quyết TTHC sau được thuận lợi hơn. Đồng thời, tiếp tục triển khai quy trình số hố hồ sơ, giấy tờ trong quá trình giải quyết TTHC thích ứng với các quy trình quản lý, lưu giữ về cơ sở dữ liệu thuộc chuyên ngành tư pháp.
Các loại giấy tờ, hồ sơ trong việc giải quyết các TTHC về đất đai, tài sản gắn liền với đất trên địa bàn quận cũng là đối tượng được sử dụng với tần suất cao. Vì vậy, cần được lựa chọn ưu tiên số hoá để phục vụ cho quá trình sử dụng thường xuyên.
Thứ hai, đổi mới tổ chức quản lý, kết nối, chia sẻ dữ liệu phục vụ việc đơn
giản hoá trong chuẩn bị, tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thơng. Mở rộng việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo hướng khơng phụ thuộc vào địa giới hành chính trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thơng. Trước hết, cần có các quy định cụ thể trong việc phối hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu đối với các thủ tục liên quan đến nhiều bộ phận thuộc UBND quận. Đặc biệt, các lĩnh vực cần sớm có quy định cụ thể về phối hợp giữa bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ cấp quận với các phòng, ban thuộc UBND quận và giữa các UBND phường với UBND quận như: Đất đai, cấp giấy phép đăng ký kinh doanh, chứng thực, hộ tịch, chính sách xã hội, xây dựng, thuế, phí và lệ phí...
Đối với các TTHC trong lĩnh vực tư pháp hộ tịch cần xây dựng một số quy chế phối hợp liên thông theo chỉ đạo của UBND thành phố Hà Nội như liên thông TTHC đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ BHYT cho trẻ dưới 6 tuổi, liên thông TTHC đăng ký khai tử... Chủ động xây dựng quy chế phối hợp liên thông một số lĩnh vực trọng điểm như liên thông TTHC cấp phiếu lý lịch tư pháp.
Trong nền kinh tế thị trường định hướng XHCN, việc giải quyết các TTHC về thành lập và hoạt động của các hộ kinh doanh trên địa bàn quận phát sinh nhiều, biến động lớn, liên quan đến nhiều cơ quan quản lý. Do đó, việc xây dựng và ban hành quy chế kết nối, chia sẻ thông tin, phối hợp cụ thể giữa các đơn vị thuộc UBND quận với các đơn vị quản lý nhà nước về ngành dọc trên địa bàn quận để thực hiện các TTHC nhằm đáp ứng yêu cầu của người dân là rất cần thiết. Đặc biệt, theo thẩm quyền được phân công, UBND quận cần chú trọng chỉ đạo sát sao việc cập nhật thường xuyên các quy định pháp lý mới để thực hiện công khai đầy đủ hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký kinh doanh, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho người dân khi có yêu cầu giải quyết TTHC về kinh doanh.
Thứ ba, chú trọng đổi mới việc đánh giá chất lượng giải quyết thủ tục
hành chính theo thời gian thực trên ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong phân tích dữ liệu. Để thực hiện được các nội dung đổi mới nêu trên thì trước mắt cần thực hiện một số nhóm cơng việc, cụ thể như: Tiếp tục tổ chức triển khai thực hiện các quy định của các văn bản pháp luật mới về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thơng trong giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn quận Cầu Giấy; trong đó bao gồm cả việc nâng cấp, hồn thiện hạ tầng kỹ thuật, các hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu số hóa và sử dụng kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính, cũng như việc kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành phục vụ giải quyết thủ tục hành chính. Đặc biệt, trong thời gian tới quận Cầu Giấy nên triển khai mơ hình hệ thống điện tử một cửa theo cơng nghệ mới như “Mơ hình 3.1” dưới đây, việc thực hiện mơ hình này mang lại hiệu quả cao, thuận lợi cho người dân, tổ chức và doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch các TTHC.
Hình 3.1. Mơ hình hệ thống điện tử một cửa quận Cầu Giấy
Các tổ chức cá nhân ở bất kì nơi nào, chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh hoặc một máy tính có kết nối mạng Internet là thực hiện được các TTHC. Quy trình thực hiện mơ hình này như sau: Các tổ chức, cá nhân sử dụng điện thoại thơng minh, máy tính cá nhân có kết nối Internet truy cập vào trang web của quận, chụp ảnh các giấy tờ cần thiết cùng với tờ khai yêu cầu gửi vào trang web của quận, trang web này tự động chuyển đến máy chủ - mạng nội bộ của quận, từ đó các giấy tờ được chuyển đến phòng đăng ký để chuyển tiếp đến bộ phận một cửa, sau khi kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hồ sơ được tiếp tục chuyển đến Ban lãnh đạo phê duyệt rồi chuyển đến các phòng, ban để giải quyết công việc theo chức năng nhiệm vụ được giao. Sau khi xử lý xong công việc, hồ sơ chuyển về máy chủ và tiếp tục chuyển trả cho phòng đăng ký để kiểm tra lại, sau đó chuyển lại cho bộ phận một cửa. Hồ sơ sau khi hoàn tất chuyển đến hệ thống tra cứu, đánh giá. Các tổ chức cá nhân chỉ việc vào bảng tra cứu sẽ biết được kết quả giải quyết cơng việc của mình, đồng thời họ chỉ việc ra bộ phận một cửa nhận hồ sơ khi thủ tục đã hoàn tất. Tuy nhiên, mơ hình này cũng có
những hạn chế nhất định, vì đây là mơ hình hiện đại nên người dân và các doanh nghiệp tiếp cận mơ hình này cịn lúng túng, một số người dân và doanh nghiệp vẫn chưa quen với mơ hình hiện đại. Do vậy UBND quận phải có biện pháp hướng dẫn trực tuyến hoặc hướng dẫn qua trang web để người dân, tổ chức và các doanh nghiệp thực hiện tốt mơ hình này.
Thứ tư, tăng cường kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động của đội ngũ cán
bộ, công chức. Tại bộ phận một cửa, công chức tiếp nhận và trả kết quả hành chính phải đảm bảo tới sớm trước giờ làm việc và về sau giờ hành chính, chuyển giao hồ sơ kịp thời cho các bộ phận chuyên mơn. Hàng tuần bộ phận một cửa rà sốt các hồ sơ cịn trên phần mềm một cửa, nhắc cơng chức chun mơn thời hạn hồn thành để tránh chậm muộn, quá hạn hồ sơ.
Công chức bộ phận một cửa phải thường xuyên cập nhật, tìm hiểu, nắm bắt quy định pháp luật về tất cả các lĩnh vực để hướng dẫn công dân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính thuận tiện nhất, hạn chế thời gian đi lại hoàn thiện hồ sơ, hồ sơ được tiếp nhận đầy đủ, không phải bổ sung hoặc trả lại.
Hàng tháng, qua đánh giá cán bộ, công chức, những tồn tại về tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính được đề xuất và giải quyết kịp thời. Cán bộ cơng chức có thành tích được khen thưởng theo quy định. Công chức để hồ sơ chậm muộn quá hạn phải giải trình và hạ mức xếp loại.
Ngoài ra, hàng năm UBND quận chỉ đạo cho UBND các phường tổ chức đối thoại với người dân về TTHC 02 lần/năm, nhằm lắng nghe ý kiến đóng góp để cơng tác phục vụ nhân dân được tốt hơn. Đối thoại với người dân bằng các cách trực tuyến và trực tiếp. Có những vấn đề trao đổi trên các trang điện tử nhưng có những vấn đề cần trao đổi trực tiếp như các TTHC liên quan đến đất đai, thuế môn bài, thuế phi nông nghiệp, hay thủ tục cấp phép kinh doanh thì cần tổ chức các buổi tọa đàm, hội nghị, các buổi tập huấn. v.v…