STT KPIs (Tài chắnh, Khách hàng, Quy trình nội bộ, Học hỏi và phát triển) Kế hoạch 2010
Trọng số Tần suất ựo lường
1. đạt chỉ tiêu doanh thu năm 28 tỷ 2,0 Hàng tuần/ tháng 2. Tỷ lệ nợ quá hạn phải
thu/tổng nợ phải thu
< 5% 1,0 Hàng tuần 3. Giá trị thành phầm tồn kho > 30 ngày < 50 triệu 0,8 Hàng tháng 4. Thời gian giải quyết khiếu
nại của BH từ khi nhận ựược yêu cầu.
<
2 ngày làm việc
0,6 Hàng tháng
5. Doanh thu SP mới/tổng doanh thu năm
>
3 tỉ 0,8 Hàng quý 6. Doanh thu (DT) bạn hàng
chung/tổng DT năm > 9 tỉ 0,5 Hàng quý 7. Số lượng khách hàng ựi tiếp
thị trong tháng
>
8 1,5 Hàng tháng 8. Thời gian báo giá cho
khách hàng từ khi nhận ựược yêu cầu.
< 2 ngày (làm việc) 0,5 ngày 9. Số lệnh sản xuất (LSX) ựáp ứng ựủ ựiều kiện SX/ Tổng số LSX ban hành. > 90% 0,5 tuần
10. đảm bảo các ựơn hàng triển khai ựều có ựơn hàng và hợp ựồng. 100% 0,6 tuần 11. Tổng số SKCT >1 0,4 năm 12. điểm không phù hợp 5S hàng quý < 1 0,3 Quý
13. Thực hiện ựầy ựủ các báo cáo theo quy ựịnh phòng (số lần ựược phép báo cáo trễ trong tháng)
<
1 0,3 Tháng
14. Tham gia các khoá ựào tạo theo yêu cầu của Công ty
100% 0,2 Năm
Cộng 10
6.2.Công việc cụ thể
Thời gian Nhiệm vụ
6.2.1. Công việc
hàng ngày - Kiểm tra các ựiều kiện sản xuất và triển khai các LSX, lập yêu cầu tắnh giá, yêu cầu dịch vụ làm mẫu, lập phiếu giao hàng theo yêu cầu...
- Báo cáo cơng việc hàng ngày theo biểu mẫu Phịng kinh doanh ựã ban hành cho trưởng phòng kinh doanh bằng email.
- đăng ký xe ựi tiếp thị theo lịch ựã lập ựầu tuần
- Làm việc bạn hàng ựể nhận các ựơn hàng và lấy kế hoạch triển khai hàng trong tuần, thu hồi công nợ.
Thời gian Nhiệm vụ
- Theo dõi doanh số hàng ngày ựã ựăng ký và xử lý hàng tồn kho lâu.
- Kiểm tra giải quyết các khiếu nại của bạn hành (nếu có)
- Tham gia họp nhanh 15 phút vào mỗi sáng hàng ngày (chuẩn bị ựề xuất các khó khăn cần giải quyết nhanh trong ngày)
- Thực hiện và kiểm tra 5S tại nơi làm việc 6.2.2. Công việc
hàng tuần - Lập kế hoạch tiếp thị bản hàng (BH) mới và làm việc BH cũ vào thứ 2 hàng tuần
- Lập kế hoạch mua vật tư cho tuần sau (biểu mẫu BM 7.4/13) vào thứ 5 hàng tuần
- Lập báo cáo tình hình tiếp thị trong tuần vào thứ 5
- Lập kế hoạch doanh thu, thu hồi công nợ, giải quyết tồn kho trong tuần.
- Lập kế hoạch hành ựộng trong tuần
- Lập kế hoạch và nội dung họp nhóm (báo cáo trực tiếp cho trưởng phịng)
- Họp giao ban Phòng kinh doanh vào chiều thứ 6 6.2.3. Công việc
hàng tháng/ quý
- đăng ký lên Trưởng phòng về chỉ tiêu kế hoạch doanh thu hàng tháng, quý
- Gửi và lấy phiếu thăm dò ý kiến ý kiến bạn hàng mỗi quý
- Tự ựánh giá KPIs hàng tháng/ quý
- Sơ kết tình hình tiếp thị BH mới trong tháng
- Phối hợp Phịng Kế tốn lên kế hoạch thu nợ/tháng
- Lập kế hoạch tặng hoa/ quà nhân ngày thành lập cty của các BH ựang làm trong tháng và kế hoạch thăm bạn hàng cũ.
- Lập kế hoạch hành ựộng cụ thể trong tháng
- Lập kế hoạch vật tư giấy & màng sử dụng cho tháng sau (theo biểu mẫu của bộ phận vật tư)
- đề xuất các cơng việc khó khăn của nhóm lên trưởng phịng KD hoặc BTGđ
6.2.4. Cơng vệc
hàng năm - đăng ký kế hoạch doanh thu năm (của nhóm)
- Nắm ựược các chiến lược kinh doanh của Tổng công ty trong năm và mục tiêu của Phòng kinh doanh
- Lập danh sách các BH cần tiếp thị trong năm
- Lập kế hoạch hành ựộng năm
- Lập kế hoạch cá nhân và các mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể trong năm 6.2.5. Công việc có
tắnh thách
thức, sáng tạo - đăng ký sáng kiến cải tiến (SKCT) và phiếu yêu cầu tài liệu (DOC)
- đăng ký tự học hỏi nâng cao trình ựộ.
6.3.Tiêu chuẩn công việc
Mục Tiêu chắ Tiêu chuẩn
6.3.1.Yêu cầu Yêu cầu chung
- Trình ựộ và lĩnh vực ựào tạo: Chuyên ngành quản trị
kinh doanh, marketing, ngoại thương,Ầ
- Kinh nghiệm:
- Yêu cầu về ngoại ngữ: Sử dụng tiếng Anh giao tiếp
- Yêu cầu vi tắnh: Biết sử dụng các phần mềm ứng dụng văn phòng Cao ựẳng 1 năm B A 6.3.2. Năng lực quản lý
- Năng lực giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp tốt
- Khả năng phân tắch: Có khả năng phân tắch, tổng hợp và báo cáo.
- Năng lực lập kế hoạch, tổ chức: Có khả năng tổ chức, triển khai kế hoạch kinh doanh.
- Khả năng kiểm tra, kiểm soát: Cẩn trọng, chắnh xác, kịp thời.
- Ĩc sáng kiến, ựổi mới: Có tư duy sáng kiến, cải tiến.
- Khả năng phối hợp trong công việc: Khả năng phối hợp và làm việc nhóm tốt.
- Khả năng làm việc áp lực cao: Thắch nghi với áp lực công việc cao.
6.3.3Năng lực Năng lực chun mơn
- Hiểu biết và tn thủ quy trình kinh doanh, quy trình triển khai SX
- Hiểu biết rộng về sản phẩm, thị trường ngành bao bì.
- Hiểu biết về nhu cầu, mong muốn của Bạn hàng.
- Có khả năng thương lượng, giao tiếp và thuyết phục Bạn hàng tốt. - Có kỹ năng bán hàng 6.3.4. đặc ựiểm / tắnh cách cá nhân - Nhiệt tình - Trung thực - đổi mới NgàyẦẦ. tháng,Ầ.. năm 2010 Người lập: Phê duyệt: -------------------------------------------- Hết phần MTCV ------------------------------------
3.3. Xây dựng quy chế và tổ chức thực hiện ựánh giá3.3.1. Xây dựng tiêu chắ và quy chế ựánh giá 3.3.1. Xây dựng tiêu chắ và quy chế ựánh giá
Sau khi xây dựng MTCV theo BSC/KPI, chúng ta thực hiện bước 4 là thiết lập tiêu chắ và quy chế ựánh giá nhân viên. đây là bước quan trọng trong quy trình ựánh giá.
Tiêu chắ ựánh giá nhân viên ựược xây dựng tập trung vào hai nhóm ựó là năng lực và kết quả cơng việc. Về năng lực, trên cơ sở thảo luận cùng Ban Tổng giám ựốc Liksin, tác giả ựề xuất 10 tiêu chắ chung ựể ựánh giá và tiện cho việc so sánh năng lực giữa các nhân viên khác nhau. Tổng trọng số năng lực = 1. Tuy nhiên, ựể không phải tắnh nhiều số lẻ, hệ số này ựược quy ựổi thành 10. Với ựiểm tối ựa từng tiêu chắ là 5, tổng ựiểm năng lực tối ựa của nhân viên sẽ là 5 x 10 = 50 ựiểm. Bảng 3.4 thể hiện các tiêu chắ ựánh giá năng lực.
Bảng 3.4: Tiêu chắ ựánh giá năng lực
STT Tiêu chắ Trọng số điểm (1-5)
1. Năng lực giao tiếp 1,0
2. Khả năng phân tắch và giải quyết vấn ựề 1,0 3. Năng lực lập kế hoạch, tổ chức 1,0 4. Khả năng kiểm tra, kiểm sốt 1,0
5. Ĩc sáng kiến, ựổi mới 1,0
6. Phối hợp trong công việc 1,0
7. Khả năng làm việc áp lực cao 1,0
8. Năng lực chun mơn 2,0
9. Tn thủ các thủ tục, quy trình, hướng dẫn cơng việc 0,5
10. Tuân thủ nội quy công ty 0,5
Cộng 10
Trong bảng 3.4, ựiểm năng lực thể hiện: 1 ựiểm: cần cải thiện và ựào tạo lại cho nhân viên; 2 ựiểm: nhân viên có năng lực mức cơ bản; 3 ựiểm: nhân viên ựược ựánh giá là khá ; 4 ựiểm nghĩa là tốt ở tiêu chắ ựó và 5 ựiểm là xuất sắc. Căn cứ ựể cho ựiểm năng lực thể hiện ở phụ lục 09.
Về kết quả công việc, tiêu chắ ựánh giá kết quả công việc theo KPIs cá nhân ựược căn cứ trên mô tả công việc theo KPIs cá nhân. Do từng KPI có ựơn vị tắnh khác nhau nên ựể có kết quả chung thống nhất, chúng ta quy ựổi mức ựộ ựạt ựược các KPIs của nhân viên thành ựơn vị tắnh chung là ựiểm. Các chỉ tiêu KPIs ựược quy về thành 4 nhóm cơ bản là (1) khối lượng và số lượng, (2) tỷ lệ tăng, (3) tỷ lệ giảm, và (4) số lần ựể quy ựịnh cách tắnh ựiểm như ở bảng 3.5 sau ựây.
Tùy theo kết quả ựạt ựược từng KPI mà nhân viên ựược ựánh giá ựiểm từ 0 ựến 5. điểm này sẽ ựược nhân với trọng số kết quả công việc thể hiện trong MTCV tương ứng của từng nhân viên. Tổng trọng số là 1. Tuy nhiên, ựể không phải tắnh nhiều số lẻ, hệ số này ựược quy ựổi thành 10. Như vậy, nếu một nhân viên hoàn thành xuất sắc tất cả các
KPIs kết quả cơng việc thì tổng ựiểm kết quả cơng việc tối ựa sẽ là 5 x 10 = 50 ựiểm. Sau khi thảo luận với Ban tổng giám ựốc Liksin, tác giả ựề xuất quy ựịnh tắnh ựiểm thể hiện ở bảng 3.5 sau ựây.
Bảng 3.5: Tiêu chắ ựánh giá kết quả cơng việc
STT Tiêu chắ Diễn giải điểm
(0-5)1. Nhóm 1: Khối lượng, số 1. Nhóm 1: Khối lượng, số
lượng (doanh thu, sản lượng,
lợi nhuận,Ầ) 100% của chỉ tiêu ựề ra 5 90% - < 100% chỉ tiêu 4 70% - < 90% 3 50% - <70% 2 40% - <50% 1 <40% 0 2. Nhóm 2: Tỷ lệ tăng (khách hàng mới, giao hàng ựúng hạn, năng suất, sự hài lòng của khách hàng, bạn hàng chung, sản phẩm có hàm lượng kỹ thuật cao, số lượng bạn hàng, Ầ )
đạt chỉ tiêu ựề ra 5
Giảm từ 5% so với chắnh chỉ tiêu ựề ra 4 Giảm từ 10 % so với chắnh chỉ tiêu ựề ra 3 Giảm từ 20 % so với chắnh chỉ tiêu ựề ra 2 Giảm từ 30 % so với chắnh chỉ tiêu ựề ra 1 Giảm từ 40 % so với chắnh chỉ tiêu ựề ra 0