Phân chia trách nhiệm

Một phần của tài liệu Hoàn thịện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại phú yên hiện nay (Trang 28)

1.2 Các yếu ợp thành hệ thố ng ki ểm soát bộ

1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm

Phân chia trách nhiệm là việc phân công phân nhiệm cho các thành viên trong tổ chức. Trong kiểm sốt nội bộ thì ngun tắc bất kiêm nhiệm cũng cần phải được đảm bảo. Do đó, khơng cho phép một thành viên được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Chẳng hạn, không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.

Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm sốt lẫn nhau, nếu có sai sót sẽ được phát hiện nhanh chóng và đồng thời giảm thiểu hành vi gian lận trong quá trình thực hiện.

Tuy vậy, việc phân chia trách nhiệm có thể bị vơ hiệu hóa nếu như có sự thơng đồng giữa các nhân viên. Do đó, nhà quản lý cần phải kiểm tra, đánh giá

thường xuyên các hoạt động kiểm soát và mối quan hệ giữa các thành viên thực hiện nhiệm vụ.

1.2.3.2 Kiểm sốt q trình xử lý thông tin

Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm sốt nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ.

Có hai loại kiểm sốt : kiểm sốt chung và kiểm soát ứng dụng

- Kiểm sốt chung: là các chính sách, biện pháp nhằm ngăn chặn và phát hiện sai sót trong q trình xử lý thơng tin. Kiểm sốt chung thường bao gồm: kiểm soát dữ liệu, kiểm soát hệ thống phần mềm, kiểm soát truy cập hệ thống, kiểm soát phát triển và duy trì hệ thống ứng dụng.

+ Kiểm sốt dữ liệu: bao gồm công việc cài đặt, lập chương trình, vận hành, sao chép, khơi phục lại, và kế hoạch khôi phục lại những sự cố bất thường.

+ Kiểm soát phần mềm hệ thống: bao gồm việc kiểm sốt tính hiệu quả của việc mua, sử dụng và bảo trì phần mềm.

+ Kiểm sốt truy cập hệ thống: là việc kiểm soát các biện pháp đảm bảo an tồn cho hệ thống. Hiệu quả của kiểm sốt truy cập hệ thống có thể bảo vệ được hệ thống, ngăn chặn truy cập trái phép.

+ Kiểm sốt phát triển và bảo trì hệ thống ứng dụng: là việc theo dõi, cập nhật những thay đổi của hệ thống. Khi thay đổi hệ thống, người thiết kế hệ thống cần tham khảo ý kiến của những người có thẩm quyền, người có trách nhiệm liên quan. Hệ thống mới cần được thử nghiệm cho từng chương trình riêng và cho toàn bộ hệ thống. Tài liệu liên quan đến thay đổi hệ thống cần được lưu trữ để tham khảo khi cần thiết.

- Kiểm sốt ứng dụng: là các chính sách, biện pháp được thiết kế để kiểm

đủ và chính xác. Để ngăn chặn và phát hiện sai sót quy trình ứng dụng, kiểm sốt ứng dụng bao gồm :

+ Kiểm sốt thơng tin đầu vào: là việc biến đổi ngơn ngữ mà máy có thể hiểu được nhằm ngăn chặn và phát hiện sai sót trước và trong q trình nhập dữ liệu.

+ Kiểm sốt xử lý: là giám sát sự chính xác của dữ liệu kế tốn trong quá trình xử lý máy tính.

+ Kiểm sốt thơng tin đầu ra: bao gồm các chính sách và cách thức thực hiện nhằm đảm bảo sự chính xác của kết quả q trình xử lý số liệu.

1.2.3.3 Bảo vệ tài sản

Bảo vệ tài sản là ngăn chặn sự mất mát, tham ơ, lãng phí hoặc sử dụng sai mục đích tài sản của doanh nghiệp. Các quy định và thủ tục bảo vệ tài sản :

- Hạn chế sự tiếp cận tài sản.

- Sử dụng các thiết bị để hạn chế rủi ro. - Kiểm kê tài sản định kỳ.

- Bảo quản chứng từ và sổ sách kế tốn.

1.2.3.4 Phân tích sốt xét

Phân tích sốt xét là xem xét những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh giữa hai số liệu từ những nguồn khác nhau. Mục đích là phát hiện những vấn đề bất thường, nhanh chóng tìm hiểu ngun nhân và đề ra các biện pháp giải quyết kịp thời.

Các phương pháp để phân tích sốt xét : - Định kỳ đối chiếu số liệu tổng hợp và chi tiết.

- Đối chiếu số liệu được ghi chép giữa đơn vị với bên ngoài cho cùng một đối tượng.

- Đối chiếu số liệu kỳ này với kỳ trước.

- Đối chiếu số liệu giữa kế hoạch, định mức, số trung bình của ngành và thực tế. Phân tích sốt xét giúp cho nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của doanh nghiệp một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không.

1.2.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm sốt trong doanh nghiệp thơng qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngồi doanh nghiệp.

1.2.4.1 Thơng tin

Thông tin cần thiết cho mọi cấp trong doanh nghiệp để doanh nghiệp hoạt động, và đạt được các mục tiêu về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, báo cáo tài chính và tính tuân thủ. Tất cả thơng tin sử dụng trong doanh nghiệp có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.

Hệ thống thông tin

Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin của một doanh nghiệp có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai. Hệ thống thông tin phải đủ khả năng thu thập, xử lý thông tin, hình thành các báo cáo tài chính và hoạt động.

Hệ thống thơng tin có thể chính thức hoặc khơng chính thức. Chẳng hạn như, đàm phán với khách hàng, nhà cung cấp, thì người quản lý và nhân viên có

thể nhận ra một số thông tin quan trọng cần thiết để xác định những rủi ro và những cơ hội trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Hệ thống thơng tin thích hợp bao gồm thơng tin về ngành sản xuất kinh doanh, thơng tin kinh tế và những thơng tin có liên quan khác từ bên ngồi và bên trong doanh nghiệp.

Chiến lược thông tin

Việc thiết kế cấu trúc hệ thống thông tin và đạt được công nghệ là quan trọng đối với chiến lược của doanh nghiệp. Việc lựa chọn về cơng nghệ có thể quyết định để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Những quyết định về lựa chọn công nghệ và thực hiện dựa vào nhiều nhân tố, bao gồm mục tiêu của tổ chức, nhu cầu của thị trường và yêu cầu cạnh tranh.

Hệ thống thông tin được thiết kế và sử dụng để hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh.

Chất lượng thông tin

Chất lượng của hệ thống thông tin ảnh hưởng đến khả năng của nhà quản lý để đưa ra những quyết định thích hợp trong quản lý và kiểm soát những hoạt động của doanh nghiệp.

Những báo cáo chứa đầy đủ dữ liệu thích hợp để kiểm sốt có hiệu quả là quan trọng. Chất lượng của thông tin đảm bảo yêu cầu :

- Nội dung thơng tin thích hợp.

- Thơng tin được cung cấp kịp thời khi có u cầu. - Thơng tin phải cập nhật mới nhất.

- Thơng tin phải chính xác.

1.2.4.2 Truyền thơng

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin. Truyền thông là việc cung cấp thông tin trong doanh nghiệp, cụ thể là từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên hoặc giữa các cấp có quan hệ ngang hàng; và cung cấp thơng tin bên ngồi doanh nghiệp.

Truyền thơng có thể thực hiện bằng cách như: bản hướng dẫn thực hiện, thư báo, thư điện tử, thơng báo bằng băng hình, thơng báo bằng miệng qua các cuộc họp.

Truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp

Những thông tin liên quan đến quản lý hoạt động quan trọng hoặc trách nhiệm quản lý tài chính thì cần nhận được những thông tin rõ ràng từ nhà quản lý cấp cao để kiểm soát nội bộ phải được thực hiện nghiêm túc. Thông tin rõ ràng và hiệu quả của việc truyền thông là quan trọng.

Những nhiệm vụ cụ thể phải được phân chia rõ ràng. Mỗi nhân viên cần hiểu những khía cạnh liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ, nhân viên biết vai trị và trách nhiệm của mình trong hệ thống. Nhân viên cũng cần biết liên quan giữa công việc của mình với cơng việc của những nhân viên khác để điều chỉnh các hoạt động cho phù hợp.

Để hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu quả hơn, các nhà quản lý không chỉ truyền đạt thông tin cho nhân viên mà cịn phải lắng nghe các thơng tin phản hồi từ nhân viên.

Truyền thơng bên ngồi doanh nghiệp

Việc truyền thông không chỉ cần cho trong nội bộ doanh nghiệp mà cịn bên ngồi doanh nghiệp. Với việc mở kênh thơng tin bên ngồi, khách hàng và nhà cung cấp có thể cung cấp những thông tin quan trọng như thông tin chất

lượng sản phẩm hoặc dịch vụ…, giúp cho doanh nghiệp biết được nhu cầu của khách hàng.

Thông tin đến các cổ đông, người lập pháp, người phân tích tài chính và những người khác bên ngồi cung cấp những thông tin liên quan đến yêu cầu của họ, để họ có thể hiểu được hồn cảnh và rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt.

* Các tiêu chí để đánh giá yếu tố thông tin và truyền thông:

-Thông tin

+ Thu thập thơng tin bên trong và ngồi doanh nghiệp, và cung cấp cho nhà quản lý những báo cáo cần thiết về kết quả hoạt động liên quan đến các mục tiêu đã đề ra.

+ Thông tin cung cấp phải chi tiết, đầy đủ, kịp lúc đến những người có trách nhiệm để họ thực hiện đạt hiệu quả.

+ Việc phát triển và cải tiến hệ thống thông tin dựa vào kế hoạch chiến lược liên quan đến toàn bộ chiến lược của doanh nghiệp và đáp ứng để đạt được mục tiêu từng hoạt động và toàn doanh nghiệp.

+ Sự hỗ trợ của nhà quản lý cho sự phát triển hệ thống thơng tin bằng các nguồn lực thích hợp – nhân lực và tài chính.

- Truyền thơng

+ Sự hữu hiệu của truyền thơng về nhiệm vụ và trách nhiệm kiểm sốt của mỗi nhân viên.

+ Thiết lập những kênh thông tin cho mọi người trình bày về việc mà họ nghi ngờ là khơng thích hợp.

+ Nhà quản lý tiếp nhận những đề xuất của nhân viên về các phương pháp để nâng cao năng suất, chất lượng hoặc những cải tiến về những vấn đề tương tự.

+ Sự thích hợp của truyền thơng giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, tính đầy đủ, đúng lúc của thông tin và sự đầy đủ của thông tin cho phép người thực hiện trách nhiệm của họ một cách có hiệu quả.

+ Sự hữu hiệu của kênh thơng tin bên ngồi doanh nghiệp như với khách hàng, nhà cung cấp hoặc các thành phần khác bên ngoài doanh nghiệp để biết thông tin về sự thay đổi nhu cầu của khách hàng.

+ Mở rộng phạm vi đến các thành phần ngoài doanh nghiệp để họ biết được những tiêu chuẩn đạo đức của doanh nghiệp.

+ Tính kịp thời và thích hợp của những hoạt động tiếp theo của nhà quản lý khi nhận được thông tin từ khách hàng, nhà cung cấp hay các thành phần khác bên ngoài doanh nghiệp.

1.2.5 Giám sát

Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định kiểm sốt nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay khơng và có cần thiết sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp hay không. Giám sát được thực hiện theo hai cách: giám sát thường xuyên và đánh giá định kỳ.

1.2.5.1 Giám sát thường xuyên

Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, do các nhà quản lý và nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình. Giám sát thường xuyên thường được áp dụng cho những yếu tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Ví dụ như: thơng qua việc tiếp nhận ý kiến của khách hàng, nhà cung cấp … hoặc các báo cáo hoạt động phát hiện các biến động bất thường.

- Đánh giá việc thực hiện những hoạt động thường xuyên tìm ra bằng chứng về hệ thống kiểm sốt nội bộ có nên thực hiện chức năng nữa hay không.

- Đánh giá về truyền thơng bên ngồi doanh nghiệp để làm rõ thông tin trong nội bộ hoặc chỉ ra những sự cố.

- Định kỳ đối chiếu số liệu trên sổ sách kế tốn với tài sản hiện có.

- Sự chú trọng đến kiến nghị của kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập về cải tiến kiểm soát nội bộ.

- Đánh giá về các buổi huấn luyện, hội thảo hoặc các cuộc họp khác để cung cấp thông tin phản hồi đến người quản lý về hoạt động kiểm sốt có hiệu quả hay khơng.

- Sự hiểu biết, tính tn thủ các chuẩn mực đạo đức và việc thực hiện các hoạt động kiểm soát thường xuyên của nhân viên.

- Sự hữu hiệu của những hoạt động kiểm toán nội bộ.

1.2.5.2 Đánh giá định kỳ

Đánh giá định kỳ được thực hiện thông qua chức năng kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập, nhằm phát hiện kịp thời những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ và tìm ra biện pháp hồn thiện.

Phụ thuộc vào mức độ của rủi ro mà phạm vi và tần suất đánh giá sẽ khác. Kiểm soát sẽ chỉ ra mức độ của những rủi ro và nếu khả năng xảy ra rủi ro cao thì thực hiện việc đánh giá thường xuyên hơn. Và phạm vi đánh giá cũng phụ vào những mục tiêu: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và mục tiêu tuân thủ.

Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tự bản thân nó là một quy trình. Người đánh giá phải hiểu mỗi một hoạt động của doanh nghiệp và mỗi yếu tố

3 0

cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ, và phải xác định làm sao để hệ thống thực sự hoạt động.

Có nhiều phương pháp và công cụ để đánh giá, bao gồm: bảng liệt kê những mục cần kiểm tra, bảng câu hỏi, biểu đồ, so sánh với các doanh nghiệp cùng và khác ngành để từ đó rút ra kinh nghiệm.

Thiết lập hồ sơ của hệ thống kiểm sốt nội bộ tùy thuộc vào quy mơ của doanh nghiệp, mức độ phức tạp của các yếu tố. Những doanh nghiệp lớn thường thiết lập sổ tay chính sách, biểu đồ tổ chức, bản mô tả công việc, hướng dẫn hoạt động … Những doanh nghiệp nhỏ thì hồ sơ kiểm sốt nội bộ đơn giản đơn.

* Các tiêu chí để đánh giá :

- Mục đích và tính thường xuyên của việc đánh giá định kỳ trong hệ thống kiểm soát nội bộ.

- Sự phù hợp của quy trình đánh giá.

- Phương pháp đánh giá là có hệ thống và thích hợp hay khơng. - Mức độ thích hợp của tài liệu.

1.2.5.3 Báo cáo phát hiện

Sự thiếu sót của hệ thống kiểm sốt nội bộ trong doanh nghiệp do nhiều nguồn, bao gồm thủ tục giám sát thường xuyên của doanh nghiệp, đánh giá định kỳ của hệ thống kiểm soát nội bộ và các thành phần bên ngoài.

Một trong những nguồn thơng tin quan trọng trong kiểm sốt những thiếu sót của báo cáo tài chính đó là hệ thống kiểm sốt nội bộ. Và việc phát hiện thiếu sót của kiểm sốt nội bộ không chỉ là nhân viên chịu trách nhiệm về chức năng hay hoạt động liên quan mà cịn có những người quản lý cấp trên của họ.

* Các tiêu chí để đánh giá báo cáo phát hiện :

- Sự tồn tại của kỹ thuật nhận dạng những thiếu sót trong kiểm sốt nội bộ.

- Sự phù hợp của báo cáo.

- Sự phù hợp của những hoạt động tiếp theo.

Một phần của tài liệu Hoàn thịện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại phú yên hiện nay (Trang 28)

Tải bản đầy đủ (DOCX)

(104 trang)
w