2.3 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ ở các doanh nghiệp trong mẫu
2.3.3 Thực trạng về hoạt động kiểm soát
Bảng 2.9 : Hoạt động kiểm soát
Câu hỏi
Số doanh nghiệp trả lời có theo mỗi loại hình doanh nghiệp
DN ĐTNN DN NN Cty CP Cty TNHH Tổng số
◆ Phân chia trách nhiệm
Nhân viên có kiêm nhiệm từ 2 đến 4 chức năng (phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản) khơng?
1/4 3/4 20/25 15/17 39/50
◆ Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin
1. Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống máy tính để hạch toán kế toán và lập các báo cáo tài chính khơng?
4/4 4/4 25/25 17/17 50/50 2. Doanh nghiệp có kiểm sốt tốt việc
bất thường khơng?
3. Hệ thống có bắt phải đăng nhập tên và mật khẩu của nhân viên sử dụng khơng?
2/4 1/4 8/25 2/17 13/50
4. Hệ thống có theo dõi q trình truy
cập của từng nhân viên khơng? 2/4 1/4 8/25 2/17 13/50 5. Hệ thống có ngăn chặn được đối
tượng bên ngoài tiếp cận hệ thống xử lý không ?
4/4 2/4 18/25 10/17 34/50 6. Dữ liệu đầu vào có được kiểm sốt
một cách chặt chẽ không ? 4/4 3/4 23/25 15/17 45/50
7. Nhân viên có thể sửa, xóa dữ liệu
trên hệ thống máy tính khơng? 2/4 3/4 15/25 13/17 33/50 8. Việc sửa, xóa của nhân viên có lưu
lại trên hệ thống máy tính ( thời gian, nội dung)?
1/4 0/4 8/25 5/17 14/50
◆ Bảo vệ tài sản
1. Có hạn chế sự tiếp cận và truy cập
vào tài sản, dữ liệu và thông tin không? 2/4 1/4 8/25 6/17 17/50 2. Định kỳ có kiểm kê tài sản khơng? 4/4 4/4 25/25 17/17 50/50
◆ Phân tích sốt xét
1. Định kỳ có đối chiếu số liệu tổng
hợp và chi tiết không? 4/4 4/4 25/25 17/17 50/50
số liệu thực tế và ghi chép trên sổ sách, phần mềm khơng?
3. Có đối chiếu số liệu được ghi chép giữa đơn vị với bên ngoài cho cùng một đối tượng kế tốn khơng?
1/4 0/4 6/25 3/17 10/50
4. Doanh nghiệp có thực hiện phân tích đối chiếu số liệu liên quan của doanh nghiệp với đối thủ cạnh tranh và các doanh nghiệp hoạt động trong ngành không?
2/4 0/4 3/25 1/17 6/50
● Về phân chia trách nhiệm: nhìn chung, theo kết quả trả lời từ các doanh
nghiệp ở bảng 2.9 cho thấy rằng, việc phân chia trách nhiệm thực hiện chưa tốt, nhân viên vẫn kiêm nhiệm giữa phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản, chưa có sự tách biệt giữa các chức năng này, nguyên nhân có thể là do khối lượng công việc trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ không nhiều, số lượng nhân viên hạn chế nên thường kiêm nhiệm các chức năng. Việc phân chia trách nhiệm là quan trọng để có thể giảm thiểu các sai sót, gian lận, nếu khơng thực hiện tốt sẽ dễ dẫn đến các sai sót, sai phạm và có thể là cố ý sai phạm, và từ đó ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. ● Về kiểm sốt q trình xử lý thông tin: các doanh nghiệp đều sử dụng hệ
thống máy tính để hạch tốn kế toán và lập các báo cáo tài chính, q trình kiểm sốt dữ liệu đầu vào được các doanh nghiệp thực hiện một cách chặt chẽ, và phần lớn các doanh nghiệp cũng thực hiện tốt việc ngăn chặn tiếp cận của các
đối tượng bên ngoài. Bảng 2.9 thể hiện kết quả thực tế về kiểm sốt xử lý thơng tin tại các doanh nghiệp.
Tuy nhiên việc xử lý thông tin trên hệ thống máy tính chưa được các doanh nghiệp thực hiện tốt, cụ thể như việc khai báo khi đăng nhập vào hệ thống và theo dõi được quá trình truy cập của nhân viên chỉ ít doanh nghiệp thực hiện được, đồng thời có khoảng 66% doanh nghiệp trong mẫu là nhân viên có thể sửa, xóa các dữ liệu kế tốn mà việc sửa, xóa này hệ thống máy tính chỉ có phần nhỏ doanh nghiệp là lưu lại dấu vết kiểm toán. Điều này rất nguy hiểm cho việc đảm bảo độ chính xác thông tin truy xuất từ hệ thống máy tính. Vì dễ dẫn đến các nhân viên thực hiện các hành vi gian lận. Có thể thấy rằng, các doanh nghiệp chưa chú trọng đúng mức đến vấn đề kiểm sốt hệ thống, đó là ngun nhân làm cho mục tiêu của kiểm sốt nội bộ khơng thực hiện tốt.
● Về bảo vệ tài sản : kết quả khảo sát cho thấy rằng các doanh nghiệp đều thực
hiện tốt việc kiểm kê tài sản theo định kỳ. Tuy nhiên, vì nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng và việc kiểm soát hệ thống chưa tốt, nên phần lớn các doanh nghiệp chưa có biện pháp hạn chế sự tiếp cận và truy cập vào tài sản, dữ liệu và thơng tin.
● Phân tích sốt xét : nhìn chung các doanh nghiệp đều thực hiện tốt việc kiểm tra
định kỳ giữa số liệu trên sổ sách, thực tế và phần mềm. Tuy nhiên, các doanh nghiệp chỉ mới dừng lại ở việc kiểm tra trong nội bộ doanh nghiệp, chứ chưa thực hiện việc đối chiếu với các đối tượng bên ngoài, cũng như việc thực hiện phân tích so sánh với các doanh nghiệp trong ngành. Có thể thấy rằng các doanh nghiệp chưa quan tâm đến các ảnh hưởng từ thị trường, do đó việc nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ chưa thật sự được họ chú ý đến.