3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp vừa và
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là một trong những nội dung quan trọng của nhà quản lý.Vận dụng lý luận kiểm soát nội bộ của Báo cáo COSO và căn cứ vào thực tế tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Phú Yên, xin đề xuất một số giải pháp nhằm giúp cho các doanh nghiệp có thể hồn thiện hoạt động đánh giá rủi ro, cụ thể như sau :
- Một trong những vấn đề quan trọng của đánh giá rủi ro là phải xác định được mục tiêu của doanh nghiệp, vì một sự kiện là rủi ro khi nó đe dọa đến mục tiêu doanh nghiệp. Do đó, cần xây dựng mục tiêu tổng thể trong hoạt động của doanh nghiệp và chi tiết cho từng bộ phận hay từng hoạt động có liên quan một cách rõ ràng, dễ hiễu và phải được phổ biến rộng rãi đến từng nhân viên để họ có thể căn cứ vào đó mà thực hiện cơng việc. Và khi các mục tiêu được đề ra thì nhà quản lý mới có thể nhận dạng đầy đủ và chính xác rủi ro, phân tích rủi ro và tìm ra các biện pháp để ngăn ngừa hay giảm thiểu tác hại của rủi ro ở mức mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được.
- Nhà quản lý cần thường xuyên hoặc định kỳ tổ chức các buổi thảo luận với các nhân viên trong các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp. Qua có có thể trao đổi thơng tin, từ đó nhà quản lý có một cái nhìn tổng thể về các vấn đề mà doanh nghiệp sẽ gặp phải và nhận biết những rủi ro đang đe dọa đến mục tiêu của doanh nghiệp, trên cơ sở đó nhà quản lý có thể phân tích và đưa ra các giải pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể để có thể hạn chế những rủi ro xảy ra làm ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm sốt
Hoạt động kiểm sốt muốn có hiệu quả thì doanh nghiệp phải thiết lập và thực hiện nghiêm túc các thủ tục kiểm soát. Vận dụng lý luận kiểm soát nội bộ
của Báo cáo COSO và căn cứ vào thực tế tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Phú Yên, xin đề xuất một số giải pháp nhằm giúp cho các doanh nghiệp có thể hồn thiện hoạt động kiểm soát, cụ thể như sau :
- Việc phân chia trách nhiệm phải rõ ràng, phù hợp, tránh trường hợp kiêm nhiệm nguy hiểm có thể dẫn đến gian lận và sai sót. Tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ số lượng nhân viên cũng không nhiều, nên việc phân chia trách nhiệm sẽ khó khăn. Tuy nhiên, nếu có thể thì doanh nghiệp cần chú ý phân chia tách biệt giữa các chức năng như : Nhân viên bảo quản tài sản thì khơng được thực hiện cơng tác kế tốn, vì khi nhân viên thực hiện hai cả chức năng này, sẽ có rủi ro là nhân viên đó có thể dễ dàng tham ơ tài sản mà họ bảo quản và điều chỉnh lại báo cáo sổ sách để giảm bớt trách nhiệm cá nhân. Đồng thời, doanh nghiệp cần quy định rõ ràng về phân định quyền xét duyệt và thực hiện các nghiệp vụ, ví dụ như người làm kế tốn thanh tốn khơng thể kiêm chức năng mua hàng hóa. Nhưng nếu khơng thể tách biệt giữa các chức năng vì hạn chế về số lượng nhân viên, thì các doanh nghiệp có thể thực hiện thay đổi nhiệm vụ giữa các nhân viên để đảm bảo sự giám sát lẫn nhau giữa các nhân viên, đồng thời cũng phải chú ý đến mối quan hệ giữa các nhân viên thực hiện trong quy trình kiểm sốt để tránh khả năng các nhân viên có thể thơng đồng với nhau. Nếu doanh nghiệp thực hiện tốt việc phân định quyền hạn và trách nhiệm cho từng phòng ban, bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp thì sẽ giảm thiểu được các gian lận, sai sót xảy ra và góp phần làm cho hoạt động kiểm sốt sẽ thực hiện hiệu quả.
- Kiểm tra chứng từ kế toán: chứng từ kế toán trong doanh nghiệp cần được kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trên chứng từ. Bảo đảm chứng từ có biểu mẫu phù hợp, chứng từ phải được đánh số
liên tục, đồng thời phải quy định cụ thể về quy trình luân chuyển chứng từ và lưu chứng từ gắn liền với trách nhiệm của từng phịng ban, bộ phận và cá nhân có liên quan để phịng ngừa khi có sự cố xảy ra.
- Hiện tại, các doanh nghiệp trong tỉnh đang gặp khó khăn về ứng dụng thông tin trong quản lý. Nhưng các doanh nghiệp có sử dụng hệ thống máy tính cho việc thực hiện cơng tác kế tốn thì cần kiểm sốt chặt chẽ quá trình truy cập hệ thống. Cụ thể: phần mềm mà doanh nghiệp sử dụng phải đảm bảo khi truy cập vào hệ thống cần phải có khai báo người dùng, đăng nhập mật khẩu đối với nhân viên truy cập, và phân quyền truy cập hệ thống căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ của từng nhân viên mà cấp quyền cho nhân viên đó được quyền thêm, xem, sửa hoặc xóa dữ liệu trên hệ thống. Việc phân quyền sẽ kiểm soát được đối tượng sử dụng phần mềm, đảm bảo an tồn dữ liệu, thơng tin và hạn chế được việc tiếp cận, chỉnh sửa, thay đổi dữ liệu bởi những đối tượng không đúng chức năng. Đồng thời, để đảm bảo độ tin cậy của các thơng tin kế tốn từ hệ thống thì trong hệ thống máy tính của doanh nghiệp phải có chức năng tự động lưu lại các dấu vết kiểm tốn trong việc thêm, xóa hay chỉnh sửa dữ liệu, tuy nhiên việc lưu lại này có hiệu quả khi nó đảm bảo tính bảo mật và chỉ có nhà quản lý cấp cao mới có quyền xem các nội dung này, tránh trường hợp có lưu lại dấu vết nhưng dấu vết này nhân viên có thể xóa được.
- Doanh nghiệp cần bảo vệ tốt tài sản vật chất của mình như tiền mặt tồn quỹ, các chứng từ có giá trị như tiền, bảo vệ và bảo dưỡng các vật tư trang thiết bị… để hạn chế mất mát, hao hụt hay sử dụng khơng đúng mục đích. Khi doanh nghiệp thực hiện việc phân định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng cá nhân và phòng ban tránh việc kiêm nhiệm giữa chức năng bảo quản và thực hiện ghi chép kế toán, và việc kiểm soát về vật chất như kiểm kê vật tư,
kiểm kê tài sản, giám sát việc nhập xuất vật tư … sẽ đảm bảo tốt việc bảo vệ tài sản.
3.2.4 Giải pháp hồn thiện thơng tin và truyền thông
Hệ thống thông tin và truyền thơng hiệu quả sẽ góp phần đưa ra những quyết định phù hợp trong quản trị và trong kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Vận dụng lý luận kiểm soát nội bộ của Báo cáo COSO và căn cứ vào thực tế tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Phú Yên, xin đề xuất một số giải pháp nhằm giúp cho các doanh nghiệp có thể hồn thiện thơng tin và truyền thông, cụ thể như sau :
- Để thông tin của doanh nghiệp được cung cấp đến đúng cấp có thẩm quyền một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ thơng tin cần thiết thì trước tiên doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống dữ liệu bao gồm văn bản, quy định của nhà nước, các quy định trong nội bộ doanh nghiệp liên quan đến từng bộ phận, và sau đó cần phải phổ biến một cách rõ ràng, chi tiết đến từng bộ phận, phòng ban nhằm đảm bảo rằng nhân viên ở mọi cấp đều có thể hiểu và nắm bắt được các thông tin này.
- Doanh nghiệp cần xây dựng kênh thông tin để nhân viên chia sẻ, đóng góp ý kiến, báo cáo về những hành vi sai phạm, sự cố bất thường trong doanh nghiệp. Những cuộc họp định kỳ giữa nhân viên và nhà quản lý doanh nghiệp thì nhân viên có thể khơng mạnh dạn để đưa ra ý kiến của họ, nên doanh nghiệp cần có kênh thơng tin hữu hiệu hơn bằng cách để các thùng thư góp ý, hay nếu doanh nghiệp có nối mạng thì tạo hộp thư điện tử để nhân viên có thể dễ dàng phản ánh, khiếu nại hay đóng góp những ý kiến sáng tạo cho doanh nghiệp. Và đồng thời doanh nghiệp cần phải có một ban hay cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thơng tin và chuyển đến cấp có thẩm quyền để xử lý.
- Thơng tin trong doanh nghiệp cần được bảo vệ để tránh sự truy cập của những đối tượng khơng có thẩm quyền và đảm bảo khơi phục được khi có sự cố mất thông tin xảy ra, do vậy doanh nghiệp cần lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu, và có phương pháp lưu trữ thơng tin đảm bảo rằng khi có sự cố xảy ra như thiên tai, hỏa hoạn hay mất dữ liệu phải được phục hồi nhanh chóng để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tiếp tục hoạt động.
3.2.5 Giải pháp hoàn thiện giám sát
Kiểm tra và giám sát thường xuyên, định kỳ các hoạt động trong doanh nghiệp có tác dụng giúp cho doanh nghiệp thấy được các thiếu sót, khiếm khuyết trong thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ. Vận dụng lý luận kiểm soát nội bộ của Báo cáo COSO và căn cứ vào thực tế tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Phú Yên, xin đề xuất một số giải pháp nhằm giúp cho các doanh nghiệp có thể hồn thiện hoạt động giám sát, cụ thể như sau :
- Giám sát thường xuyên : doanh nghiệp cần chú ý đến việc thu thập thông tin từ các bộ phận trong doanh nghiệp và các thông tin phản hồi từ bên ngồi như thu thập thơng tin từ khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để có thể kịp thời phát hiện thiếu sót và tìm biện pháp kịp thời điều chỉnh các hoạt động chưa phù hợp. Việc thu thập thơng tin có thể thực hiện bằng cách doanh nghiệp có thể để thùng thư góp ý hoặc có thể tạo một địa chỉ email để họ có thể góp ý hoặc trao đổi thơng tin với doanh nghiệp.
Các nhà quản lý các cấp cũng phải thường xuyên kiểm tra, giám sát và trao đổi, thảo luận với nhân viên trong phạm vi của mình quản lý để có thể phát hiện được những chỗ chưa phù hợp, hoặc những rủi ro có thể gặp phải và báo cáo cho nhà quản lý cấp cao để tìm biện pháp khắc phục.
- Đánh giá định kỳ: doanh nghiệp cần phải ghi nhận các kiến nghị của các cơ quan kiểm tra, thanh tra liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp có quy mơ vừa thì nên xây dựng hệ thống kiểm tốn nội bộ, nhưng để xây dựng được hệ thống kiểm tốn nội bộ thì khơng phải doanh nghiệp nào cũng có thể dễ dàng thực hiện được, các nhà quản lý phải nhận thức được vai trò của kiểm tốn nội bộ và cũng cần phải có thời gian đào tạo được nguồn nhân lực có chun mơn, kinh nghiệm và kỹ năng về lĩnh vực này. Đồng thời, nếu doanh nghiệp có kinh phí thì có thể mời kiểm toán viên độc lập về để kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp. Thông qua ý kiến của đóng góp của kiểm tốn viên nội bộ, kiểm toán viên độc lập hay các kiến nghị của cơ quan thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp có thể đánh giá và phát hiện kịp thời những thiếu sót, yếu kém, khơng phù hợp, khiếm khuyết của hệ thống kiểm sốt nội bộ của mình và tìm biện pháp để nhanh chóng sửa đổi để kiểm soát nội bộ thực sự hoạt động hiệu quả.
8 0
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Trên cơ sở lý thuyết kiểm sốt nội bộ và tình hình thực tế tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại tỉnh Phú Yên, làm căn cứ để đề xuất các giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Với sự phát triển của nền kinh tế, môi trường kinh doanh liên tục thay đổi thì doanh nghiệp cũng cần có những thay đổi cho phù hợp. Do đó, với một hệ thống kiểm soát hữu hiệu là rất cần thiết để có thể giúp cho doanh nghiệp ngăn chặn, hạn chế các rủi ro xảy ra làm ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp và cũng như việc hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.
Với các giải pháp hỗ trợ từ phía nhà nước và các thành phần khác bên ngồi doanh nghiệp sẽ góp phần tạo nền tảng lý thuyết cơ bản về kiểm soát nội bộ cho nhà quản lý của các doanh nghiệp có đủ khả năng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đáp ứng với sự phát triển nền kinh tế hiện nay.
Cùng với đó là các giải pháp xuất phát từ phía doanh nghiệp vừa và nhỏ nhằm giúp cho các doanh nghiệp có thể sửa đổi những điểm còn tồn tại, khiếm khuyết và hoàn thiện từng yếu tố hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
KẾT LUẬN
Với một hệ thống kiểm sốt hoạt động hữu hiệu là cần thiết cho cơng tác quản lý doanh nghiệp trong điều kiện nền kinh tế phát triển hiện nay. Do vậy, các doanh nghiệp, mà quan trọng là các nhà quản lý cần phải nhận thức đúng và có những hành động cần thiết đối với thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ phù hợp với quy mô, hoạt động của doanh nghiệp mình.
Trong tồn bộ nội dung của luận văn, từ việc nghiên cứu lý thuyết, khảo sát tình hình thực tế tại các doanh nghiệp điển hình và đề xuất các giải pháp nhằm mục đích hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại tỉnh Phú Yên.
Với những nội dung luận văn nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ, luận văn đã đạt được những nghiên cứu nhất định :
- Làm rõ sự phát triển hệ thống lý luận về kiểm sốt nội bộ.
- Vận dụng tiêu chí đánh giá các yếu tố hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo báo cáo COCO để xây dựng bảng câu hỏi nhằm mục đích khảo sát thực tế về kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ có chọn lọc và căn cứ vào thực tế đó đề xuất các giải pháp hồn thiện cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại tỉnh Phú Yên.
Qua kết quả nghiên cứu, mong rằng các giải pháp đã đề xuất trong luận văn có thể góp phần hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong tương lai giúp cho việc kiểm soát hiệu quả hơn các hoạt động của doanh nghiệp.
Tài liệu tiếng Anh
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (1992), Internal control – Intergrated Framework, Including Executive Summary.
2. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (1992), Internal control – Intergrated Framework, Evaluation Tools.
Tài liệu tiếng Việt
3. Bộ tài chính, Hệ thống các văn bản hiện hành có liên quan đến kế tốn, kiểm toán, kiểm soát nội bộ.
4. Khoa Kế toán – kiểm toán trường Đại học kinh tế TP. Hồ Chí Minh (2009), Kiểm tốn, Nhà xuất bản lao động xã hội.
5. Khoa Kế toán – kiểm toán trường Đại học kinh tế TP. Hồ Chí Minh (2008), Hệ thống thơng tin kế tốn, Nhà xuất bản lao động xã hội.
6. Khoa kế toán – kiểm toán trường Đại học kinh tế TP. Hồ Chí Minh (2008), Bài giảng các mơn học Kiểm tốn, Hệ thống thơng tin kế tốn hệ cao học.
7. Phan Trung Kiên (2008), Kiểm toán lý thuyết và thực hành, Nhà xuất bản tài chính.
8. Vũ Hữu Đức, Nguyễn Phan Quang, Diệp Quốc Huy (1999), Kiểm toán nội
bộ - Khái niệm và quy trình, Nhà xuất bản thống kê.
9. Vũ Hữu Đức (2003), Tổng quan về kiểm soát nội bộ, Tài liệu hội thảo
khoa học Khoa kế toán – Kiểm toán trường Đại học kinh tế TP. Hồ Chí Minh.
10.Ngơ Trần Thị Minh Thúy (2004), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ
nhìn từ góc độ một doanh nghiệp vừa và nhỏ, Luận văn thạc sỹ kinh tế.