1.4 Khái quát doanh nghiệp vừa và nhỏ
1.4.2 Kiểm soát nội bộ áp dụng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Báo cáo
COSO
Theo Báo cáo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể khác hơn so với các doanh nghiệp lớn, cụ thể như sau :
●Môi trường kiểm sốt
Yếu tố mơi trường kiểm sốt trong doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể khác hơn với doanh nghiệp lớn. Ví dụ, một doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể khơng cần có văn bản chuẩn mực đạo đức, nhưng khơng cần thiết khơng có nghĩa là doanh nghiệp khơng có văn hóa mà điều quan trọng là trong doanh nghiệp có hành vi ứng xử chính trực và đúng nội quy. Trách nhiệm của giám đốc điều hành, hay chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý cấp cao về tính chính trực và hành vi đạo đức có thể được truyền đạt trong các cuộc họp với nhân viên.
Chính sách nhân sự có thể khơng thực hiện cụ thể như các doanh nghiệp lớn. Việc thực hiện và ban hành chính sách nhân sự cũng có thể tồn tại và được thơng báo. Nhà quản lý thông báo rõ ràng mong đợi của họ về việc tuyển dụng nhân viên phải phù hợp với cơng việc, và có thể có quy trình tuyển dụng nhân viên.
Vì chi phí nên các doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ cần một người cho việc vận hành kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Sẽ khó khăn hơn và tốn chi phí để doanh nghiệp vừa và nhỏ thuê ngồi các nhà quản lý, và điều này thì khơng cần thiết.
●Đánh giá rủi ro
Thiết lập quy trình đánh giá rủi ro trong doanh nghiệp vừa và nhỏ đơn giản hơn so với doanh nghiệp lớn, nhưng về cơ bản thì các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ phải được thiết lập đầy đủ cho mọi quy mô doanh nghiệp.
Quy trình nhận dạng và phân tích rủi ro mà ảnh hưởng đến hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp sẽ được nhà quản lý cấp cao thu thập thông tin trực tiếp từ nhân viên và các đối tượng bên ngồi doanh nghiệp thơng qua tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, kiểm toán viên độc lập và các đối tượng bên ngoài khác.
Trong những doanh nghiệp vừa và nhỏ kỹ thuật về quản lý những rủi ro thường xuyên cũng như những rủi ro xuất hiện do điều kiện thay đổi (luật lệ mới, kinh tế suy giảm, hay mở rộng sản xuất) có thể có hiệu quả cao. Những cuộc họp giữa nhà quản lý cấp cao với trưởng các phòng ban, bộ phận và đối tượng bên ngồi nhằm cung cấp thơng tin giúp ích xác định rủi ro và từ đó có thể phân tích rủi ro và đưa ra các quyết định kịp thời.
●Hoạt động kiểm soát
Khái niệm cơ bản về hoạt động kiểm soát trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ không khác nhiều so với những doanh nghiệp lớn, nhưng thủ tục hoạt động sẽ khác.
Sự phù hợp trong phân chia nhiệm vụ trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp khó khăn. Mỗi doanh nghiệp chỉ có một ít nhân viên, tuy nhiên có thể trách nhiệm của họ vừa thực hiện việc kiểm tra và cân đối.
Kiểm soát hệ thống thơng tin, đặc biệt là kiểm sốt tồn bộ máy tính và đặc biệt hơn là kiểm sốt bảo vệ truy cập có thể là vấn đề cần bàn bạc đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
●Thông tin và truyền thơng
Vai trị của hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng giống như trong những doanh nghiệp lớn. Ngày nay với kỹ thuật thông tin và máy tính, thơng tin nội bộ có thể được xử lý hữu hiệu và hiệu quả trong hầu hết
các doanh nghiệp. Hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp này cũng có thể nhận dạng và báo cáo những thơng tin bên ngồi doanh nghiệp, những hoạt động và những điều kiện, nhưng hiệu quả đến mức độ nào thì cịn phụ thuộc vào khả năng của nhà quản lý cấp cao để giám sát những thơng tin bên ngồi.
Hiệu quả của truyền thông nội bộ giữa nhà quản lý cấp cao và nhân viên trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể dễ dàng đạt hiệu quả hơn các doanh nghiệp lớn vì có ít cấp quản lý hơn.
●Giám sát
Hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp vừa và nhỏ được thực hiện bởi nhà quản lý cấp cao. Thực hiện kiểm soát trong các doanh nghiệp này không bao gồm tất cả các mặt hoạt động. Người chủ doanh nghiệp có lẽ thường chỉ kiểm tra nhà máy, nhà kho và so sánh hàng tồn kho thực tế với số liệu trên sổ sách.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường ít đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Những doanh nghiệp vừa có thể có kiểm tốn nội bộ thực hiện đánh giá. Những doanh nghiệp nhỏ hơn thì có lẽ kế toán viên thực hiện chức năng đánh giá hệ thống. Một số doanh nghiệp yêu cầu kiểm toán viên độc lập thực hiện đánh giá hệ thống kiểm sốt nhằm cung cấp những thơng tin hữu hiệu cho nhà quản lý cấp cao.
Do các doanh nghiệp vừa và nhỏ bị giới hạn về cơ cấu tổ chức hơn, sự thiếu hụt từ thủ tục kiểm sốt có thể dễ dàng được truyền đạt đến đúng người. Nhân sự trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường hiểu biết rõ ràng những vấn đề cần được báo cáo cho cấp trên.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong nội dung của chương 1 đã trình bày những điểm cơ bản về cơ sở lý luận của kiểm soát nội bộ theo báo cáo COSO năm 1992.
Theo báo cáo COSO năm 1992, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 yếu tố: mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thông, giám sát. Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của doanh nghiệp mà hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập khác nhau. Nhưng để hoạt động hiệu quả, một hệ thống kiểm sốt nội bộ cần có 5 yếu tố này.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như : giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, đảm bảo tính chính xác về số liệu kế toán và báo cáo tài chính…Nhưng vì hệ thống kiểm sốt nội bộ có những hạn chế vốn có nên khơng thể đảm bảo tuyệt đối mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu đề ra của doanh nghiệp. Vì vậy, các nhà quản lý cần tìm cách để giới hạn chúng ở mức độ chấp nhận được.
Trong nội dung của chương tiếp theo, dựa trên cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ của chương 1, chương 2 sẽ trình bày thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Tỉnh Phú Yên.
CH
ƯƠ NG 2 :
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ở CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TẠI TỈNH PHÚ YÊN
Xuất phát từ nội dung trong chương 1, phân tích các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ. Báo cáo COSO năm 1992 đã đưa ra công cụ đánh giá tồn diện kiểm sốt nội bộ trong một tổ chức. Phần tiếp theo trong chương 2, sẽ đề cập đến việc khảo sát thực trạng và từ đó đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại tỉnh Phú Yên dựa vào công cụ đánh giá COSO.
2.1 Đặc điểm các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại tỉnh Phú Yên
Hiện nay, với việc đổi mới cơ chế, chính sách và khuyến khích sự phát triển các doanh nghiệp, cùng với chương trình hành động của tỉnh về hỗ trợ phát triển doanh nghiệp vừa và nhỏ nên đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong tỉnh Phú Yên tăng về số lượng doanh nghiệp và ngày càng đa dạng, mở rộng sang nhiều lĩnh vực, đồng thời các doanh nghiệp đã chú trọng xây dựng thương hiệu và phát triển doanh nghiệp để có thể nâng cao khả năng cạnh tranh.
Tuy doanh nghiệp ở Phú Yên phát triển nhanh về số lượng, nhưng trước tác động của khủng hoảng tài chính, suy thối kinh tế toàn cầu, khối doanh nghiệp này đã bộc lộ những tồn tại bất cập. Khơng ít những doanh nghiệp phải thu hẹp quy mô hoặc chấp nhận phá sản, giải thể. Khó khăn mà doanh nghiệp Phú Yên đang gặp phải là năng lực cạnh tranh còn hạn chế do phần lớn các doanh nghiệp chưa xây dựng được thương hiệu, việc đầu tư đổi mới thiết bị công nghệ, ứng dụng thông tin trong quản lý, trong hoạt động thương mại còn hạn chế do việc tiếp cận các nguồn vốn tín dụng cịn gặp nhiều khó khăn. Đội ngũ những người quản lý doanh nghiệp mới thành lập tuy có trình độ song chưa được đào tạo bài bản, một số doanh nghiệp chưa thực hiện tốt chính sách an sinh xã hội
4 0
đối với người lao động, vi phạm các chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, vệ sinh, an toàn lao động… nên đã ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp này.