2.3 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ ở các doanh nghiệp trong mẫu
2.3.1.6 Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Bảng 2.6 : Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Câu hỏi
Số doanh nghiệp trả lời có theo mỗi loại hình doanh nghiệp
DN ĐTNN DN NN Cty CP Cty TNHH Tổng số
1. Việc phân định quyền hạn và trách
định rõ ràng bằng văn bản không? 2. Doanh nghiệp có lập bảng mô tả công việc cụ thể cho từng nhân viên để cụ thể hóa trách nhiệm và quyền hạn của họ không?
2/4 1/4 11/25 7/17 21/50
3. Nhân viên có biết chính xác hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến cá nhân và các bộ phận khác không?
2/4 1/4 10/25 7/17 20/50
4. Có sự tương xứng giữa số lượng và năng lực của nhân viên với mức độ công việc và quy mô của doanh nghiệp không?
3/4 1/4 18/25 11/17 33/50
Theo kết quả khảo sát, việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các phòng ban đều được quy định rõ ràng và không bị trùng lắp, việc sắp xếp số lượng và đánh giá năng lực của nhân viên để bố trí theo mức độ cơng việc, và quy mơ của doanh nghiệp được phần lớn các doanh nghiệp thực hiện. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể thực hiện được mục tiêu chung trong toàn doanh nghiệp.
Tuy nhiên, chỉ có một số doanh nghiệp có bảng mơ tả cơng việc để phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên, và do đó sẽ làm cho nhân viên cũng chưa hiểu được hết nhiệm vụ cần thực hiện và công việc của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến nhân viên khác, và các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Vì vậy, nếu khi có sự cố xảy ra, có thể sẽ khơng giải quyết kịp thời vì chưa biết
5 0
nhiệm vụ này của ai, và cũng có thể các nhân viên đùn đẩy trách nhiệm lẫn nhau. Do đó, có thể ảnh hưởng đến hoạt động kiểm sốt nội bộ.
2.3.1.7 Chính sách nhân sự
Qua kết quả khảo sát cho thấy rằng các doanh nghiệp đều quan tâm đến việc tuyển dụng và phát triển đội ngũ nhân viên có năng lực phù hợp với yêu cầu công việc và đảm bảo cho sự phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các doanh nghiệp đều đưa ra các tiêu chí về chun mơn và các kiến thức hỗ trợ khác để tuyển dụng nhân viên đảm bảo phù hợp với các vị trí cần tuyển dụng. Đồng thời, với các nhân viên mới được tuyển dụng thì các nhà quản lý đều có những hướng dẫn về nhiệm vụ và trách nhiệm của họ trong doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên mới có thể thực hiện tốt cơng việc của mình.
Khi sử dụng nhân viên, đa số các doanh nghiệp được khảo sát đều thực hiện tương đối tốt, chẳng hạn như có các quy định rõ ràng về khen thưởng và xử phạt, có các biện pháp xử lý thích đáng đối với từng vi phạm ( nhắc nhở, chuyển cơng tác khác, kỷ luật …), có các tiêu chuẩn đề bạt… Bảng 2.7 dưới đây sẽ cung cấp thơng tin về chính sách nhân sự của các doanh nghiệp được khảo sát.
Bảng 2.7 : Chính sách nhân sự
Câu hỏi
Số doanh nghiệp trả lời có theo mỗi loại hình doanh nghiệp
DN ĐTNN DN NN Cty CP Cty TNHH Tổng số 1. Có những chính sách và thủ tục cho việc tuyển dụng và phát triển đội ngũ nhân viên trung thực và có năng lực chuyên môn nhằm đáp ứng cho hệ
4/4 2/4 19/25 12/17 37/50
thống kiểm sốt nội bộ hiệu quả khơng?
2. Có các biện pháp điều chỉnh phù hợp đối với các nhân viên có hành động sai lệch so với chính sách và thủ tục quy định (nhắc nhở, chuyển công việc khác, kỷ luật hoặc sa thải ) không?
4/4 2/4 20/25 13/17 39/50
3. Doanh nghiệp có quy định rõ ràng
về việc khen thưởng và xử phạt không? 4/4 3/4 22/25 11/17 40/50 4. Doanh nghiệp có thường xuyên tổ
chức đào tạo, tập huấn để nâng cao trình độ của nhân viên không?
3/4 1/4 9/25 3/17 16/50
5. Nhân viên mới có được hướng dẫn về trách nhiệm của họ và yêu cầu từ nhà quản lý không?
4/4 4/4 25/25 17/17 50/50 6. Doanh nghiệp có tổ chức họp định
kỳ với nhân viên để xem xét q trình thực hiện cơng việc và những đề nghị của cấp dưới không?
2/4 1/4 11/25 8/17 22/50
7. Định kỳ có thay đổi nhiệm vụ của nhân viên để tránh và phát hiện gian lận, sai sót có thể xảy ra khơng?
2/4 0/4 4/25 3/17 9/50
8. Có các tiêu chuẩn đề bạt, kỹ thuật
viên, và mối quan hệ về nguyên tắc đạo đức và các hành vi khác không?
Tuy nhiên, việc tổ chức đạo tạo, tập huấn hoặc cho nhân viên tham gia các lớp đạo tạo để nâng cao trình độ chun mơn vẫn chưa được nhiều doanh nghiệp chú ý đến. Điều này sẽ ảnh hưởng đến khả năng phát huy sáng tạo của nhân viên, cũng như mở mang kiến thức trong điều kiện hội nhập hiện nay. Nhưng có thể xuất phát từ nguyên nhân là do trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhân viên kiêm nhiệm nhiều cơng việc nên rất khó cho việc sắp xếp thời gian để được học tập nâng cao chun mơn, và chi phí cho việc đạo tạo trong các doanh nghiệp này ít, nên nếu có thì chỉ đào tạo cho những nhà quản lý.
Việc tổ chức họp định kỳ giữa nhà quản lý với nhân viên để xem xét quá trình thực hiện cơng việc cũng như những đề nghị của nhân viên chỉ có số ít doanh nghiệp thực hiện, vì thường các nhà quản lý chỉ nắm bắt công việc qua các trưởng, phó bộ phận có liên quan. Điều này có thể dẫn đến các nhà quản lý sẽ không biết rõ năng lực của nhân viên để từ đó có thể đào tạo, hoặc phát huy năng lực của họ.
Theo kết quả khảo sát cho thấy ít doanh nghiệp thực hiện việc thay đổi nhiệm vụ của nhân viên để có thể phát hiện gian lận và sai sót. Tuy nhiên, có thể là do mỗi nhân viên đã cố định vị trí làm việc, hoặc nhân viên trong những doanh nghiệp này thường kiêm nhiệm một số công việc, nên việc thay đổi nhiệm vụ sẽ làm đảo lộn cơng việc và có thể nhân viên khơng dễ dàng quen với vị trí mới, nên có thể hiệu quả công việc không cao. Nhưng nếu các doanh nghiệp thực hiện được điều này, thì sẽ làm tăng hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.