6. Cấu trúc của đề tài
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.4. nghĩa của tài liệu lưu trữ nghe –nhìn
1.1.4.1. Về chính trị
Trong lịch sử đấu tranh chính trị, ngoại giao, chúng ta đã chứng kiến sự đóng góp to lớn của những bằng chứng lịch sử từ tài liệu nghe - nhìn. Qua những bức ảnh tư liệu quý giá về hai cuộc kháng chiến, về những sự kiện chính trị... tài liệu nghe nhìn đã đóng góp những bằng chứng lịch sử vơ cùng q giá cho lịch sử đấu tranh chính trị và ngoại giao của của đất nước. Khơng có loại hình tài liệu nào có sức thuyết phục cao như tài liệu nghe - nhìn, chỉ có phim, ảnh mới có thể trực tiếp đưa lại cho người xem những chứng kiến về các sự kiện lịch sử như về cuộc chiến tranh phi nghĩa mà đế quốc Mỹ đã gây ra ở Việt Nam, qua đó tranh thủ được sự đồng tình của các dân tộc u chuộng hồ bình trên thế giới đối với dân tộc Việt Nam, ủng hộ cuộc đấu tranh vì chính nghĩa của chúng ta trong thời điểm đó.
Tài liệu lưu trữ nghe- nhìn cịn được sử dụng để tuyên truyền giáo dục truyền thống yêu nước, tinh thần lao động cần cù, sáng tạo của nhân dân. Tài liệu lưu trữ nghe nhìn là bằng chứng tin cậy để vạch trần tội ác chiến tranh của đế quốc xâm lược và bọn tay sai bán nước. Đặc biệt, tài liệu lưu trữ nghe
18
nhìn là minh chứng khẳng định chủ quyền lãnh thổ quốc gia. Điều này được thể hiện rõ nhất trong các tài liệu nghe nhìn có chứa đựng nội dung về cắm mốc biên giới và cầu biên giới Việt - Trung đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Nhờ có khối tài liệu này, Đảng và Nhà nước Việt Nam đã có đầy đủ cơ sở pháp lý để khẳng định độc lập chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ với các quốc gia láng giềng như Trung Quốc, Lào và Campuchia. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ nghe nhìn cũng giúp cho các nhà nghiên cứu trong và ngoài nước tiếp cận được nguồn tài liệu sống động nhất bằng hình ảnh và âm thanh về âm mưu thủ đoạn của các thế lực thù địch, về tội ác chiến tranh của Mỹ và tay sai.
1.1.4.2. Về kinh tế
Trong sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế đất nước, bên cạnh các cơng trình hiện đại mới xây dựng, các cơng trình lịch sử, văn hố cũng được trùng tu cải tạo lại. Tài liệu nghe-nhìn có thể được phát huy tác dụng của mình trong việc cung cấp những hình ảnh chân thực, đúng nguyên mẫu, kiến trúc của cơng trình, giúp cho việc trùng tu được nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và tiền của.
Ở nước ta hiện nay còn lưu giữ được nhiều tài liệu lưu trữ nghe nhìn về các cơng trình trọng điểm của đất nước như : Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, cơng trình nhà máy thuỷ điện Hồ Bình, cơng trình đường dây tải điện 500KW Bắc Nam, Hầm đèo Hải Vân …
1.1.4.3. Về nghiên cứu lịch sử
Tài liệu lưu trữ nghe nhìn ghi lại trực tiếp các sự kiện, các hiện tượng diễn ra trong tự nhiên, trong xã hội. Với sự tiến bộ của khoa học - công nghệ, các sự kiện trọng đại của đất nước, các hoạt động chủ yếu của các ngành, các cấp hoặc các hiện tượng đặc biệt diễn ra trong tự nhiên như nhật thực, nguyệt thực, động đất, núi lửa, sóng thần, bão, lụt... được ghi lại trực tiếp từ khi diễn ra đến khi kết thúc. Hình ảnh và âm thanh của các sự kiện, các hiện tượng
19
được ghi lại là hồn tồn khách quan, có độ chính xác, độ tin cậy cao. Đó là nguồn sử liệu vơ cùng q báu phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử dân tộc, lịch sử ngành, địa phương, tiểu sử của cá nhân, nghiên cứu các quy luật vận động của tự nhiên.
1.1.4.4. Về văn hóa
Tài liệu lưu trữ nghe nhìn phản ánh các hoạt động và thành tựu của con người trong lĩnh vực văn hoá như nghiên cứu khoa học, phát minh sáng chế, văn học, nghệ thuật. Tài liệu lưu trữ nghe nhìn được sử dụng phục vụ thiết thực cho cơng tác nghiên cứu phê bình trong lĩnh vực văn hố. Kết quả nghiên cứu sẽ là cơ sở lý luận để xây dựng đường lối, chủ trương chính sách, kế hoạch phát triển các ngành trong lĩnh vực văn hoá. Đối với nhân dân, tài liệu lưu trữ nghe nhìn là phương tiện không thể thiếu trong đời sống tinh thần. Thông qua tài liệu lưu trữ nghe nhìn và phương tiện sử dụng tài liệu, con người được thưởng thức các tác phẩm nghệ thuật các chương trình biểu diễn đặc sắc như ca, múa, nhạc, kịch... ở trong nước và trên thế giới.
1.2. Cơ sở pháp lý về công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn
1.2.1. Văn bản quản lý của nhà nước về bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn.
Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, văn hố, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử tiêu biểu phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử khoa học và hoạt động thực tiễn. Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình,
20
băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác; trong trường hợp khơng cịn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
Do tính chất và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ quốc gia được Nhà nước khẳng định như vậy, nên bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ quốc gia đã, đang và mãi mãi vẫn là một trong những nhiệm vụ cơ bản của ngành lưu trữ. Chính vì vậy, Đảng và Nhà nước đã có những văn bản quy định về bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Cụ thể:
- Tại Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI năm 1986 Đảng ta đã giao nhiệm vụ cho ngành lưu trữ là phải “Bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia”.
- Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 cũng quy định: “Nghiêm cấm tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ quốc gia” và yêu cầu “Các cơ quan lưu trữ Nhà nước trong phạm vi được phân cấp quản lý phải thực hiện những biện pháp cần thiết để đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ quốc gia”;
- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 quy định tại Điều 9: “Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia”; Điều 17 quy định: “Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ”;
- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 quy định tại mục 2 về: “ Sử dụng tài liệu lưu trữ” trong đó quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân; Phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật.
21
- Luật Lưu trữ năm 2011. Luật Lưu trữ ra đời không chỉ đáp ứng các yêu cầu của công tác lưu trữ trong bối cảnh đổi mới và hội nhập mà còn tạo ra cơ sở pháp lý vững chắc cho việc cụ thể hóa thành các văn bản quản lý ngành, văn bản hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ sau này, mang tới sự chặt chẽ về luật pháp cho mỗi văn bản được ban hành, Bảo quản và khai tác sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng được đề cập, cụ thể tại Điều 4 Luật Lưu trữ quy định : “ Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo
vệ, bảo quản an tồn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phơng hưu trữ quốc gia Việt Nam ”. Ngồi ra, Luật cịn đề cập tới kinh phí cho cơng tác lưu
trữ tại Điều 39 Luật Lưu trữ như sau: Kinh phí cho cơng tác lưu trữ của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được bố trí trong dự tốn ngân sách nhà nước hằng năm và được sử dụng vào các công việc cụ thể, trong đó có việc bảo quản tài liệu lưu trữ như:
- Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ.
- Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu tru.
- Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Điều 32 của Luật Lưu trữ có quy định về cơng tác tổ chức khai thác sủ dụng tài liệu lưu trữ :
- Sử dụng tài liệu tại phòng Đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
- Xuất bản ấn phẩm lưu trữ Giới thiệu TLLT trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin 21 điện tử Triển lãm trưng bày TLLT
22
- Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực TLLT Việc tổ chức các hình thức khai thác sử dụng TLLT cá nhân phải căn cứ vào thực tế tình hình, điều kiện của Trung tâm để lựa chọn xem hình thức nào phù hợp, mang lại hiệu quả cao.
- Nghị định số 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, tại Điều 4 đã quy định kinh phí đầu tư cho hoạt động lưu trữ gồm: mua sắm các thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ;
- Chỉ thị 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc Tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới đã giao nhiệm vụ cho Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) kiểm tra tồn bộ cơng tác bảo quản tài liệu tại các kho lưu trữ trong toàn quốc để chỉ đạo về tu bổ, phục chế, bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu theo yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật;
- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã giao trách nhiệm cho Bộ Nội vụ chỉ đạo các cơ quan, tổ chức :"Nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn, bảo hiểm và quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ";
- Quyết định số 184/2005/QĐ-TTg ngày 21/7/2005 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia đến 2010. Văn bản này quy định lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia đặc biệt quí, hiếm và đưa vào bảo quản theo “chế độ bảo hiểm” nhằm phòng ngừa các thảm hoạ do thiên nhiên hoặc con người gây ra. Trong đó, văn bản có quy
23
định việc thử nghiệm lập phơng bảo hiểm cho 3 loại tài liệu: ghi âm, tài liệu ảnh và phim điện ảnh.
- Và gần đây nhất Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng (năm 2006) đã giao nhiệm vụ cho ngành lưu trữ là: “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”.
1.2.2. Văn bản của cơ quan quản lý ngành về công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
Để thực hiện bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu theo đúng tinh thần các văn bản quy định của Đảng và Nhà nước như đã nói ở trên, Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) đã ban hành một số văn bản quy định về công tác bảo quản và khai thác sủ dụng tài liệu và một số văn bản liên quan đến việc chỉ đạo, hướng dẫn tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như:
- Quyết định số 68/QĐ-LTNN ngày 15/6/2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước về ban hành Quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ. Quy định này chỉ áp dụng đối với tài liệu giấy là chủ yếu;
- Quyết định số 22/QĐ-LTNN ngày 29/01/2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu ghi âm sự kiện và mẫu mục lục tài liệu ghi âm sự kiện;
- Văn bản số 111/NVĐP ngày 04/4/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ. Văn bản này chủ yếu áp dụng cho các tài liệu có vật mang tin bằng giấy cịn tài liệu có vật mang tin khác thì chưa có quy định;
- Đến văn bản số 287/LTNN-KH ngày 03/7/2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu
24
trữ. Đây là văn bản ngoài quy định về chế độ bảo quản đối với tài liệu giấy còn quy định đối với tài liệu nghe – nhìn như: Tài liệu ảnh đen trắng: Nhiệt độ 160C (± 20C), Độ ẩm: 35% (± 5%); tài liệu ảnh màu: Nhiệt độ 50C (± 20C), Độ ẩm: 35% (± 5%); tài liệu Microfim: Nhiệt độ 20C (± 20C), Độ ẩm: 35% (± 5%); Tài liệu ghi âm: Nhiệt độ 180C (± 20C), Độ ẩm 45% (± 5%)…;
- Văn bản số 479/LTNN-NVTW ngày 05/10/2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu ghi âm thuộc phạm vi Đề án chống nguy cơ huỷ hoại tài liệu;
- Văn bản số 60/VTLTNN ngày 03/10/2003 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc thử nghiệm quy trình chỉnh lý tài liệu ảnh và xây dựng định mức.
- Hướng dẫn số 169 / HD - VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.
- Thông tư số 08 / 2012 / TT - BNV ngày 26/11/2012 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và phục vụ độc giả tại phịng đọc.
- Thơng tư số 10/2014/ TT - BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ lịch sử.
Hệ thống văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu đang dần hoàn thiện. Tuy nhiên, có thể thấy, số lượng các văn bản quy định về bảo quản cũng như khai thác sử dụng tài liệu nghe-nhìn cịn khiêm tốn và chưa có sự cập nhật. Vì vậy, xây dựng và ban hành văn bản về quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn là nhiệm vụ cấp thiết của các cơ quan lưu trữ trong tương lai, đặc biệt là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
25
1.2.3. Văn bản quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III về công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cũng đã ban hành một số văn bản về bảo quản cũng như khai thác sử dụng tài liệu và tài liệu nghe - nhìn như:
- Quyết định số 470/QĐ-TCSDTL ngày 25/11/1997 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III về việc ban hành Nội quy sử dụng tài liệu tại Phòng đọc;
- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III về việc ban hành quy định về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
- Quyết định số 109/TTIII-QĐ-BQ ngày 02/8/2003 về ban hành phương án tổ chức tài liệu tại nhà kho A1, quy định về phòng cháy, chữa cháy;