6. Cấu trúc của đề tài
2.5. Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe –nhìn tạ
2.5.5. Nhân xét, đánh giá trong việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe –
nghe – nhìn tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã nỗ lực tiến hành việc ứng dụng các hình thức tổ chức khai thác sử dụng TLLT nói chung và TLLT nghe-nhìn nói riêng, góp phần đắc lực vào việc quảng bá, giới thiệu TLLT nghe –nhìn của Trung tâm một cách thường xuyên, linh hoạt với sự đa dạng và phong phú.
2.5.5.1. Ưu điểm.
Thứ nhất, số lượng độc giả khai thác TLLT nói chung và TLLT nghe- nhìn nói riêng đến khai thác sử dụng tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngày càng đông đảo với nhiều mục đích khai thác khác nhau. Nhất là gần đây, Trung tâm hướng tới việc đa dạng hóa việc áp dụng các hình thức khai thác, sử dụng TLLT nói chung và TLLT nghe-nhìn nói riêng thì số lượng độc giả đến Trung tâm khai thác tài liệu ngày càng tăng. Với những con số được thống kê ở trên, có thể thấy rằng nhu cầu khai thác thông tin của xã hội ngày càng tăng và cho thấy hiệu quả mà việc tích cực đổi mới các hình thức khai thác sử dụng tài liệu mang lại cùng với sự hỗ trợ của các hoạt động truyền thông, maketing về Trung tâm. Nhờ vậy, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã thu hút được nhiều đối tượng khai thác thơng tin hay chính là thành phần độc giả trong xã hội.
Thứ hai, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngày càng đa dạng hóa và hiện đại hóa hơn các hình thức khai thác sử dụng TLLT nghe – nhìn. Ngồi các hình thức truyền thống, có thể thấy những nỗ lực của Trung tâm trong việc sử dụng nhiều các hình thức giới thiệu, quảng bá TLLT nghe -nhìn như triển lãm, trưng bày; làm phim; xây dựng phim; làm các ấn phẩm - quà lưu niệm... với sự hỗ trợ tối đa của hoạt động truyền thông, maketing.
71
Ví dụ: Tổ chức những sự kiện phối hợp với các tỉnh thành trong cả nước về một nội dung, vấn đề được xã hội quan tâm: trưng bày - triển lãm tài liệu tại các địa điểm tập trung đông người như quảng trường. Kết hợp với các đài truyền hình, các tờ báo uy tín sản xuất ra những chương trình, phim tài liệu, phim tư liệu, các bài viết có nội dung liên quan khối TLLT nghe –nhìn mà Trung tâm đang quản lý, có thể kể ra cái tên như: Bộ phim tài liệu nhiều tập Những giải mã mang tên Việt Nam do Đài Truyền hình Việt Nam sản xuất. Thứ ba, Sự quan tâm của lãnh đạo Trung tâm, của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đối với công tác khai thác sử dụng TLLT nghe –nhìn ngày càng được nâng cao. Lãnh đạo của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III khá quan tâm đến công tác quảng bá, giới thiệu TLLT nghe -nhìn của Trung tâm. Trung tâm đã xây dựng “Chương trình bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu từ năm 2008
đến năm 2015 (giai đoạn 1)” với những nội dung chính như sau: Biên soạn và
xuất bản 24 cuốn sách; Xây dựng các bộ phận chuyên đề, tổ chức sản xuất các ấn phẩm lưu trữ; Hoàn thiện khu trưng bày tài liệu quí hiếm của Trung tâm; Trưng bày, triển lãm 27 cuộc; Xây dựng Website của Trung tâm về công bố các bài giới thiệu các cuộc trưng bày, triển lãm; Các bộ phim chuyên đề; Mục lục tài liệu; Chăm lo xây dựng nguồn nhân lực, đặc biệt là nguồn nhân lực trong việc phát huy giá trị TLLT.
Thứ tư, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện nay cũng đã đầu tư xây mới cơ sở hạ tầng, song song với đó là hàng loạt trang thiết bị mới được lắp đặt tạo thuận lợi cho việc sử dụng dịch vụ của độc giả như : hệ thống máy tính, bàn ghế theo bộ và không gian rộng mở tạo sự thoải mái. Bên cạnh đó, hệ thống cơng cụ tra cứu đã đáp ứng tương đối đầy đủ nhu cầu của độc giả, đặc biệt trong những năm gần đây, Trung tâm đã bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động tra cứu tạo nhiều thuận lợi cho người sử dụng. Cùng với đó, cơng tác số hóa cũng rất được quan tâm, đầu tư sẽ là một thuận lợi cho độc giả đến khai thác sử dụng TLLT nghe – nhìn sau này.
72
Thứ năm, sự thay đổi trong cách phục vụ bạn đọc của cán bộ Trung tâm. Có thể nói, một trong những điểm mạnh dẫn đến sự thay đổi lớn trong cộng tác khai thác sử dụng TLLT nói chung và TLLT nghe –nhìn nói riêng đó là sự tận tụy, u nghề và hăng say với công việc của các cán bộ lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Qua khảo sát thực tế, có thể nhận thấy rất rõ ràng, các cán bộ lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III luôn chủ động nắm chắc các TLLT về nội dung, đặc điểm có trong kho lưu trữ của Trung tâm.
2.5.5.2. Hạn chế.
Thứ nhất, đối tượng độc giả của Trung tâm nói riêng và các lưu trữ nói chung khá hạn chế, điều này do nhận thức của xã hội về lưu trữ còn chưa cao, cơ quan lưu trữ cũng khơng có nhiều chương trình thực hiện quảng bá về TLLT nghe- nhìn mà chủ yếu làm các cơng việc được cấp trên giao một cách thụ động. Chính vì vậy, rất nhiều TLLT nói chung và TLLT nghe –nhìn nói riêng, dù có giá trị thơng tin cao nhưng khơng được xã hội biết đến và đưa vào khai thác sử dụng gây lãng phí cho Nhà nước.
Thứ hai, các hình thức khai thác sử dụng TLLT nghe - nhìn mà Trung tâm tổ chức thực hiện chưa tương xứng với “sản phẩm TLLT nghe - nhìn” hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như: Các bài viết, các cuộc trưng bày triển lãm, các cuốn sách chưa khai thác hiệu quả lượng thơng tin và hình thức phong phú, đa dạng của TLLT nghe – nhìn hiện đang bảo quản tại Trung tâm. Đa số những TLLT được giới thiệu, quảng bá chủ yếu là khối tài liệu hành chính (nhiều nhất là Phơng Thủ tướng ) và tài liệu một vài cá nhân tiêu biểu, Hay nói cách khác, hiệu quả của các hình thức khai thác sử dụng TLLT nghe – nhìn chưa cao. Vì vậy, nên nhiều người chưa biết đến nội dung và giá trị TLLT nói chung và TLLT nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để đến khai thác sử dụng.
Thứ ba, thông tin TLLT nghe - nhìn tại các cuộc triển lãm và sách chun đề cịn thiếu tính “ mới ” hay tính độc quyền thơng tin tức thơng tin
73
này chỉ có trong TLLT nghe - nhìn ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III mà ngồi ra khơng nơi nào có. Đa số các thơng tin tài liệu mà Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III giới thiệu, trưng bày hầu như xã hội đều đã biết thông qua các nguồn thơng tin khác như thư viện, internet, báo tạp chí chun ngành... Vì vậy, các hoạt động quảng bá, giới thiệu chưa đạt hiệu quả cao về chất lượng.
Thứ tư, các cán bộ lưu trữ chưa có các biện pháp điều tra nhu cầu, mong muốn của xã hội một cách bài bản. Mặc dù trong các báo cáo tổng kết hàng năm của Trung tâm mới đây, các cán bộ lưu trữ đã bắt đầu thống kê số lượng thành phần độc giả, số lượng người đến khai thác, số trang tài liệu mà độc giả sao chụp. Nhưng dễ dàng nhận thấy, số lượng độc giả đến khai thác TLLT nói chung và TLLT nghe - nhìn nói riêng vẫn khá là hạn chế. Do đó, Trung tâm nên có định hướng mới về quảng bá, giới thiệu tài liệu không chỉ dừng lại ở việc cung cấp, quảng bá, giới thiệu TLLT nghe - nhìn mà Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có mà cịn hướng đến cung cấp thơng tin về TLLT nghe - nhìn mà xã hội có nhu cầu.
2.5.6. Nguyên nhân
Thứ nhất, về kinh phí đầu tư, mặc dù Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
đã đầu tư một khoản kinh phí nhất định hàng năm cho hoạt động phát huy giá trị TLLT của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Nhưng nguồn kinh phí Nhà nước chỉ có giới hạn nên nhiều khi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III khơng thể tổ chức các hình thức quảng bá, giới thiệu TLLT nghe- nhìn hay TLLT nói chung, vượt q mức kinh phí tối đa cho phép. Muốn xin được kinh phí của Cục, Trung tâm phải lập kế hoạch, dự tốn ngân sách cho các hình thức giới thiệu tài liệu sẽ triển khai trong năm sau vào thời điểm cuối năm nay để kịp tổ chức. Một hình thức giới thiệu tài liệu ngồi khai thác tại phòng Đọc, muốn được Cục phê duyệt và Trung tâm triển khai thì cịn phải xem xét, bàn bạc và xây dựng kế hoạch trong thời gian tương đối là dài. Vì vậy, trung tâm Lưu trữ Quốc gia III không thể tổ chức và đẩy mạnh các hình thức khai thác sử dụng
74
mới để phục vụ quảng bá, giới thiệu TLLT nghe-nhìn một cách thường xuyên và sâu rộng
Thứ hai, về hạn chế trong công tác thu thập tài liệu. Hiện nay, Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III mới chỉ thu thập được khối tài liệu hành chính, tài liệu của các văn nghệ sĩ và các nhà hoạt động khoa học xã hội. Tài liệu của các nhà hoạt động chính trị, tài liệu nghe-nhìn và tài liệu khoa học kỹ thuật chưa thu được nhiều. Vì vậy, nhiều khi tài liệu đưa ra giới thiệu không tạo được hứng thú, lôi cuốn khách thăm quan và thỏa mãn nhu cầu thơng tin của họ. Trong các hình thức quảng bá, giới thiệu TLLT, bên cạnh các tài liệu hành chính thơng thường thì các TLLT nghe – nhìn với những chùm tranh, ảnh, bản vẽ, bút tích, bài viết sưu tầm... sẽ giúp cho thông tin đưa ra thêm phần sinh động và phong phú. Từ đó Trung tâm sẽ thu hút được nhiều người quan tâm hơn.
Thứ ba, Về thái độ phục vụ của viên chức phòng Đọc tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo
quản với số lượng gần 350.000 tấm ảnh, hàng trăm cuộn phim, hàng nghìn cuộn băng ghi âm có nội dung phản ánh về các hoạt động trên các lĩnh vực chính trị, ngoại giao, quân sự, kinh tế, văn hóa-xã hội của đất nước từ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay. Để góp phần phát huy giá trị của TLLT nghe – nhìn, đội ngũ làm cơng tác lưu trữ đóng vai trị là cầu nối, người hỗ trợ khai thác quan trọng. Tuy nhiên, hiện nay vẫn có nhiều độc giả phàn nàn về thái độ phục vụ của viên chức phòng Đọc tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Độc giả đến khai thác không được hướng dẫn, phổ biến cụ thể các quy định cũng như thủ tục khai thác tại Trung tâm. Hơn nữa, cán bộ làm cơng tác lưu trữ thường có tâm lý lo ngại tài liệu lưu trữ nghe – nhìn chưa được thu thập, sưu tầm đầy đủ nên chưa thể phục vụ nghiên cứu được làm hạn chế việc cho độc giả khai thác sử dụng TLLT nghe- nhìn.
75
Tiểu kết chương 2
Qua khảo sát thực trạng, nội dung Chương 2 của đề tài đã phân tích thực trạng bảo quản và khai thác sử dụng TLLT nghe-nhìn. Với sự cố gắng, nỗ lực của tồn thể cơng chức, viên chức tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, việc bảo quản và tổ chức các hình thức khai thác sử dụng TLLT nghe - nhìn đạt hiệu quả khá cao, song bên cạnh đó vẫn cịn tồn tại một số hạn chế cần phải khắc phục. Từ việc nghiên cứu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và tình hình thực tế khảo sát tại Trung tâm, tiếp đến Chương 3 em xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác bảo quản và khai thác sử dụng TLLT nghe – nhìn tại TTLTQG III.
76
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC
GIA III