6. Cấu trúc của đề tài
2.4.2.4. Số hóa tài liệu
Số hóa tài liệu lưu trữ là một trong những ưu tiên của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm trong những năm gần đây, trong đó có số hóa tài liệu nghe - nhìn. Mục đích chính của việc số hóa là tạo lập bản sao dự phòng dưới dạng số cho tài liệu gốc đề phòng trường hợp tài liệu gốc bị mất mát, hư
49
hỏng và tiến tới xây dựng CSDL phục vụ nhu cầu tra cứu thơng tin thay thế hồn tồn việc đưa tài liệu gốc ra phục vụ khai thác, sử dụng như hiện nay. Do hạn chế về thiết bị, nhân lực số hóa, việc lựa chọn tài liệu lưu trữ nghe nhìn “ đủ điều kiện ” để số hóa dựa vào các tiêu chí như: mức độ quan trọng của phong lưu trữ, tình trạng vật lý của tài liệu và tần suất khai thác, sử dụng của tài liệu.. Sau khi lựa chọn được tài liệu để số hóa sẽ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Hiện nay, Trung tâm đang áp dụng quy trình số hóa tài liệu ghi âm theo Quyết định số 70/QĐ - VTLTNN ngày 12 tháng 6 năm 2017 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Ban hành Quy trình số hóa và chinh lý tài liệu ghi âm.
Quyết định số 70/QĐ - VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Ban hành Quy trình số hóa và chính lý tài liệu ghi âm [ Phụ lục 6 ].
Bên cạnh đó, Trung tâm cũng đã trình lên Cục quy trình số hóa tài liệu anh và đã được Cục đồng ý, hiện tại đang trong q trình hồn thiện thủ tục và định mức tài liệu ảnh để ban hành. Trong q trình số hóa, các cán bộ thực hiện phải đeo găng tay để tránh để lại dấu vân tay và gây ẩm cho tài liệu. Đối với từng loại hình tài liệu nghe nhìn, thao tác số hóa sẽ thực hiện khác nhau. Cụ thể :
- Đối với tài liệu ảnh: Tài liệu từ kho được xuất ra để thực hiện việc số hóa tại Phịng Tài liệu nghe nhìn. Trước khi số hóa, sẽ tiến hành kiểm tra và vệ sinh sơ bộ tài liệu, sau đó đặt vào các máy scan ảnh chuyên dụng. Trung tâm đã trang bị nhiều loại máy scan tài liệu khác nhau để phục vụ cho việc số hóa, người thực hiện căn cứ vào kích thước, tình trạng vật lý của các bức ảnh, sử dụng máy scan phù hợp. Ảnh sau khi được quét qua máy scan sẽ được chỉnh sửa thông qua phần mềm Adobe Photoshop 7.0 để khôi phục lại hiện trạng ban đầu đối với các ảnh có mức độ hư hỏng tương đối nặng, gắn bản quyền hình ảnh cho ảnh để tránh việc kẻ gian lấy cắp bản quyền hình ảnh nhằm sử dụng vào các mục đích cá nhân. Hình ảnh sau khi được chỉnh sửa
50
xong sẽ được lưu vào thư mục lập trước đó theo tên phơng chứa ảnh, tên file ảnh cũng là tên số chính thức được đánh trên ảnh gốc. File ảnh thường được lưu bằng định dạng TIFF ( Tagged Image File Format ). Cuối cùng, tài liệu ảnh vừa số hóa sẽ được kiểm tra và lưu vào CSDL để phục vụ hoạt động khai thác, sử dụng.
- Đối với tài liệu ghi âm và tài liệu phim điện ảnh: Việc số hóa hai loại hình tài liệu này tương đối giống nha. Tài liệu sau khi đưa ra khỏi bao sẽ tiến hành kiểm tra và vệ sinh sơ bộ và được đưa vào các máy đọc băng, đĩa có kết nối với máy tính. Tiếp đến, sử dụng phần mềm đọc ghi âm và đọc video có tên là Media Player để chuyển những nội dung trong các băng đĩa này thành dữ liệu số. Đối với tài liệu ghi âm sau khi được số hóa sẽ phải chú thích nội dung được lưu với định dạng WAV ( Waveform Audio ) và người thực hiện phải nghe lại, gỗ lại thành bản chữ và tru file ( dưới định dạng dọc. hoặc PDF ). Lưu file trong thư mục của máy tính, kiểm tra lại sản phẩm và chuyển vào CSDL.
Một số thiết bị số hóa tài liệu nghe nhìn [ Phụ lục 7].
Đối với những sản phẩm không đạt yêu cầu về chuyên môn, kỹ thuật, các cán bộ sẽ thực hiện việc số hóa lại, biên mục lại dụng sự giám sát và kiểm tra chất lượng của Trưởng phòng, đồng thời chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và lãnh đạo Trung tâm về đảm bảo an toàn tuyệt đối tài liệu lưu trữ, CSDL số hóa trong q trình số hóa tài liệu lưu trữ. Sau khi kết thúc q trình số hóa, các viên chức kiểm đếm lại tài liệu, bàn giao tài liệu trả về kho và lập hồ sơ về quá trình số hóa tài liệu theo quy định.