6. Cấu trúc của đề tài
3.1. Một số giải pháp đối với công tác bảoquản tài liệu lưu trữ nghe –nhìn
3.1.2. Bố trí khu vực bảoquản hợp lý và đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết
trang thiết bị hiện đại.
Bố trí hợp lý khu vực bảo quản tài liệu lưu trữ nghe-nhìn Khu vực bảo quản tài liệu nghe nhìn tại TTLTQG II hiện nay chưa đáp ứng tốt được yêu
79
cầu an tồn theo Thơng tư số 09/2007/ TT - BNV ngày 26 tháng năm 2007
hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Bao quanh nhà kho là khu dân cư, cửa
hàng, trung tâm thương mại nên nguy cơ xảy ra rủi ro đối với tài liệu rất cao, đặc biệt là hỏa hoạn. Căn cứ vào tình hình thực tế, Trung tâm cần bố trí các biện pháp an ninh, an toàn quanh khu vực trụ sở và trong khu vực kho để hạn chế tối đa rủi ro cho tài liệu.
- Trong khu vực kho : Mỗi loại hình tài liệu nghe nhìn có một chế độ bảo quản khác nhau nên cần bố trí thành từng khu riêng trong kho, việc bố trí nhiều phịng kho trong một khu vực bảo quản khiến cho khơng hề khó lưu thơng và gây khó khăn khi thực hiện các nghiệp vụ cũng như sử dụng các trang thiết bị. Kho lưu trữ tài liệu nghe nhìn của TTLTQG III bố trí khá hợp lý giữa phòng bảo quản tài liệu phim điện ảnh với phòng bảo quản tài liệu ảnh và tài liệu ghi âm: Kho ảnh ở trong cùng và kho ghi âm ngồi cùng, kho phim điện ảnh được trí ở giữa trong phịng lạnh sâu có nhiệt độ và độ ẩm thấp hơn. Các phịng được bố trí liền kề nhau mà khơng có sự xen kẽ làm cho khơng khí khó lưu thơng, do đó cần bố trí hợp lý giữa các phịng kho để khơng khí dễ lưu thơng. Mỗi phịng kho bên cạnh trang bị hệ thống điều hòa và các thiết bị thơng gió cần bố trí lối đi thơng thống và có sự kết nối với các khu vực khác để thuận lợi trong việc vận chuyển, vệ sinh tài liệu, thực hiện các biện pháp kỹ thuật và xử lý các tình huống khẩn cấp.
- Bên ngồi khu vực kho : Khu vực kho bảo quản tài liệu nghe nhìn cần
bố trí kết nối với các khu vực khác của trụ sở nhằm tạo sự thuận tiện khi thực hiện các biện pháp kỹ thuật trong bảo quản và hạn chế tối đa sự tiếp xúc trực tiếp của tài liệu với khu vực bên ngồi. Kho bảo quản được bố trí để đảm bảo sự kết nối giữa kho và các khu vực khác như khu vực xử lý nghiệp vụ, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ công chúng. Tiếp giáp giữa khu vực kho với các khu vực lân cận cần bố trí thang máy chuyên dụng và thang bộ để vận chuyển tài liệu và các thiết bị bảo quản, thang máy cần được
80
thiết kế phù hợp về kích thước, tải trọng trong khoảng 500-800 kg và có tường chịu lửa để đảm bảo an tồn cho người vận chuyển và tài liệu. Ngồi ra, cần bố trí độc lập đường đi của độc giả và khu vực làm việc của cán bộ, nhân viên với khu vực bảo quản để hạn chế sự tiếp xúc của con người với tài liệu.
Khu vực nhà kho bảo quản tài liệu nghe nhìn hiện có nhiều dấu hiệu của việc xuống cấp, vì vậy thời gian sắp tới Trung tâm cần thực hiện việc nghiên cứu, lập thêm phương án nâng cấp, sửa chữa nhà kho để đảm bảo an toàn cho tài liệu và các trang thiết bị bên trong. Qua khảo sát thực tế, tường kho đã xuất hiện các vết nứt nên khơng cịn đảm bảo tính kiên cố trước các tác động mạnh, sơn tường cũng đã bị bong tróc khơng cịn khả năng chống bụi và chống do đó cần gia cố lại và phủ các lớp sơn chống bụi lên bề mặt. Hệ thống cửa ra vào kho ít nhiều có sự biến dạng và xuất hiện các khe hở làm cho khơng khí, nhiệt độ bên ngồi mơi trường dễ xâm nhập vào bên trong gây hư hại tài liệu vì vậy Trung tâm cũng cần cân nhắc đưa việc sửa chữa hoặc thay mới hệ thống cửa kho vào kế hoạch cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ đảm bảo các điều kiện cơ bản để lưu trữ tài liệu nghe nhìn. Bên cạnh đó, lên phương án để vận chuyển một phần tài liệu sang nhà kho mới nhằm giảm sự quá tải cho kho cũ.
- Với trang thiết bị, Trang bị đầy đủ các hệ thống, thiết bị như hệ thống
điều hòa, hệ thống an ninh, thiết bị báo cháy và chữa cháy tự động, máy hút ẩm, dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm, thiết bị thơng gió, quạt điện... và thường xuyên kiểm tra, duy tu, bảo dưỡng, Hệ thống các trang thiết bị cần phải được lắp đặt và kiểm sốt thơng qua khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật bao gồm các phòng lắp đặt hệ thống như thiết bị theo dõi, giám sát, kiểm tra tình trạng bảo vệ và xử lý trong trường hợp khẩn cấp như cháy, nổ. Hệ thống điện chiếu sáng trong kho và ngoài kho cần được lắp đặt riêng và có phương tiện đóng, ngắt điện chung cho tồn kho và riêng cho khu vực kho tài liệu nghe nhìn.
81
Đường điện trong kho phải đảm bảo an tồn bằng cách sử dụng hệ thống cáp ngầm và đảm bảo hoạt động ổn định để cung cấp đủ công suất cho các thiết bị, hệ thống bảo quản, cần trang bị máy phát điện đề phòng trường hợp cắt điện. Hạn chế ánh sáng trong kho bằng các thiết bị chiếu sáng phù hợp, có thể tắt đèn chiếu sáng trong kho khi khơng có nhu cầu sử dụngTrung tâm cần thường xuyên cử các nhân viên kỹ thuật kiểm tra, sửa chữa và bảo dưỡng. Có kế hoạch mua mới các trang thiết bị đã cũ, bị hư hỏng hoặc đầu tư mua thêm các trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản, Cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ đang được Trung tâm, đẩy mạnh vì vậy cần trang bị thêm các thiết bị số hóa tài liệu nghe nhìn với các kích cỡ khác nhau phù hợp với sự đa dạng về kích thước của tài liệu nghe nhìn. Các cơng cụ tu bổ, phục chế tài liệu và thiết bị vệ sinh tài liệu cịn đơn giản, thủ cơng khơng đáp ứng được yêu cầu của các biện pháp kỹ thuật trong bảo quản do đó cần chú trọng mua sắm các trang thiết bị áp dụng công nghệ hiện đại nhằm giảm thiểu những rủi ro cho tài liệu nghe nhìn cũng như nâng cao năng suất, chất lượng công việc. Đặc biệt, cần chú trọng hơn tới việc mua sắm thiết bị bảo hộ lao động cho các viên chức, nhân viên khi làm công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, đặc biệt là việc vệ sinh tài liệu. Khi vệ sinh tài liệu, người thực hiện có nguy cơ nhiễm các bệnh liên quan đến hơ hấp hay bệnh về da khi phải tiếp xúc với những bụi bẩn, chất hóa học bảo quản tài liệu gây ảnh hưởng xấu tới sức khỏe. Vì vậy, việc trang bị đầy đủ đồ bảo hộ đảm bảo chất lượng và phù hợp với đặc thù nghề nghiệp như mũ, áo, găng tay, khẩu trang là việc làm cần thiết để Trung tâm bảo vệ sức khỏe của đội ngũ lao động.