6. Cấu trúc của đề tài
3.1. Một số giải pháp đối với công tác bảoquản tài liệu lưu trữ nghe –nhìn
3.1.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp lý đối với công tác bảoquản tà
– nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
3.1.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp lý đối với công tác bảoquản tài liệu lưu trữ nghe – nhìn. quản tài liệu lưu trữ nghe – nhìn.
Đối với Bộ Nội vụ: Cần tăng cường vai trị quản lý về lưu trữ thơng qua
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để kịp thời đôn đốc, chỉ đạo và giải quyết những vướng mắc cịn tồn đọng trong cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn, Bộ Nội vụ cần sát sao với tình hình thực tế, thu thập thơng tin cần thiết từ các nguồn tham mưu đề ban hành những văn bản quản lý, điều hành về tài liệu nghe nhìn, nên có sự tách bạch đối với tài liệu giấy trong các quy định về nghiệp vụ.
Trước hết, để cụ thể hoá những điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, Bộ Nội vụ( thông qua Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) cần xây dựng và trình Chính phủ ban hành Nghị định về công tác lưu trữ tài liệu nghe - nhìn nói chung, trong đó có tài liệu nghe - nhìn của các Trung tâm Lưu trữ nói riêng. Nghị định cần phải quy định những điều cơ bản sau:
- Khẳng định tài liệu nghe - nhìn nói chung và của các Trung tâm Lưu trữ nói riêng thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia và phải được tổ chức, quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng theo quy định của Nhà nước về tài liệu lưu trữ nói chung.
- Quy định về tổ chức - cán bộ lưu trữ cho các cơ quan chuyên ngành có tài liệu nghe - nhìn trong đó có các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
Sau khi văn bản được ban hành cần theo dõi và đôn đốc việc áp dụng nhằm giám sát sự hiệu quả và có những điều chỉnh trong trường hợp cần thiết.
Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước tiếp thu những ý kiến chỉ đạo, quản lý từ Bộ Nội vụ để xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ trong cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe-nhìn. Song song với đó, Cục cần lắng nghe ý kiến tham mưu từ các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, đặc biệt là TTLTQG III – nơi bảo quản phần lớn tài liệu nghe nhìn ở nước ta.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng cần nghiên cứu tổng kết thực tiễn tham khảo kinh nghiệm quốc tế và kết hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia để ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thống nhất cho các Trung tâm Lưu trữ từ Trung ương đến địa phương như:
- Ban hành danh mục thành phần tài liệu lưu trữ nghe - nhìn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, các Trung tâm Lưu trữ lịch sử cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
-Hướng dẫn về phương pháp thu thập, đặc trưng phân loại, các yêu cầu và thông tin cần biên mục đối với tài liệu lưu trữ nghe - nhìn.
- Hướng dẫn về phương pháp xây dựng công cụ tra cứu, thống kê tài liệu và ban hành các biểu mẫu, công cụ tra cứu, thống kê thống nhất cho hệ thống Trung tâm lưu trữ từ Trung ương đến địa phương.
- Hướng dẫn các phần mềm ứng dụng trong quản lý, tra tìm thống nhất cho tài liệu lưu trữ nghe - nhìn của các Trung tâm lưu trữ quốc gia.
- Hướng dẫn cụ thể về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe – nhìn. Sớm nghiên cứu một số đề tài ứng dụng về tổ chức quản lý khoa học tài liệu, ứng dụng tin học trong bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ nghe –nhìn.
Những văn bản mà Cục xây dựng cần kịp thời chính xác, khoa học và cụ thể để các cơ quan, đơn vị dễ dàng áp dụng vào thực tế. Ngoài ra, Cục cũng phải tăng cường khả năng dự báo để bắt kịp với xu hướng lưu trữ hiện đại trên thế giới.
78
Đối với Trung tâm Lưu trữ quốc gia III: Đề xuất với Cục trưởng Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước những vấn đề cần ban hành văn bản hướng dẫn trong công tác bảo quản tài liệu nghe nhìn để Cục xem xét và có kế hoạch phù hợp. Trong q trình xây dựng và ban hành văn bản, tích cực tham mưu cho Cục bằng việc tham gia đóng góp ý kiến hoặc sáng kiến dựa trên những kinh nghiệm thực tế để Cục có thêm nguồn dữ liệu khi xây dựng văn bản.
Cùng với việc tham mưu, Trung tâm có thể trực tiếp tham gia vào quá trình xây dựng văn bản thơng qua các văn bản dự thảo trình lên Cục để phê duyệt và ban hành, đơn cử Trung tâm đã xây dựng quy trình chỉnh lý và số hóa tài liệu ảnh được Cục phê duyệt và đang trong thời gian làm thủ tục ban hành. Với kinh nghiệm thực tiễn, những văn bản do Trung tâm xây dựng giúp đảm bảo tính hiệu quả khi áp dụng và đáp ứng được yêu cầu phát triển của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe - nhìn.
Bên cạnh đó, Trung tâm cần tăng cường chức năng quản lý thơng qua việc cụ: thể hóa hệ thống văn bản quản lý, hướng dẫn của Nhà nước thành các quy định, quy chế, nội quy áp dụng trong phạm vi nội bộ. Trong những văn bản này, cần tách bạch giữa bảo quản tài liệu nói chung và bảo quản tài liệu nghe nhìn trong những trường hợp cần thiết.
Ví dụ như trong các chế độ bảo quản tài liệu và chế độ quản lý kho để đáp ứng được những yêu cầu bảo quản đặc thù của tài liệu nghe - nhìn, cùng với đó cần phân rõ trách nhiệm thực hiện hay phối hợp của các đơn vị trong cơ quan trong bảo quản tài liệu nghe nhìn, đặc biệt là giữa Phịng Tài liệu nghe - nhìn và Phịng Bảo quản để tránh chồng chéo nhiệm vụ trong quá trình thực hiện.