6. Cấu trúc của đề tài
2.5. Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe –nhìn tạ
2.5.2. Hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Ảnh
Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc. Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội.
Tài liệu ảnh có nhiều ý nghĩa khác nhau và được khai thác sử dụng
60
dưới nhiều hình thức phong phú tuỳ thuộc vào mục đích của người nghiên cứu. Đối với TLLT ảnh, TTLTQG III đã sử dụng một số hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ảnh như sau:
- Sử dụng tài liệu lưu trữ ảnh tại phịng đọc [ phụ lục 10]
Nhìn chung, trong nhiều năm qua, Lãnh đạo và viên chức tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã có nhiều cố gắng trong việc lưu trữ, bảo quản, đa dạng hóa các hình thức khai thác, trong đó tập trung đổi mới hình thức khai thác sử dụng tài liệu tại phòng Đọc. Tuy nhiên, so với tổng số độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu thì số độc giả khai thác TLLT nghe - nhìn cịn hạn chế, chưa tương xứng với kỹ thuật, kinh phí đầu tư cho bảo quản khối tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm. (Số liệu độc giả đến khai thác tại phòng đọc
theo biểu gửi kèm tại phụ lục ). [ phụ lục 11]
Hiện nay, hình thức khai thác sử dụng TLLT nghe - nhìn phổ biến nhất tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là hình thức khai thác sử dụng tại phịng Đọc. Hình thức này giúp cho độc giả có thể trực tiếp tiếp cận với tài liệu để phục vụ hoạt động nghiên cứu. Tuy nhiên, hạn chế của hình thức này là độc giả phải thực hiện các thủ tục khai thác phức tạp, ảnh hưởng đến thời gian, công sức đi lại, hạn chế về khoảng cách địa lý của độc giả. Nhất là đối với những độc giả không thể thường xuyên, trực tiếp đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để đọc và khai thác tài liệu. Ngược lại về phía Trung tâm, để phục vụ tốt nhất có thể cho độc giả đến khai thác tài liệu cần phải bố trí phịng đọc, các trang thiết bị (bàn, ghế, ánh sáng, máy vi tính…) và bố trí cán bộ, viên chức có kinh nghiệm chun mơn sâu, am hiểu về tài liệu để hướng dẫn độc giả làm các thủ tục và tiếp cận trực tiếp với TLLT nghe - nhìn.
Hình thức khai thác sử dụng TLLT nghe - nhìn tại phịng Đọc cho phép độc giả tiếp cận với tài liệu dưới dạng bản chính, bản gốc và với nhiều loại hình tài liệu như: tài liệu giấy, tài liệu phim điện ảnh, tài liệu ghi âm… Các tài liệu khi đưa ra phục vụ đều đã được lập hồ sơ và biên mục đầy đủ nhằm thuận
61
tiện cho công tác khai thác sử dụng của độc giả. Bên cạnh đó, với những tài liệu đã được số hóa thì độc giả sẽ được cung cấp máy tính để khai thác trực tiếp tại phòng Đọc.
Theo bà Nguyễn Hằng Lý - cán bộ phòng Đọc, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cho biết “Hiện nay tại trung tâm lưu trữ quốc giá III đang đồng
thời tồn tại 2 loại công cụ tra cứu: mục lục giấy (hơn 400 quyển) và cơ sở dữ liệu điện tử (hơn 200 phông dữ liệu)”. Với mục lục giấy, mỗi phơng tài liệu
được biên mục và đóng thành một quyển mục lục để thuận tiện đem ra khai thác và sử dụng; cơ sở dữ liệu điện tử cũng được chia thành các phông tài liệu để dễ dàng tìm kiếm thơng tin.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã sử dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin của LTTL nghe - nhìn để đưa ra phục vụ độc giả tại phịng Đọc, giúp độc giả có thể tra tìm tại liệu một cách nhanh chóng. Việc đăng tải sách chỉ dẫn các phơng lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III lên cổng dịch vụ công trực tuyến là bước tiến lớn cho thấy nỗ lực của Trung tâm trong việc hồn thiện dịch vụ của mình, đưa TLLT đến gần với xã hội.
Trung tâm đã cố gắng tạo mọi điều kiện, đầu tư cơ sở vật chất, đào tạo cán bộ để làm tốt công việc này, phục vụ tốt mọi đối tượng đến khai thác. Ngày 22/4/2009, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 104/QĐ-VTLTNN về việc ban hành Quy trình Phục vụ độc giả tại phịng
đọc và Quy trình Cấp bản sao, chứng thực lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia theo TCVN ISO 9001: 2000 đã tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả,
đặc biệt là độc giả nước ngoài đến khai thác tài liệu rút ngắn được thời gian chờ đợi làm thủ tục.
Nhìn chung, việc khai thác hồ sơ, TLLT nghe - nhìn tại phịng Đọc
bước đầu đã đáp ứng tốt dịch vụ cơ bản tới độc giả, cùng với đó là khơng gian phịng Đọc rộng rãi, đảm bảo sự riêng tư cho từng người nhưng vẫn có sự liên
62
kết với cán bộ phịng Đọc, hệ thống cơng cụ hỗ trợ được cải tiến phù hợp với nhu cầu của khách hàng cùng một điểm cộng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Điều này đã phần nào thỏa mãn được yêu cầu của độc giả khi tới sử dụng dịch vụ.
- Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ ảnh :
Triển lãm, trưng bày tài liệu là hình thức truyền thơng tin trong TLLT đến với người đọc, người xem nhanh nhất vì cùng một lúc có thể giới thiệu được một loạt ảnh nói về một chủ đề hoặc nhiều chủ đề khác nhau và trực tiếp nhất nên được Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quan tâm và tiến hành một cách thường xuyên [ Phụ lục 12]. Mỗi năm thường sẽ có một cuộc triển lãm do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chủ trì tổ chức, và một số cuộc triển lãm, trưng bày là phối hợp với các đơn vị khác cùng thực hiện (cung cấp TLLT theo yêu cầu của đơn vị mà Trung tâm phối hợp…), trung bình vài tháng sẽ có một chuyên đề trưng bày. Phịng Cơng bố - Giới thiệu tài liệu chịu trách nhiệm lập kế hoạch triển khai các cuộc trưng bày, triển lãm của Trung tâm để trình lên Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Địa điểm tổ chức có thể là ngay tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hoặc có thể thuê địa điểm, hợp tác với các bảo tàng như Bảo tàng Hồ Chí Minh, Bảo tàng Quân đội, Bảo tàng Cách mạng... Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã tổ chức được rất nhiều cuộc trưng bày triển lãm TLLT nghe - nhìn. Các cuộc trưng bày, triển lãm do Trung tâm tổ chức có sức lơi cuốn mạnh mẽ, thực sự hấp dẫn người xem, được dư luận xã hội đánh giá cao như:
Cuộc triển lãm “Họa sĩ Bùi Trang Chước - Tác phẩm và hành trình sáng
tạo” tổ chức từ ngày 25/04/2004 - 25/05/2004 tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
với hơn 1000 tác phẩm của cố hoạ sĩ Bùi Trang Chước. Đây là lần đầu tiên một số lượng tác phẩm lớn của hoạ sĩ được ra mắt cơng chúng. Trong số hơn 100 tác phẩm này có 80 bản mẫu Quốc huy (trong tổng số 90 bản phác của cố hoạ sĩ Bùi Trang Chước), cũng là lần đầu tiên Trung tâm tự tổ chức cuộc triển lãm có quy mơ lớn dựa trên cơ sở vật chất đang có. Nội dung cuộc triển lãm bao gồm các mẫu
63
bằng khen, tem bưu chính, biểu trưng và nhiều mẫu bằng khen, huân huy chương khác phục vụ cho công cuộc sáng tác mẫu Quốc huy Việt Nam - Mẫu để làm cơ sở lựa chọn cuối cùng. Triển lãm đã thu hút được sự quan tâm của các bộ, ban, ngành, các nhà nghiên cứu, các họa sĩ và gần 50 cơ quan thơng tấn báo chí trong cả nước và có trên 100 trong số 300 người đến xem viết cảm tưởng ghi lại cảm xúc về cuộc trưng bày. Đặc biệt, tham dự buổi triển lãm cịn có sự góp mặt của Tổng Bí thư Lê Khả Phiêu, nhà sử học Dương Trung Quốc, Giáo sư Nguyễn Lân Dũng, nguyên Bộ trưởng Bộ Văn hóa Thơng tin Phạm Quang Nghị.
Mới đây nhất là cuộc triển lãm về Quốc huy - Quốc kỳ - Quốc ca của Việt Nam tại phòng Trưng bày thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III [ phụ lục 13], trong đó có trưng bày các bản vẽ phác thảo Quốc huy của Họa sỹ Bùi Trang Chước và một số tài liệu liên quan đến nhạc sỹ Văn Cao với bản sao bản viết tay sáng tác ca khúc Tiến quân ca (quốc ca của Việt Nam). Cuộc trưng bày tổ chức nhân dịp chào mừng Quốc khánh 02-9 kéo dài từ 1/9 - 9/9/2020 đã và đang thu hút được nhiều sự quan tâm của độc giả. Nó cũng có ý nghĩa rất to lớn đối với nhiều nhà nghiên cứu cũng như tạo được sự yêu thích, tự hào đối với học sinh, sinh viên đến tham dự.
Mỗi cuộc trưng bày, triển lãm Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn đẩy mạnh các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo nhằm thu hút người xem đến tham quan. Trung tâm đã tiến hành tổ chức các buổi họp báo, mời các nhà báo, các đài truyền hình đến tham dự và đưa tin trước những buổi trưng bày, triển lãm. Ví dụ như buổi họp báo trước cuộc triển lãm “Hồ sơ, kỷ vật của
cán bộ đi B” vừa qua của Trung tâm đã có hơn 40 nhà báo tham dự và có
hàng chục bài báo viết về cuộc triển lãm. Hơn nữa, triển lãm này còn được đưa tin vào chương trình thời sự của Đài Truyền hình Việt Nam và Đài phát thanh - truyền hình Hà Nội. Đây là những hoạt động có giá trị khơng chỉ để người xem biết đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III mà cịn giúp người xem hiểu và giữ gìn, trân trọng các giá trị văn hóa chứa đựng trong các TLLT
64
Ngồi việc tổ chức triển lãm, Trung tâm còn thường xuyên tổ chức trưng bày chuyên đề nhân dịp các ngày lễ, kỉ niệm lớn. Từ năm 2007 đến nay đã tổ chức hơn chục cuộc trưng bày chuyên đề tại Trung tâm như: “Chủ tịch Hồ Chí Minh với cơng cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, năm 2007”; “Kỷ niệm 35 năm chiến thắng Điện Biên Phủ trên khơng, năm 2007”.
Nhìn chung, các cuộc trưng bày triển lãm do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức đã thu hút nhiều lượt khách trong và ngoài nước đến thăm, đem lại hiệu quả tun truyền về TLLT một cách tích cực, góp phần tăng cường phát huy giá trị của tài liệu. Nội dung trưng bày triển lãm phong phú, nhiều cuộc đã theo sát các sự kiện chính trị xã hội. Đã có sự phối hợp chặt chẽ với các đơn vị như các bảo tàng và các cơ quan báo chí, truyền hình.
- Cung cấp bản sao: Hình thức cung cấp bản sao là hình thức khai thác
sử dụng TLLT nghe – nhìn do cơ quan lưu trữ cung cấp bản sao chứng thực cho độc giả có nhu cầu sử dụng thơng tin làm bằng chứng hoặc chứng minh, đây là dịch vụ cơng và tính phí sử dụng theo quy định của pháp luật. Giống như khai thác các nhóm TLLT khác đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, đối với việc khai thác sử dụng TLLT nghe - nhìn, nếu độc giả có nhu cầu chứng thực tài liệu phải đăng kí vào phiếu yêu cầu sao tài liệu [ phụ lục 14]. Dịch vụ sao phim được thực hiện như sau:
- Viên chức phịng đọc sẽ trình hồ sơ cho Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phê duyệt.
- Viên chức phịng Đọc ghi vào sổ đăng kí phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành thực hiện sao phim.
Đối tượng được sử dụng dịch vụ cung cấp bản sao phim là tất cả cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng TLLT nghe - nhìn để phục vụ cơng tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác. Những đối tượng trên cần phải đem giấy tờ chứng minh thân phận và các loại giấy tờ liên quan nếu muốn được hưởng chế độ ưu đãi. Các đối tượng được quy định rõ trong Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính.
65
Thời gian sao tài liệu sẽ tùy thuộc vào số lượng tài liệu cần sao chụp, số lượng phiếu yêu cầu, khối lượng công việc của cơ quan cũng như các điều kiện khách quan khác. Trên thực tế, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã thực hiện tốt công đoạn này, thời gian được rút gọn với tác phong làm việc nhanh chóng của cán bộ Trung tâm thường được hoàn thành trước thời hạn đã hẹn.
- Công bố, giới thiệu tài liêu lưu trữ ảnh thông qua các phương tiện truyền thông:
Hàng năm, nhân dịp các ngày lễ, ngày kỉ niệm những sự kiện lịch sử lớn của đất nước, tài liệu lưu trữ ảnh thường được lựa chọn, xác minh sử liệu để công bố, giới thiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng. Từ năm 1995 đến nay, Trung tâm đã có hơn 300 bài đăng tải công bố. Hầu hết các bài viết được đăng tải trên các phương tiện truyền thơng như báo, tạp chí trong và ngồi ngành: Tạp chí Văn thư và Lưu trữ, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, Tạp chí Lịch sử Đảng, Báo Nhân dân, Báo Lao động, Báo Tiền phong, Báo An ninh thế giới; website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (https://luutru.gov.vn/
) , trang facebook: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - Cục văn thư và lưu trữ
nhà nước và một số các trang website xã hội khác như http://vietbao.vn;
http://vnexpress.net; http://tienphong.vn…Các bài viết có thể được đăng tải
với nhiều nội dung khác nhau như: Công bố những tài liệu quý hiếm mà Trung tâm mới thu thập được hay các tài liệu được các cơ quan, tổ chức, cá nhân tình nguyện hiến tặng cho Trung tâm.
Gần đây nhất, trong khơng khí rộn ràng, phấn khởi của cuộc bầu cử Đại biểu Quốc hội khóa XV và bầu cử Hội đồng Nhân dân các cấp nhiệm kỳ 2021 -2026, trên website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (https://luutru.gov.vn) đã giới thiệu một số hình ảnh q về Bác Hồ với cơng tác bầu cử đại biểu Quốc hội. Trong các kỳ bầu cử Quốc hội khóa I, khóa II, khóa III, Bác Hồ vừa là người chỉ đạo, tổ chức các cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội, kêu gọi nhân dân tham gia bầu cử, ứng cử để góp sức mình cho sự nghiệp
66
cách mạng của đất nước. Những bức ảnh đó khơng chỉ có ý nghĩa đối với cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội đã qua, mà đến hơm nay những bức ảnh này cịn giữ nguyên giá trị sâu sắc, là hình mẫu để các thế hệ người dân Việt Nam noi theo, càng thêm kính trọng Bác và niềm tin vào sự nghiệp cách mạng của dân tộc. [ phụ lục 15]
Trung tâm cũng đã biên soạn và xuất bản 11 cuốn sách và một số ấn phẩm lưu trữ. Chẳng hạn như: Nhân kỷ niệm 60 năm thành lập Hội Nhà văn Việt Nam, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã có những bài cơng bố giới thiệu một số tác phẩm của Nhà văn Tơ Hồi, trong đó có các hình ảnh liên quan đến đời tư cũng như quá trình hoạt động của nhà văn cùng với đó là bản viết tay Hồi ký “Cát bụi chân ai” của Nhà văn năm 1990.
Các bài viết có tính chất giới thiệu với một số nội dung chính là: giới thiệu một phơng lưu trữ hoặc một loại hình phơng lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; giới thiệu một số các cuộc trưng bày triển lãm, các cuốn sách, bộ phim của Trung tâm; giới thiệu các hoạt động của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Các bài viết này phục vụ mục đích tuyên truyền cho giá trị to lớn về nội dung và sự đa dạng, phong phú về hình thức của TLLT hiện đang bảo