6. Cấu trúc của đề tài
3.2.3.2. Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ nghe-nhìn theo chuyên đề
Đây là hình thức cung cấp thơng tin chủ động của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Để thực hiện được hình thức này, yêu cầu các Trung tâm phải điều tra, khảo sát nhu cầu cùa người dùng tin từ đó tổng hợp thơng tin thành một chuyên đề cụ thể nhằm cung cấp thơng tin có hệ thống đến người dùng tin. Ngoài ra, Trung tâm phải cập nhật bổ sung thông tin liên quan đến các chuyên đề một cách liên tục. Các chuyên đề được thành lập sẽ được công bố trên trang web của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các trang truyền thơng của Trung tâm như Facebook. Độc giả có nhu cầu sử dụng thơng tin TLLT nghe - nhìn theo chun đề có thể dễ dàng tìm kiếm thấy thơng tin mình cần. Từ đó người đọc có thể mua lại thơng tin trong bộ thơng tin đó của Trung tâm. Nếu độc giả có nhu cầu sử dụng thêm các thơng tin bổ sung liên tục thì có thể đăng ký theo dõi chun đề thơng tin đó và nộp lệ phí theo định kỳ. Hình thức cung cấp thông tin này giúp cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
BI có thể chủ động hơn trong việc lựa chọn thơng tin trong TLLT đến người sử dụng. Người đọc có thể dễ dàng tìm kiếm thơng tin đồng thời nhận thơng tin nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho đối tượng khai thác.
Tuy nhiên, hình thức cung cấp thơng tin theo chuyên đề sẽ không đạt được hiệu quả nếu như quá trình khảo sát cũng như tổng hợp thơng tin theo chuyên đề thực hiện không tốt, nhiều chuyên đề sau khi xây dựng sẽ không được quan tâm sử dụng. Việc áp dụng các hình thức cung cấp thơng tin phải đi theo yêu cầu, mong muốn của người khai thác sử dụng thông tin. Các
98
chuyên đề được xây dựng phải đảm bảo hai yếu tố đó là thơng tin trong chuyên đề được tổng hợp từ các TLLT có tần suất sử dụng cao nhất và quá trình tổng hợp xử lý thơng tin là chính xác nhất. Như vậy, hình thức cung cấp tài liệu này mới đạt được hiêu quả tối ưu của nó.3.2.4. Tăng cường sự hỗ trợ
của cơng tác truyền thơng, marketing nhằm quảng bá Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và giới thiệu tài liệu lưu trữ nghe – nhìn
Nhà nước cần hồn thiện hệ thống pháp luật về công tác văn thư lưu trữ, cùng với những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ giúp cho công tác lưu trữ đi vào nề nếp, ổn định và hiệu quả. Đây chính là điều kiện để phát huy vai trò của marketing trong cơng tác quảng bá, giới thiệu TLLT nói chung cũng như TLLT nghe – nhìn nói riêng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Bởi TLLT, sản phẩm của TLLT, dịch vụ TLLT là đối tượng mà marketing trong công tác quảng bá, giới thiệu tài liệu phải quan tâm. Marketing giúp cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tìm hiểu được nhu cầu và mong muốn của các nhóm đối tượng dùng tin. Sau khi đã nắm được những thông tin này, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần phải đưa ra các sản phẩm từ TLLT phù hợp và thỏa mãn nhu cầu của đối tượng. Hay nói cách khác nếu khơng có sản phẩ từ TLLT, marketing khơng thể thực hiện được nhiệm vụ của mình. Điều này phụ thuộc vào công tác chỉnh lý TLLT ( TLLT mà đối tượng có nhu cầu khai thác đã được chỉnh lý hồn chỉnh chưa, có đầy đủ hay khơng, tình trạng vật lý có ổn định và đảm bảo để đưa ra khai thác sử dụng không ? ), công tác thu thập, bổ sung TLLT ( TLLT quí hiếm chứa đựng thơng tin có giá trị cao thỏa mãn yêu cầu dùng tin của các đối tượng hiện vẫn chưa thu thập được hoặc đã có nhưng ít giá trị và chưa sung kịp thời...). Khi không có sản phẩm từ TLLT thì marketing khơng thể triển khai việc quảng bá, giới thiệu TLLT.
Mục tiêu của công tác quảng bá, giới thiệu TLLT của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III muốn hướng đến chính là xã hội biết đến giá trị của thơng tin chứa đựng trong TLLT, có ý thức bảo vệ nguồn tài sản vơ giá này. Từ đó, vai
99
trị và những đóng góp to lớn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng và cơng tác lưu trữ nói chung được xã hội thừa nhận. Nhưng để đạt được mục tiêu này, Trung tâm cũng cần phải xác định được những mục đích cụ thể mà mình muốn đạt được trong cơng tác quảng bá, giới thiệu TLLT nghe
- nhìn đó là:
+ Giới thiệu những thơng tin về TLLT nghe - nhìn hiện đang bảo quản tại Trung tâm gồm: nội dung, hình thức và giá trị mà tài liệu mang lại cho xã hội.
+ Đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng TLLT làm sao có thể quảng bá hình ảnh và giá trị của TLLT đến mọi tầng lớp trong xã hội.
+ Hiệu quả sau khi đã thực hiện các hình thức khai thác sử dụng TLLT nghe - nhìn đó là số lượng độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu, thành phần độc giả, số lượt tài liệu phục vụ. Vì vậy số lượng này phải có xu hướng tăng lên và đa dạng hơn qua các năm.
+ Nội dung TLLT nghe - nhìn đưa ra quảng bá, giới thiệu phải thỏa mãn nhu cầu, mong muốn và “ bù đắp ” sự thiếu hụt thông tin của đối tượng khai thác.
+ Kích thích được nhu cầu tìm đến TTLT của đối tượng khai thác.
3.2.5. Xây dựng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trở thành điểm đến của các tour du lịch ở Việt Nam.
Du lịch có vai trị then chốt trong sự phát triển kinh tế xã hội của một đất nước. Du lịch thúc đẩy sự hiểu biết quốc tế như một phần của “ Khái niệm ngơi làng tồn cầu ”. Khách du lịch ln mong muốn có được một trải nghiệm mang tính tổng thể từ việc đến thăm các viện bảo tàng hay các di tích văn hóa đến việc tham gia các hoạt động như giải trí, thể thao, hội hè, thám hiểm, chăm sóc sức khỏe, giáo dục hay các hoạt động liên quan đến kinh tế có thể làm giàu kinh nghiệm và vốn hiểu biết cho du khách. Nhu cầu đi du lịch đang ngày càng tăng cùng với những tiến bộ hiện đại về giao thông, truyền thông và những cải thiện chung về an sinh kinh tế. Do đó, để đáp ứng nhu cầu rất đa
100
dạng của khách du lịch nên cũng hình thành nhiều loại hình du lịch khác nhau như : du lịch văn hoá, du lịch nghỉ dưỡng, du lịch thám hiểm, du lịch tâm linh,... Trong đó loại hình du lịch văn hoá đang ngày càng phát triển và nhận được nhiều sự quan tâm của Nhà nước cũng như nhân dân. Việc phát triển du lịch văn hóa là cách để phát huy truyền thống lịch sử, giáo dục lòng yêu nước, nhận thức trách nhiệm bảo vệ tài sản công của quốc gia, quảng bá về hình ảnh của đất nước ra thế giới.
Các trung tâm lưu trữ mà trong đó có Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có nguồn tài nguyên di sản phong phú và có giá trị đặc sắc - đó chính là TLLT. TLLT là nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu lịch sử và là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc. Xây dựng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thành điểm đến của khách du lịch là một hình thức để nâng cao cơng tác khai thác sử dụng cũng như phát huy giá trị TLLT mới nhất. Hình thức này đã được các nước trên thế giới như Pháp, Mỹ, Singapore, Trung Quốc, Hàn Quốc thực hiện và nhận được những kết quả rất tốt. Ví dụ, Lưu trữ Quốc gia Pháp, người ta mở cửa các Trung tâm lưu trữ và liên kết với Bảo tàng để đón khách du lịch. Những hoạt động này đã giúp cho ngành du lịch nội địa cũng như ngoại quốc của quốc gia họ phát triển và gặt hái được nhiều thành tựu. Do đó, với tiềm năng của mình, các Trung tâm lưu trữ có tiềm năng du lịch, hội tụ các điều kiện cần thiết để trở thành một điểm đến du lịch nếu được đầu tư xây dựng tốt và có các chính sách phát triển đồng bộ. Các trung tâm lưu trữ có thể trở thành điểm đến của các tour du lịch lịch sử - văn hố, thơng qua đó du khách có thể tìm hiểu các sự kiện lịch sử, truyền thống lịch sử, các nhân vật lịch sử và được sống lại những thời khắc trong quá khứ.
Như đã nêu trên, hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản với số lượng gần 350.000 tấm ảnh, hàng trăm cuộn phim, hàng nghìn cuộn băng ghi âm có nội dung phản ánh về các hoạt động trên các lĩnh vực
101
chính trị, ngoại giao, quân sự, kinh tế, văn hóa-xã hội của đất nước từ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay. TLLT nghe - nhìn đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III rất đa dạng và phong phú là nguồn thơng tin chính xác, đáng tin cậy nhất. Để xây dựng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thành điểm đến tham quan, học tập là một vấn đề quan trọng, cần phải có sự liên kết của rất nhiều cơ quan, tổ chức. Trước hết cần phải có sự liên kết giữa các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia với nhau vì mặc dù khối lượng tài liệu ở mỗi Trung tâm là khác nhau nhưng giữa các tài liệu và công tác lưu trữ tại mỗi trung tâm lại có mối quan hệ mật thiết với nhau. Hơn nữa, tại mỗi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đều bảo quản tài liệu ở các chế độ khác nhau nên khi hợp tác sẽ cung cấp cho độc giả nguồn TLLT nghe - nhìn xuyên suốt các thời kỳ lịch sử, tạo nên một bức tranh đặc sắc, đầy đủ và hồn thiện các thế hệ cha ơng tiêu biểu của dân tộc. Nếu biết kết hợp sử dụng và khai thác thì sẽ tạo sự độc đáo, đặc sắc đối với khách du lịch.
Để có thể làm được điều đó, khơng chỉ đơn thuần là việc đưa các trung tâm lưu trữ trở thành các khu du lịch mà cần có sự hợp tác với các cơ quan khác như thư viện, các cơ quan truyền thông, các công ty du lịch... Việc hợp tác đó nhằm xây dựng một hệ thống thơng tin đầy đủ và chất lượng cũng như các hình thức khai thác sử dụng TLLT phong phú và đa dạng hơn. Các cơ quan lưu trữ có thể thiết lập mối quan hệ thường xuyên với thư viện. Nếu như các kho lưu trữ có chức năng lưu trữ, bảo quản tài liệu thì thư viện lại là nơi giới thiệu TLLT đến cho bạn đọc. Hoặc có những TLLT chuyên ngành mà các TLLT khơng có thì ở các thư viện sẽ có. Nếu các cơ quan lưu trữ và thư viện kết hợp với nhau thì phần nào giúp độc giả tiếp cận TLLT dễ dàng và thuận lợi hơn. Việc kết hợp giữa du lịch và lịch sử - văn hố, hay nói cách khác việc kết hợp giữa các nhà kinh doanh lữ hành và các trung tâm lưu trữ sẽ tạo ra những sản phẩm du lịch đặc sắc và tạo ra những lợi ích cho cả hai bên. Thực tế hiện nay cho thấy các trung tâm lưu trữ chưa có sự gắn kết với các
102
công ty du lịch để quảng bá rộng rãi hình ảnh của mình, do đó các trung tâm lưu trữ chưa thực sự được mọi đối tượng trong xã hội biết đến
Tuy nhiên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có thể coi đây là một định hướng mà mình có thể hướng đến trong tương lai gần.em cho rằng, nếu giải pháp này được triển khai sẽ là “ làn gió mới ” thổi vào cơng tác khai thác sử dụng TLLT nói chung và TLLT nghe – nhìn nói riêng của ngành Lưu trữ nước nhà.
Tiểu kết chương 3
Căn cứ những nhận xét của chương trước, chương 3 em đưa ra các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe-nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, các giải pháp này cũng thể hiện kết quả nghiên cứu của đề tài và điểm cá nhân trong vấn đề bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Những đề xuất, giải pháp này được phát triển theo hướng mở do đó sẵn sàng tiếp thu các ý kiến đóng góp để tiếp tục hồn thiện.
103
KẾT LUẬN
Thời đại chúng ta đang sống là thời đại khoa học kỹ thuật; các thành tựu khoa học kỹ thuật mới, công nghệ mới đang từng ngày, từng giờ làm đất nước ta thay da đổi thịt. Nhưng chính vì vậy, hàng ngày, hàng giờ khối lượng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn đã và đang hình thành với tốc độ rất nhanh. Trong khi đó, tài liệu nghe - nhìn là một loại hình tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc nghiên cứu khoa học, lịch sử và là những căn cứ quan trọng trong việc tái dựng lại sự kiện lịch sử để tìm đến những ký ức của quốc gia và ký ức thế giới. Đây là thời cơ và thách thức đối với mỗi cán bộ lưu trữ chúng ta. Cho nên, nó địi hỏi chúng ta phải nhanh chóng tìm ra các biện pháp nhằm góp phần làm cho cơng tác bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu nói chung và bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng ngày càng tốt hơn Đề tài “Bảo quản và
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia
BI ” đề cập về vấn đề không mới trong công tác lưu trữ nhưng được thực hiện
ở bối cảnh thế giới có những biến chuyển mạnh mẽ do tác động của công nghệ
số. Công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe-nhìn cùng với các nghiệp vụ khác của lưu trữ cũng khơng nằm ngồi vùng tác động. Chính điều này đã làm nảy sinh những yêu cầu mới trong công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn buộc chúng ta một lần nữa cần nghiên cứu để thích nghi và thừa hưởng những tinh hoa mà thời đại đã sản sinh. Tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nghe - nhìn cùng tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu đã thôi thúc em thực hiện đề tài này.
Nội dung đề tài thể hiện trong 03 chương một cách hệ thống. Chương đầu tiên nêu ra những cơ sở nền tảng để triển khai đề tài: Cơ sở lý luận làm rõ đối tượng nghiên cứu qua các khái niệm, loại hình, đặc điểm, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ nghe - nhìn; Cơ sở pháp lý thể hiện mức độ hồn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
104
trong công tác bảo quản và khai thác sử dụng, tất cả đóng vai trị chi phối trong việc định hình và đưa đề tài theo đúng hướng nghiên cứu Chương tiếp theo đi sâu phân tích thực trạng cơng tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn: Đầu tiên khoanh vùng phạm vi nghiên cứu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thông qua phần giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức; sử dụng biện pháp phân tích để phân tách vấn đề như: Các loại hình tài liệu nghe- nhìn đang được bảo quản tại trung tâm, Các yếu tố ảnh hưởng tới độ bền của tài liệu lưu trữ nghe – nhìn và các phương pháp bảo quản an tồn tài liệu nghe- nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; Tiếp đến, phân tích nhu cầu khai thác sử dụng TLLT nghe – nhìn của TTLTQG III, nêu ra các hình thức khai thác sử dụng của từng loại hình tài liệu lưu trữ nghe – nhìn; sau cùng, tổng hợp lại trong phần nhận xét ưu điểm,