6. Cấu trúc của đề tài
2.4.3. Nhận xét đánh giá việc bảoquản tài liệu lưu trữ nghe-nhìn tạ
TTLTGQ III.
Tài liệu nghe – nhìn là một trong số thành phần tài liệu của phông lưu trữ Quốc gia. Nó có giá trị về nhiều mặt nên việc bảo quản an toàn và khai
53
thác sử dụng một cách hiệu quả là nhiệm vụ hết sức quan trọng của ngành lưu trữ Việt Nam nói chung và của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng.
Qua nghiên cứu, tìm hiểu tình hình bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III em rút ra một số nhận xét về những ưu nhược điểm trong bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm như sau:
2.4.3.1. Ưu điểm.
Công tác bảo quản tại TTLTQG III trong những năm qua đã thu được nhiều kết quả quan trọng, góp phần lớn vào việc giữ gìn nguồn tài liệu, tư liệu quý giá cho quốc gia, cho dân tộc. Để có được những thành quả đáng tự hào này là sự kết hợp hài hòa, triệt để các nguồn lực để tạo nên những bước tiến lớn trong bảo quản tài liệu nghe nhìn. Dựa vào việc phân tích thực trạng ở chương này, ta có thể thấy cơng tác bảo quản tại Trung tâm có được những điểm tích cực sau:
Thứ nhất, TTLTQG III nhận được sự quan tâm lớn của Nhà nước và Bộ Nội vụ trong việc đầu tư kinh phí để xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất và đào tạo nhân sự để phục vụ tốt các hoạt động lưu trữ nói chung, trong đó có cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe - nhìn.
Thứ hai, Trung tâm đã ban hành một số văn bản về công tác bảo quản tài liệu như: Nội quy ra vào kho; quy định về phòng cháy, chữa cháy; quy định về xuất, nhập tài liệu và một số nghiệp vụ khác liên quan. Các quy định, quy chế này được ban hành dựa trên việc khảo sát thực tế hoạt động, khả năng, điều kiện của Trung tâm do đó mang tính thiết thực cao, tạo điều kiện thuận lợi để các cán bộ, công chức, viên chức nắm rõ nghiệp vụ và thực hiện tốt nhiệm vụ.
Thứ ba, Hệ thống kho tàng để bảo quản tài liệu nghe – nhìn ln được nâng cấp, xây mới nhằm bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu. Hệ thống các trang thiết bị ở cả kho cũ và kho mới đều được trang bị đầy đủ bao gồm cả các trang thiết bị cơ bản và nâng cao như các giá đựng tài liệu, máy
54
hút ẩm, tủ hút ẩm, hệ thống điều hòa trung tâm, hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động, hệ thống báo đột nhập... thường xuyên được kiểm tra, duy tu, bảo dưỡng theo định kỳ và đột xuất đảm bảo tối đa cho sự an toản của tài liệu. Bên cạnh đó, Trung tâm cũng chú trọng việc mua sắm các trang thiết bị mới, gần đây Trung tâm đã trang bị thêm mấy số hóa tài liệu để đẩy nhanh tiến độ và số lượng các tài liệu được số hóa.
Thứ tư, nguồn nhân lực cho công tác bảo quản tài liệu nghe - nhìn tại Trung tâm cả trình độ chun mơn cao, giầu kinh nghiệm, năn chắc về nghiệp vụ bảo qn tài liệu nghe- nhìn và có sự am hiểu nhất định về lĩnh vực công nghệ thông tin trong việc vận hành các loại máy móc, thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu nghe nhin.
Thứ năm, Trung tâm ngày càng chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác bảo quản tài liệu như xây dựng các phần mềm lưu trữ CSDL từ tài liệu số hóa và tài liệu điện tử để phục vụ cho nhu cầu tra tìm trong tương lai tiến tới thay thế hoàn toàn phục vụ độc giả bằng tài liệu gốc. Hiện nay, Trung tâm cũng thực hiện việc xuất tài liệu phục vụ độc giả hồn tồn thơng qua hệ thống phần mềm từ việc đăng ký đến xử lý yêu cầu và đáp ứng yêu cầu và phục vụ đổi với cả tài liệu gốc và tài liệu được số hóa
2.4.3.2. Hạn chế.
Bên cạnh những điểm tích cực, cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại TTLTQG III cũng gặp phải những khó khăn, hạn chế về nhiều mặt Cụ thể:
Thứ nhất, chưa có văn bản nào được ban hành quy định riêng về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn. Hệ thống văn bản khá hồn thiện nếu xét về khía cạnh bảo quản tài liệu lưu trữ nói chung nhưng sẽ là thiếu sót nếu xét trên khía cạnh bảo quản tài liệu nghe nhìn. Hiện nay, các văn bản quy định về bảo quản tài liệu chủ yếu nghiêng về tài liệu giấy, hoặc nếu có tài liệu nghe nhìn thì chỉ được đề cập đến trong các văn bản quy định chung. Đối với loại
55
hình tài liệu có tính đặc thù như tài liệu nghe nhìn thì sự khác biệt trong chế độ bảo quản So với các loại hình tài liệu khác là rất lớn. Những văn bản đã ban hành có thể phù hợp một phần hoặc hồn tồn khơng phù hợp do khơng bám sát được các đặc điểm của tài liệu nghe nhìn, vì vậy chưa mang lại hiệu thực sự khi áp dụng.
Thứ hai, kho lưu trữ được xây dựng từ năm 2002 cùng các trang thiết bị trong kho đã có hiện tượng xuống cấp, vị trí nhà kho bố trí chưa hợp lý. Mặc dù Trung tâm rất quan tâm tới việc duy tu, sửa chữa và nâng cấp hệ thống kho bảo quản nhưng theo thời gian, cơng trình khơng tránh khỏi những hư hỏng về mặt vật lý, ảnh hưởng trực tiếp đến tài liệu nghe nhìn và các trang thiết bị ở bên trong từ đó gây khó khăn cho cơng tác bao quan. Mặt khác, nhà kho được xây dựng gần khu dân cư có mật độ các cơng trình nhà ở, trung tâm thương mại, cửa hàng dày đặc tiềm ẩn nhiều nguy cơ gây mất an toàn với tài liệu nghe nhìn
Thứ ba, thiếu nguồn nhân lực cho cơng tác bảo quản tài liệu nghe nhìn.. Thứ tư, Trung tâm cịn gặp phải nhiều vướng mắc khi số hóa tài liệu nghe nhìn trong việc lựa chọn tài liệu để số hóa và quy trình số hóa tài liệu. Hiện tại, vẫn chưa có một văn bản hướng dẫn cụ thể nào về điều kiện, tiêu chí để lựa chọn tài liệu số hóa mà chỉ căn cứ vào giá trị của phơng lưu trữ, tình trạng vật lý và tần suất khai thác, sử dụng của tài liệu đó. Về quy trình số hóa tài liệu nghe nhìn, Trung tâm mới chỉ có văn bản về quy trình số hóa tài liệu ghi âm, chưa có văn bản quy định về quy trình số hóa tài liệu ảnh và tài liệu phim điện ảnh, riêng tài liệu ảnh thì Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã đồng ý văn bản dự thảo của Trung tâm trình lên và đang trong quá trình làm các thủ tục để ban hành. Những điều này gây lúng túng cho các cán bộ khi thực hiện, ảnh hưởng đến tiến độ kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ nghe nhìn của Trung tâm.
Thứ năm, thiếu kinh nghiệm và giải pháp trong các hoạt động nghiệp
56
vụ như : công tác vệ sinh tài liệu ; công tác tu bổ, phục chế tài liệu nghe nhìn bị hư hỏng. Các phương án được đưa ra chủ yếu dựa trên kinh nghiệm quốc tế qua những đợt tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ của các cán bộ được cử đi nước ngồi mà chưa có sự nghiên cứu cụ thể về tình hình, đặc điểm tài liệu trong nước để đưa ra những biện pháp phù hợp.