6. Cấu trúc của đề tài
3.2.1. Xây dựng và hoàn thiện các văn bản pháp lý cho việc tổ chức khai thác
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn
Nhà nước cần hồn thiện hệ thống pháp luật về cơng tác văn thư lưu trữ, cùng với những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ giúp cho công tác lưu trữ đi vào nề nếp, ổn định và hiệu quả. Đây chính là điều kiện để phát huy vai trò của TLLT nghe - nhìn đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Trong những năm gần đây, Nhà nước đã ban hành nhiều chính sách để phát huy giá trị của TLLT. Trong đó phải kể đến Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị TLLT; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; Nghị định số 01/2013/NĐ- CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ và các thông tư, văn bản hướng dẫn…Tuy nhiên, TLLT nghe - nhìn là một dạng tài liệu đặc biệt nên những quy định về sưu tầm, bảo quản, khai thác sử dụng TLLT nghe - nhìn cũng cần được thiết lập một cách đầy đủ, tồn diện và có những đặc thù cụ thể riêng. Xuất phát từ những vấn đề đó, để hồn thiện
93
các văn bản pháp lý làm cơ sở cho việc khai thác sử dụng TLLT nghe – nhìn, em xin đưa ra một số đề xuất như sau:
- Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: Cần xây dựng cơ chế
chính sách phù hợp, có đầu tư kinh phí để cơng tác thu thập, tổ chức khai thác sử dụng TLLT nghe - nhìn được đồng bộ, thống nhất, đạt hiệu quả ngày càng cao cũng cần được chú trọng. Đồng thời với đó là xây dựng chế độ chính sách đối với những chủ sở hữu hiến tặng, bán tài liệu lưu trữ nghe - nhìn cho Nhà nước nhằm làm cho phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam ngày càng đa dạng, phong phú hơn.
- Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: Để cụ thể hoá các văn bản
quy phạm pháp luật của Nhà nước, hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, mà Trung tâm cần có văn bản quy định cụ thể hơn về công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn cụ thể như:
- Văn bản ban hành nội quy, chế độ khai thác sử dụng riêng biệt đối với tài liệu lưu trữ nghe - nhìn của Trung tâm.
- Cần ban hành cơ chế, chính sách đối với nội dung về bảo hộ nhà nước đối với TLLT nghe - nhìn, trong đó phải quy định rõ các đối tượng, cá nhân cụ thể và chi tiết các điều khoản quy định về các hình thức bảo hộ từ việc đăng ký, ký gửi, tặng cho, bán đến quyền khai thác sử dụng, các chế độ chính sách liên quan đến quyền và nghĩa vụ của Trung tâm. Trong công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn cần phải lập Danh mục các tài liệu lưu trữ nghe - nhìn. Hơn nữa, cần xây dựng quy trình, thủ tục và cụ thể hơn đối với việc tiếp cận TLLT nghe - nhìn của độc giả.
Đối với các cơ sở đào tạo: cần điều chỉnh, bổ sung nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với yêu cầu thực tiễn về công tác tổ chức sử dụng TLLT nghe - nhìn. Tổ chức các lớp bồi dưỡng chuyên sâu, hướng dẫn các cán bộ làm công tác lưu trữ về việc khai thác sử dụng, ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả của hình thức khai thác.
94
3.2.2. Xây dựng mối quan hệ tốt giữa độc giả và người làm cơng tác lưu trữ
Có nhiều ý kiến khơng hài lịng khi đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III vì thái độ của một số viên chức phịng Đọc. Một số độc giả cho rằng thái độ phục vụ của một số viên chức phịng Đọc cịn chưa nhiệt tình, hịa nhã, Tại Điều 7 Chương II của Quy định về đạo đức, ứng xử của viên chức làm công tác lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 916/QĐ - BNV ngày 20/4/2016 của Bộ Nội vụ đã quy định cụ thể những việc phải làm của viên chức làm lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân là : “ lịch sự, hòa nhã, văn minh, chân thành, cởi mở khi
giao tiếp; chia sẻ, thảo gỡ những khó khăn, vướng mắc, hướng dẫn tận tình, chu đáo cho độc giả đến khai thác tài liệu và tôn trọng, lắng nghe, tiếp thu những ý kiến đóng góp của người đến cơng tác ”. Vì vậy, để khắc phục tình trạng trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần xây dựng một đội ngũ cán bộ lưu trữ không chỉ làm nghiệp vụ chun mơn tốt mà cịn là những cán bộ tâm huyết, nhiệt tình và biết cống hiến để trong mắt độc gỉa “ các cơ quan lưu trữ là một điểm đến văn hóa ". Hơn nữa, cần hướng dẫn độc giả khai thác tài liệu để tạo điều kiện thuận lợi giúp người có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu có cơ hội, điều kiện tiếp xúc với tài liệu được nhanh hơn, thuận tiện và dễ dàng hơn. Để làm tốt những điều đó, các cơ quan lưu trữ cần quán triệt tư tưởng thống nhất là khi làm nghiệp vụ lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần gần gũi với quần chúng nhân dân, phục vụ cho nhân dân, lấy nhu cầu của nhân dân làm nhiệm vụ quan trọng để làm cho mối quan hệ giữa các viên chức lưu trữ và độc giả ngày càng tốt đẹp hơn. Quan trọng nhất là mỗi cán bộ lưu trữ cần phải nhận thức được trách nhiệm cao cả của mình đối với sứ mệnh gìn giữ và bảo vệ ký ức lịch sử của dân tộc ", có thể áp dụng tiêu chuẩn 4s trong giao tiếp là tươi cười, lịch sự, mau lẹ và chân thành ( Smile, Smart, Speed, Sincerity) cho mỗi cán bộ lưu trữ mỗi khi tiếp xúc và làm việc với độc giả.
95
3.2.3. Đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn
Khai thác sử dụng TLLT chính là khâu nghiệp vụ cuối cùng của cộng tác lưu trữ, là cầu nối để đưa TLLT gắn kết giữa các cơ quan lưu trữ đến với xã hội, Tuy nhiên, hiện nay, tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, hình thức khai thác sử dụn TLLT nghe - nhìn chủ yếu là hình thức khai thác sử dụng tại phịng Đọc. Các hình thức khai thác sử dụng khác như : trưng bày triển lãm, công bố tài liệu, xuất bản các ấn phẩm... vẫn chưa đáp ứng và chưa tương xứng được với tiềm năng thông tin vô tận được bảo quản tại Trung tâm, nên so với nguồn thơng tin có giá trị đặc biệt từ tài liệu lưu trữ nghe - nhìn đem lại là chưa tương xứng với cơng tác phát huy giá trị tài liệu. Muốn vậy, trong thời gian tới, cán bộ làm công tác lưu trữ cần phải tham mưu cho Lãnh đạo Trung tâm để tiến hành đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng TLLT nghe - nhìn, tiếp tục phát huy, đẩy mạnh những hình thức đang thực hiện có hiệu quả, ứng dụng triển khai những hình thức mới có thể đem lại hiệu quả cao hơn.
3.2.3.1. Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ nghe - nhìn qua internet.
Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thường bị động trong việc phục vụ bạn đọc, tức là khi nào bạn đọc tìm đến yêu cầu được khai thác sử dụng thì sẽ phục vụ. Việc này làm hạn chế việc phát huy tối đa giá trị TLLT đòi hỏi các Trung tâm cần thay đổi phương thức tiếp cận TLLT tạo điều kiện cho độc giả có thể khai thác sử dụng TLLT. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có thể chủ động đưa thơng tin trong TLLT đến với người có nhu cầu khai thác sử dụng. Việc cung cấp TLLT từ xa nhằm đáp ứng yêu cầu của những độc giả khơng có điều kiện đến Trung tâm khai thác sử dụng nhưng lại có nhu cầu được sử dụng TLLT. Việc nghiên cứu thông tin từ xa sẽ giúp nhiều độc giả có cơ hội được tiếp cận TLLT hơn, đặc biệt là những độc giả ở xa trung tâm và độc giả ở nước ngồi.
96
Đây là một hình thức hồn tồn mang tính chủ động, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chủ động cung cấp thơng tin có TLLT nghe - nhìn, độc giả có thể chủ động khơng bị hạn chế về không gian và thời gian khai thác tài liệu, các đối tượng khác nhau cũng có thể khai thác được thông tin lưu trữ.
Để áp dụng được hình thức này, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần xây dựng trang web riêng của Trung tâm thì mới có thể triển khai được hình thức cung cấp thơng tin qua internet. Mức độ cung cấp thông tin cho độc giả chỉ có thể là thơng tin cấp 2, dưới dạng file ảnh hoặc các thông tin cấp 2 dưới dạng mục lục hồ sơ khai thác các phông lưu trữ. Ngồi ra, Trung tâm có thể cung cấp thơng tin cấp 1 đối với các tài liệu không thuộc danh mục TLLT hạn chế tiếp cận và có tần suất sử dụng thường xuyên. Trên trang web của Trung tâm, thường xuyên cập nhật phần mềm tra cứu trực tuyến tài liệu hiện đang được bảo quản tại Trung tâm để người đọc có thể tìm kiếm dược TLLT cần sử dụng hiện đang được bảo quản tại dầu và quy trình tiếp cận chúng như thế nào. Với xu thế hiện nay, việc cung cấp thơng tin trên internet sẽ là một hình thức thiết thực giúp cho người đọc có thể tiếp cận được với TLLT nghe - nhìn cũng như các TLLT khác; hiểu hơn về công tác lưu trữ và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Tóm lại, ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, việc khai thác sử dụng TLLT nghe - nhìn được thực hiện tại phịng Đọc chủ yếu được thực hiện qua hình thức tiếp xúc trực tiếp với bản gốc của tài liệu. Thời gian gần đây, một số phòng thường xuyên sử dụng rộng rãi đã được số hóa nhưng việc khai thác cũng mới chỉ ở hệ thống mạng LAN tại nội bộ Trung tâm. Do vậy, muốn phát huy được giá trị TLLT nghe - nhìn thì trước hết cần phải xác định được những tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nào được sử dụng rộng rãi, những tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nào ít được khai thác để có phương án số hóa tài liệu. Đây là điều kiện tiên quyết để tạo được cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, để khai thác trực tuyến, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần phải đầu tư rất nhiều về cơ sở hạ
97
tầng phần cứng, phần mềm, máy chủ, máy trạm, thiết bị lưu trữ, mạng, hệ điều hành, phần mềm quản trị, phân cấp cho phép khai thác sử dụng tài liệu; đội ngũ các cán bộ lưu trữ có kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng học hỏi và quan trọng hơn là phải có tố chất như tính sáng tạo, sự phối hợp trong cơng việc đóng vai trị quan trọng trong q trình triển khai mơ hình khai thác TLLT nghe - nhìn trực tuyến.