CHƯƠNG 1 : TOƠNG QUAN VEĂ KÊ TỐN TRÁCH NHIM
2.1 Tình hình toơ chức quạn lý kinh doanh và cođng tác kê tốn
2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát trieơn
Cođng ty TNHH Vaơn Tại Quơc Tê I.T.I được Sở kê hốch đaău tư Tp. HCM câp phép và thành lp ngày 03/03/2004. Cođng ty hốt đng trong lĩnh vực giao nhn vn tại quơc tê, làm đái lý cước vn chuyeơn xuât nhp khaơu, và các dịch vú cho vn tại quơc tê. Cođng ty ký Hợp đoăng đái lý đc quyeăn với tp đồn International Transportation Inc. (I.T.I Group) và trở thành mt trong các đơn vị thành vieđn. Đơi với tp đồn, cođng ty thực hin quạn lý các khu vực khách hàng ở Vit Nam, nghieđn cứu và phát trieơn thị trường ở các khu vực tieăm nng đang cĩ nhu caău veă các dịch vú dađy chuyeăn cung ứng.
Tp đồn International Transportation Inc (I.T.I Group) đã tham gia hốt đng dịch vú giao nhn tređn mười nm. Tp đồn được toơ chức với sự tham gia và hợp tác cụa nhieău vn phịng cođng ty, tp trung chụ yêu ở các nước Đođng Nam Á như Trung Quơc, Hoăng Kođng, Đài Loan, Campuchia, Mã lai. Tp đồn cĩ maịt tái Vit Nam từ những nm 1996 và hốt đng thođng qua hãng tàu Falcon Vit Nam làm đái lý giao nhn.
Các hốt đng kinh doanh hin tái cụa cođng ty chụ yêu goăm giao nhn các tuyên vn chuyeơn quơc tê baỉng đường hàng khođng và đường bieơn. Đơi với tuyeẫn hàng khođng thì cođng ty làm đái lý bán cước, hợp đoăng vn chuyeơn với các hãng
hàng khođng lớn như China Airline, Eva Airline, Luthasan… Đơi với tuyên đường bieơn, cođng ty thực hin hàng nguyeđn container hay vic gom hàng lẹ xuât khaơu, hợp đoăng vn chuyeơn mua bán cước, và dịch vú chia lẹ hàng nhp qua kho CFS. Beđn cánh đĩ, cung câp các dịch vú tređn maịt đât như khai thueđ hại quan, đái lý hại quan, mođi giới bạo hieơm hàng hĩa, giao hàng tn nơi người bán đên sađn bay, cạng, hay kho người nhn. Các dịch vú h trợ hàng xuât nhp khaơu khi khách hàng yeđu caău như bao bì đĩng gĩi hàng hĩa, dịch vú kieơm nghim, xin câp chứng nhn xuât xứ, lưu kho và phađn phơi hàng hĩa. Tùy theo nhu caău khách hàng, cođng ty cĩ theơ thực hin giao nhn trĩn gĩi hay giao hàng và nhn hàng tn nơi.
2.1.1.2 Qui mođ hốt đng kinh doanh
Cođng ty cĩ trú sở chính tái Sơ 8 Nguyn Hu, Qun 1, Tp. Hoă Chí Minh. Với các kho thueđ dài hán đeơ làm thụ túc xuât nhp khaơu là Kho hàng nhp ở sơ 3, Tađn Cạng, Đin Bieđn Phụ, Qun Bình Thánh, Tp. Hoă Chí Minh, và Kho hàng xuât ở sơ 8, Tađn Cạng, Đin Bieđn Phụ, Qun Bình Thánh, Tp. Hoă Chí Minh.
Chi nhánh cođng ty được đaịt tái Success Building, sơ 3 Leđ Thánh Tođn, qun Ngođ Quyeăn, Hại Phịng, thực hin các hốt đng giao nhn tái cạng Hại Phòng. Vn phịng đái din ở Hà Ni tái Hanoi Lake View, 28 Thanh Nieđn , quaơn Tađy Hoă, Hà Ni đeơ phát trieơn khách hàng ở Hà Ni. Vn phịng Đoăng Nai được mở tái khu cođng nghip Nhơn Trách, Đoăng Nai, đeơ lieđn lác khách hàng và làm thụ túc hại quan.
Ngồi ra, cođng ty cịn tham gia vào các hip hi giao nhn vn chuyeơn quơc tê như là thành vieđn cụa hi Logasia Cargo Network – Incorprated B.V. Island, Hoơi Lieđn Hip Giao nhn Vit Nam. Kêt quạ hốt đng sạn xuât kinh doanh được đánh giá như sau:
Chư tieđu
Khơi lượng hàng hĩa thực hin (m3) Doanh thu cước thực hin Doanh thu dịch vú thực hin Hàng xuât Hàng nhaơp (VND) (VND) - Naím 2004 26,887 34,637 6,687,038,134 1,671,759,534 - Naím 2005 51,932 67,855 14,397,214,206 2,540,684,860
Naím 2005 Tp. Hoă chí Minh Tp. Hại Phịng Tp. Hà Ni
Phaăn traím tređn toơng khơi lượng
56,34% 29,58% 14,08% Phaăn traím tređn lợi
nhun thực hin
69,70% 25,86% 4,44% Doanh sơ cụa cođng ty chiêm đáng keơ trong ngành dịch vú. Đaịc bit là ở
thành phơ Hoă Chí Minh chiêm tỷ trĩng cao nhât. Tuy nhieđn tỷ l hàng xuât và ngành dịch vú vn tại cịn thâp trong khi hàng nhp luođn chiêm tỷ leơ cao hơn.
2.1.1.3 Thuaơn lợi và khĩ khn, phương hướng phát trieơn doanh nghip:
Thun lợi:
Với sự hợp tác cụa đơi tác, h thơng tp đồn cĩ sẵn ở các nước và phát trieơn từ trước, cĩ theơ giúp doanh nghip nhanh chĩng hịa nhp vào thị trường giao nhn vn tại. Sự lieđn kêt chaịt chẽ giúp cho cođng ty phía Vit Nam cĩ được mơi quan h với các đái lý giao nhn tređn tồn thê giới như các đái lý noơi tiêng Expenditors, Kuehne & Nagel, C.H. Robinson, Daiun, Best Shipping… Doanh nghieơp trong taơp đồn I.T.T Group cĩ lợi thê mánh veă tuyên vn chuyeơn chađu Á và Đođng Nam Á.
Cũng chính những nm tích lũy khi Flacon Vit Nam làm đái lý, cođng ty đã cĩ được kinh nghim hieơu biêt veă thị trường, táo được những mơi quan h khách hàng, được khách hàng quan tađm và ụng h. Và đaịc bit trang bị cho đi ngũ nhađn vieđn những kiên thức caăn thiêt, naĩm rõ quy lut và cánh tranh cụa thị trường giao nhn trong và ngồi nước. Vic áp dúng và thích nghi cođng ngh thođng tin trong quạn lý đieău hành, thiêt lp h thơng thư đin tử và vi tính hĩa các cođng vic cũng giúp doanh nghip cung câp dịch vú khách hàng hiu quạ hơn.
Beđn cánh đĩ khođng theơ khođng keơ đên đieău kin kinh teậ Vit Nam cũng baĩt đaău phát trieơn, giúp thun tin cho ngành ngheă giao nhn. Đĩ là h thơng giao thođng đường xá được mở rng. Các cạng tàu, kho hàng tng leđn veă sơ lượng và chât lượng. Đaịc bit là vic phát trieơn mở rng bên cạng với nng suât chứa đựng nhieău tàu cp bên hơn, hay kê hốch phát trieơn quy mođ sađn bay quơc tê ở Vieơt Nam. Trong các lut quạn lý kinh tê cụa nhà nước cũng đaịc bit chú trĩng đên ngành ngheă logistics thođng qua cơ sở pháp lý bạo v ngành kinh doanh này. B Lut Thương Mái đã cĩ quy định logistic thành mt chương rieđng giúp hieơu rõ và phađn định các hốt đng logistics. Gaăn đađy, nhà nùc ta cũng đưa h thơng Hại quan vào quạn lý trực tuyên đơi với các đơn vị xuât nhp khaơu và đơn vị ụy thác, và hàng lốt các đoơi mới quy định veă chính sách thụ túc. Dịch vú khai thuê Hại quan cũng được quy định baỉng vic câp chứng chư nghip vú ngối thương đeơ thực hin khai báo, đng ký. Các vân đeă tređn cho thây mođi trường kinh doanh ngày càng lành mánh và phát trieơn hơn.
Sự kin Vit Nam gia nhp vào APEC và chuaơn bị gia nhp WTO, cũng khuyên khích các doanh nghip xuât nhp khaơu. Xu hùng tồn caău hĩa tât yêu dăn đên nhu caău hàng hĩa vn chuyeơn giữa các nước gia tng, các doanh nghip cĩ cơ hi phát trieơn rng hơn. Vì thê, đađy cũng là yêu tơ thun lợi cho cođng ty phát trieơn trong tương lai.
Nhìn chung, doanh nghip đã táo neđn những lợi thê từ beđn trong đên beđn ngồi doanh nghip, veă vị trí tređn thị trường cánh tranh.
Khĩ khn
Maịc dù vy, doanh nghip văn cịn toăn tái những khĩ khn caăn phại vượt qua trước maĩt. Với khơi lượng cođng vic lớn trong khi nhađn sự cĩ hán d dăn đên vic kieơm sốt lỏng lẹo, bỏ qua chât lượng cođng vic caăn thiêt. Ngồi ra, các giới hán veă khoạng cách địa lý gađy khĩ khn trong vic lieđn h giại quyêt các cođng vic. Ví dú như ở Vit Nam khĩ biêt được các quy định Hại quan cụa nước ngồi. Mĩi sự vic đeău giại quyêt tređn những kinh nghim đã qua.
Trong neăn kinh tê hin nay, h thơng cơ sở há taăng cịn dở dang, chưa xađy dựng hồn thin, cịn gađy nhieău phieăn hà trong ngành. Ví dú như vic cại cách thụ túc Hại quan cịn chm cháp, phức táp, h thơng giao thođng ách taĩt… Thị trường chụ yêu cịn tùy thuc vào kêt câu khách hàng, khạ nng đaău tư cụa nước ngồi vào Vit Nam, khạ nng các doanh nghip trong nước phát trieơn ra nước ngồi. Do đĩ, nĩ cịn phú thuc vào neăn kinh tê, các chính sách khuyên khích đaău tư chung cụa chính phụ.
Tređn thị trường, mođi trường cánh tranh ngày càng quyêt lit. Nhieău cođng ty giao nhn từ nhỏ đên lớn cùng tham gia hốt đng trong ngành ngheă. Neđn chieău hướng lợi nhun cĩ theơ giạm đi do cánh tranh veă giá cạ dịch vú, giá cước tàu, veă chât lượng phúc vú khách hàng.
Kê hốch và phương hướng phát trieơn:
Với tình hình kinh doanh và mođi trường hốt đng tređn, đeơ cĩ theơ đứng vững trong thị trường Vit Nam, cođng ty chụ trương cho kê hốch dài hán cụa mình là thực hin tơt các dịch vú cho đái lý cũng như cho khách hàng trong nước và nước ngồi, tng uy tín cụa cođng ty, thương hiu cụa tp đồn, tng giá trị doanh nghip veă dịch vú cung câp cho khách hàng.
Múc tieđu chiên lược cụa doanh ngip là chuaơn xác trong khađu giao nhn (veă thời gian và khơi lượng, chứng từ… và cạ thời gian giao hàng, chứng từ); nhanh chĩng trong khađu vn chuyeơn, hiu quạ với phương thức vn chuyeơn đa dáng và giá cạ hợp lý. Đađy là các múc tieđu trieơn vĩng thị trường và khách hàng. Muơn vy, doanh nghip phại:
- Cĩ theơ cung câp dịch vú vn tại an tồn, đúng lịch, cánh tranh veă giá cạ. - Tư vân khách hàng các phương tin vn chuyeơn, tuyên vn chuyeơn phù hợp, các thụ túc caăn thiêt, giúp khách hàng giạm chi phí, tiêt kim thời gian.
- Thực hin đúng các chức nng với hại quan, thuê, cung câp chât lượng dịch vú khách hàng tơt.
- Đaơy mánh các tuyên vn chuyeơn khác như chađu Mỹ và chađu AĐu.
2.1.1.4 Toơ chức b máy hốt đng:
B máy hốt đng cođng ty được chia thành ba b phn chính: B phn nghip vú xuât nhp khaơu, b phn hành chính – kê tốn, b phn kinh doanh, Ban Giám Đơc.
Sơ đoă 2.1 - TOƠ CHỨC B MÁY HỐT ĐOƠNG
BAN GIÁM ĐƠC
B PHN NGHIP VÚ XUÂT NHAƠP
KHAƠU
BOƠ PHAƠN KINH DOANH
B PHN HÀNH CHÍNH-KÊ TỐN
Đứng đaău b máy là Ban giám đơc. Các b phn nghip vú xuât nhp khaơu , boơ phaơn kinh doanh, hành chính kê tốn trong sơ đoă tređn đeău dưới quyeăn đieău hành cụa Ban Giám Đơc. B phn nghip vú xuât nhp khaơu thực hin các chức nng chuaơn
bị chứng từ và thụ túc giao nhn tái cửa khaơu cạng bieơn và sađn bay. B phn hành chính –kê tốn thực hin vic toơ chức nhađn sự, kieơm sốt tài vú và báo cáo kêt quạ kinh doanh. Boơ phaơn kinh doanh cĩ chức nng tìm kiêm khách hàng, cung câp các dịch vú khách hàng.
Đađy là cơ câu toơ chức cơ bạn tái trú sở chính và các vn phịng chi nhánh nhaỉm đạm bạo cođng ty cĩ theơ thực hin các dịch vú cho khách hàng. Trong đĩ, vn phịng trú sở chính theo dõi và kieơm sốt cạ hốt đng cụa các vn phịng chi nhánh. Cođng ty cĩ đi ngũ nhađn vieđn trẹ, nng đng, kinh nghim khoạng 60 người. Các nhađn vieđn đeău cĩ cơ hi thường xuyeđn trao đoơi và hĩc hỏi kinh nghim với các đơn vị khác trong tp đồn.
2.1.2 Toơ chức cođng tác kê tốn
2.1.2.1 Toơ chức b máy kê tốn
a - Sơ đoă 2.2 -TOƠ CHỨC COĐNG TÁC KÊ TỐN Trưởng phịng Trưởng phịng
kê tốn tài chính
Thụ quỹ Kê tốn cođng nợ phại thu Kê tốn ngađn hàng và chi tieăn Kê tốn toơng hợp Kê tốn chi nhánh Hại Phòng
Quaăy thu tieăn Kê tốn
Tp. Hà Noơi
Kê tốn ở Nhơn Trách
b - Chức nng & nhim vú các b phn
- Trưởng phịng kê tốn tài chính: cĩ trách nhim quạn lý nhađn sự thuc phịng kê tốn, thiêt lp h thơng và bơ trí nhađn sự, saĩp xêp kieơm tra các cođng vic cụa kê tốn vieđn và h thơng thođng tin. Kieơm sốt báo cáo cụa các nhađn vieđn câp dưới, tham mưu cho Ban giám đơc lp dự tốn, phađn tích và lp các báo cáo.
- Thụ quỹ: bạo quạn tieăn maịt tái cođng ty.
- Kê tốn quaăy thu tieăn: kê tốn thu tieăn in hĩa đơn từ h thơng, và lp phiêu thu tieăn baỉng h thơng phaăn meăm kê tốn khi khách hàng đên thanh tốn,. Cuơi ngày, làm báo cáo và np tieăn maịt cho thụ quỹ.
- Kê tốn cođng nợ phại thu: theo dõi các hĩa đơn cođng nợ do kê tốn quaăy đưa. Đơi chiêu cođng nợ với khách hàng và hơi thúc thanh tốn. Thường xuyeđn lp báo cáo đeơ biêt được tình hình cođng nợ.
- Kê tốn b phn chi tieăn, dựa vào máng lieđn kêt biêt được các lođ hàng caăn chi tieăn, in phiêu tám ứng và trình ký duyt. Nhp sơ tieăn đã thanh tốn vào h thơng đeơ đạm bạo khođng bị trùng laĩp trong thanh tốn. Sau đĩ in phiêu chi ở phaăn meăm kê tốn và hách tốn chuyeơn khoạn.
- Kê tốn toơng hợp: tp hợp đơi chiêu các báo cáo thu tieăn, chi tieăn baỉng tieăn maịt và chuyeơn khoạn, báo cáo cụa nhađn vieđn chứng từ, hồn chưnh các bút tốn đieău chưnh. Đoăng thời, kê tốn tp hợp vic hách tốn ở các chi nhánh, vn phịng đái din và leđn báo cáo toơng hợp đeơ trình cho trưởng phịng kê tốn.
- Kê tốn chi nhánh Hại Phịng: theo dõi, báo cáo tình hình thu chi, cođng nợ, và doanh thu lợi nhun tái chi nhánh. Lp và gửi các báo cáo veă trú sở chính.
- Kê tốn vn phịng Hà Ni: thuc sự quạn lý cụa chi nhánh Hại Phịng. Các khoạn thu chi, bán hàng đeău gửi veă Hại Phịng lp và thanh toán.
- Kê tốn vn phịng Đái din ở Nhơn Trách Đoăng Nai: tương tự Hà Ni, nhưng thuc trú sở chính quạn lý.
2.1.2.2 H thơng chứng từ, tài khoạn, soơ sách, lưu chuyeơn chứng từ kê tốn
a. H thơng chứng từ, tài khoạn, soơ sách
Cođng ty hách tốn theo H thơng kê tốn Vit Nam quy định trong Quyêt định sơ 1141 TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 nm 1995 và Thođng tư hướng dăn sơ 55 ngày 26 tháng 6 nm 2003 cụa B Tài Chính ban hành. H thơng chứng từ, tài khoạn cũng áp dúng theo các quy định lieđn quan.
Đơi với các bieơu mău chứng từ theo quy định cụa B Tài Chính được in từ h thơng phaăn meăm. Khi cĩ các quy định mới, phaăn meăm đeău được cp nht sửa đoơi như các bạn cađn đơi tài khoạn, báo cáo lưu chuyeơn tieăn t, mău soơ cái, soơ chi tiêt …
Soơ sách được ghi chép theo hình thức kê tốn nht ký chung. Đĩ là các soơ nht ký, soơ cái, soơ chi tiêt tài khoạn, chi tiêt cođng nợ.
b. Lưu chuyeơn chứng từ kê tốn
Các nghip vú phát sinh mođ tạ theo sơ đoă lưu chuyeơn chứng từ (Sơ đoă 2.3). Phòng kinh doanh lieđn h khách hàng đeơ nhn đơn đaịt ch vn chuyeơn hàng hoaịc do các đái lý nùc ngồi chư định làm hàng tái Vit Nam. Boơ phaơn kinh doanh sẽ cung câp các nhu caău dịch vú cụa khách hàng cho b phn chứng từ, hoaịc đái lý nước ngồi gửi thođng tin khách hàng sẽ nhn hàng tái Vit Nam.
B phn chứng từ sẽ cp nht dữ liu vào h thơng vi tính cụa cođng ty, lp các chứng từ lieđn quan đên vn chuyeơn hàng hĩa như vn đơn, hĩa đơn, thođng tin đĩng gĩi hàng hĩa, giây báo hàng, báo cođng nợ… gửi đên khách hàng và đái lý. Các chứng từ lưu chuyeơn ni b goăm cĩ các lối chụ yêu sau:
- “Debit / Credit Note” – thođng báo Nợ / Cĩ: là các khoạn cođng nợ với nước ngồi. Thøng là các khoạn thu chi h, các chi phí dịch vú vn tại phại trạ cho beđn nùc
ngồi, các khoạn hoa hoăng phại thu cụa nùc ngồi. Chứng từ này dùng đeơ đơi chiêu cođng nợ với các đái lý.
- “Vn đơn, lnh giao hàng HN/HX”: b vn đơn đeơ giao cho khách hàng hay đái lý làm thụ túc xuât nhp khaơu tái Hại quan.
- “Vessel freight list” – danh sách cước tàu: là mt danh sách đng ký tât cạ sơ vn đơn (Bill of Lading) và các khoạn phại thu cụa khách hàng (từ các shipper hay consignee).
- “Cost sheet” – tờ chi phí : là các khoạn phại trạ trong từng chuyên hàng cho các hãng tàu, các nhà thaău phú … (shipping company, co-loader) tái ni địa.
- “Chứng từ toơng hợp lưu trữ “: là b bạng sao các chứng từ được lưu trữ tái phịng