EXPORT PERIOD PROFIT REPORT
Xêp hàng từ ngày…… đên ngày …….
On board from ….. to…….
Cuơi cùng là báo cáo lợi nhun cuơi kỳ cụa các trung tađm lợi nhun. Trong báo cáo này, kê tốn kêt hợp phađn tích tỷ l phaăn trm chi phí chiêm trong lợi nhun gp cụa cođng ty. Qua đĩ, ban giám đơc cĩ theơ tp trung chú ý đên các chi phí cao và phađn tích, cại thin đeơ tiêt kim chi phí và mang lái hiu quạ. Dưới đađy là mău báo cáo lợi nhun cụa các trung tađm lợi nhun:
BÁO CÁO LI NHUN Kỳ báo cáo:……………………………
Ngày:………………
Chư tieđu Sô tieăn
(Đoăng) Phaăn trm (%) Tp. Hoă Chí Minh (đoăng) Tp. Hại Phịng (đoăng)
Lợi nhuaơn goơp 100%
Đieău chưnh lợi nhun gp %
Các chi phí doanh nghieđp - Chi phí tieăn lương - Chi phí thueđ vaín phịng - Chi phí thueđ kho
- Chi phí vn phịng phaơm + Hĩa đơn
+ Giây fax + Giây A4 + Mực in + Sách báo
+ Mău in (D/O, Freight List…)
%
+ Khác
- Chi phí bạo trì - Chi phí Bạo hieơm - Chi phí cođng tác - Chi phí tiêp khách - Chi phí đin thối bàn - Chi phí Internet
- Chi phí đin thối di đng - Chi phí email - Chi phí khác Lợi nhun % Thu nhp khác Chi phí khác %
Lợi nhun trước thuê Thuê thu nhaơp
%
Lợi nhun rịng %
Người lp Kê tốn trưởng Giám đơc kinh doanh
Theo báo cáo tređn, ban giám đơc cĩ theơ đánh giá, so sánh quy mođ hốt đng
cụa các trung tađm lợi nhun. Nĩ theơ hin kêt quạ hiu quạ hốt đng cụa các b phn trong cođng ty. Tuy nhieđn đeơ đánh giá hốt đng thực sự cụa các trung tađm cịn phại xem xét đên báo cáo cođng nợ, tieăn t, tài sạn đaău tư và lưu chuyeơn tieăn teơ.
2.2.2.4 Trung tađm đaău tư
Ban giám đơc cođng ty là người quan tađm đên các chư tieđu cụa trung tađm đaău tư. Hin thời, cođng ty chư đánh giá hiu quạ kinh doanh thođng qua chư sô ROI, RI.
Các chư sơ này tuy cho phép doanh nghip đánh giá hiu quạ và hiu nng cụa vic sử dúng vơn, hốt đng kinh doanh cụa đơn vị nhưng văn cịn những hán chê rieđng.
2.2.3 Thực hin các ni dung lieđn quan đên kê tốn trách nhim
2.2.3.1 – Dự tốn chi phí:
Ngành kinh doanh vn tại bieơn tính doanh thu và giá thành theo từng đơn đaịt hàng, như tređn cĩ neđu theo từng chuyên hàng vn chuyeơn. Các báo giá khách hàng sao cho thu đụ chi và cĩ lời. Vì vy vân đeă dự tốn khođng chụ yêu tp trung vào dự tốn giá thành. Vân đeă Ban giám đơc, các giám đơc trung tađm lợi nhun quan tađm là sơ chi phí quạn lý trong nm đeơ duy trì hốt đng và phát trieơn kinh doanh. Vào đaău nm tháng 1, các trung tađm lợi nhun sẽ gửi veă trú sở chính kê hốch kinh doanh trong nm. Trong đĩ dự tốn chi phí cho các tháng, lit keđ chi tiêt từng lối chi phí, các chi phí phát sinh theđm do các hốt đng kinh doanh mới, và toơng cng chi phí cạ naím.
Dựa vào kêt quạ kinh doanh đát được cụa nm trước, nm nay ban giám đơc xét duyt các khoạn chi phí cho các trung tađm lợi nhun. Các trung tađm lợi nhun leđn kê hốch sơ nhađn sẽ tuyeơn dúng theđm, din tích thueđ nhà,chi phí đin nùc … Khi leđn các dự tốn chi phí này cũng là lúc đaịt ra cho trung tađm lợi nhun phại đát doanh thu tơi thieơu cho các tháng và cạ nm. Ban giám đơc sẽ cađn nhaĩc, xem xét và yeđu caău đieău chưnh nêu caăn thiêt. Đơi với trung tađm mới thành lp như Đoăng Nai, Ban giám đơc cĩ theơ châp nhn chi phí quạn lý hợp lý. Vn phịng này mới đi vào hốt đng, doanh thu thâp và chịu l chi phí trong mt thời gian.
Bạng dự tốn chi phí hốt đng được lp rieđng cho mi trung tađm, goăm các ct kê hốch, thực tê, và phaăn trm thực hin (%). Hai ct thực tê và phaăn trm thực hin đeơ trơng. Đên cuơi các tháng và cạ nm, các dữ liu thực tê được đieăn vào và đánh giá phaăn trm thực hin so với kê hốch. Hình 2.12 là mău ngađn sách hốt đng cụa các b phn.
NGAĐN SÁCH HỐT ĐNG NM
Boơ phaơn ITI – HCM
Đơn vị tính Ngàn đoăng
Tháng Tháng 1 …. Toơng sô
Khoạn múc Kê hốch Thực tê % Kê hốch Thực tê % Kê hốch Thực tê %
Quỹ lương Lương Thưởng cuơi nm Thưởng quý Bạo hieơm Khác Toơng Phí đin thối & vin
thođng và cođng ngh thođng
tin
Đin thối
Đin thối di đng Internet & email Phaăn meăm vi tính
Phaăn cứng vi tính linh kin
Toơng
Vn phịng
Tieăn thueđ
Chi đin, nước
In ân va vn phịng phaơm
Bưu phaơm
Phí ngađn hàng
Bạo hieơm vaơn đơn
Dự phịng nợ khĩ địi Quạng cáo Phí cođng tác Phí tiêp khách Phí đi lái Phí bạo trì
Phí thueđ máy copy
Toơng Khâu hao Toơng Khác Toơng TOƠNG COƠNG
2.2.3.2 Phađn tích biên đng chi phí và sơ dư đạm phí:
Qua sơ liu thực tê cụa bạng ngađn sách, kê tốn leđn báo cáo rieđng cụa các b phn, báo cáo chung cụa tồn cođng ty, và phađn tích được sự biên đng cụa các khoạn chi phí. Chieău hướng biên đng cụa các lối chi phí khác nhau tùy thuc vào tính chât và hốt đng cụa các b phn. Lây ví dú như chi phí đin thối, đin nước, vn phịng phaơm, các dịch vú mua ngồi thường cĩ chieău hướng tng giạm theo mùa kinh doanh.
Hình 2.13 – Phađn tích biên đng chi phí theo vú mùa
0 10 20 30 40 50 60 70 80 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 CHI PHÍ Theo bieơu đoă hình 2.13, chi phí được phađn tích theo các tháng trong nm và cĩ chieău hướng tng giạm theo mùa kinh doanh. Trúc hồnh laăn lược các tháng trong nm. Trúc tung là sơ tieăn tính theo đơn vị triu đoăng. Đường chi phí này thường tng vào giữa nm và cuơi nm, đĩ là các mùa kinh doanh cụa ngành. Mùa trũng thường là sau khi nghư têt và giữa nm.
Đơi với các chi phí lương và thưởng cụa nhađn vieđn thường cĩ chieău hướng tng daăn so với đaău nm. Các khoạn dự phịng, trích trước bạo hieơm vn tại bieơn được tính đeău cho các tháng trong nm. Vic phađn tích biên đng này nhaỉm múc đích giúp cho cođng vic dự tốn cụa các nm kê tiêp gaăn đúng và bị cheđnh lch ít.
Ngồi ra, doanh nghip cịn phađn tích biên đng cụa lợi nhun gp qua các tháng, nhaỉm dự tính trước các tháng phại chịu l hay cĩ lãi. Như các tháng nghư têt, và giữa nm, lợi nhun gp giạm trong khi chi phí quạn lý giạm nhé. Khi đĩ lợi nhun gp ít, ban giám đơc phại đieău chưnh các chi phí cho thích hợp và tieăn t đeơ đáp ứng thu chi trong cođng ty. Phađn tích biên đng sơ dư đạm phí giúp cho các giám đơc trung tađm lợi nhun cađn đơi các hốt đng trong cođng ty.
2.2.3.3 Phađn boơ chi phí:
Mt sơ chi phí được ban giám đơc quyêt định thực hin ở trú sở chính nhưng sẽ được phađn boơ cho các b phn khu vực trong cođng ty. Đĩ là các chi phí như bạo hieơm vn đơn lây toơng sơ chi trong nm chia theo tỷ l khơi lượng hàng thực hin cụa các b phn nm trước. Dự phịng nợ khĩ địi phađn boơ theo tỷ l bình quađn cụa sơ dư các khoạn phại thu khách hàng nm trước (toơng sơ đaău nm và sơ cuơi nm chia hai). Chi phí xađy dựng phaăn meăm trĩn gĩi ban đaău cho h thơng chứng từ được khâu hao theo tỷ l nhađn vieđn chứng từ sử dúng h thơng cụa các b phn…. Vic chi tiêt hĩa các chi phí quạn lý sẽ giúp doanh nghip xađy dựng các tieđu thức phađn boơ chính xác và cú theơ hơn, đánh giá các trung tađm hợp lý hơn.
Kê tốn trưởng sẽ tham vân cho ban giám đơc các tieđu thức phađn boơ chi phí trong cođng ty. Phoơ biên các chi phí cho các giám đơc trung tađm lợi nhun đeơ cĩ theơ thực hin báo cáo dự tốn và đánh giá kêt quạ, hiu quạ hốt đng cụa các đơn vị.
2.2.3.4 Tỷ giá:
Trong các khoạn thu và chi veă nghip vú giao nhn thường lieđn quan đên các khoạn veă cước vn tại quơc tê, các phí dịch vú bên bãi, hoa hoăng … cụa nước ngồi neđn thường tính baỉng ngối t và quy đoơi theo tỷ giá tái thời đieơm phát sinh. Các ngối t lieđn quan thường là USD, EUR, NTD. Khi các chứng từ được cp nht, các khách hàng trong nước chưa thanh tốn, phại đên mt thời gian ngaĩn sau mới thanh tốn neđn thường phát sinh cheđnh lch tỷ giá. Đeơ tin cho vic báo cáo, nhađn vieđn
chứng từ luođn lây tỷ giá tám tính cụa từng thời kỳ cĩ theơ châp nhn được đeơ leđn báo cáo b phn. B phn kê tốn sẽ là b phn tính tốn sau cùng veă chi phí và doanh thu khi thanh tốn. Thứ hai là đơi với các đơi tác nùc ngồi, thời đieơm thanh tốn và phát sinh cũng cheđnh lch nhau. Neđn doanh nghip phại chịu cheđnh lch tỷ giá khi báo cáo thuê. Khoạn này cĩ theơ khođng được châp nhn chi phí cụa b phn nhưng thực tê lái giạm thu nhaơp cụa doanh nghieơp.
2.3 Đánh giá thực tráng toơ chức kê tốn trách nhim tái cođng ty
2.3.1 Những ưu đieơm cụa h thơng kê tốn trách nhim
H thơng trung tađm trách nhim được xađy dựng phù hợp với mođ hình toơ chức cụa cođng ty. Với cách quạn lý kinh doanh theo khu vực, cođng ty hình thành neđn các trung tađm trách nhim cú theơ như trung tađm chi phí lợi nhun, trung tađm chi phí, trung tađm doanh thu. Ban giám đơc cĩ theơ kieơm sốt chi phí và thu nhp cụa các b phn rieđng bit. Các trung tađm lợi nhun cũng cĩ theơ phát huy khạ nng trong phám vi trách nhim cụa mình. Các trung tađm chi phí kinh doanh cĩ theơ tp hợp các đaău vào kịp thời và dịch vú tơt cho khách hàng.
Cođng ty đã xađy dựng neđn các chư tieđu đánh giá trách nhim và kêt quạ hốt đng kinh doanh cụa các b phn. Kê tốn trách nhim khá hồn chưnh nhaỉm cung câp thođng tin caăn thiêt cho kê tốn quạn trị. Cách tính lợi nhun theo đơn hàng táo đieău kin d dàng cho vic xác định các chư tieđu kêt quạ cụa các b phn, được tp hợp thođng tin theo lođ, chuyên, các tuyên tàu. Qua đĩ, các chư tieđu lợi nhun này giúp đánh giá trách nhim cụa các trung tađm doanh thu, trung tađm chi phí giá thành. Beđn cánh đĩ, vic tp hợp chi phí kinh doanh sẽ đánh giá được các khoạn là chính yêu và thứ yêu, từ đĩ xem xét và ra quyêt định chi tieđu và phát trieơn quy mođ kinh doanh. Cuơi cùng, kêt hợp các chư tieđu chi phí quạn lý doanh nghip, trung tađm lợi nhun sẽ đánh giá thành quạ và khạ nng hốt đng kinh doanh cụa đơn vị.
phn. Song cũng khođng theơ khođng keơ đên sự h trợ cụa cođng ngh thođng tin, giúp toơng hợp dữ liu, nơi kêt giữa các b phn kinh doanh, chi phí, kê tốn và quạn lý. H thơng báo cáo được thiêt kê tređn máy tính, cĩ theơ thođng tin được các khoạn phại thu, phại trạ, doanh thu và chi phí. Các thođng tin được lp thành báo cáo và chuyeơn đên kê tốn đơi chiêu, hách tốn, và báo cáo cho b phn quạn lý, quạn lý cođng nợ và in hĩa đơn tređn h thơng dữ liu nhp sẵn.
Cođng ty cũng xác định cho mình chiên lược thực hin đeơ tơi đa hĩa lợi nhun. Với h thơng kê tốn trách nhim (các trung tađm, chư tieđu, báo cáo) tređn, nhà quạn lý cĩ theơ theo dõi đánh giá thường xuyeđn các b phn theo các tháng kịp thời, thích hợp, hiu quạ. Chiên lược tơi đa hĩa lợi nhun cũng được thực hin qua các vic lp dự tốn kinh doanh và lợi nhun cho các trung tađm trách nhim, đưa ra các chư tieđu cho nhađn vieđn phòng kinh doanh, định mức chi phí cho trung tađm lợi nhun và trung tađm chi phí.
Xét veă cơ bạn, h thơng kê tốn trách nhim đáp ứng được nhu caău kieơm sốt các doanh thu, chi phí kinh doanh và quạn lý. Đạm bạo các thođng tin được báo cáo kịp thời, chính xác, thích hợp đơi với ban quạn lý.
2.3.2 Những maịt hán chê cụa h thơng kê tốn trách nhim
Veă cơ câu các trung tađm trách nhim và các chư tieđu, báo cáo đánh giá thành quạ hốt đng kinh doanh:
Sự phađn câp phađn nhim trong cơ câu các trung tađm trách nhim chưa rõ ràng. Các giám đơc trung tađm lợi nhun cụa từng khu vực lái tp trung quyeăn chi phơi tât cạ các tuyên hàng, quạn lý cạ trung tađm doanh thu và khođng cĩ giám đơc trung tađm doanh thu. Như vy, quyeăn và trách nhim quạn lý cịn tp trung ở các giám đơc trung tađm lợi nhun, chưa ụy quyeăn cho câp dưới. Vì thê, hiu quạ kinh doanh các tuyên chiên lược chưa cao, chưa khuyên khích được nhađn vieđn kinh doanh câp dưới tích cực làm tng hiu quạ cođng vic.
Các chư tieđu đo lường chi phí kinh doanh cụa cođng ty chư mới tính tốn theo chieău dĩc cụa các đơn hàng, tức là chi phí kinh doanh được trung tađm chi phí tp hợp khi nĩ phát sinh trong mi đơn hàng vn chuyeơn đeơ tính lợi nhun. Chứ chi phí kinh doanh chưa tính tốn theo chieău ngang theo tính chât cùng lối phát sinh trong tháng, trong kỳ kinh doanh. Các chi phí giá thành caăn được phađn lối theo ứng xử chức nng logitics goăm: chi phí vn chuyeơn ni địa, chi phí kho bãi, chi phí dự trữ, mua nguyeđn vt liu… Trong đĩ, chi phí vn chuyeơn, bơc xêp hin chiêm tỷ l cao trong toơng chi phí. Cĩ như thê, doanh nghip mới đánh giá được các maịt hốt đng cụa logistics, tính ra hiu quạ cụa chi phí kinh doanh so đaău ra, cho phép tính tốn các phương án đaău tư tài sạn cơ định (như xe tại, xe caơu) thay vì phại thueđ ngồi.
Các báo cáo đánh giá kêt quạ kinh doanh, cú theơ vic tính lợi nhun các chuyên hàng thường phại đieău chưnh, cp nht lái, dăn đên báo cáo kê tốn trách nhim chưa chính xác. Vì các trung tađm chi phí kinh doanh tự in các báo cáo b phn cho kê tốn, và thường xuyeđn phại đieău chưnh hoă sơ sau khi các chuyên tàu khĩa soơ. Nguyeđn nhađn cĩ theơ do làm sai chứng từ, thay đoơi báo giá, lieđn lác đái lý chm tr… Neđn ý thức veă cách đánh giá kêt quạ và hiu quạ hốt đng cụa các trung tađm chi phí cịn thâp.
Chiên lược cụa cođng ty cịn xa rời với h thơng đo lường, đánh giá thành quạ hốt đng sạn xuât kinh doanh. Đĩ là vì h thơng chưa cĩ phương hướng đánh giá theo các chư tieđu chiên lược kinh doanh chụ đáo. Các chư tieđu và báo cáo đánh giá trách nhim các trung tađm chư mới đáp ứng tám thời các yeđu caău kieơm sốt tài sạn như cođng nợ, chi phí, chưa chụ đng các múc tieđu cụa tồn cođng ty. Neđn các trung tađm trách nhim chưa theơ phát huy nng lực và khạ nng đeơ đĩng gĩp các múc tieđu chung, thành tích cụa các trung tađm trách nhim chưa tơi ưu hĩa.
Trieơn vĩng khách hàng chưa được chú trĩng, chưa cĩ chư tieđu đánh giá, mt phaăn cũng do chưa cĩ giám đơc trung tađm doanh thu quạn lý. Thời gian qua cođng ty
chưa đaău tư đúng mức cho vic xađy dựng chiên lược khách hàng. Các chiên lược được xađy dựng mt cách hình thức, chư dựa vào những chư tieđu cứng nhaĩc, những kinh nghim, hoaịc do phán đốn chụ quan đeơ xađy dựng, chât lượng khođng cao. Đeơ xađy dựng chiên lược dịch vú khách hàng cĩ tính khoa hĩc và khạ thi cao, caăn phại cađn nhaĩc kỹ mođi trường beđn trong và beđn ngồi, xác định rõ những đieơm mánh,