CHƯƠNG 1 : TOƠNG QUAN VEĂ KÊ TỐN TRÁCH NHIM
2.1 Tình hình toơ chức quạn lý kinh doanh và cođng tác kê tốn
2.1.2.2 H thơng chứng từ, tài khoạn, soơ sách, lưu chuyeơn chứng từ kê tốn
a. H thơng chứng từ, tài khoạn, soơ sách
Cođng ty hách tốn theo H thơng kê tốn Vit Nam quy định trong Quyêt định sơ 1141 TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 nm 1995 và Thođng tư hướng dăn sơ 55 ngày 26 tháng 6 nm 2003 cụa B Tài Chính ban hành. H thơng chứng từ, tài khoạn cũng áp dúng theo các quy định lieđn quan.
Đơi với các bieơu mău chứng từ theo quy định cụa B Tài Chính được in từ h thơng phaăn meăm. Khi cĩ các quy định mới, phaăn meăm đeău được cp nht sửa đoơi như các bạn cađn đơi tài khoạn, báo cáo lưu chuyeơn tieăn t, mău soơ cái, soơ chi tiêt …
Soơ sách được ghi chép theo hình thức kê tốn nht ký chung. Đĩ là các soơ nht ký, soơ cái, soơ chi tiêt tài khoạn, chi tiêt cođng nợ.
b. Lưu chuyeơn chứng từ kê tốn
Các nghip vú phát sinh mođ tạ theo sơ đoă lưu chuyeơn chứng từ (Sơ đoă 2.3). Phòng kinh doanh lieđn h khách hàng đeơ nhn đơn đaịt ch vn chuyeơn hàng hoaịc do các đái lý nùc ngồi chư định làm hàng tái Vit Nam. Boơ phaơn kinh doanh sẽ cung câp các nhu caău dịch vú cụa khách hàng cho b phn chứng từ, hoaịc đái lý nước ngồi gửi thođng tin khách hàng sẽ nhn hàng tái Vit Nam.
B phn chứng từ sẽ cp nht dữ liu vào h thơng vi tính cụa cođng ty, lp các chứng từ lieđn quan đên vn chuyeơn hàng hĩa như vn đơn, hĩa đơn, thođng tin đĩng gĩi hàng hĩa, giây báo hàng, báo cođng nợ… gửi đên khách hàng và đái lý. Các chứng từ lưu chuyeơn ni b goăm cĩ các lối chụ yêu sau:
- “Debit / Credit Note” – thođng báo Nợ / Cĩ: là các khoạn cođng nợ với nước ngồi. Thøng là các khoạn thu chi h, các chi phí dịch vú vn tại phại trạ cho beđn nùc
ngồi, các khoạn hoa hoăng phại thu cụa nùc ngồi. Chứng từ này dùng đeơ đơi chiêu cođng nợ với các đái lý.
- “Vn đơn, lnh giao hàng HN/HX”: b vn đơn đeơ giao cho khách hàng hay đái lý làm thụ túc xuât nhp khaơu tái Hại quan.
- “Vessel freight list” – danh sách cước tàu: là mt danh sách đng ký tât cạ sơ vn đơn (Bill of Lading) và các khoạn phại thu cụa khách hàng (từ các shipper hay consignee).
- “Cost sheet” – tờ chi phí : là các khoạn phại trạ trong từng chuyên hàng cho các hãng tàu, các nhà thaău phú … (shipping company, co-loader) tái ni địa.
- “Chứng từ toơng hợp lưu trữ “: là b bạng sao các chứng từ được lưu trữ tái phịng kê tốn và phịng chứng từ.
Quaăy thu tieăn Giao ctừ và thu tieăn / cođng nợï Tám ứng và chi phí Thụ quỹ Consignee/ Shipper Chứng từ toơng hợp lưu trữ B phn chứng từ Phòng kinh doanh Nhaơp
dữ liu Freight List Vessel
Cost sheet Debit / Credit Note Bill, lnh giao hàng HN/HX Agents Đái lý Nước Ngồi Nhađn vieđn cạng
Kê tóan chi tieăn, ngađn Kê tĩan thu tieăn, cođng nợ
Kê tĩan toơng hợp
Toơng hợ thođ
H thơng báo cáo
p ng tin
Sơ đoă 2.3 – Sơ đoă lưu chuyeơn chứng từ tái Tp. HCM
Đeơ thu tieăn khách hàng, b chứng từ và bạng keđ cước tàu được giao cho quaăy thu tieăn đeơ thu các phí chứng từ, dịch vú lieđn quan roăi giao chứng từ gơc cho khách hàng nhn hàng.
Nhađn vieđn quaăy thu tieăn dựa vào các Freight list đeơ tìm dữ liu tređn h thơng, in hĩa đơn lieđn quan, nhn tieăn maịt khách hàng. Sau đĩ giao chứng từ cho khách. Khách hàng nợ chưa thanh tốn thì ghi nợ, các hĩa đơn được chuyeơn giao cho kê tốn thu tieăn đeơ lp phiêu chi hoaịc ghi cođng nợ kê tốn.
Các nhađn vieđn chứng từ giao các tờ chi phí (cost sheet) cho thụ quỹ đeơ tám ứng cho nhađn vieđn nghip vú cạng đi làm thụ túc giao nhn hàng. Nhađn vieđn nghip vú cạng sẽ đĩng tieăn và thanh tốn tám ứng với thụ quỹ, sau đĩ chuyeơn chứng từ cho kê tốn chi tieăn đeơ lp phiêu chi.
Kê tốn chi tieăn cịn cĩ trách nhim kieơm tra các khoạn thu chi qua tài khoạn ngađn hàng. Nêu cĩ thu tieăn thì báo cho quaăy thu tieăn nhp máy thu tieăn ngađn hàng, xĩa cođng nợ. Đoăng thời kê tốn ngađn hàng hách tốn bút tốn lieđn quan.
B chứng từ lưu trữ được lp thành hai b, mt b lưu giữ tái b phn chứng từ và mt b được giao cho kê tốn toơng hợp đeơ toơng hợp các dữ liu caăn thiêt. Trong đĩ, giây báo Nợ /Cĩ do kê tốn toơng hợp đeơ đơi chiêu cođng nợ với nước ngồi.
Cuơi tháng, kê tốn toơng hợp dữ liu đeơ lp báo cáo thuê và báo cáo cho ban quạn trị cođng ty.