CHƯƠNG 1 : TOƠNG QUAN VEĂ KÊ TỐN TRÁCH NHIM
2.2 Thực trán gh thơng kê tốn trách nhim
2.2.2.1 Trung tađm chi phí
a. Trung tađm chi phí giá thành:
Xác định các chư tieđu:
Hốt đng cụa giao nhn vn tại quơc tê là cođng vic lieđn lác với các hãng tàu đeơ cung câp giá cước thâp và tin lợi cho khách, sau đĩ làm các thụ túc nhn hàng cho chụ hàng. Thường các cođng ty theo dõi từng lođ hàng vn chuyeơn, nhađn vieđn sẽ kieơm tra các yêu tơ sau cụa lođ hàng:
- Quy định veă hàng, qui cách bao bì, trĩng lượng hay khơi lượng; - Quy định veă thời gian xêp hàng;
- Quy định veă chứng từ; - Quy định thanh tốn.
Các lođ hàng cụa nhieău khách được tp hợp theo từng chuyên tàu vn chuyeơn. Nhađn vieđn chứng từ dựa vào báo giá cụa hãng tàu và các dịch vú khác đeơ báo giá cho khách hàng và tiên hành đaịt ch vn chuyeơn. Do đĩ, tương ứng với mi chuyên vn chuyeơn, nhađn vieđn chứng từ tính được các giá thành vn chuyeơn.
Ta cĩ theơ thây ví dú trong mt lođ hàng nhp, khi hàng veă cođng ty sẽ phại đĩng tieăn phí chứng từ cho mt chuyên hàng, và phí bơc xêp và tháo dỡ hàng cho moêi container hàng. Sau đĩ, các chuyên hàng goăm các lođ hàng lẹ cụa chụ hàng, cođng ty sẽ chuaơn bị chứng từ và phát vn đơn cho từng chụ hàng và thu lái các phí dịch vú chứng từ và bơc xêp dỡ hàng. Phí chứng từ được tính theo từng b cho khách hàng, phí bơc xêp tính theo khơi lượng, trĩng lượng hàng hĩa. Như vy cođng ty tính được lợi nhun gp cụa lođ hàng đĩ dựa tređn doanh thu trừ đi giá thành. Hay đơi với hàng xuât, cođng ty thực hin gom hàng lẹ tức mua cước nguyeđn container cụa hãng tàu, và bán lái cước cho khách hàng cĩ nhu caău vn chuyeơn hàng lẹ, ít hơn và tât cạ được gom chung mt container. Do đĩ, nhađn vieđn chứng từ sẽ tính được toơng doanh thu và chi phí cụa chuyên hàng.
Khoạn múc Noơi dung
C/O fee Insurance Handling fee Delivery Order fee Bill fee Fumingation Cleaning fee Lift on/off CFS fee Trucking fee Agency fee CFS Handling fee … Chi phí dịch vú Phí chứng nhn xuât xứ Phí bạo hieơm Phí thụ túc Phí lnh giao hàng Phí vn đơn Phí phun trùng Phí v sinh
Chi phí vn chuyeơn ni địa
Phí bơc xêp leđn / xuơng Phí đĩng dỡ container Phí vn chuyeơn
Các khoạn phại trạ cho beđn nùc ngồi
Phí đái lý Phí gom hàng Phí thụ túc …
Tài khoạn sử dúng và phương pháp hách tốn chi phí:
Tuy ngành kinh doanh này khođng phại là sạn xuât sạn phaơm mà là dịch vú, nhưng vì các khoạn chi phí này nhaỉm táo doanh thu tương ứng neđn kê tốn sử dúng tài khoạn TK154 – Chi phí sạn xuât dở dang đeơ tính giá thành và kêt chuyeơn vào tài khoạn TK 632 – Chi phí giá vơn và tính kêt quạ kinh doanh. Tài khoạn 154 được chi tiêt thành ba tài khoạn con chụ yêu là chi phí dịch vú, chi phí vn chuyeơn ni địa và chi phí khác. Rieđng đơi với chi phí cước vn chuyeơn quơc tê, các lođ hàng xuât nhp khaơu đeău cĩ kêt hợp với các đái lý nước ngồi đeơ giao nhn hàng hĩa neđn cước tàu được hách tốn thu chi h và hưởng hoa hoăng tređn cước, thực hin phađn chia lợi nhun theo hợp đoăng với tp đồn ITI. Do đĩ, chi phí tieăn cước khođng hách tốn giá thành mà chư thơng keđ qua h thơng vi tính quạn lý chi trạ các “cost sheet”.
Giám đôc kinh doanh Tp. HCM Trung tađm chi phí 1 Trung tađm chi phí 3 Trung tađm chi phí 2 Trưởng phịng hàng nhp Trưởng phịng hàng xuât Trưởng phịng CS Nhóm A Nhóm B Nhóm C Nhóm D Nhóm E Nhóm F Nhóm G
Boơ phaơn logisctics – cạng vú
Nhóm H
Đeơ cĩ theơ theo dõi cođng vic và phađn chia trách nhim, trung tađm chi phí giá thành cụa doanh nghip được phađn chia thành các nhĩm chứng từ, phú trách các tuyên vn chuyeơn cú theơ như sơ đoă 2.5.
Giám đơc trung tađm chi phí quạn lý các chi phí giá thành. Giám đơc trung tađm lợi nhun sẽ quạn lý cạ trung tađm chi phí giá thành và chi phí quạn lý cụa đơn vị. Trong đĩ ở thành phơ Hoă Chi Minh được phađn chia đaăy đụ thành trung tađm chi phí 1 do trûng phịng hàng nhp quạn lý. Trung tađm chi phí 2 do trưởng phịng hàng xuât và trung tađm chi phí 3 là trưởng phịng CS (customs services: tức đơn thuaăn chư làm dịch vú, khođng cĩ lieđn quan đên cước vn chuyeơn quơc tê). Các trưởng phịng cĩ quyeăn và trách nhim quyêt định các khoạn chi phí và báo giá cụa các hãng tàu, quạn lý và đánh giá cođng vic các nhađn vieđn chứng từ, toơng hợp các báo cáo cho giám đơc trung tađm lợi nhun.
Đơi với hàng nhp thì phađn chia các tuyên vn chuyeơn nhp khaơu thành các nhĩm A, B và C và ký hiu tređn các hoă sơ chứng từ baỉng các chữ cái sau.
Nhĩm A sẽ goăm: tuyên hàng nhp khaơu vn chuyeơn baỉng hàng khođng (ký hiu VNAI) và tuyên nhp hàng từ các cạng cụa Trung Quơc veă Vit Nam (ký hiu VNCH).
Nhóm B goăm: tuyên nhp hàng từ các cạng cụa Hoăng Kođng (ký hiu VNHH), và tuyên hàng nhp khaơu khác như Nht, Malaysia, Hàn Quơc …(ký hiu VNOH).
Nhĩm C là tuyên nhp hàng từ các cạng cụa Đài Loan veă Vit Nam (ký hiu VNTH).
Đơi với hàng xuât, các tuyên vn chuyeơn được phađn thành 3 nhĩm cú theơ sau và ký hiu tuyên vn chuyeơn rieđng.
Nhĩm D sẽ goăm tuyên hàng xuât khaơu đên Baĩc Mỹ (Line N. America/ ghi taĩt là NA); tuyên xuât khaơu đên các khu vực khác ở Mỹ và Chađu Mỹ (Line C.S.
Ameri/ ghi taĩt CA); và tuyên hàng xuât khaơu đên Chađu AĐu (Line Europe/ ghi taĩt EU).
Nhĩm E goăm: tuyên xuât khaơu hàng đên Trung Quôc, Hoăng Kođng (Line HK, China/ghi taĩt HC)ø; và tuyên xuât khaơu hàng đên Đài Loan (Line Taiwan/ghi là TW)
Nhĩm F thi cĩ các tuyên xuât khaơu hàng đên Nht và Hàn Quơc (Line Japane/Kore/ ghi taĩt JK) ; tuyên xuât khaơu hàng đên các nước Chađu Á khác (Line S.E. Asia/ ghi là SE)ø
Nhĩm G là nhĩm cĩ chư tuyên xuât khaơu hàng baỉng đường hàng khođng (Line Air Export/ ghi taĩt thành AR).
B phn hàng CS chư thực hin các lođ hàng dịch vú xuât nhp khaơu như khai thueđ, vn chuyeơn, dịch vú trĩn gĩi…(Line Logistics/ ghi là CS)
Trung tađm chi phí giá thành hình thành theo các tuyên vn chuyeơn tređn tồn caău nhaỉm giúp d kieơm sốt, đánh giá các tuyên vn chuyeơn mánh yêu cụa đơn vị. Thê mánh cụa các cođng ty theơ hin qua đánh giá các cước tàu mua bán được tređn các tuyên khác nhau. Maịt khác, nĩ cho thây chiên lược doanh nghip đang tp trung phát trieơn tređn các tuyên nào tređn thê giới. Các nhađn vieđn nghip vú chứng từ cĩ theơ chuyeđn mođn hĩa, hieơu rõ được các nghip vú đaịc thù cụa mi tuyên. Ví dú như thụ túc hại quan ở các nước cĩ theơ yeđu caău khác nhau veă đng ký qua máng trước khi hàng đên, các kieơm tra, kieơm dịch phun trùng khi tàu cp bên, hàng xuât tái nhp…..
B phn logistics – cạng vú cũng cĩ trưởng phịng quạn lý rieđng, cĩ nhim vú bơ trí nhađn vieđn h trợ các b phn hàng xuât, hàng nhp, và dịch vú thực hin các vic đĩng hàng, thueđ bơc xêp, lây lnh, giao hàng … Vì vy, b phn này khođng kém phaăn quan trĩng trong vic thực hin giao nhn hàng hĩa cụa cođng ty, chịu trách nhim veă an tồn cho hàng hĩa, kịp thời, đúng lúc cho khách hàng.
Sơ đoă 2.6 - CÁC TRUNG TAĐM CHI PHÍ KINH DOANH TÁI TP. HP Trung tađm Trung tađm chi phí 1 Trung tađm chi phí 2 Nhađn vieđn hàng nhp
Boơ phaơn logisctics – cạng vú
Nhađn vieđn hàng xuât Giám đơc kinh
Với sơ đoă 2.5 tređn cho thây đaăy đụ nhât các b phn hốt đng cụa cođng ty tái thành phơ Hoă Chí Minh. Các trưởng phịng hàng nhp và xuât cịn cĩ trách nhim tp hợp các dữ liu thơng keđ cụa các chi nhánh, vn phịng đái din đeơ lp neđn báo cáo chung cho tồn cođng ty. Tuy nhieđn, tùy theo tình hình thực tê cú theơ và khơi lượng cođng vic mà vic saĩp xêp nhađn sự tređn được giạn lược bớt như sơ đoă trung tađm chi phí tái Hại Phịng tređn (Hình 2.6).
Ở thành phơ Hại Phịng, trung tađm chi phí chư chia thành hai b phn chính là hàng nhp và hàng xuât và cĩ b phn logistics – cạng vú hoơ trợ các cođng vic ngồi bên cạng. Vn phịng Hại Phịng toơng hợp các báo cáo và gửi veă vn phịng thành phơ Hoă Chí Minh.
b. Trung tađm chi phí quạn lý
Xác định các chư tieđu:
Sau khi các khoạn doanh thu được tính trừ cho giá thành tređn, các trung tađm đát được lợi nhun sau giá vơn, tức sơ dư đạm phí. Sơ dư này là thu nhp caăn thiêt đeơ chi các khoạn chi veă quạn lý và bán hàng. Vì thê, trưởng các trung tađm lợi nhun sẽ dự tốn chi phí quạn lý cụa b phn mình trong nm, và thực hin theo dự tốn đĩ. Các chư tieđu do trung tađm lợi nhun xác định cho mình là các chi phí veă sơ lượng nhađn vieđn kinh doanh, nhađn vieđn nghip vú chứng từ, cạng vú, tieăn lương và phí bạo hieơm cụa nhađn vieđn, chi phí thueđ vn phịng theo quy mođ hốt đng, chi veă thưởng hoa hoăng cho nhađn vieđn, chi phí giao tê, các khoạn chi tin ích (như đin, nước, vn phịng phaơm, in ân bieơu mău, mua máy mĩc thiêt bị, bạo trì…). Ngồi ra, các trung tađm lợi nhun cĩ theơ bơ trí cho mình các nhađn vieđn kê tốn và hành chính đeơ phúc vú cho đơn vị hốt đng cụa mình và các chi phí sẽ tính cho b phn đĩ.
Beđn cánh đĩ, cịn cĩ các khoạn chi veă toơ chức hành chính và tài vú chung cho tồn cođng ty được đaịt tái trú sở chính. Các chi phí này được phađn boơ cho các trung tađm lợi nhun như dự phịng nợ khĩ địi, các chi phí quạn lý hi vieđn cụa hip
hi vn chuyeơn, trích trước thưởng cuơi nm như lương tháng mười ba, bạo hieơm giao nhn… Vic phađn boơ tùy thuc vào nhn xét đánh giá cụa ban giám đơc và trưởng phịng kê tốn tài chính đeơ đánh giá lợi nhun cụa từng tháng.
Tài khoạn sử dúng và phương pháp hách tốn chi phí:
Theo chê đ kê tốn hin hành, kê tốn vieđn phađn lối và tp hợp các khoạn chi phí này vào chi tiêt cụa hai tài khoạn chụ yêu là TK 641 – Chi phí bán hàng và TK 642 – Chi phí quạn lý. Cuơi kỳ, các chi phí này được kêt chuyeơn đeơ tính tốn lợi nhuaơn goơp cho cođng ty.
Đaịc bit là trong phađn lối chi phí quạn lý cụa doanh nghip, do nhu caău phại theo dõi đánh giá các khoạn chi cơ định hàng tháng, hay thường xuyeđn phát sinh, neđn cođng ty tách rieđng các khoạn này đeơ theo dõi như: chi phí in ân bieơu mău, giây in, mực in … neđn maịc dù các khoạn này cùng xêp lối là vn phịng phaơm nhưng văn theo dõi rieđng bit ở tài khoạn chi tiêt hơn. Các chi phí quạn lý như là:
• Chi phí tieăn lương: bao goăm lương tât cạ nhađn vieđn như kinh doanh, chứng từ, hành chính…
• Chi phí tieăn thueđ vn phịng: HCM , HP, HN. NT
• Chi phí vn phịng phaơm: hĩa đơn, giây fax, giây A4, mực in, sách báo và in ân như mău lnh giao hàng, vn đơn, phiêu thu, khác… • Chi phí bạo trì: máy tính, phaăn meăm, khác
• Chi phí Bạo hieơm: BHXH, BHYT, tai nán con người, bạo hieơm giao nhn, khác
• Chi phí cođng tác: trong nước, nước ngồi • Chi phí tiêp khách
• Chi phí đin thối bàn: phađn chia theo HCM, HP, HN, DN • Chi phí Internet
• Chi phí email
• Chi phí gửi chuyeơn phát nhanh • Chi phí ngađn hàng
• Chi phí đin nước • Khâu hao
• Chi phí phúc lợi nhađn vieđn • Chi phí đi lái
• Chi phí dự phịng nợ khĩ địi
• Chi phí mua ngồi: phaăn cứng vi tính, phaăm meăm vi tính • Chi phí thưởng cuơi nm
• Chi phí th, l phí v.v…