BẠNG TOƠNG HP LI NHUN CHUYÊN Cođng ty TNHH Vn tại Quơc tê I.T.I
VOYAGE PROFIT SUMMARIZE
Hãng tàu (Shipping line) : Sơ hoă sơ (File no.)
Teđn tàu và chuyên (Vessel & Voy) : Ngày (date)
Tuyên (Line) Ngày dở hàng Ngày đĩng hoă sơ
(On board) (Closing date)
Vn đơn HB/L No. Vn đơn MB/L No.
Khơi lượng
R/T TYPE FRT
Doanh thu - Revenue Giá thành – Cost Lợi nhuaơn Phađn chia
doanh thu N/v kd Khách hàng Cạng đi/ cạng đên PL.R. / PL. DEST (CY/CFS) KGS /CBM Trạ trước - Prepaid Trạ sau - Collect Trạ trước – Prepaid Trạ sau - Collect FWD share Sale code Customer
Toơng coơng (total)
Lợi nhun (profit) USD
VND
Vn đơn HB/L No. Khách hàng
Khơi lượng
R/T Doanh thu – Revenue Giá thành – Cost
Phí trạ/thu đái lý
Lợi nhun Profit
Vaơn đơn MB/L No. Customer Sơ lnh giao
hàng (D/O) Cước O/F Phí D/O CFS/ THC Khác MISC Cước O/F Phí D/O CFS/ THC Khác MISC AGNT/Fee
Toơng coơng (total)
Lợi nhun (profit) USD
VND Teđn đái lý
Agent
Ngày hĩa đơn Invoice date
Sô hĩa đơn đái lý Agent Reference
Sơ hĩa đơn cty Our Reference
Phại thu (Debit) Phại trạ (Credit)
Toăng coơng (total)
Người lp bieơu:
Teđn tàu và chuyên (Vessel & Voy) : Ngày (date)
BẠNG TOƠNG HP LI NHUN CHUN Hình 2.8 – Bạng tính lợi nhun theo chun tàu cụa hàng nhaơp khaơu
VOYAGE PROFIT SUMMARIZE
Ngày tàu đên (E.T.A):
Cođng ty TNHH Vn tại Quơc tê I.T.I
Hĩa đơn nước ngồi: Sơ hoă sơ (Job no.)
Hai bạng tređn đeău tính ra lợi nhun, nhưng do nghip vú khác nhau neđn bạng được thiêt kê khác nhau. Như hàng nhp khaơu caăn thơng keđ theo ngày tàu đên, teđn khách hàng nhn hàng là chính, các chi phí lieđn quan được tách rieđng thành tieăn cước, phí thụ túc, phí bơc dỡ, các khoạn phại trạ cho nùc ngồi, khoạn khác. Cịn hàng xuât thì caăn thiêt theo dõi theo hãng tàu, ngày xêp hàng, đĩng hoă sơ, các khoạn thu nhp và chi phí... Các cước trạ trước, trạ sau tương ứng là các khoạn trạ ở Vieơt Nam hay ở nước ngồi, tùy thuc vào thỏa thun và yeđu caău cụa khách hàng.
Đeơ phađn tích đánh giá tình hình hốt đng cụa doanh nghip ở các maịt khác nhau, báo cáo lợi nhun các chuyên tàu được thiêt kê tređn phaăn meăm dữ liu chứng từ. H thơng báo cáo sẽ tp hợp lợi nhun theo các câp đ như sau:
Hình 2.9 - H thơng báo cáo b phn theo câp đ
Giám đơc/ Phĩ giám đơc Hàng Nhp đường khođng/bieơn Hàng xuât đường khođng Hàng xuât bieơn Tuyên Chađu Á Hàng xuât bieơn Tuyên Ađu Mỹ
Trung tađm đaău tư/ Trung tađm lợi nhun
Theo tuyên vaơn chuyeơn Khu vực Tp. Hoă Chí Minh Khu vực Đoăng Nai Khu vực Tp. Hà Ni Khu vực
Tp. Hại Phòng Theo Khu vực
Nhađn vieđn
kinh doanh A kinh doanh B Nhađn vieđn kinh doanh C Nhađn vieđn kinh doanh D Nhađn vieđn kinh doanh E Nhađn vieđn
Theo Nhađn vieđn kinh doanh Cước vn chuyeơn quơc tê Phí, l phí chứng từ, bill, CFS Dịch vú khai thueđ hại quan và
phí lieđn quan Theo lối dịch vú kinh doanh Vaơn chuyeơn noơi
địa, giao hàng tn nơi
Báo cáo theo tuyên tàu: cho phép đánh giá thê mánh, khạ nng cánh tranh cụa cođng ty tređn thị trường thê giới. Hàng tháng các b phn trung tađm chi phí – doanh thu gửi bạng toơng hợp lợi nhun cụa tât cạ các hoă sơ cụa các tuyên hàng xuât và hàng nhp. Xem tham khạo mău trong hình 2.10 sau.
Báo cáo theo khu vực kinh doanh : đánh giá vic đaău tư vào các khu vực cĩ hợp lý hay chưa, cĩ neđn mở rng hốt đng kinh doanh hay thu hép đaău tư cụa cođng ty. Các trung tađm lợi nhun cĩ trách nhim thơng keđ doanh thu và chi phí giá thành, lợi nhun gp và chi phí quạn lý cụa đơn vị đeơ báo cáo veă trú sở chính.
Báo cáo cụa nhađn vieđn kinh doanh : đánh giá khạ nng kinh doanh cụa từng nhađn vieđn, là cơ sở đeơ tính chi phí hoa hoăng, so sánh doanh sơ cụa nhađn vieđn với chính sách chư tieđu doanh thu cụa cođng ty.
Báo cáo theo các lối hình kinh doanh dịch vú : cho phép đánh giá tình hình kinh doanh cụa cođng ty theo từng lối hình hốt đng, khạ nng cung câp dịch vú và đa dáng hĩa các dịch vú cung câp cho khách hàng.
Các đơn vị h trợ kinh doanh hàng tháng sẽ in ra các báo cáo trung tađm lợi nhun này cho giám đơc kinh doanh theo dõi. Lợi nhun chưa bao goăm chi phí quạn lý neđn sẽ được b phn kê tốn lp rieđng cho phaăn lợi nhun rịng baỉng toơng lợi nhun gp cụa các chuyên tàu trừ cho chi phí quạn lý đơn vị và tồn doanh nghip.
Ngày xêp hàng Sơ hoă sơ Dtu chia Lợi nhun trong nùc Local Hàng nguyeđn container CY Hàng lẹ CFS Khai thác gom hàng CONSOL Lợi nhun Profit On board File no. P/S USD VND 20’ 40’ HQ 45’ OT R R/ton CBM 20 ’ 40’ HQ 45’ OT R R/ton CBM USD VND Toơng (Total) Người lp:
Tuyên (Line): Ngày (date):
BÁO CÁO LI NHUN THEO KỲ CỤA HÀNG XUÂT
Hình 2.10 – Báo cáo lợi nhun theo kỳ cụa hàng xuât
EXPORT PERIOD PROFIT REPORT
Xêp hàng từ ngày…… đên ngày …….
On board from ….. to…….
Cuơi cùng là báo cáo lợi nhun cuơi kỳ cụa các trung tađm lợi nhun. Trong báo cáo này, kê tốn kêt hợp phađn tích tỷ l phaăn trm chi phí chiêm trong lợi nhun gp cụa cođng ty. Qua đĩ, ban giám đơc cĩ theơ tp trung chú ý đên các chi phí cao và phađn tích, cại thin đeơ tiêt kim chi phí và mang lái hiu quạ. Dưới đađy là mău báo cáo lợi nhun cụa các trung tađm lợi nhun:
BÁO CÁO LI NHUN Kỳ báo cáo:……………………………
Ngày:………………
Chư tieđu Sô tieăn
(Đoăng) Phaăn trm (%) Tp. Hoă Chí Minh (đoăng) Tp. Hại Phịng (đoăng)
Lợi nhuaơn goơp 100%
Đieău chưnh lợi nhun gp %
Các chi phí doanh nghieđp - Chi phí tieăn lương - Chi phí thueđ vaín phịng - Chi phí thueđ kho
- Chi phí vn phịng phaơm + Hĩa đơn
+ Giây fax + Giây A4 + Mực in + Sách báo
+ Mău in (D/O, Freight List…)
%
+ Khác
- Chi phí bạo trì - Chi phí Bạo hieơm - Chi phí cođng tác - Chi phí tiêp khách - Chi phí đin thối bàn - Chi phí Internet
- Chi phí đin thối di đng - Chi phí email - Chi phí khác Lợi nhun % Thu nhp khác Chi phí khác %
Lợi nhun trước thuê Thuê thu nhaơp
%
Lợi nhun rịng %
Người lp Kê tốn trưởng Giám đơc kinh doanh
Theo báo cáo tređn, ban giám đơc cĩ theơ đánh giá, so sánh quy mođ hốt đng
cụa các trung tađm lợi nhun. Nĩ theơ hin kêt quạ hiu quạ hốt đng cụa các b phn trong cođng ty. Tuy nhieđn đeơ đánh giá hốt đng thực sự cụa các trung tađm cịn phại xem xét đên báo cáo cođng nợ, tieăn t, tài sạn đaău tư và lưu chuyeơn tieăn teơ.
2.2.2.4 Trung tađm đaău tư
Ban giám đơc cođng ty là người quan tađm đên các chư tieđu cụa trung tađm đaău tư. Hin thời, cođng ty chư đánh giá hiu quạ kinh doanh thođng qua chư sô ROI, RI.
Các chư sơ này tuy cho phép doanh nghip đánh giá hiu quạ và hiu nng cụa vic sử dúng vơn, hốt đng kinh doanh cụa đơn vị nhưng văn cịn những hán chê rieđng.
2.2.3 Thực hin các ni dung lieđn quan đên kê tốn trách nhim
2.2.3.1 – Dự tốn chi phí:
Ngành kinh doanh vn tại bieơn tính doanh thu và giá thành theo từng đơn đaịt hàng, như tređn cĩ neđu theo từng chuyên hàng vn chuyeơn. Các báo giá khách hàng sao cho thu đụ chi và cĩ lời. Vì vy vân đeă dự tốn khođng chụ yêu tp trung vào dự tốn giá thành. Vân đeă Ban giám đơc, các giám đơc trung tađm lợi nhun quan tađm là sơ chi phí quạn lý trong nm đeơ duy trì hốt đng và phát trieơn kinh doanh. Vào đaău nm tháng 1, các trung tađm lợi nhun sẽ gửi veă trú sở chính kê hốch kinh doanh trong nm. Trong đĩ dự tốn chi phí cho các tháng, lit keđ chi tiêt từng lối chi phí, các chi phí phát sinh theđm do các hốt đng kinh doanh mới, và toơng cng chi phí cạ naím.
Dựa vào kêt quạ kinh doanh đát được cụa nm trước, nm nay ban giám đơc xét duyt các khoạn chi phí cho các trung tađm lợi nhun. Các trung tađm lợi nhun leđn kê hốch sơ nhađn sẽ tuyeơn dúng theđm, din tích thueđ nhà,chi phí đin nùc … Khi leđn các dự tốn chi phí này cũng là lúc đaịt ra cho trung tađm lợi nhun phại đát doanh thu tơi thieơu cho các tháng và cạ nm. Ban giám đơc sẽ cađn nhaĩc, xem xét và yeđu caău đieău chưnh nêu caăn thiêt. Đơi với trung tađm mới thành lp như Đoăng Nai, Ban giám đơc cĩ theơ châp nhn chi phí quạn lý hợp lý. Vn phịng này mới đi vào hốt đng, doanh thu thâp và chịu l chi phí trong mt thời gian.
Bạng dự tốn chi phí hốt đng được lp rieđng cho mi trung tađm, goăm các ct kê hốch, thực tê, và phaăn trm thực hin (%). Hai ct thực tê và phaăn trm thực hin đeơ trơng. Đên cuơi các tháng và cạ nm, các dữ liu thực tê được đieăn vào và đánh giá phaăn trm thực hin so với kê hốch. Hình 2.12 là mău ngađn sách hốt đng cụa các b phn.
NGAĐN SÁCH HỐT ĐNG NM
Boơ phaơn ITI – HCM
Đơn vị tính Ngàn đoăng
Tháng Tháng 1 …. Toơng sô
Khoạn múc Kê hốch Thực tê % Kê hốch Thực tê % Kê hốch Thực tê %
Quỹ lương Lương Thưởng cuơi nm Thưởng quý Bạo hieơm Khác Toơng Phí đin thối & vin
thođng và cođng ngh thođng
tin
Đin thối
Đin thối di đng Internet & email Phaăn meăm vi tính
Phaăn cứng vi tính linh kin
Toơng
Vn phịng
Tieăn thueđ
Chi đin, nước
In ân va vn phịng phaơm
Bưu phaơm
Phí ngađn hàng
Bạo hieơm vaơn đơn
Dự phịng nợ khĩ địi Quạng cáo Phí cođng tác Phí tiêp khách Phí đi lái Phí bạo trì
Phí thueđ máy copy
Toơng Khâu hao Toơng Khác Toơng TOƠNG COƠNG
2.2.3.2 Phađn tích biên đng chi phí và sơ dư đạm phí:
Qua sơ liu thực tê cụa bạng ngađn sách, kê tốn leđn báo cáo rieđng cụa các b phn, báo cáo chung cụa tồn cođng ty, và phađn tích được sự biên đng cụa các khoạn chi phí. Chieău hướng biên đng cụa các lối chi phí khác nhau tùy thuc vào tính chât và hốt đng cụa các b phn. Lây ví dú như chi phí đin thối, đin nước, vn phịng phaơm, các dịch vú mua ngồi thường cĩ chieău hướng tng giạm theo mùa kinh doanh.
Hình 2.13 – Phađn tích biên đng chi phí theo vú mùa
0 10 20 30 40 50 60 70 80 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 CHI PHÍ Theo bieơu đoă hình 2.13, chi phí được phađn tích theo các tháng trong nm và cĩ chieău hướng tng giạm theo mùa kinh doanh. Trúc hồnh laăn lược các tháng trong nm. Trúc tung là sơ tieăn tính theo đơn vị triu đoăng. Đường chi phí này thường tng vào giữa nm và cuơi nm, đĩ là các mùa kinh doanh cụa ngành. Mùa trũng thường là sau khi nghư têt và giữa nm.
Đơi với các chi phí lương và thưởng cụa nhađn vieđn thường cĩ chieău hướng tng daăn so với đaău nm. Các khoạn dự phịng, trích trước bạo hieơm vn tại bieơn được tính đeău cho các tháng trong nm. Vic phađn tích biên đng này nhaỉm múc đích giúp cho cođng vic dự tốn cụa các nm kê tiêp gaăn đúng và bị cheđnh lch ít.
Ngồi ra, doanh nghip cịn phađn tích biên đng cụa lợi nhun gp qua các tháng, nhaỉm dự tính trước các tháng phại chịu l hay cĩ lãi. Như các tháng nghư têt, và giữa nm, lợi nhun gp giạm trong khi chi phí quạn lý giạm nhé. Khi đĩ lợi nhun gp ít, ban giám đơc phại đieău chưnh các chi phí cho thích hợp và tieăn t đeơ đáp ứng thu chi trong cođng ty. Phađn tích biên đng sơ dư đạm phí giúp cho các giám đơc trung tađm lợi nhun cađn đơi các hốt đng trong cođng ty.
2.2.3.3 Phađn boơ chi phí:
Mt sơ chi phí được ban giám đơc quyêt định thực hin ở trú sở chính nhưng sẽ được phađn boơ cho các b phn khu vực trong cođng ty. Đĩ là các chi phí như bạo hieơm vn đơn lây toơng sơ chi trong nm chia theo tỷ l khơi lượng hàng thực hin cụa các b phn nm trước. Dự phịng nợ khĩ địi phađn boơ theo tỷ l bình quađn cụa sơ dư các khoạn phại thu khách hàng nm trước (toơng sơ đaău nm và sơ cuơi nm chia hai). Chi phí xađy dựng phaăn meăm trĩn gĩi ban đaău cho h thơng chứng từ được khâu hao theo tỷ l nhađn vieđn chứng từ sử dúng h thơng cụa các b phn…. Vic chi tiêt hĩa các chi phí quạn lý sẽ giúp doanh nghip xađy dựng các tieđu thức phađn boơ chính xác và cú theơ hơn, đánh giá các trung tađm hợp lý hơn.
Kê tốn trưởng sẽ tham vân cho ban giám đơc các tieđu thức phađn boơ chi phí trong cođng ty. Phoơ biên các chi phí cho các giám đơc trung tađm lợi nhun đeơ cĩ theơ thực hin báo cáo dự tốn và đánh giá kêt quạ, hiu quạ hốt đng cụa các đơn vị.
2.2.3.4 Tỷ giá:
Trong các khoạn thu và chi veă nghip vú giao nhn thường lieđn quan đên các khoạn veă cước vn tại quơc tê, các phí dịch vú bên bãi, hoa hoăng … cụa nước ngồi neđn thường tính baỉng ngối t và quy đoơi theo tỷ giá tái thời đieơm phát sinh. Các ngối t lieđn quan thường là USD, EUR, NTD. Khi các chứng từ được cp nht, các khách hàng trong nước chưa thanh tốn, phại đên mt thời gian ngaĩn sau mới thanh tốn neđn thường phát sinh cheđnh lch tỷ giá. Đeơ tin cho vic báo cáo, nhađn vieđn
chứng từ luođn lây tỷ giá tám tính cụa từng thời kỳ cĩ theơ châp nhn được đeơ leđn báo cáo b phn. B phn kê tốn sẽ là b phn tính tốn sau cùng veă chi phí và doanh thu khi thanh tốn. Thứ hai là đơi với các đơi tác nùc ngồi, thời đieơm thanh tốn và phát sinh cũng cheđnh lch nhau. Neđn doanh nghip phại chịu cheđnh lch tỷ giá khi báo cáo thuê. Khoạn này cĩ theơ khođng được châp nhn chi phí cụa b phn nhưng thực tê lái giạm thu nhaơp cụa doanh nghieơp.
2.3 Đánh giá thực tráng toơ chức kê tốn trách nhim tái cođng ty
2.3.1 Những ưu đieơm cụa h thơng kê tốn trách nhim
H thơng trung tađm trách nhim được xađy dựng phù hợp với mođ hình toơ chức cụa cođng ty. Với cách quạn lý kinh doanh theo khu vực, cođng ty hình thành neđn các trung tađm trách nhim cú theơ như trung tađm chi phí lợi nhun, trung tađm chi phí, trung tađm doanh thu. Ban giám đơc cĩ theơ kieơm sốt chi phí và thu nhp cụa các b phn rieđng bit. Các trung tađm lợi nhun cũng cĩ theơ phát huy khạ nng trong phám vi trách nhim cụa mình. Các trung tađm chi phí kinh doanh cĩ theơ tp hợp các đaău vào kịp thời và dịch vú tơt cho khách hàng.
Cođng ty đã xađy dựng neđn các chư tieđu đánh giá trách nhim và kêt quạ hốt đng kinh doanh cụa các b phn. Kê tốn trách nhim khá hồn chưnh nhaỉm cung câp thođng tin caăn thiêt cho kê tốn quạn trị. Cách tính lợi nhun theo đơn hàng táo đieău kin d dàng cho vic xác định các chư tieđu kêt quạ cụa các b phn, được tp hợp thođng tin theo lođ, chuyên, các tuyên tàu. Qua đĩ, các chư tieđu lợi nhun này giúp đánh giá trách nhim cụa các trung tađm doanh thu, trung tađm chi phí giá thành. Beđn cánh đĩ, vic tp hợp chi phí kinh doanh sẽ đánh giá được các khoạn là chính yêu và thứ yêu, từ đĩ xem xét và ra quyêt định chi tieđu và phát trieơn quy mođ kinh