CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.4 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu chỉ có thể hạn chế tối đa các sai phạm chứ không thể đảm bảo rủi ro, gian lận và sai sót khơng xảy ra. Những hạn chế vốn có của kiểm sốt nội bộ bao gồm:
- KSNB khó ngăn cản được gian lận và sai sót của người quản lý cấp cao. Các thủ tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra, nó chỉ kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhân viên. Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm sốt cần thiết.
- Bất kỳ một hoạt động kiểm soát trực tiếp nào của KSNB cũng phụ thuộc vào yếu tố con người. Con người là nhân tố gây ra sai sót từ những hạn chế xuất phát từ bản thân như: vô ý, bất cẩn, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới.
- Gian lận cũng có thể xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên trong tổ chức với nhau hoặc với bên ngoài.
- Nhà quản lý lạm quyền: Nhà quản lý bỏ qua các quy định kiểm sốt trong q trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến việc khơng kiểm sốt được các rủi ro và làm cho mơi trường kiểm sốt trở nên yếu kém.
- Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến, do đó khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm sốt trở nên kém hữu hiệu thậm chí vơ hiệu.
- Chi phí thực hiện hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.
- Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm quản lý và điều kiện hoạt động có thể dẫn đến những thủ tục kiểm sốt khơng cịn phù hợp.
Tóm lại, KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải bảo đảm tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện. KSNB chỉ có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai sót, gian lận nhưng khơng thể đảm bảo là chúng khơng xảy ra. Chính vì vậy, một hệ thống KSNB hữu hiệu đến đâu cũng đều tồn tại những rủi ro nhất định. Vấn đề là người quản lý đã nhận biết, đánh giá và giới hạn chúng trong mức độ chấp nhận được.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 đã trình bày những điểm cơ bản về lý thuyết Kiểm soát nội bộ để làm cơ sở cho những đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ tại một doanh nghiệp và từ đó đề ra các giải pháp nhằm hồn thiện nó.
Mỗi một doanh nghiệp sẽ có một hệ thống kiểm sốt nội bộ khác nhau tùy theo qui mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, tất cả các hệ thống sẽ hiệu quả hơn nếu được tổ chức theo báo cáo COSO 1992. Theo COSO, thì một hệ thống kiểm sốt nội bộ bao gồm 5 bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đó là: Mơi trường kiểm sốt, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm sốt, Thơng tin và truyền thông, Giám sát.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đặt ra. Tuy nhiên, bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng nên khi thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp cần phải quan tâm để tối thiểu hóa các tác động của những hạn chế này.
Hiện nay, hệ thống kế toán của hầu hết các doanh nghiệp đều được tin học hóa. Do đó, việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ cũng phải theo chiều hướng khác: chịu ảnh hưởng của việc xử lý dữ liệu bằng điện tử.
Chương 2 tiếp theo sẽ đánh giá về hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY DU LỊCH – THƯƠNG MẠI KIÊN GIANG 2.1 Tổng quan về công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty 2.1.1.1 Lịch sử hình thành
Cơng ty Du lịch - Thương mại Kiên Giang được hợp nhất từ Công ty Du lịch Kiên Giang và Công ty Thương mại Kiên Giang theo quyết định số 1033/QĐ-UBND ngày 28/06/2006 của Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh Kiên Giang và chính thức đi vào hoạt động kể từ ngày 01/12/2006. Công ty Du lịch - Thương mại Kiên Giang trực thuộc Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh Kiên Giang.
Với sự ra đời của Công ty Du lịch - Thương mại Kiên Giang đã khắc phục được sự chồng chéo giữa hai Công ty, nguồn vốn được tập trung, tăng cường khả năng cạnh tranh, đáp ứng được nhu cầu ngày càng đa dạng của người tiêu dùng.
Đây là một đơn vị kinh doanh hạch tốn độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được cấp vốn, vay vốn mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Nhà nước.
Công ty ra đời trong điều kiện tiếp nhận một đội ngũ cán bộ và công nhân viên của hai đơn vị mà trong tư tưởng và phương thức kinh doanh chưa chuyển kịp theo cơ chế của nền kinh tế thị trường, vì vậy mà trách nhiệm của Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám đốc là hết sức khó khăn và nặng nề. Trước tình hình đó Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám đốc đã nhanh chóng định hướng chiến lược phát triển của Cơng ty là tận dụng một cách có hiệu quả và hợp lý giữa các đơn vị vừa mới hợp lại. Đẩy mạnh hoạt động kinh doanh theo hướng tập trung vào các loại hình có chu trình ngắn, thu lãi nhanh nhằm ổn định đời sống cơng nhân viên, tạo tích luỹ lãi đầu tư, mở rộng quy mơ sản xuất, sử dụng và khai thác có hiệu quả các mặt bằng hiện có, kiên
quyết giải thể các đơn vị làm ăn không hiệu quả để chuyển hướng kinh doanh sang lĩnh vực phù hợp với nhu cầu kinh doanh theo cơ chế thị trường.
Từ những định hướng trên, Cơng ty đã tìm ra được hướng đi riêng, các lĩnh vực kinh doanh đều có hướng phát triển tốt. Nhìn chung qua gần 4 năm hoạt động Cơng ty Du lịch - Thương mại Kiên Giang đã đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng nâng cao uy tín và tạo được chổ đứng vững chắc trên nền kinh tế thị trường ngày càng sôi động.
2.1.1.2 Ngành nghề kinh doanh
- Tổ chức kinh doanh dịch vụ khách sạn; Kinh doanh dịch vụ nhà khách, nhà nghỉ; Vận tải hành khách liên tỉnh; Kinh doanh lữ hành nội địa; Kinh doanh lữ hành quốc tế; Kinh doanh các dịch vụ khác;
- Mua bán xăng dầu, các loại vật tư nông nghiệp, vật liệu xây dựng, hàng bách hố, cơng nghệ thực phẩm.
- Xay xát lúa (thóc), đánh bóng gạo;
- Mơi giới thương mại; Uỷ thác mua bán hàng hoá; Đại lý mua bán; Ký gửi hàng hố;
- Góp vốn, mua cổ phần; Kinh doanh ngoại hối, vàng, dịch vụ cầm đồ; - Kinh doanh bất động sản; Môi giới đấu giá bất động sản.
2.1.1.3 Địa điểm hoạt động
- Tên giao dịch: KIEN GIANG TRADE AND TOURISM COMPANY - Tên viết tắt: KTC
- Trụ sở chính: 190 đường Trần phú, TP Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang. - Điện thoại: 077.3862112 – 077.3862231
- Website:WWW.ktcvn.com.vn
- Email: ktcvn@ktcvn.com.vn
- Văn phòng đại diện : 211/14 đường Nguyễn Trãi, Q1, TP Hồ Chí Minh.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang
Nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường và phù hợp với tình hình mới, Cơng ty ln tìm cách cải thiện cơ cấu tổ chức, làm cho bộ máy quản lý của Công ty trở nên gọn nhẹ và linh hoạt hơn. Hiện nay mơ hình tổ chức quản lý của Công ty theo cơ cấu trực tuyến chức năng.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang
Bộ máy quản lý của Công ty được thực hiện theo đề án Bộ máy tổ chức đã được phê duyệt theo Quyết định số 570/QĐ-UBND ngày 25/4/2006 của Chủ tịch UBND tỉnh Kiên Giang, bao gồm:
- Hội đồng quản trị; - Ban Kiểm sốt;
- Ban Tổng Giám đốc (gồm có Tổng Giám đốc và 3 phó Tổng Giám đốc);
- Văn phịng Cơng ty (gồm có: Văn phịng Cơng ty; Phịng Tài chính Kế tốn; Phịng Kế hoạch Kinh doanh; Phòng quản lý dự án).
- Các đơn vị trực thuộc: Trung tâm Du lịch lữ hành; Trung Tâm kinh doanh tổng hợp; Xí nghiệp Kinh doanh Xăng dầu; Xí nghiệp chế biến nơng
sản xuất khẩu; Xí nghiệp chế biến gia súc, gia cầm; Ban điều hành Tàu cao tốc Hải Âu; Chi nhánh Cơng ty tại TP Hồ Chí Minh.
2.1.3 Tổ chức thơng tin và báo cáo kế tốn
Hiện nay Cơng ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang thực hiện hạch toán kế toán và lập báo cáo tài chính theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006.
Kể từ sau khi hợp nhất niên độ kế toán đầu tiên bắt đầu từ ngày 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006. Niên độ kế toán tiếp theo từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.
Hệ thống chứng từ kế toán
Các biểu mẫu và chứng từ kế tốn tại cơng ty sử dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính.
Hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản đang áp dụng tại công ty theo đúng Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính.
Hệ thống sổ sách kế tốn
Mỗi hình thức kế tốn thích hợp với một loại hình Cơng ty nhất định vì nó phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ của nhân viên kế tốn. Cho nên việc lựa chọn hình thức kế tốn bao gồm các loại sổ sách kế toán, kết cấu mẫu, phương pháp kiểm tra đối chiếu số liệu, trình tự lập báo cáo kế tốn nhằm hệ thống hố những thơng tin tài chính cần thiết phục vụ cho lãnh đạo và quản lý phù hợp cho những yêu cầu trên.
Công ty Du lịch - Thương mại Kiên Giang áp dụng hình thức nhật ký chung ví nó phù hợp với tình hình kinh doanh của Cơng ty cũng như trình độ quản lý của đội ngũ nhân viên kế toán. Các loại sổ sách mà công ty đang áp dụng bao gồm:
- Sổ nhật ký chung (Nhật ký tổng quát): là sổ kế tốn tổng hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm căn cứ để ghi vào sổ cái.
- Sổ nhật ký đặc biệt (Nhật ký chuyên dùng): là một bộ phận của sổ nhật ký chung, dùng để ghi các đối tượng kế tốn có nghiệp vụ phát sinh nhiều lần như thu, chi tiền mặt, mua, bán hàng hóa để giảm bớt khó khăn về thời gian, tổng hợp số liệu, … khi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ này vào sổ nhật ký chung.
- Sổ cái: là sổ tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tài khoản tổng hợp.
- Sổ chi tiết : là sổ kế toán dùng để phản ánh chi tiết các đối tượng kế tốn có u cầu quản lý chi tiết như vật liệu, hàng hóa, tài sản cố định, thanh tốn, tiền vay, …
Các sổ khác :
- Thẻ kho, thẻ công nợ. - Sổ chi tiết chi phí trả trước. - Sổ chi tiết chi phí phải trả. - Sổ chi tiết tiền gửi.
Hệ thống báo cáo kế tốn
Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm: - Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo quản trị:
- Báo cáo doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh theo từng bộ phận, đơn vị trực thuộc.
- Báo cáo tình hình thực hiện định mức kinh tế kỹ thuật: tỷ lệ thu hồi thành phẩm gạo, hao hụt lưu kho xăng dầu, ...
- Báo cáo về tình hình cơng nợ vay, phải thu, phải trả, phân loại theo tuổi nợ, các công nợ quá hạn.
- Báo cáo về vốn bằng tiền. - Nhận định tình hình sắp tới.
Ứng dụng phần mềm kế toán
Phần mềm kế tốn cơng ty đang sử dụng là do nhân viên của phòng kế tốn phân tích, thiết kế dựa theo ngơn ngữ Visual foxpro 6.0 và theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính về chế độ kế tốn.
Phần mềm được thiết kế theo hình thức Nhật ký chung, theo từng phần hành kế toán và giao diện nhập dữ liệu giống như người sử dụng đang hạch tốn vào sổ cái tài khoản. Tính năng tự động hóa tối đa trong q trình tích hợp các dữ liệu cũng như cập nhật số dư tài khoản, kho hàng, đối tượng, ….
Do nhân viên của phịng kế tốn thiết kế cho nên hướng dẫn sử dụng rất kịp thời và người sử dụng không phải mất nhiều thời gian để tìm hiểu như khó khăn chổ nào thì có người trợ giúp ngay. Phần mềm được thiết kế và bắt đầu sử dụng cho các đơn vị nhỏ từ năm 2005, cho đến năm 2008 mới bắt đầu chính thức cho sử dụng tại phịng kế tốn và hiện nay đang cho triển khai tiếp cho hai nhà máy chế biến gạo trực thuộc công ty.
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế tốn trên máy vi tính
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. SỔ KẾ TỐN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ
TỐN CÙNG LOẠI Báo cáo tài chính
PHẦN MỀM KẾ TỐN
2.2 Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang
Phần này tác giả đã sử dụng bảng câu hỏi kết hợp với lưu đồ để tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội tại Cơng ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang.
2.2.1 Mục đích, đối tượng và phương pháp khảo sát2.2.1.1 Mục đích khảo sát 2.2.1.1 Mục đích khảo sát
Mục đích khảo sát là tìm hiểu, phân tích và đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang theo tiêu chuẩn COSO năm 1992. Từ đó, đưa ra các giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ của công ty.
2.2.1.2 Đối tượng khảo sát
Cuộc khảo sát được thực hiện tại Công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang. Bảng khảo sát được gửi trả lời trực tiếp bởi những người có chức vụ quan trọng trong cơng ty như: Kế tốn trưởng, Ban Giám đốc, các thành viên Hội đồng quản trị… và một số nhân viên có thâm niên công tác trong công ty.
2.2.1.3 Phương pháp khảo sát
Việc khảo sát được thực hiện thông qua công cụ đánh giá là bảng câu hỏi gồm 112 câu hỏi, thiết kế lại từ những câu hỏi của COSO đánh giá trên năm bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ: Mơi trường kiểm sốt,