Khách hàng Bộ phận bán hàng Phòng kế hoạch kinh doanh Bộ phận kho Phòng TC - KT
Xem xét yêu cầu của khách hàng, kiểm tra hàng tồn
Xét duyệt bán chịu
Lập hóa đơn, phiếu xuất kho
Đối chiếu HĐ
với PXK PNK với HĐĐối chiếu
Đến hạn TT hay chưa lưu Chưa Đến hạn Lập PT
Thủ quỹ thu tiền và đóng dấu “đã thu” vào chứng từ Lập hợp đồng bán hàng 2
Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho
Hóa đơn Hóa đơn Hóa đơn 1 2 Xuất hàng, ký xác nhận vào PXK 1 2 3 1 2 3 4 PXK đã ký xác nhận PXK đã ký xác nhận PXK đã ký xác nhận PXK đã ký xác nhận Hóa đơn Hóa đơn Hóa đơn 1 2 3 1 2 3 4 Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho Hóa đơn Hóa đơn Hóa đơn 2 1 2 3 1 2 3 4 Hợp đồng bán hàng Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng 1 1 Hợp đồng bán hàng Hợp đồng bán hàng Hợp đồng bán hàng 2 1 3 Hợp đồng bán hàng 1 lưu PXK đã ký xác nhận 1 Hóa đơn 1 Giao hàng, giao HĐ, PXK PXK đã ký xác nhận 3 PXK đã ký xác nhận 2 Hóa đơn 2 Cập nhật cơng nợ SNKC Phiếu thu Phiếu thu 1 2 Phiếu thu 2 PXK đã ký xác nhận 1 Hóa đơn 1 Phiếu thu 1
2.2.2.4 Thực trạng về thông tin và truyền thông tại công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang
Để đưa ra các quyết định phù hợp trong quản trị, cũng như trong các hoạt động kiểm sốt phụ thuộc rất lớn vào tính hiệu quả của hệ thống thông tin, đặc biệt là thơng tin kế tốn.
Qua kết quả điều tra cho thấy vấn đề thơng tin và truyền thơng kế tốn của công ty là tốt. Chứng từ và sổ sách ở công ty được đảm bảo thực hiện tốt, thuận lợi cho chức năng kiểm tra và giám sát, thực hiện mục tiêu của kiểm soát nội bộ. Cơng ty có thiết lập sơ đồ kế tốn, đây chính là phương tiện truyền thông hiệu quả để các nhân viên biết rõ vai trị và trách nhiệm của họ có liên quan như thế nào trong quá trình lập báo cáo tài chính.
2.2.2.5 Hoạt động giám sát tại cơng ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang
Hiện tại, hoạt động giám sát thường xuyên tại công ty được thực hiện thông qua các cấp quản lý cơ sở tại mỗi bộ phận và cấp điều hành của từng đơn vị trực thuộc.
Tại tổng công ty cũng như các đơn vị trực thuộc đều có thùng thư góp ý, thăm dị ý kiến từ khách hàng và từ nhân viên để tiếp nhận các thông tin phản hồi nhằm đảm bảo chất lượng phục vụ khách hàng đồng thời cũng hạn chế những tiêu cực từ phía nhân viên.
Hạn chế của hoạt động giám sát là công ty chưa thành lập được bộ phận kiểm tốn nội bộ. Trong khi đó, kiểm tốn nội bộ có vai trị giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ được tuân thủ.
2.2.3 Tổng hợp đánh giá về hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty Du lịch –Thương mại Kiên Giang Thương mại Kiên Giang
2.2.3.1 Mơi trường kiểm sốt2.2.3.1.1 Điểm mạnh: 2.2.3.1.1 Điểm mạnh:
- Các nhà quản lý của cơng ty là những người có tính chính trực và tơn trọng giá trị đạo đức, họ đã tạo dựng được môi trường làm việc văn minh, văn hóa, hạn chế tiêu cực.
- Các nhà quản lý có quan tâm đến năng lực của nhân viên khi phân công công việc.
- Phân công đúng chuyên môn.
- Trong quá trình tuyển dụng các nhà quản lý đã đưa ra những yêu cầu cụ thể về trình độ chun mơn cũng như kinh nghiệm.
- Các nhà quản lý quản lý theo phong cách dân chủ, họ có quan tâm đến ý kiến của nhân viên trong vấn đề quản lý.
- Các nhà quản lý của công ty là những người không ngại rủi ro, chấp nhận mạo hiểm trong kinh doanh.
- Doanh nghiệp có quan tâm đến thơng tin trên báo cáo tài chính, sẵn sàng điều chỉnh báo cáo tài chính khi phát hiện ra sai sót.
- Các nhà quản lý có thái độ và hành động đúng đắn trong việc áp dụng những ngun tắc kế tốn, khai báo thơng tin trên báo cáo tài chính, chống gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách.
- Nhìn chung trong cơng ty có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận và từng nhân viên trong công ty.
- Khi tuyển dụng nhân viên mới, các nhà quản lý rất quan tâm đến trình độ chun mơn, kinh nghiệm làm việc.
- Trong cơng ty có những chính sách khen thưởng, kỷ luật rõ ràng và được thông báo rộng rãi đến từng nhân viên.
2.2.3.1.2 Điểm yếu:
- Các nhà quản lý chưa đưa ra những quy định cụ thể về các yêu cầu đạo đức và hình thức xử lý như thế nào khi nhân viên vi phạm đạo đức.
- Các nhân viên chưa ý thức được việc vi phạm đạo đức sẽ ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu chung của công ty.
- Các nhà quản lý công ty không chú trọng đến vấn đề đào tạo và tái đào tạo nhân viên, cụ thể công ty không thường xuyên tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên.
- Các nhà quản lý ít quan tâm đến vấn đề bàn bạc với các nhân viên về ngân quỹ hoặc các mục tiêu tài chính và kinh doanh, chủ yếu là do quyết định một chiều từ cấp lãnh đạo cao nhất và được chấp thuận thực thi trong tồn cơng ty, như thế có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của kiểm soát nội bộ.
- Việc phân chia trách nhiệm trong cơng ty khơng được cụ thể hóa bằng văn bản.
2.2.3.2 Đánh giá rủi ro
Thực tế cho thấy công ty đã đề ra được mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết từng hoạt động, từ mục tiêu này công ty cũng đã nhận diện và đưa ra các giải pháp đối phó với rủi ro. Tuy nhiên, trong hoạt động đánh giá rủi ro còn một số hạn chế như sau:
- Công ty chỉ mới dừng lại ở việc phân chia mục tiêu cho từng hoạt động mà chưa cụ thể cho từng đơn vị trực thuộc.
-Công ty đã nhận diện được một số rủi ro nhưng còn khá nhiều loại rủi ro khác mà doanh nghiệp chưa đánh giá hết mức ảnh hưởng, cụ thể:
a. Rủi ro từ bản thân công ty:
- Nghiên cứu và nắm bắt thông tin về thị trường và khách hàng rất hời hợt, không được chú trọng:
+ Công ty thiếu thông tin, đặc biệt là thông tin về dự báo cung cầu, giá cả và xu thế biến động giá.
+ Thông tin về thị trường và khách hàng, đặc biệt là những khách hàng mới còn sơ sài, chưa được hệ thống và phân tích nhận định để định hướng cho hoạt động của doanh nghiệp.
- Chưa nắm rõ pháp luật và phong tục tập quán quốc tế và nước ngồi: + Cơng ty chưa nắm được nguyên tắc, nguyên lý điều chỉnh của hệ thống các điều ước quốc tế. Với hệ thống pháp luật nước ngoài và sự điều chỉnh của chúng đối với hợp đồng như thế nào, công ty cũng lúng túng và phải chịu theo sự diễn giải bất lợi của đối tác.
+ Có rất nhiều thơng lệ và tập qn được áp dụng khá phổ biến trong giao dịch thương mại quốc tế nhưng các cơng ty chưa nắm vững, thậm chí chưa biết vận dụng.
- Trình độ ngồi ngữ cịn hạn chế: Hiện nay đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ ngoại ngữ và khả năng giao tiếp đàm phán với các đối tác nước ngoài cịn yếu cơng ty vẫn phải th phiên dịch mà nhiều khi xảy ra tình trạng hiểu sai ý, khơng thống nhất của ngơn ngữ dẫn tới những sai sót trong hợp đồng, làm chậm tiến độ gây cản chở trong việc thực hiện các đơn hàng. Đồng thời đây cũng là những khó khăn trong việc tiếp cận thơng tin tìm nguồn hàng cho cơng ty.
b. Các rủi ro bên ngồi:
- Rủi ro từ rào cản thương mại: Nhằm bảo hộ nền sản xuất trong nước và trong một số trường hợp vì mục đích chính trị, các nước đặc biệt là các nước phát triển sử dụng ngày càng nhiều và tinh vi các rào cản thương mại để
ngăn chặn sự xâm nhập thị trường đối với hàng hóa xuất khẩu từ các nước khác, nhất là các nước đang phát triển. Đây là rào cản rất lớn để công ty tiếp cận thị trường nước ngoài.
- Rủi ro về an ninh: ở một số quốc gia tình hình an ninh chính trị bất ổn, có khi xảy ra cả khủng bố, chiến tranh thì việc nổ ra các cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ, đồng tiền mất giá,…mang tính phổ biến xã hội, sức phát triển của nền kinh tế giảm sút, hoạt động kinh doanh tràn đầy rủi ro bất trắc.
- Rủi ro tỷ giá: đây là một trong những áp lực kinh doanh đối với doanh nghiệp, sự biến động thất thường, phức tạp của tỷ giá tác động không nhỏ đến các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong đó có Cơng ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang.
2.2.3.3 Hoạt động kiểm soát2.2.3.3.1 Hệ thống kế toán 2.2.3.3.1 Hệ thống kế toán
Nhân sự tại phịng tài chính kế tốn tương đối nhiều, mỗi người đảm trách một nhiệm vụ riêng biệt, vì vậy cơng việc khơng bị chồng chéo và khi sai phạm xảy ra có thể dễ dàng quy trách nhiệm cụ thể.
Hệ thống chứng từ, sổ sách được kiểm soát chặt chẽ từ khâu ghi chép cho đến việc phê chuẩn.
2.2.3.3.2 Hệ thống máy tính
Hoạt động kiểm sốt đối với hệ thống máy tính theo kết quả điều tra là tốt. Cơng ty đã đưa ra được những thủ tục để kiểm soát việc sử dụng phần mềm kế toán như: khai báo User, password trước khi đăng nhập sử dụng, phân loại đối tượng sử dụng hệ thống, hệ thống có theo dõi q trình sử dụng của từng User thơng qua nhật kí tự động hạn chế đối tượng bên ngồi tiếp cận trực tiếp với hệ thống xử lý,…
2.2.3.3.3 Kiểm sốt chu trình mua hàng – thanh tốn a. Điểm mạnh:
- Chính sách đặt hàng: được đối chiếu với dự toán mua hàng nên đảm bảo hàng mua về đúng dự tốn. Mua hàng phải có đơn dặt hàng được ký duyệt bởi trưởng phịng kế hoạch kinh doanh.
- Chính sách lựa chọn nhà cung cấp: dựa vào danh sách nhà cung cấp đã được thiết lập sẵn để lựa ra nhà cung cấp hàng chất lượng.
- Các mẫu biểu mua hàng như: đơn đặt hàng, phiếu nhập kho,… được sử dụng thống nhất.
- Có sự phân chia trách nhiệm giữa người mua hàng, nhận hàng, kế tốn và thủ kho.
- Khi nhận hàng và hóa đơn từ nhà cung cấp, bộ phận nhận hàng có đối chiếu đơn đặt hàng, hóa đơn và lập phiếu nhập kho có sự ký nhận của bên bán và nhân viên nhận hàng.
- Tất cả các chứng từ đều được đánh số thứ tự trước khi đưa vào sử dụng. - Bộ phận kế tốn có đối chiếu hóa đơn, phiếu nhập kho với đơn đặt hàng trước khi ghi nhận sổ kế toán mua hàng và cập nhật công nợ đối với nhà cung cấp .
- Các chứng từ chi xong thì thủ quỹ đóng dấu “đã chi” để phân biệt với các chứng từ chưa thanh tốn.
- Cuối tháng, kế tốn cơng nợ có đối chiếu giữa sổ chi tiết nợ phải trả với sổ cái; đối chiếu giữa giá trị hàng hóa mua vào trong tháng với chi tiết công nợ phát sinh trong tháng.
- Cuối mỗi q cơng ty có đối chiếu cơng nợ với từng nhà cung cấp.
b. Điểm yếu:
- Việc yêu cầu mua hàng khơng có phiếu u cầu mua hàng từ các đơn vị trực thuộc nên có khả năng hàng mua về khơng đúng nhu cầu.
- Q trình nhận hàng do bộ phận nhận hàng thực hiện khơng có sự kiểm soát của một thành viên khác, thiếu sự kiểm tra độc lập có thể hàng thừa sẽ bị chiếm dụng.
- Việc lập phiếu chi do thủ quỹ đảm nhiệm, như vậy có thể phát sinh gian lận như chi khơng đúng mục đích.
- Việc giao nhận chứng từ giữa các phịng ban khơng có thủ tục ký nhận, vì vậy nếu chứng từ bị thất lạc sẽ không biết quy trách nhiệm cho ai, điều này gây ảnh hưởng đến cơng tác kế tốn.
2.2.3.3.4 Kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiềna. Điểm mạnh a. Điểm mạnh
Vấn đề kiểm sốt đối với chu trình bán hàng – thu tiền được thực hiện tương đối tốt. Công ty đã đưa ra những thủ tục kiểm soát hữu hiệu như:
- Tất cả các chứng từ đều được đánh số thứ tự trước khi đưa vào sử dụng. - Có sự phân nhiệm đầy đủ giữa nhân viên xuất hóa đơn, xử lý các khoản thu tiền và các chức năng đối chiếu.
- Trước khi chấp nhận đơn đặt hàng cơng ty có xem xét đến khả năng thanh tốn và hạn mức tín dụng đối với khách hàng đó.
- Sau khi thu tiền xong thủ quỹ đóng dấu “đã thu” vào chứng từ.
- Hàng tháng cơng ty có đối chiếu tổng doanh số từ bộ phận lập hóa đơn với tổng số phát sinh nợ phải thu từ bộ phận kế toán.
- Mỗi q cơng ty có đối chiếu cơng nợ của khách hàng.
b. Điểm yếu
- Đối với các nghiệp vụ thu tiền mặt, tiền mặt được bảo quản trong két sắt, đến cuối ngày thủ quỹ mang tiền nộp vào ngân hàng, điều này phát sinh rủi ro nhân viên chiếm dụng tiền của công ty.
- Công ty chưa phân chia trách nhiệm đầy đủ giữa người lập phiếu thu và thu tiền, điều này có thể phát sinh gian lận là thủ quỹ chiếm dụng tiền của công ty.
- Theo qui định của cơng ty phịng kế hoạch kinh doanh có trách nhiệm xem xét giải quyết bán chịu cho khách hàng, nhưng phòng kế hoạch kinh doanh lại khơng nhận được thơng tin về tình hình thanh tốn của khách hàng từ phịng tài chính kế tốn một cách kịp thời.
2.2.3.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông trong hệ thống kiểm soát nội bộ cũng đã được chú ý. Các nhà quản lý có quan tâm đến độ trung thực và tính đáng tin cậy của thơng tin, có thực hiện truyền thơng để cung cấp thơng tin một cách chính xác.
Hệ thống thơng tin kế toán đảm bảo cung cấp các báo cáo một cách đáng tin cậy.
Với việc sử dụng phần mềm kế tốn do chính nhân viên của cơng ty thiết kế nên đảm bảo thông tin được xử lý trực tuyến một cách nhanh chóng và chính xác.
Tuy nhiên, nhân tố này chưa được chú trọng nhiều. Cụ thể công ty không thường xuyên tổ chức các cuộc hợp mở rộng giữa ban lãnh đạo với tồn thể nhân viên nên có những mục tiêu của cơng ty các nhân viên không nắm được.
2.2.3.5 Giám sát
Việc giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ được thực hiện ở mức tương đối và chưa mang lại hiệu quả cao. Các nhà quản lý chưa thực hiện đánh giá thường xuyên và định kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt trong cơng ty khơng có kiểm tốn nội bộ. Vì vậy, việc điều chỉnh và duy trì sự hữu
hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ qua nhiều thời kỳ khác nhau chưa được đảm bảo.
2.2.4 Nguyên nhân dẫn đến hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động chưahữu hiệu hữu hiệu
Qua tìm hiểu, hệ thống kiểm sốt nội bộ tại công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang hoạt động chưa hữu hiệu là do một số nguyên nhân sau:
- Các chính sách sử dụng lao động chưa tốt nên không tạo động lực khuyến khích nhiệt tình lao động, nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên. Do đó, tác động đến tính có hiệu lực của các thủ tục kiểm soát. Các nhà