Giải pháp hồn thiện các thủ tục kiểm sốt

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

3.2 Giải pháp về hồn thiện hệ thống KSNB tại cơng ty Du lịch – Thương

3.2.3 Giải pháp hồn thiện các thủ tục kiểm sốt

3.2.3.1 Kiểm sốt chu trình mua hàng – thanh tốn a. Yêu cầu mua hàng:

Cơng ty nên ban hành chính sách: đơn đặt hàng phải được lập trên cơ sở phiếu yêu cầu mua hàng để tránh tình trạng hàng mua về dư thừa hoặc thiếu hụt so với nhu cầu. Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng có thể được thiết kế như sau:

Phiếu yêu cầu mua hàng phải có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu và giám đốc bộ phận. Phiếu yêu cầu mua hàng phải được lập thành 2 liên, 1 liên lưu tại bộ phận và một liên chuyển cho phòng kế hoạch kinh doanh.

b. Lựa chọn nhà cung cấp

- Công ty nên giao cho một nhân viên khơng thuộc phịng kế hoạch kinh doanh, nhân viên này có thể thuộc bộ phận yêu cầu mua hàng chịu trách nhiệm lựa chọn nhà cung cấp trong danh sách đã được thiết lập sẵn. Bởi vì bộ

Công ty Du lịch - Thương mại Kiên Giang 190 Trần Phú, thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang

PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG

Số:……………………… Bộ phận:……………………

STT Mặt hàng Đơn vị tính Số lượng Ngày u cầu có hàng

1 2 …

Ngày lập phiếu

Giám đốc bộ phận Người lập phiếu

phận yêu cầu mua hàng cũng là nơi tiếp nhận hàng hóa nên họ sẽ đánh giá được chất lượng và uy tín của từng nhà cung cấp trong danh sách và phải lựa chọn ít nhất là ba nhà cung cấp để trưởng phòng kế hoạch kinh doanh xem xét.

- Đối với mỗi loại hàng hóa nên lựa chọn ít nhất là hai nhà cung cấp để tránh tình trạng bị động khi một nhà cung cấp nào đó khơng giao hàng đúng hẹn.

- Định kỳ bộ phận nhận hàng phải báo cáo tình hình nhận hàng với phịng kế hoạch kinh doanh, để căn cứ vào đó đánh giá uy tín, chất lượng hàng hóa của các nhà cung cấp trong danh sách và cập nhật lại danh sách, có thể bổ sung thêm các nhà cung cấp mới.

b. Nhận hàng

- Quá trình nhận hàng do bộ phận nhận hàng thực hiện khơng có sự kiểm sốt của một thành viên khác, thiếu sự kiểm tra độc lập có thể hàng thừa sẽ bị chiếm dụng. Nên phân công cho một nhân viên khác không trực thuộc bộ phận nhận hàng kiểm sốt q trình nhận hàng, người này có thể là thủ kho.

- Bộ phận nhận hàng khi chuyển hàng, phiếu xuất kho qua bộ phận kho nên gửi kèm theo hóa đơn, đơn đặt hàng để thủ kho kiểm tra số lượng, chủng loại trước khi ký nhận vào phiếu xuất kho.

- Việc giao nhận chứng từ giữa các phịng ban phải có thủ tục ký nhận, ghi rõ ngày, giờ nhận để xử lý kịp thời, tránh tình trạng chứng từ bị thất lạc.

c. Ghi nhận cơng nợ và thanh tốn

- Khi kế tốn cơng nợ nhận được đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn thì ngồi việc đối chiếu các chứng từ này với nhau, kế tốn cịn cần phải tính tốn lại số liệu trên hóa đơn, đặc biệt là các hóa đơn có giá trị lớn để đảm bảo tính chính xác.

- Các hóa đơn cần phải được trưởng phịng tài chính – kế tốn xét duyệt chi và ký nháy vào hóa đơn trước khi kế tốn ghi nhận công nợ.

- Tách biệt chức năng lập phiếu chi và chi tiền: hiện tại việc lập phiếu chi do thủ quỹ đảm nhiệm như vậy có thể phát sinh gian lận chi khơng đúng mục đích, việc lập phiếu chi phải phân cơng cho một nhân viên khác có thể là kế tốn thanh tốn để tiết kiệm chi phí.

- Việc lập phiếu chi phải có phiếu đề nghị thanh tốn từ bộ phận mua hàng. Mẫu phiếu đề nghị thanh tốn có thể được thiết kế như sau:

- Việc đối chiếu công nợ với từng nhà cung cấp nên được thực hiện vào cuối mỗi tháng, vì như vậy khi nhân viên có chiếm dụng tiền của cơng ty thì sẽ được phát hiện kịp thời.

Công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang

190 Trần Phú, thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang

PHIẾU ĐỀ NGHỊ THANH TỐN

Số:…………………….. Bộ phận:……………….

STT Số hóa đơn Nhà cung cấp Số tiền Đơn vị tiền tệ Ngày yêu cầuthanh toán

1 2 3 ….

Ngày lập phiếu

Giám đốc bộ phận Người lập phiếu

3.2.3.2 Kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền

- Việc xét duyệt bán chịu nên chuyển giao cho phịng tài chính kế tốn vì đây là nơi cập nhật thường xun, nhanh chóng tình hình thanh tốn nợ của khách hàng.

- Hiện tại, hàng quý công ty mới đối chiếu cơng nợ với người mua một lần, do đó nếu có trường hợp nhân viên sử dụng thủ thuật gối đầu để chiếm dụng tiền của cơng ty thì sẽ khơng phát hiện được kịp thời. Vì vậy, việc đối chiếu cơng nợ nên được thực hiện cuối mỗi tháng.

- Trong trường hợp bán thu tiền mặt cuối mỗi ngày trước khi nhân viên mang tiền nộp vào ngân hàng nhân viên kế toán cần phải lập bảng kê phiếu thu và phiếu chi lập trong ngày và đối chiếu số dư tiền mặt trên hệ thống với số tiền trong két sắt. Sau đó yêu cầu ngân hàng gửi sổ phụ cho kế toán tiền gửi ngân hàng.

- Phải tách biệt chức năng lập phiếu thu và thu tiền, việc lập phiếu thu có thể giao cho kế tốn thanh tốn.

- Cơng ty nên mở rộng hình thức bán chịu ngắn ngày đồng thời khuyến khích khách hàng thanh tốn qua ngân hàng để giảm rủi ro.

3.2.4 Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin và truyền thông

Thông tin và truyền thơng là điều kiện khơng thể thiếu để kiểm sốt trong doanh nghiệp. Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tế, tác giả xin đề xuất một số giải pháp cơ bản giúp doanh nghiệp nâng cao tính hiệu quả của thơng tin và truyền thông như sau:

- Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.

- Hệ thống truyền thơng của cơng ty phải đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm

bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.

- Công ty nên thiết lập các kênh thơng tin nóng để tiếp nhận thơng tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

- Công ty cần lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người khơng có thẩm quyền.

3.2.5 Giải pháp hoàn thiện hoạt động giám sát

Giám sát là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ. Để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục theo tác giả cần thực hiện một số vấn đề sau:

- Đối với hoạt động giám sát thường xuyên:

+ Công ty luôn luôn phải quan tâm đến việc tiếp nhận các ý kiến phản hồi, góp ý của khách hàng, nhà cung cấp… điều chỉnh đúng lúc, để giữ uy tín.

+ Cơng ty cần có quy định các cấp quản lý trung gian như các trưởng phòng và những nhà quản lý tại các đơn vị trực thuộc phải có trách nhiệm báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của công ty cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín của cơng ty và gây thiệt hại về kinh tế.

+ Ban giám đốc cơng ty có thể kiểm tra đột xuất các bộ phận hoặc đơn vị trực thuộc để đánh giá và kiểm sốt các vấn đề của cơng ty mình.

- Đối với hoạt động giám sát định kỳ:

+ Công ty nên thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ, kiểm tốn nội bộ khơng được là thành viên của phịng kế tốn vì các biện pháp kiểm soát nội bộ cũng áp dụng cho cả phịng kế tốn. Cụ thể, kiểm tốn nội bộ có trách nhiệm kiểm tra việc tn thủ các chính sách và quy trình kế tốn cũng như việc đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị; và

xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của các yếu kém, xây dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này.

+ Kiểm tốn nội bộ có trách nhiệm báo cáo trực tiếp lên Tổng giám đốc hoặc Hội đồng quản trị về những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ một cách kịp thời để điều chỉnh đúng lúc.

+ Nếu kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện.

3.3 Các giải pháp hỗ trợ từ các cơ quan Nhà nước

Hệ thống kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay được xây dựng dựa trên nền tảng là báo cáo COSO 1992. Nhưng đối tượng của COSO hướng đến là các doanh nghiệp ở Hoa Kỳ, nên khi vận dụng COSO vào Việt Nam thì phát sinh nhiều điểm khơng phù hợp. Điều này đòi hỏi các nhà lý luận ở Viện nghiên cứu, Bộ, Ban ngành, đặc biệt là Bộ Tài chính cần phải tìm hiểu kinh nghiệm vận dụng kiểm sốt nội bộ ở các nước bạn và xây dựng một hệ thống lý luận phù hợp với thực tiễn Việt Nam, dễ hiểu và phổ biến rộng rãi đến các doanh nghiệp.

Tuy nhiên, các đề tài nghiên cứu về lý luận kiểm sốt nội bộ phù hợp với các mơ hình kinh doanh ở Việt Nam chỉ có thể thành cơng nếu có được sự hỗ trợ chủ động từ phía Nhà nước.

Bên cạnh đó, Nhà nước cần phải tạo hành lang pháp lý ổn định, bình đẳng giữa các loại hình doanh nghiệp để tạo môi trường kinh doanh thơng thống cho các doanh nghiệp.

Các bộ luật và văn bản pháp quy cần phải được bổ sung, hoàn thiện theo xu hướng đơn giản hố nhưng chặt chẽ, khơng bị chồng chéo, phù hợp với xu thế tồn cầu hố như luật thương mại, luật thuế, luật kế toán, luật kiểm toán…

Một khi môi trường kinh doanh ổn định, hành lang pháp lý an tồn thì các nhà quản lý có thể an tâm để củng cố các hoạt động kiểm soát trong kinh doanh, đặc biệt là kiểm soát nội bộ, sẽ càng hiệu quả hơn.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

Trên cơ sở phân tích và đánh giá ưu – nhược điểm của kiểm soát nội bộ trong công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang được trình bày ở chương 3, tác giả đã đưa ra một số giải pháp để khắc phục những tồn tại, yếu kém và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Trên đây chỉ là một số giải pháp trước mắt, thực tế còn tiềm ẩn những rủi ro mới địi hỏi cơng ty phải theo dõi, nghiên cứu nhằm kịp thời có những giải pháp hữu hiệu để ngăn ngừa và kiểm soát chúng.

KẾT LUẬN

Trong thực tiễn khơng có một hệ thống kiểm sốt nội bộ hồn hảo, bởi vì nó ln ln tồn tại những hạn chế tiềm tàng. Tuy nhiên, sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào cũng khơng thể thiếu vai trị quan trọng của hệ thống kiểm sốt nội bộ.

Qua q trình nghiên cứu về tình hình hoạt động của cơng ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang, qua báo chí và các tài liệu khác liên quan đến kiểm soát nội bộ, tác giả đã rút ra được một số nhận xét chung về kiểm soát nội bộ và từ đó đưa ra các đề xuất nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt nội bộ trong cơng ty. Mong rằng những giải pháp đề xuất trong luận văn là những đóng góp nhất định trong việc nâng cao chất lượng hệ thống kiểm sốt nội bộ trong cơng ty.

Với kiến thức và khả năng nghiên cứu có hạn, tác giả chỉ đề xuất các kiến nghị về mơi trường kiểm sốt và những thủ tục kiểm soát, các kiến nghị này được xây dựng trên cơ sở cân nhắc giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được. Tuy nhiên, khi điều kiện thực tế thay đổi các thủ tục này cần phải được cũng cố và hoàn thiện dần lên thành một hệ thống chặt chẽ. Và nó sẽ là một cơng cụ đắc lực không thể thiếu trong hệ thống quản lý của công ty.

đến kế tốn, kiểm tốn, kiểm sốt nội bộ và thuế.

2. Bộ tài chính,2000, Kiểm toán nội bộ hiện đại”, Nhà xuất bản tài chính.

3. Phan Trung Kiên, 2006, Kiểm tốn – Lý thuyết và thực hành,Nhà xuất bản tài chính.

4. Trường Đại học kinh tế TP. HCM, Khoa Kế toán - Kiểm toán, 2007

Hệ thống thơng tin kế tốn, Nhà xuất bản thống kê.

5. Trường Đại học kinh tế TP. HCM, 2007, Kiểm toán, Nhà xuất bản

Lao động xã hội.

6. Vũ Hữu Đức, Nguyễn Phan Quang, Diệp Quốc Huy, 1999, Kiểm tốn nội bộ - Khái niệm và Quy trình, Nhà xuất bản thống kê.

7. Tạp chí Phát triển kinh tế, Tạp chí kinh tế và phát triển, Tạp chí kế tốn, Thời báo Kinh tế Sài Gịn.

8. Các trang web: www.webketoan.com, www.kiemtoan.com.vn, www.coso.org, www.tapchiketoan, www.tuoitre.com.vn, www.thanhnien.com.vn,www.dongduong.edu.vn.

Tiếng Anh

9. Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission,

Internal control – Intergrated Framework, Including Executive Summary, September 1992.

10.Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission,

Internal control – Intergrated Framework, Evaluation Tools,

September 1992.

Công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang

Trả lời Câu hỏi

Có Khơng Ghi chú I. Mơi trường kiểm sốt

Mục tiêu:Nhằm để thu được kiến thức đầy đủ về mơi trường kiểm sốt, để hiểu và đánh giá được thái độ, nhận thức và hành động của Ban Quản trị và Hội đồng Quản trị thơng qua các nhân tố hình thành nên mơi trường kiểm sốt.

A. Tính chính trực và giá tri đạo đức

1 Doanh nghiệp có tạo dựng mơi trường văn hóa doanh nghiệp nhằm nâng cao sự chính trực và phẩm chất đạo đức của nhân viên khơng?

x

2 Doanh nghiệp có những quy định về đạo đức nghề nghiệp hoặc các thông lệ kinh doanh được chấp nhận, bao gồm quy định xử lý các trường hợp mâu thuẫn về lợi ích và các chuẩn mực đạo đức khơng?

x

3 Doanh nghiệp có việc truyền đạt và hướng dẫn cụ thể hóa các yêu cầu về đạo đức, phân biệt hành vi nào là vi phạm, hành vi nào được khuyến khích, cho phép khơng?

x

4 Có tồn tại những áp lực do thuế hoặc áp lực khác khiến doanh nghiệp phải hành xử trái luật khơng?

việc khơng?

6 Doanh nghiệp có tổ chức những khóa học về đào tạo nhân lực, bao gồm hệ thống thơng tin nhân sự khơng?

x

7 Các nhân viên có phải có kiến thức chun mơn và kinh nghiệm phù hợp với từng nhiệm vụ của họ hay không?

x

C. Hội đồng quản trị và Ban kiểm sốt

8 Có những cuộc họp định kỳ của HĐQT để thiết lập những chính sách, xác định mục tiêu mới và xem xét, đánh giá lại hoạt động của doanh nghiệp không?

x

9 Biên bản của những cuộc họp này có được soạn thảo, ký xác nhận đúng thời gian hay không?

x 10 Các thành viên HĐQT có đủ kiến thức, kinh

nghiệm và thời gian để phục vụ hữu hiệu khơng?

x 11 Trong Ban kiểm sốt có các thành viên nằm ngồi

HĐQT không?

x

D. Triết lý quản lý và phong cách điều hành

12 Các nhà quản lý có trình độ chun mơn phù hợp với cơng việc hay khơng?

x 13 Có nghiên cứu cẩn thận các rủi ro kinh doanh và

giám sát một cách thỏa đáng khơng?

15 Doanh nghiệp có sẵn sàng điều chỉnh báo cáo tài chính khi phát hiện ra sai sót khơng?

x 16 Doanh nghiệp có chấp nhận mức độ rủi ro kinh

doanh là mạo hiểm không?

x 17 Trong doanh nghiệp có thường xảy ra biến động

nhân sự ở vị trí quản lý cấp cao khơng?