CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2.2 Đặc điểm hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty Du lịch – Thương mạ
2.2.2.3 Hoạt động kiểm sốt tại cơng ty Du lịch – Thương mại Kiên
2.2.2.3.1 Hệ thống kế toán
Kết quả khảo sát cho thấy trong cơng ty có sự phân chia trách nhiệm đầy đủ giữa các nhân viên kế tốn, cụ thể phịng tài chính kế tốn có 10 nhân viên, bao gồm:
- 01 kế tốn trưởng (trưởng phịng kế tốn) - 02 phó phịng kế tốn
- 01 thủ quỹ
- 02 kế toán ngân hàng và thuế - 01 kế tốn cơng nợ
- 01 kế toán tài sản cố định. - 01 kế toán thanh toán
- 01 kế toán tồn kho hàng hoá
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức Phịng tài chính – kế tốn
Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được thực hiện chủ yếu ở các đơn vị trực thuộc, do đó ảnh hưởng nhất định đến việc tổ chức công tác kế tốn của Cơng ty. Do mạng lưới kinh doanh của Công ty cũng như mặt
Kế tốn trưởng Phó phịng kế tốn Phó phịng kế tốn 02 Kế toán ngân hàng và thuế 01 kế tốn cơng nợ 01 kế toán tài sản cố định 01 kế tốn thanh tốn 01 kế tốn tồn kho hàng hóa 01 thủ quỹ
hàng kinh doanh đa dạng, hơn nữa để kiểm tra thường xuyên việc kinh doanh của các đơn vị trực thuộc, tránh tình trạng làm ăn thua lỗ nên cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán, tính tập trung thể hiện của bộ máy kế tốn cơng ty gồm :
- Phịng kế tốn Cơng ty (Phịng kế toán trung tâm). - Các tổ kế toán của các đơn vị trực thuộc.
Phịng kế tốn của Cơng ty có nhiệm vụ thực hiện tồn bộ cơng tác kế toán phát sinh ngay tại đơn vị, đồng thời bố trí nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn, ghi chép, hạch toán, phản ảnh tài khoản và lên sổ sách, báo cáo tại đơn vị trực thuộc. Thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận gửi đến, lập Báo cáo kế tốn chung tồn đơn vị, hướng dẫn, kiểm tra tồn bộ cơng tác kế tốn, kiểm tra kế tốn tồn đơn vị. Các bộ phận kế toán tại đơn vị phụ thuộc thực hiện cơng tác kế tốn tương đối hồn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại đơn vị theo sự phân cấp của phịng kế tốn Cơng ty.
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán (1) Kế toán trưởng
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung ở phịng kế tốn, lập kế hoạch làm việc cho phịng kế tốn, dưới sự chỉ đạo của giám đốc Cơng ty. Giữ vai trị quản lý nắm vững kế hoạch phát triển của Cơng ty nói riêng và ngành nói chung, điều hành mọi phần hành kế tốn, các vấn đề luân chuyển chứng từ.
Cùng với Ban giám đốc thảo luận phương hướng kế hoạch kinh doanh, đề xuất kịp thời các biện pháp tháo gỡ khó khăn và vận dụng chế độ kế toán phù hợp với những quy định do Nhà nước đề ra, đảm bảo cho các thương vụ thực hiện hiệu quả và đúng theo luật ngân sách.
(2) Các phó phịng kế tốn
Là người hỗ trợ kế tốn trưởng, có thể thay mặt kế tốn trưởng ký một số chứng từ có liên quan, cùng với kế tốn trưởng lập ra kế hoạch tài chính của Cơng ty; Chịu trách nhiệm tổng hợp các số sách kế toán và lập các báo cáo tài chính.
(3) Bộ phận kế tốn tài sản cố định
Theo dõi tài sản cố định, công cụ lao động, xây dựng cơ bản của Cơng ty và phản ánh tình trạng tăng, giảm của tài sản cố định. Ghi chép, xem xét, tính khấu hao hàng tháng, vào sổ tổng hợp chi tiết, cung cấp các số liệu và lập báo cáo định kỳ theo đúng quy định và phù hợp với tình hình thực tế của Cơng ty.
(4) Bộ phận kế tốn khác
Kế tốn chi phí: theo dõi và phản ánh tình hình tập hợp chi phí tồn bộ Cơng ty, tính tốn và phân bổ chi phí vào các đối tượng có liên quan theo sự chỉ đạo của kế tốn trưởng.
Kế toán tổng hợp: Kiểm tra và tổng hợp các số liệu để lập các báo cáo tài chính nhằm cung cấp những thông tin bộ phận lên kế hoạch cho những kỳ kế toán tiếp theo.
Kế toán quỹ : theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến thu chi bằng tiền mặt, cuối ngày lên báo cáo quỹ đối chiếu với thủ quỹ.
Về hoạt động kiểm sốt q trình xử lý thơng tin và nghiệp vụ thì cơng ty thực hiện tốt từ việc kiểm sốt hệ thống chứng từ, sổ sách đến phê chuẩn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động và kiểm soát vật chất đối với các sổ sách và tài sản…
2.2.2.3.2 Hệ thống máy tính
Cơng ty sử dụng hệ thống máy tính để hạch tốn kế tốn và lập các báo cáo tài chính. Hoạt động kiểm sốt đối với hệ thống máy tính theo kết quả điều tra là tốt. Số lượng nhân viên kế tốn trong cơng ty là 10 người, mỗi
người phụ trách một phần hành kế toán riêng biệt, khơng có người nào kiêm nhiệm nhiều phần hành kế tốn khác nhau.
Các dữ liệu trong hệ thống máy tính có sự bảo mật cao, có sự phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa… giữa chức năng quản lý và chức năng thực hiện. Các chức năng hỗ trợ được thiết kế đầy đủ, vì vậy việc kiểm tra và phát hiện kịp thời các sai sót, gian lận là dễ dàng.
2.2.2.3.3 Kiểm sốt chu trình mua hàng – thanh tốn
Chu trình mua hàng thanh tốn của cơng ty Du lịch - thương mại Kiên Giang được mô tả bằng sơ đồ 2.3, bao gồm các cơng việc tìm kiếm nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, nhận hàng, ghi nhận các khoản nợ và thanh tốn cho nhà cung cấp.
Trình tự chu trình mua hàng – thanh toán như sau:
Lập đơn đặt hàng:
Lập đơn đặt hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ, căn cứ vào mức tồn kho hiện tại và mức tồn kho tối thiểu phòng kế hoạch kinh doanh sẽ xác định thời gian chính xác cần lập đơn đặt hàng.
Đơn đặt hàng được lập thành 3 liên với số thứ tự đã được đánh sẵn, sau đó trưởng phịng kế hoạch kinh doanh sẽ xem xét và ký duyệt vào đơn đặt hàng, liên 1 giao cho nhà cung cấp, liên 2 gửi cho bộ phận nhận hàng để làm căn cứ nhận hàng, liên 3 lưu lại.
Việc lựa chọn nhà cung cấp căn cứ vào danh sách các nhà cung cấp đã được thiết lập sẵn, phòng kế hoạch kinh doanh sẽ lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy, cung cấp hàng chất lượng.
Nhận hàng:
Khi nhà cung cấp giao hàng đến địa điểm quy định, bộ phận nhận hàng sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã, đối chiếu với đơn đặt hàng, hóa đơn. Sau đó sẽ lập phiếu nhập kho đã được đánh số thứ tự trước, phiếu nhập
kho được lập thành 2 liên với đầy đủ chữ ký của người giao hàng, người nhận hàng. Sau khi hàng đã được chuyển vào kho theo số lượng thực nhập, thủ kho sẽ ký nhận lên phiếu nhập kho.
Liên 1 phiếu nhập kho được chuyển lên phịng kế tốn cùng với hóa đơn của nhà cung cấp, liên còn lại gửi cho phòng kế hoạch kinh doanh.
Trong trường hợp có sự việc bất thường (thiếu hàng, thừa hàng, hàng không chất lượng,…) sẽ được lập biên bản để làm căn cứ xử lý sau này.
Ghi nhận nợ người bán
Khi kế tốn cơng nợ nhận được đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn thì sẽ đối chiếu các chứng từ này với nhau. Nếu khớp đúng thì kế tốn sẽ cập nhật cơng nợ cho người bán, nếu khơng hợp lý thì kế toán sẽ lưu các chứng từ này lại chờ xử lý.
Thanh toán
Đối với các chứng từ đến hạn thanh toán thủ quỹ sẽ lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi tùy theo hình thức thanh tốn bằng tiền mặt hay chuyển khoản.
Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi được lập thành 2 liên, một liên giao cho người nhận tiền hoặc ngân hàng, liên còn lại sẽ được lưu cùng với đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn sau khi đã đóng dấu “đã chi”.
Sơ đồ 2.4: Chu trình mua hàng – thanh tốn
Nhà cung cấp Bộ phận mua hàng Bộ phận nhận hàng Bộ phận kho Phòng TC - KT
Xem xét mức tồn kho hiện tại và tối thiểu, lựa chọn nhà cung cấp, lập ĐĐH
Đơn đặt hàng2 1 3
lưu
Kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã Căn cứ vào HĐ, ĐĐH lập PNK, ký xác nhận vào PNK Đơn đặt hàng 1 Hóa đơn Hóa đơn 2 Đơn đặt hàng Phiếu nhập kho 2 1 lưu Nhập hàng: Kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã Phiếu nhập kho 2 1 Ký xác nhận vào PNK Phiếu nhập kho đã ký xác nhận 2 1 Đối chiếu PNK với HĐ Phiếu nhập kho đã ký xác nhận 1 Hóa đơn Phiếu nhập kho đã ký xác nhận 2 Ghi nhận NPT Sổ NKC Đến hạn TT hay chưa lưu Chưa Đến hạn Lập UNC
Ủy nhiệm chi
2 1
Phiếu chi
2 1
Thủ quỹ chi tiền và đóng dấu “đã chi” vào chứng từ Phiếu chi 1 Phiếu chi 2 1 Hóa đơn PNK đã ký xác nhận
2.2.2.3.4 Kiểm sốt chu trình bán hàng - thu tiền
Chu trình bán hàng – thu tiền bao gồm các công việc như nhận đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng, xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu và thu tiền. Các công việc này diễn ra theo chu trình như sơ đồ 2.4.
Lập hợp đồng bán hàng:
Khi nhận được đơn đặt hàng bộ phận bán hàng sẽ xem xét yêu cầu của khách hàng, kiểm tra hàng tồn, sau đó lập 3 bản hợp đồng bán hàng có xác nhận của trưởng bộ phận, một bản giao cho khách hàng, một bản giao cho phòng kế hoạch kinh doanh và một bản lưu lại.
Lập hóa đơn bán hàng:
Căn cứ vào hợp đồng bán hàng do bộ phận bán hàng chuyển đến, phòng kế hoạch kinh doanh sẽ xét duyệt bán chịu, lập hóa đơn và phiếu xuất kho.
Quá trình phê chuẩn bán chịu thường gồm việc đánh giá về các đơn đặt hàng và thông tin nợ của khách hàng thơng qua hệ thống máy tính. Những thơng tin này là căn cứ để xác định có nên thực hiện việc bán chịu hay mở rộng thời gian thanh tốn cho khách hàng hay khơng. Các file dữ liệu thường được truy cập theo qui định để xác định đơn hàng bán chịu có vượt quá thời gian nợ tối đa được phê chuẩn lúc trước hay không. Nếu điều này xảy ra, đơn đặt hàng bán chịu bị từ chối hoặc sẽ được xem xét lại.
Căn cứ vào hợp đồng bán hàng phòng kế hoạch kinh doanh lập 2 liên phiếu xuất kho và 3 liên hóa đơn. Sau đó, gửi tồn bộ chứng từ này cho bộ phận kho.
Chuyển giao hàng :
Bộ phận kho đối chiếu hóa đơn với phiếu xuất kho, xuất hàng ra khỏi kho và ký xác nhận vào 4 liên phiếu xuất kho. Sau khi ký xác nhận xong thì gửi liên 2 hóa đơn kèm theo liên 2 và liên 3 phiếu xuất kho cho phòng kế hoạch kinh doanh. Liên 1
hóa đơn và phiếu xuất kho gửi cho phịng tài chính kế tốn. Liên hóa đơn cịn lại và phiếu xuất kho được lưu tại bộ phận kho.
Phòng kế hoạch kinh doanh sẽ sắp xếp xe để giao hàng cho khách hàng và giao ln hóa đơn, phiếu xuất kho sau khi khách hàng đã ký xác nhận thì được lưu tại phịng kế hoạch kinh doanh.
Ghi nhận nợ phải thu và thu tiền:
Tại phịng tài chính kế tốn khi nhận được chứng từ sẽ tiến hành đối chiếu hóa đơn với phiếu xuất kho, sau đó cập nhật cơng nợ phải thu của khách hàng vào hệ thống máy tính trong trường hợp khách hàng mua chịu.
Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, thủ quỹ sẽ lập 2 liên phiếu thu và thu tiền. Sau khi thu tiền xong thủ quỹ sẽ ký nhận vào 2 liên phiếu thu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 1 gửi lại kế tốn cơng nợ. Khi nhận được liên 1 phiếu thu từ thủ quỹ kế tốn cơng nợ sẽ cập nhật giảm nợ cho khách hàng và đóng dấu “đã thu” vào hóa đơn, sau đó lưu lại các chứng từ bao gồm hóa đơn, phiếu thu và phiếu xuất kho.
Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng, hàng tuần căn cứ vào sổ phụ do ngân hàng chuyển đến kế tốn cơng nợ cập nhật giảm nợ cho khách hàng, sau đó đánh số hóa đơn vào sổ phụ và ghi số sổ phụ lên hóa đơn, lưu lại các chứng từ này.
Sơ đồ 2.5: Chu trình bán hàng – thanh tốn
Khách hàng Bộ phận bán hàng Phòng kế hoạch kinh doanh Bộ phận kho Phòng TC - KT
Xem xét yêu cầu của khách hàng, kiểm tra hàng tồn
Xét duyệt bán chịu
Lập hóa đơn, phiếu xuất kho
Đối chiếu HĐ
với PXK PNK với HĐĐối chiếu
Đến hạn TT hay chưa lưu Chưa Đến hạn Lập PT
Thủ quỹ thu tiền và đóng dấu “đã thu” vào chứng từ Lập hợp đồng bán hàng 2
Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho
Hóa đơn Hóa đơn Hóa đơn 1 2 Xuất hàng, ký xác nhận vào PXK 1 2 3 1 2 3 4 PXK đã ký xác nhận PXK đã ký xác nhận PXK đã ký xác nhận PXK đã ký xác nhận Hóa đơn Hóa đơn Hóa đơn 1 2 3 1 2 3 4 Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho Hóa đơn Hóa đơn Hóa đơn 2 1 2 3 1 2 3 4 Hợp đồng bán hàng Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng 1 1 Hợp đồng bán hàng Hợp đồng bán hàng Hợp đồng bán hàng 2 1 3 Hợp đồng bán hàng 1 lưu PXK đã ký xác nhận 1 Hóa đơn 1 Giao hàng, giao HĐ, PXK PXK đã ký xác nhận 3 PXK đã ký xác nhận 2 Hóa đơn 2 Cập nhật công nợ SNKC Phiếu thu Phiếu thu 1 2 Phiếu thu 2 PXK đã ký xác nhận 1 Hóa đơn 1 Phiếu thu 1
2.2.2.4 Thực trạng về thông tin và truyền thông tại công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang
Để đưa ra các quyết định phù hợp trong quản trị, cũng như trong các hoạt động kiểm sốt phụ thuộc rất lớn vào tính hiệu quả của hệ thống thông tin, đặc biệt là thơng tin kế tốn.
Qua kết quả điều tra cho thấy vấn đề thơng tin và truyền thơng kế tốn của công ty là tốt. Chứng từ và sổ sách ở công ty được đảm bảo thực hiện tốt, thuận lợi cho chức năng kiểm tra và giám sát, thực hiện mục tiêu của kiểm soát nội bộ. Cơng ty có thiết lập sơ đồ kế tốn, đây chính là phương tiện truyền thông hiệu quả để các nhân viên biết rõ vai trị và trách nhiệm của họ có liên quan như thế nào trong q trình lập báo cáo tài chính.
2.2.2.5 Hoạt động giám sát tại công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang
Hiện tại, hoạt động giám sát thường xuyên tại công ty được thực hiện thông qua các cấp quản lý cơ sở tại mỗi bộ phận và cấp điều hành của từng đơn vị trực thuộc.
Tại tổng công ty cũng như các đơn vị trực thuộc đều có thùng thư góp ý, thăm dị ý kiến từ khách hàng và từ nhân viên để tiếp nhận các thông tin phản hồi nhằm đảm bảo chất lượng phục vụ khách hàng đồng thời cũng hạn chế những tiêu cực từ phía nhân viên.
Hạn chế của hoạt động giám sát là công ty chưa thành lập được bộ phận kiểm tốn nội bộ. Trong khi đó, kiểm tốn nội bộ có vai trị giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ được tuân thủ.
2.2.3 Tổng hợp đánh giá về hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty Du lịch –Thương mại Kiên Giang Thương mại Kiên Giang
2.2.3.1 Mơi trường kiểm sốt2.2.3.1.1 Điểm mạnh: 2.2.3.1.1 Điểm mạnh:
- Các nhà quản lý của cơng ty là những người có tính chính trực và tơn trọng giá trị đạo đức, họ đã tạo dựng được môi trường làm việc văn minh, văn