CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2.2 Đặc điểm hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty Du lịch – Thương mạ
2.2.2.1.5 Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm
Cơ cấu tổ chức của công ty thể hiện qua sơ đồ tổ chức ở trang 36.
Mơ hình cơ cấu tổ chức của công ty được tổ chức theo kiểu cơ cấu trực tuyến - chức năng. Ưu điểm của mơ hình này là cơng tác quản lý được chun mơn hóa cao: Mỗi bộ phận, mỗi phịng ban đảm nhiệm một phần cơng việc nhất định, vận dụng được khả năng, trình độ chuyên sâu của cán bộ quản lý, giảm được gánh nặng cho Tổng giám đốc. Cơng ty có đội ngũ cán bộ có năng lực, có kinh nghiệm, có những cán bộ đã trải qua thực tế nhiều lần, có tầm nhìn chiến lược, có đủ năng lực đảm nhận vị trí mà cơng ty giao phó.
Thực tế cho thấy cơng ty có phân chia các chức năng riêng biệt và xác định vị trí then chốt của từng bộ phận, quyền hạn và trách nhiệm của các nhân viên và từng bộ phận trực thuộc. Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận được căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng bộ phận, mỗi nhân viên được giao nhiệm vụ dựa trên năng lực. Tuy nhiên, vấn đề này chưa được cụ thể hóa bằng văn bản, điều này nguy hiểm cho kiểm sốt nội bộ vì việc khơng rõ ràng dẫn đến đơi khi có những việc quan trọng có thể quyết định trong khả năng của mình nhưng lại không được quyết định hoặc khi có sự cố thì đùn đẩy trách nhiệm lẫn nhau.
Trong cơng ty khơng có sự chồng chéo về chức năng và quyền hạn giữa các phịng ban, có sự qui định rõ ràng trong vấn đề báo cáo nội bộ giữa các phòng ban với cấp quản lý, cũng như giữa các phịng ban với nhau, như vậy sẽ giúp ích cho mối quan hệ hợp tác, phối hợp và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa những bộ phận khác nhau trong công ty và những nhân viên trong cùng một phòng ban.
Định kỳ 5 năm, các cấp quản lý xem lại cơ cấu tổ chức, nếu cần thiết sẽ thay đổi cho phù hợp với thực tế.
2.2.2.2 Đánh giá rủi ro2.2.2.2.1 Xác định mục tiêu 2.2.2.2.1 Xác định mục tiêu
Mục tiêu kinh doanh của công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang
Mục tiêu kinh doanh từ năm 2010 đến năm 2012 của Công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang cụ thể như sau:
Bảng 2.2: Mục tiêu kinh doanh từ năm 2010 đến năm 2012 của Công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang
ĐVT: Triệu đồng
Năm Chỉ tiêu
2010 2011 2012
1. Sản lượng hàng hóa tiêu thụ - Gạo (tấn) - Xăng dầu (tấn) 300.000 150.000 315.000 157.500 340.000 167.760 2. Kim ngạch xuất khẩu (triệu USD) 115,50 121,28 130,90 3. Kết quả kinh doanh
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + Thương mại + Du lịch - Lợi nhuận + Thương mại 3.800.000 2.584.000 1.216.000 32.000 21.760 3.990.000 2.713.200 1.276.800 35.200 4.250.000 2.890.000 1.360.000 38.720 26.329
+ Du lịch - Nộp ngân sách - Lao động tiền lương
+ Lao động bình quân (người) + Thu nhập bình quân (1.000đ) 10.240 150.000 254 5.600 23.936 11.264 157.500 260 6.440 12.391 165.000 280 7.406
Nguồn: Phòng Kế hoạch kinh doanh
Kết quả điều tra cho thấy mục tiêu chính của cơng ty là doanh thu, từ mục tiêu chung này cơng ty có chia mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động. Từ đó, cơng ty có thể nhận biết và phân tích các rủi ro đe dọa đến mục tiêu của mình.
2.2.2.2.2 Nhận dạng và phân tích rủi ro
Thực tế cho thấy, trên cơ sở mục tiêu đặt ra các nhà quản lý rất quan tâm đến các rủi ro đang đe dọa mục tiêu của công ty, công ty đã nhận diện được các rủi ro cụ thể như sau:
- Các rủi ro phát sinh từ chính trong nội bộ cơng ty như: các nhân viên trong cơng ty cịn thờ ơ với mục tiêu, thiếu động cơ làm việc, do các nhà quản lý ít quan tâm đến vấn đề bàn bạc với các nhân viên về mục tiêu tài chính và kinh doanh; Kinh nghiệm giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng với các đối tác nước ngồi cịn non yếu, việc nghiên cứu và soạn thảo hợp đồng gặp khó khăn do trình độ ngoại ngữ nhìn chung cịn bất cập.
- Các rủi ro có ngun nhân từ bên ngồi:
+ Rủi ro từ môi trường kinh doanh: Môi trường kinh doanh hiện nay đang không ngừng thay đổi theo hướng mở rộng và thơng thống hơn, chính vì vậy cơng ty đang phải đối mặt với sức ép cạnh tranh rất lớn.
+ Rủi ro từ môi trường pháp lý: Hiện tại hệ thống pháp luật Việt Nam chưa thể gọi là minh bạch vì nhiều lý do, đây là nguồn gốc rủi ro, gây thiệt hại nặng nề cho cơng ty nói riêng và cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung. Đây cũng là hiểm họa của kinh doanh lành mạnh.
+ Rủi ro từ đối tác của công ty: So với công ty, các doanh nghiệp đối tác nước ngồi có nhiều kinh nghiệm trong kinh doanh và nắm rất vững pháp luật Việt Nam cũng như là các điều ước quốc tế trong lĩnh vực họ hoạt động. Thêm vào đó năng lực cạnh tranh cao có khả năng đảm bảo chất lượng đạt tiêu chuẩn, số lượng đáp ứng theo từng đơn hàng, mẫu mã phong phú và giao hàng đúng hẹn.
Khi một rủi ro được xác định, các nhà quản lý sẽ xem xét về dấu hiệu tồn tại của chúng và đưa ra biện pháp đối phó với rủi ro.
- Về phía cơng ty: việc nghiên cứu và soạn thảo hợp đồng được giao cho bộ phận bán hàng do đó khi tuyển dụng nhân viên cho bộ phận này cơng ty rất chú trọng đến trình độ ngoại ngữ, đồng thời công ty cũng thuê thêm phiên dịch viên để hỗ trợ.
- Đối với các rủi ro bên ngoài:
+ Các nhà quản lý công ty đã tự ý thức được việc thường xuyên cập nhật kiến thức mới, những kỹ năng cần thiết (kỹ năng quản trị trong cạnh tranh, kỹ năng lãnh đạo doanh nghiệp, kỹ năng quản lý sự biến đổi, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng đàm phán và giao tiếp v.v…) để có đủ sức cạnh tranh trên thị trường và tiếp cận nền kinh tế tri thức.
+ Tăng cường sự hỗ trợ của chính phủ và các cơ quan quản lý Nhà nước về vốn, cơ chế, chính sách, luật pháp, xúc tiến thương mại,…: là một công ty Nhà nước nên công ty luôn nhận được chế độ ưu đãi của Nhà nước không những về vốn, cơ sở hạ tầng mà còn ưu đãi về hạn ngạch xuất khẩu. Những ưu đãi này không bị giảm nhiều khi cơng ty chuyển sang hình thức cổ phần. Hơn nữa do nằm trong Tổng công ty lương thực miền Bắc nên cơng ty có được sự trợ giúp kịp thời về vấn đề tài chính cũng như nhân sự, thị trường.
2.2.2.3 Hoạt động kiểm sốt tại cơng ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang2.2.2.3.1 Hệ thống kế toán 2.2.2.3.1 Hệ thống kế toán
Kết quả khảo sát cho thấy trong cơng ty có sự phân chia trách nhiệm đầy đủ giữa các nhân viên kế tốn, cụ thể phịng tài chính kế tốn có 10 nhân viên, bao gồm:
- 01 kế tốn trưởng (trưởng phịng kế tốn) - 02 phó phịng kế tốn
- 01 thủ quỹ
- 02 kế toán ngân hàng và thuế - 01 kế tốn cơng nợ
- 01 kế toán tài sản cố định. - 01 kế toán thanh toán
- 01 kế toán tồn kho hàng hoá
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức Phịng tài chính – kế tốn
Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được thực hiện chủ yếu ở các đơn vị trực thuộc, do đó ảnh hưởng nhất định đến việc tổ chức công tác kế tốn của Cơng ty. Do mạng lưới kinh doanh của Công ty cũng như mặt
Kế tốn trưởng Phó phịng kế tốn Phó phịng kế tốn 02 Kế toán ngân hàng và thuế 01 kế tốn cơng nợ 01 kế toán tài sản cố định 01 kế tốn thanh tốn 01 kế tốn tồn kho hàng hóa 01 thủ quỹ
hàng kinh doanh đa dạng, hơn nữa để kiểm tra thường xuyên việc kinh doanh của các đơn vị trực thuộc, tránh tình trạng làm ăn thua lỗ nên cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán, tính tập trung thể hiện của bộ máy kế tốn cơng ty gồm :
- Phịng kế tốn Cơng ty (Phịng kế toán trung tâm). - Các tổ kế toán của các đơn vị trực thuộc.
Phịng kế tốn của Cơng ty có nhiệm vụ thực hiện tồn bộ cơng tác kế toán phát sinh ngay tại đơn vị, đồng thời bố trí nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn, ghi chép, hạch toán, phản ảnh tài khoản và lên sổ sách, báo cáo tại đơn vị trực thuộc. Thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận gửi đến, lập Báo cáo kế tốn chung tồn đơn vị, hướng dẫn, kiểm tra tồn bộ cơng tác kế tốn, kiểm tra kế tốn tồn đơn vị. Các bộ phận kế toán tại đơn vị phụ thuộc thực hiện cơng tác kế tốn tương đối hồn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại đơn vị theo sự phân cấp của phịng kế tốn Cơng ty.
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán (1) Kế toán trưởng
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung ở phịng kế tốn, lập kế hoạch làm việc cho phịng kế tốn, dưới sự chỉ đạo của giám đốc Cơng ty. Giữ vai trị quản lý nắm vững kế hoạch phát triển của Cơng ty nói riêng và ngành nói chung, điều hành mọi phần hành kế tốn, các vấn đề luân chuyển chứng từ.
Cùng với Ban giám đốc thảo luận phương hướng kế hoạch kinh doanh, đề xuất kịp thời các biện pháp tháo gỡ khó khăn và vận dụng chế độ kế toán phù hợp với những quy định do Nhà nước đề ra, đảm bảo cho các thương vụ thực hiện hiệu quả và đúng theo luật ngân sách.
(2) Các phó phịng kế tốn
Là người hỗ trợ kế tốn trưởng, có thể thay mặt kế tốn trưởng ký một số chứng từ có liên quan, cùng với kế tốn trưởng lập ra kế hoạch tài chính của Cơng ty; Chịu trách nhiệm tổng hợp các số sách kế toán và lập các báo cáo tài chính.
(3) Bộ phận kế tốn tài sản cố định
Theo dõi tài sản cố định, công cụ lao động, xây dựng cơ bản của Cơng ty và phản ánh tình trạng tăng, giảm của tài sản cố định. Ghi chép, xem xét, tính khấu hao hàng tháng, vào sổ tổng hợp chi tiết, cung cấp các số liệu và lập báo cáo định kỳ theo đúng quy định và phù hợp với tình hình thực tế của Cơng ty.
(4) Bộ phận kế tốn khác
Kế tốn chi phí: theo dõi và phản ánh tình hình tập hợp chi phí tồn bộ Cơng ty, tính tốn và phân bổ chi phí vào các đối tượng có liên quan theo sự chỉ đạo của kế tốn trưởng.
Kế toán tổng hợp: Kiểm tra và tổng hợp các số liệu để lập các báo cáo tài chính nhằm cung cấp những thông tin bộ phận lên kế hoạch cho những kỳ kế toán tiếp theo.
Kế toán quỹ : theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến thu chi bằng tiền mặt, cuối ngày lên báo cáo quỹ đối chiếu với thủ quỹ.
Về hoạt động kiểm sốt q trình xử lý thơng tin và nghiệp vụ thì cơng ty thực hiện tốt từ việc kiểm sốt hệ thống chứng từ, sổ sách đến phê chuẩn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động và kiểm soát vật chất đối với các sổ sách và tài sản…
2.2.2.3.2 Hệ thống máy tính
Cơng ty sử dụng hệ thống máy tính để hạch tốn kế tốn và lập các báo cáo tài chính. Hoạt động kiểm sốt đối với hệ thống máy tính theo kết quả điều tra là tốt. Số lượng nhân viên kế tốn trong cơng ty là 10 người, mỗi
người phụ trách một phần hành kế toán riêng biệt, khơng có người nào kiêm nhiệm nhiều phần hành kế tốn khác nhau.
Các dữ liệu trong hệ thống máy tính có sự bảo mật cao, có sự phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa… giữa chức năng quản lý và chức năng thực hiện. Các chức năng hỗ trợ được thiết kế đầy đủ, vì vậy việc kiểm tra và phát hiện kịp thời các sai sót, gian lận là dễ dàng.
2.2.2.3.3 Kiểm sốt chu trình mua hàng – thanh tốn
Chu trình mua hàng thanh tốn của cơng ty Du lịch - thương mại Kiên Giang được mô tả bằng sơ đồ 2.3, bao gồm các cơng việc tìm kiếm nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, nhận hàng, ghi nhận các khoản nợ và thanh tốn cho nhà cung cấp.
Trình tự chu trình mua hàng – thanh toán như sau:
Lập đơn đặt hàng:
Lập đơn đặt hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ, căn cứ vào mức tồn kho hiện tại và mức tồn kho tối thiểu phòng kế hoạch kinh doanh sẽ xác định thời gian chính xác cần lập đơn đặt hàng.
Đơn đặt hàng được lập thành 3 liên với số thứ tự đã được đánh sẵn, sau đó trưởng phịng kế hoạch kinh doanh sẽ xem xét và ký duyệt vào đơn đặt hàng, liên 1 giao cho nhà cung cấp, liên 2 gửi cho bộ phận nhận hàng để làm căn cứ nhận hàng, liên 3 lưu lại.
Việc lựa chọn nhà cung cấp căn cứ vào danh sách các nhà cung cấp đã được thiết lập sẵn, phòng kế hoạch kinh doanh sẽ lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy, cung cấp hàng chất lượng.
Nhận hàng:
Khi nhà cung cấp giao hàng đến địa điểm quy định, bộ phận nhận hàng sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã, đối chiếu với đơn đặt hàng, hóa đơn. Sau đó sẽ lập phiếu nhập kho đã được đánh số thứ tự trước, phiếu nhập
kho được lập thành 2 liên với đầy đủ chữ ký của người giao hàng, người nhận hàng. Sau khi hàng đã được chuyển vào kho theo số lượng thực nhập, thủ kho sẽ ký nhận lên phiếu nhập kho.
Liên 1 phiếu nhập kho được chuyển lên phịng kế tốn cùng với hóa đơn của nhà cung cấp, liên còn lại gửi cho phòng kế hoạch kinh doanh.
Trong trường hợp có sự việc bất thường (thiếu hàng, thừa hàng, hàng không chất lượng,…) sẽ được lập biên bản để làm căn cứ xử lý sau này.
Ghi nhận nợ người bán
Khi kế tốn cơng nợ nhận được đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn thì sẽ đối chiếu các chứng từ này với nhau. Nếu khớp đúng thì kế tốn sẽ cập nhật cơng nợ cho người bán, nếu khơng hợp lý thì kế toán sẽ lưu các chứng từ này lại chờ xử lý.
Thanh toán
Đối với các chứng từ đến hạn thanh toán thủ quỹ sẽ lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi tùy theo hình thức thanh tốn bằng tiền mặt hay chuyển khoản.
Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi được lập thành 2 liên, một liên giao cho người nhận tiền hoặc ngân hàng, liên còn lại sẽ được lưu cùng với đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn sau khi đã đóng dấu “đã chi”.
Sơ đồ 2.4: Chu trình mua hàng – thanh tốn
Nhà cung cấp Bộ phận mua hàng Bộ phận nhận hàng Bộ phận kho Phòng TC - KT
Xem xét mức tồn kho hiện tại và tối thiểu, lựa chọn nhà cung cấp, lập ĐĐH
Đơn đặt hàng2 1 3
lưu
Kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã Căn cứ vào HĐ, ĐĐH lập PNK, ký xác nhận vào PNK Đơn đặt hàng 1 Hóa đơn Hóa đơn 2 Đơn đặt hàng Phiếu nhập kho 2 1 lưu Nhập hàng: Kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã Phiếu nhập kho 2 1 Ký xác nhận vào PNK Phiếu nhập kho đã ký xác nhận 2 1 Đối chiếu PNK với HĐ Phiếu nhập kho đã ký xác nhận 1 Hóa đơn Phiếu nhập kho đã ký xác nhận 2 Ghi nhận NPT Sổ NKC Đến hạn TT hay chưa lưu Chưa Đến hạn Lập UNC
Ủy nhiệm chi
2 1
Phiếu chi
2 1
Thủ quỹ chi tiền và đóng dấu “đã chi” vào chứng từ Phiếu chi 1 Phiếu chi 2 1 Hóa đơn PNK đã ký xác nhận