CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2.2 Đặc điểm hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty Du lịch – Thương mạ
2.2.2.3.4 Kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền
Chu trình bán hàng – thu tiền bao gồm các công việc như nhận đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng, xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu và thu tiền. Các cơng việc này diễn ra theo chu trình như sơ đồ 2.4.
Lập hợp đồng bán hàng:
Khi nhận được đơn đặt hàng bộ phận bán hàng sẽ xem xét yêu cầu của khách hàng, kiểm tra hàng tồn, sau đó lập 3 bản hợp đồng bán hàng có xác nhận của trưởng bộ phận, một bản giao cho khách hàng, một bản giao cho phòng kế hoạch kinh doanh và một bản lưu lại.
Lập hóa đơn bán hàng:
Căn cứ vào hợp đồng bán hàng do bộ phận bán hàng chuyển đến, phòng kế hoạch kinh doanh sẽ xét duyệt bán chịu, lập hóa đơn và phiếu xuất kho.
Q trình phê chuẩn bán chịu thường gồm việc đánh giá về các đơn đặt hàng và thông tin nợ của khách hàng thông qua hệ thống máy tính. Những thơng tin này là căn cứ để xác định có nên thực hiện việc bán chịu hay mở rộng thời gian thanh toán cho khách hàng hay không. Các file dữ liệu thường được truy cập theo qui định để xác định đơn hàng bán chịu có vượt quá thời gian nợ tối đa được phê chuẩn lúc trước hay không. Nếu điều này xảy ra, đơn đặt hàng bán chịu bị từ chối hoặc sẽ được xem xét lại.
Căn cứ vào hợp đồng bán hàng phòng kế hoạch kinh doanh lập 2 liên phiếu xuất kho và 3 liên hóa đơn. Sau đó, gửi tồn bộ chứng từ này cho bộ phận kho.
Chuyển giao hàng :
Bộ phận kho đối chiếu hóa đơn với phiếu xuất kho, xuất hàng ra khỏi kho và ký xác nhận vào 4 liên phiếu xuất kho. Sau khi ký xác nhận xong thì gửi liên 2 hóa đơn kèm theo liên 2 và liên 3 phiếu xuất kho cho phịng kế hoạch kinh doanh. Liên 1
hóa đơn và phiếu xuất kho gửi cho phịng tài chính kế tốn. Liên hóa đơn cịn lại và phiếu xuất kho được lưu tại bộ phận kho.
Phòng kế hoạch kinh doanh sẽ sắp xếp xe để giao hàng cho khách hàng và giao ln hóa đơn, phiếu xuất kho sau khi khách hàng đã ký xác nhận thì được lưu tại phịng kế hoạch kinh doanh.
Ghi nhận nợ phải thu và thu tiền:
Tại phịng tài chính kế tốn khi nhận được chứng từ sẽ tiến hành đối chiếu hóa đơn với phiếu xuất kho, sau đó cập nhật cơng nợ phải thu của khách hàng vào hệ thống máy tính trong trường hợp khách hàng mua chịu.
Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, thủ quỹ sẽ lập 2 liên phiếu thu và thu tiền. Sau khi thu tiền xong thủ quỹ sẽ ký nhận vào 2 liên phiếu thu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 1 gửi lại kế tốn cơng nợ. Khi nhận được liên 1 phiếu thu từ thủ quỹ kế tốn cơng nợ sẽ cập nhật giảm nợ cho khách hàng và đóng dấu “đã thu” vào hóa đơn, sau đó lưu lại các chứng từ bao gồm hóa đơn, phiếu thu và phiếu xuất kho.
Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng, hàng tuần căn cứ vào sổ phụ do ngân hàng chuyển đến kế tốn cơng nợ cập nhật giảm nợ cho khách hàng, sau đó đánh số hóa đơn vào sổ phụ và ghi số sổ phụ lên hóa đơn, lưu lại các chứng từ này.
Sơ đồ 2.5: Chu trình bán hàng – thanh tốn
Khách hàng Bộ phận bán hàng Phịng kế hoạch kinh doanh Bộ phận kho Phòng TC - KT
Xem xét yêu cầu của khách hàng, kiểm tra hàng tồn
Xét duyệt bán chịu
Lập hóa đơn, phiếu xuất kho
Đối chiếu HĐ
với PXK PNK với HĐĐối chiếu
Đến hạn TT hay chưa lưu Chưa Đến hạn Lập PT
Thủ quỹ thu tiền và đóng dấu “đã thu” vào chứng từ Lập hợp đồng bán hàng 2
Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho
Hóa đơn Hóa đơn Hóa đơn 1 2 Xuất hàng, ký xác nhận vào PXK 1 2 3 1 2 3 4 PXK đã ký xác nhận PXK đã ký xác nhận PXK đã ký xác nhận PXK đã ký xác nhận Hóa đơn Hóa đơn Hóa đơn 1 2 3 1 2 3 4 Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho Hóa đơn Hóa đơn Hóa đơn 2 1 2 3 1 2 3 4 Hợp đồng bán hàng Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng 1 1 Hợp đồng bán hàng Hợp đồng bán hàng Hợp đồng bán hàng 2 1 3 Hợp đồng bán hàng 1 lưu PXK đã ký xác nhận 1 Hóa đơn 1 Giao hàng, giao HĐ, PXK PXK đã ký xác nhận 3 PXK đã ký xác nhận 2 Hóa đơn 2 Cập nhật cơng nợ SNKC Phiếu thu Phiếu thu 1 2 Phiếu thu 2 PXK đã ký xác nhận 1 Hóa đơn 1 Phiếu thu 1
2.2.2.4 Thực trạng về thông tin và truyền thông tại công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang
Để đưa ra các quyết định phù hợp trong quản trị, cũng như trong các hoạt động kiểm sốt phụ thuộc rất lớn vào tính hiệu quả của hệ thống thơng tin, đặc biệt là thơng tin kế tốn.
Qua kết quả điều tra cho thấy vấn đề thơng tin và truyền thơng kế tốn của công ty là tốt. Chứng từ và sổ sách ở công ty được đảm bảo thực hiện tốt, thuận lợi cho chức năng kiểm tra và giám sát, thực hiện mục tiêu của kiểm soát nội bộ. Cơng ty có thiết lập sơ đồ kế tốn, đây chính là phương tiện truyền thông hiệu quả để các nhân viên biết rõ vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan như thế nào trong q trình lập báo cáo tài chính.
2.2.2.5 Hoạt động giám sát tại cơng ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang
Hiện tại, hoạt động giám sát thường xuyên tại công ty được thực hiện thông qua các cấp quản lý cơ sở tại mỗi bộ phận và cấp điều hành của từng đơn vị trực thuộc.
Tại tổng công ty cũng như các đơn vị trực thuộc đều có thùng thư góp ý, thăm dị ý kiến từ khách hàng và từ nhân viên để tiếp nhận các thông tin phản hồi nhằm đảm bảo chất lượng phục vụ khách hàng đồng thời cũng hạn chế những tiêu cực từ phía nhân viên.
Hạn chế của hoạt động giám sát là công ty chưa thành lập được bộ phận kiểm tốn nội bộ. Trong khi đó, kiểm tốn nội bộ có vai trị giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ được tuân thủ.