CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.1 Tổng quan về công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang
2.1.1.2 Ngành nghề kinh doanh
- Tổ chức kinh doanh dịch vụ khách sạn; Kinh doanh dịch vụ nhà khách, nhà nghỉ; Vận tải hành khách liên tỉnh; Kinh doanh lữ hành nội địa; Kinh doanh lữ hành quốc tế; Kinh doanh các dịch vụ khác;
- Mua bán xăng dầu, các loại vật tư nông nghiệp, vật liệu xây dựng, hàng bách hố, cơng nghệ thực phẩm.
- Xay xát lúa (thóc), đánh bóng gạo;
- Mơi giới thương mại; Uỷ thác mua bán hàng hoá; Đại lý mua bán; Ký gửi hàng hố;
- Góp vốn, mua cổ phần; Kinh doanh ngoại hối, vàng, dịch vụ cầm đồ; - Kinh doanh bất động sản; Môi giới đấu giá bất động sản.
2.1.1.3 Địa điểm hoạt động
- Tên giao dịch: KIEN GIANG TRADE AND TOURISM COMPANY - Tên viết tắt: KTC
- Trụ sở chính: 190 đường Trần phú, TP Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang. - Điện thoại: 077.3862112 – 077.3862231
- Website:WWW.ktcvn.com.vn
- Email: ktcvn@ktcvn.com.vn
- Văn phòng đại diện : 211/14 đường Nguyễn Trãi, Q1, TP Hồ Chí Minh.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang
Nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường và phù hợp với tình hình mới, Cơng ty ln tìm cách cải thiện cơ cấu tổ chức, làm cho bộ máy quản lý của Công ty trở nên gọn nhẹ và linh hoạt hơn. Hiện nay mơ hình tổ chức quản lý của Cơng ty theo cơ cấu trực tuyến chức năng.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang
Bộ máy quản lý của Công ty được thực hiện theo đề án Bộ máy tổ chức đã được phê duyệt theo Quyết định số 570/QĐ-UBND ngày 25/4/2006 của Chủ tịch UBND tỉnh Kiên Giang, bao gồm:
- Hội đồng quản trị; - Ban Kiểm soát;
- Ban Tổng Giám đốc (gồm có Tổng Giám đốc và 3 phó Tổng Giám đốc);
- Văn phịng Cơng ty (gồm có: Văn phịng Cơng ty; Phịng Tài chính Kế tốn; Phịng Kế hoạch Kinh doanh; Phịng quản lý dự án).
- Các đơn vị trực thuộc: Trung tâm Du lịch lữ hành; Trung Tâm kinh doanh tổng hợp; Xí nghiệp Kinh doanh Xăng dầu; Xí nghiệp chế biến nơng
sản xuất khẩu; Xí nghiệp chế biến gia súc, gia cầm; Ban điều hành Tàu cao tốc Hải Âu; Chi nhánh Cơng ty tại TP Hồ Chí Minh.
2.1.3 Tổ chức thơng tin và báo cáo kế tốn
Hiện nay Cơng ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang thực hiện hạch toán kế tốn và lập báo cáo tài chính theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006.
Kể từ sau khi hợp nhất niên độ kế toán đầu tiên bắt đầu từ ngày 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006. Niên độ kế toán tiếp theo từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.
Hệ thống chứng từ kế toán
Các biểu mẫu và chứng từ kế tốn tại cơng ty sử dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính.
Hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản đang áp dụng tại công ty theo đúng Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính.
Hệ thống sổ sách kế tốn
Mỗi hình thức kế tốn thích hợp với một loại hình Cơng ty nhất định vì nó phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ của nhân viên kế tốn. Cho nên việc lựa chọn hình thức kế tốn bao gồm các loại sổ sách kế toán, kết cấu mẫu, phương pháp kiểm tra đối chiếu số liệu, trình tự lập báo cáo kế tốn nhằm hệ thống hố những thơng tin tài chính cần thiết phục vụ cho lãnh đạo và quản lý phù hợp cho những yêu cầu trên.
Công ty Du lịch - Thương mại Kiên Giang áp dụng hình thức nhật ký chung ví nó phù hợp với tình hình kinh doanh của Cơng ty cũng như trình độ quản lý của đội ngũ nhân viên kế tốn. Các loại sổ sách mà cơng ty đang áp dụng bao gồm:
- Sổ nhật ký chung (Nhật ký tổng quát): là sổ kế toán tổng hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm căn cứ để ghi vào sổ cái.
- Sổ nhật ký đặc biệt (Nhật ký chuyên dùng): là một bộ phận của sổ nhật ký chung, dùng để ghi các đối tượng kế tốn có nghiệp vụ phát sinh nhiều lần như thu, chi tiền mặt, mua, bán hàng hóa để giảm bớt khó khăn về thời gian, tổng hợp số liệu, … khi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ này vào sổ nhật ký chung.
- Sổ cái: là sổ tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tài khoản tổng hợp.
- Sổ chi tiết : là sổ kế toán dùng để phản ánh chi tiết các đối tượng kế tốn có u cầu quản lý chi tiết như vật liệu, hàng hóa, tài sản cố định, thanh toán, tiền vay, …
Các sổ khác :
- Thẻ kho, thẻ cơng nợ. - Sổ chi tiết chi phí trả trước. - Sổ chi tiết chi phí phải trả. - Sổ chi tiết tiền gửi.
Hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm: - Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo quản trị:
- Báo cáo doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh theo từng bộ phận, đơn vị trực thuộc.
- Báo cáo tình hình thực hiện định mức kinh tế kỹ thuật: tỷ lệ thu hồi thành phẩm gạo, hao hụt lưu kho xăng dầu, ...
- Báo cáo về tình hình cơng nợ vay, phải thu, phải trả, phân loại theo tuổi nợ, các công nợ quá hạn.
- Báo cáo về vốn bằng tiền. - Nhận định tình hình sắp tới.
Ứng dụng phần mềm kế tốn
Phần mềm kế tốn cơng ty đang sử dụng là do nhân viên của phịng kế tốn phân tích, thiết kế dựa theo ngôn ngữ Visual foxpro 6.0 và theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính về chế độ kế tốn.
Phần mềm được thiết kế theo hình thức Nhật ký chung, theo từng phần hành kế toán và giao diện nhập dữ liệu giống như người sử dụng đang hạch toán vào sổ cái tài khoản. Tính năng tự động hóa tối đa trong q trình tích hợp các dữ liệu cũng như cập nhật số dư tài khoản, kho hàng, đối tượng, ….
Do nhân viên của phịng kế tốn thiết kế cho nên hướng dẫn sử dụng rất kịp thời và người sử dụng không phải mất nhiều thời gian để tìm hiểu như khó khăn chổ nào thì có người trợ giúp ngay. Phần mềm được thiết kế và bắt đầu sử dụng cho các đơn vị nhỏ từ năm 2005, cho đến năm 2008 mới bắt đầu chính thức cho sử dụng tại phịng kế tốn và hiện nay đang cho triển khai tiếp cho hai nhà máy chế biến gạo trực thuộc cơng ty.
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế tốn trên máy vi tính
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI Báo cáo tài chính
PHẦN MỀM KẾ TỐN
2.2 Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang
Phần này tác giả đã sử dụng bảng câu hỏi kết hợp với lưu đồ để tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội tại Cơng ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang.