TẠI VIỆT NAM 1.NHỮNG GIẢI PHÁP MANG TÍNH VI Mễ
1.8.1. Xõy dựng quy trỡnh lựa chọn và kiểm soỏt bờn bỏn
Để ký được hợp đồng BTT với bờn bỏn hàng và duy trỡ được mối quan hệ hợp tỏc
lõu dài cựng cú lợi, ĐVBTT cần thực hiện tốt cỏc yờu cầu như: phải lường trước tất cả những rủi ro cú thể xảy ra trong quỏ trỡnh làm ăn với khỏch hàng; phải quyết định xem liệu ĐVBTT cú thể quản lý những khoản rủi ro này một cỏch an tồn và hiệu quả
khụng; phải bảo đảm rằng cỏc dịch vụ mà ĐVBTT cung cấp đỏp ứng tốt những nhu
cầu của khỏch hàng.
Quỏ trỡnh lựa chọn khỏch hàng gồm cỏc bước sau:
- Khảo sỏt yờu cầu của khỏch hàng: bằng cỏch gọi điện hoặc yờu cầu khỏch hàng điền vào cỏc phiếu cung cấp thụng tin (phiếu này phải đảm bảo thu thập cỏc thụng tin chi tiết về khỏch hàng càng nhiều càng tốt nhưng khụng được quỏ rối rắm và phức tạp đến mức khỏch hàng cảm thấy khú hiểu)… Trong giai đoạn này, ĐVBTT phải quyết định liệu những thụng tin mà khỏch hàng cung cấp cú đỏp ứng được yờu cầu chỳng ta đặt ra hay khụng và dự tớnh chi phớ dịch vụ là bao nhiờu. Nếu xột thấy cú vẻ khả thi thỡ tiếp tục thực hiện bước tiếp theo.
- Tỡm hiểu hoạt động kinh doanh. Bước này giỳp chỳng ta nhận biết cỏc
nhu cầu của người bỏn để bỏn được sản phẩm và kiểm tra xem đề nghị cung cấp dịch vụ BTT của khỏch hàng cú phự hợp với cỏc quy định của
đơn vị hay khụng.
- Khảo sỏt khỏch hàng. Việc này phải được một bộ phận chuyờn trỏch thực hiện với mục đớch là để kiểm tra lại những thụng tin đĩ thu thập được
trước đú cú đầy đủ, chớnh xỏc và trung thực hay khụng và bổ sung thờm chi tiết về hoạt động kinh doanh của khỏch hàng.
- Ra quyết định lựa chọn. Căn cứ vào giỏ trị cỏc khoản phải thu cựng với những thụng tin thu thập và kiểm chỳng qua 2 bước trờn, chuyờn viờn tớn dụng hoặc hội đồng tớn dụng sẽ ra quyết định chấp nhận hay từ chối cung cấp dịch vụ BTT. Nếu chấp nhận thỡ hội đồng tớn dụng sẽ ấn định chớnh
xỏc cỏc điều khoản và điều kiện hợp đồng BTT. Sau đú, quyết định này
sẽ được chuyển đến phũng nghiệp vụ để gửi cho khỏch hàng.
- Ký hợp đồng BTT. Trong đú, cú ấn định ngày thực hiện dịch vụ BTT.
Cỏc tiờu chớ lựa chọn khỏch hàng
Xõy dựng hệ thống cỏc tiờu chớ lựa chọn phự hợp sẽ rất cú ớch cho quỏ trỡnh thẩm
định và lựa chọn khỏch hàng.
Đú là khoản phải thu thỏa mĩn cỏc yếu tố sau:
- Cú thể chuyển nhượng một cỏch vụ điều kiện;
- Cú thể thu hồi được từ người mua cú uy tớn bằng cỏc phương thức thu nợ thụng thường;
- Nếu người bỏn bị phỏ sản, vẫn cú thể thu hồi được số tiền đĩ
tài trợ từ cỏc khoản phải thu.
o Tiờu chớ 2: khả năng phỏt triển và uy tớn của bờn bỏn
Để đỏnh giỏ một cụng ty cần xem xột những yếu tố chớnh:
- Bản thõn cụng ty: loại hỡnh kinh doanh, thời gian hoạt động kinh
doanh, cổ đụng, cam kết của cổ đụng về việc sử dụng và mở rộng khoản mục vốn…
- Năng lực quản lý: mụ hỡnh quản lý của DN? Quyền quản lý tập trung vào một nhúm người hay chỉ tập trung vào một cỏc nhõn? Kinh nghiệm và kỹ năng quản lý? Mức độ liờm khiết?
- Tỡnh hỡnh tài chớnh: cty kinh doanh cú lĩi khụng? Khả năng thanh toỏn nợ ngắn hạn? Cty cú phải chịu ỏp lực từ cỏc chủ nợ?
- Sản phẩm dịch vụ họ cung cấp cú uy tớn trờn thương trường khụng, cú tiềm năng phỏt triển khụng?
- Lý do cần được tài trợ: để phỏt triển kinh doanh hay để bự lỗ, để đầu tư vào nguồn vốn cố định hay vốn lũn chuyển. Họ dựng tiền để đầu tư mỏy múc thiết bị hay mua sắm xe hơi đắt tiền cho ban điều hành? Việc sử dụng sai nguồn vốn này sẽ mang lại hậu quả
nghiờm trọng cho bờn bỏn và cả ĐVBTT.
o Tiờu chớ 3: dịch vụ thỏa đỏng với nhu cầu của khỏch hàng
Khỏch hàng chỉ cảm thấy hài lũng nếu chỳng ta cung cấp dịch vụ mà anh ta cần với một mức giỏ mà anh ta cho là hợp lý. Để làm được
điều này, ĐVBTT phải:
- Đưa ra một hạn mức BTT phự hợp;
- Đưa ra mức tài trợ phự hợp;
- Tớnh đến cỏc khoản khấu trừ;
- Phải so sỏnh dịch vụ BTT trong mối tương quan với dịch vụ cho vay của NH;
- Phải so sỏnh dịch vụ của đơn vị mỡnh trong mối tương quan với
dịch vụ của cỏc ĐVBTT khỏc.
o Tiờu chớ 4: hiệu quả lợi nhuận thu được.
Hầu hết cỏc ĐVBTT chỉ chấp nhận BTT cho những DN đạt một doanh số kinh doanh nhất định, đồng thời họ cũng tiến hành kiểm tra số lượng người
mua và số lượng húa đơn bỏn hàng liờn quan đến doanh số đú. Nếu số người mua quỏ đụng và lượng chứng từ quỏ nhiều họ cú thể từ chối BTT. Bởi lẽ,
ĐVBTT cũng là một DN hoạt động vỡ mục đớch lợi nhuận. Họ sẽ khú bự đắp
chi phớ thành lập và chi phớ quản lý kinh doanh khi hoa hồng BTT và phớ tài trợ mà họ thu được chỉ dựa vào những doanh số mua bỏn nhỏ lẻ. Ngay cả khi doanh số của khỏch hàng cao nhưng ĐVBTT cũng khụng cú lĩi nếu số lượng khỏch hàng và chứng từ mua bỏn quỏ nhiều khiến ĐVBTT phải tốn nhiều
cụng sức, chi phớ xử lý chứng từ và quản lý khỏch hàng, ĐVBTT sẽ khú mà cú lĩi trừ khi họ thu phớ cao. Mà việc thu phớ cao thường khụng được người bỏn chấp nhận.
o Ngồi những tiờu chớ xột duyệt chung cho cỏc loại hỡnh BTT, đối với những sản phẩm đặc biệt, ĐVBTT cần lưu ý và điều chỉnh cho phự
hợp. Với BTT XK, ĐVBTT phải xem xột đến vấn đề người bỏn tiềm năng cú xuất hàng sang quốc gia tại đú cú tổ chức BTT là thành viờn của FCI hay khụng? Nếu khụng, ĐVBTT khú mà cú hạn mức tớn dụng dành cho bờn mua trừ khi ĐVBTT hoặc người bỏn của chỳng ta cú tiềm lực tài chớnh rất mạnh. Mặt khỏc phải chắc rằng việc thanh toỏn phải được thực hiện theo hỡnh thức ghi sổ và điều khoản đú
khụng trỏi với quy định của nước NK.
Sau một quỏ trỡnh chọn lựa khỏch hàng kỹ lưỡng, tưởng rằng chỳng ta cú thể yờn tõm thực hiện dịch vụ BTT. Thế nhưng khụng phải lỳc nào mọi chuyện cũng suụn sẻ như chỳng ta mong đợi. Xung quanh mối quan hệ của giữa ĐVBTT và
người bỏn luụn cú những thay đổi cú thể ảnh hưởng tiờu cực đến quan hệ của hai bờn và đõy là một trong những nguyờn nhõn gõy rủi ro đối với hoạt động BTT. Do
đú, ĐVBTT cần phải kiểm soỏt khỏch hàng của mỡnh và quản lý cỏc khoản phải thu
một cỏch chặt chẽ đồng thời giỏm sỏt những thay đổi và phỏt hiện gian lận.
Cỏc ĐVBTT cú thể kiểm soỏt được rủi ro của mỡnh là nhờ thường xuyờn đỏnh giỏ mức độ an tồn của mỡnh thụng qua cỏc húa đơn mới, những khoản giảm trừ mới,
thụng tin phản hồi từ người mua được gửi đến hàng ngày. Và để thực hiện tốt cụng tỏc quản lý khỏch hàng, ĐVBTT cần phải:
- Đỏnh giỏ định kỳ hoạt động kinh doanh của khỏch hàng
- Thăm hỏi bờn bỏn nhằm củng cố mối quan hệ và hỗ trợ kịp thời nếu bờn bỏn gặp khú khăn hoặc cú kiến nghị về sản phẩm.
- Giữ mối quan hệ tốt với bờn bỏn. Đồng thời, nhõn cơ hội này giới thiệu và bỏn thờm sản phẩm khỏc cho khỏch hàng (bỏn chộo sản phẩm)
- Tư vấn cho bờn bỏn.
- Sau khi thăm khỏch hàng, ĐVBTT phải lập một bỏo cỏo hồn chỉnh và bỏo cỏo này sẽ được sử dụng cho lần gặp gỡ tới.
- Ngồi ra, ĐVBTT cũng cần phải nhanh chúng tiến hành đỏnh giỏ phỏt sinh trong những tỡnh huống người bỏn khụng hài lũng với sản phẩm và họ cú thể chấm dứt hợp đồng BTT hay tài khoản cú vấn đề và cú thể gõy rủi ro cho ĐVBTT.
Quản lý cỏc khoản phải thu
Một ĐVBTT cú kinh nghiệm và cẩn trọng sẽ cú cỏch quản lý cỏc khoản phải thu
hiệu quả nhờ vậy mà cú thể phỏt hiện sớm hầu hết những dấu hiệu xấu liờn quan đến khoản phải thu trước khi chỳng trở nờn thực sự nghiờm trọng. Việc quản lý khoản phải thu bao gồm một số nội dung:
- Theo dừi và quản lý mặt hàng kinh doanh; - Theo dừi phương thức thanh toỏn;
- Theo dừi những thay đổi danh sỏch khỏch hàng; - Theo dừi và quản lý cỏc khoản giảm trừ;
- Xỏc minh cỏc khoản phải thu.
Giỏm sỏt những thay đổi và phỏt hiện gian lận
Thường để xỏc định khoản phải thu là cú thực, cỏc ĐVBTT căn cứ vào bản sao cỏc húa đơn, thậm chớ cú thể chỉ là những message điện tử với chi tiết của một húa đơn. Đõy chớnh là điểm mà bờn bỏn cú thể lợi dụng để lập cỏc húa đơn khống nhằm mục đớch nhận tiền ứng trước từ ĐVBTT. Do đú, một trong những nhõn tố quan trọng giỳp
phỏt hiện và hạn chế gian lận là nhõn viờn luụn phải nờu cao tinh thần cảnh giỏc, phỏt hiện và ngăn chặn kịp thời khi bờn bỏn cú biểu hiện gian lận.