3.2. Các giải pháp
3.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh
3.2.4.1. Căn cứ để đề xuất giải pháp
Hệ thống thơng tin đóng vai trị vơ cùng quan trọng trong việc quyết định sự thành cơng của dịch vụ nói chung và dịch vụ logistics nói riêng.
Hệ thống thơng tin logistics bao gồm:
o Thông tin trong từng bộ phận chức năng (doanh nghiệp, khách hàng,…).
o Thông tin ở từng khâu trong dây chuyền cung ứng (kho hàng, bến bãi, vận tải, v.v…).
o Và sự kết hợp thông tin giữa các tổ chức, bộ phận nêu trên.
Nếu những việc trên được thực hiện nhanh chóng, chính xác thì hoạt động logistics sẽ đạt được hiệu quả. Ngược lại, nếu trao đổi thông tin chậm chạp và sai sót sẽ làm tăng các khoản chi phí lưu kho, lưu bãi, vận tải,… Khi đó sẽ làm cho việc giao hàng diễn ra không đúng thời hạn và dễ dàng làm mất khách hàng.
Theo phân tích trong chương 2, việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào quản lý và cung cấp thông tin cho khách hàng của các doanh nghiệp logistics tại Quảng Ngãi còn hạn chế, vì vậy cần phải đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin của các doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
3.2.4.2. Các mục tiêu kinh tế mong đợi
Nâng cao tính chính xác, thuận lợi, nhanh chóng trong các giao dịch,
Giảm thời gian, chi phí, tránh những sai sót, góp phần gia tăng giá trị dịch vụ cung cấp của các doanh nghiệp logistics.
3.2.4.3. Nội dung giải pháp
Một trong những nguyên nhân làm cho dịch vụ logistics của nhiều doanh nghiệp cung cấp thiếu tin cậy là do trình độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động kinh doanh còn hạn chế. Muốn phát triển dịch vụ logistics thành cơng thì trước hết phải quản lý được hệ thống thông tin rất phức tạp trong quá trình này. Việc ứng dụng tin học trong hoạt động dịch vụ logistics cho phép các doanh nghiệp hoàn thiện việc tổ chức cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa, phát hiện những sai sót trong tồn bộ q trình thực hiện, kiểm sốt chặt chẽ luồng di chuyển của hàng hóa, loại bỏ thời gian chết và thời gian lưu kho tại các địa điểm chuyển tải hàng hóa.
Việc nâng cấp hệ thống thông tin hiện tại trong các doanh nghiệp logistics tại Quảng Ngãi nên được tiến hành như sau:
- Trước hết, các doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống thông tin nội bộ, hệ thống thông tin trong từng bộ phận chức năng (Logistics, kỹ thuật, kế toán, marketing,…), hệ thống thông tin ở từng khâu trong dây chuyền cung ứng (kho bãi, vận tải,…) và sự kết nối thông tin giữa các tổ chức, bộ phận, công đoạn nêu trên. Có thể học tập từ kinh nghiệm của các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi như Mearsk Logistics.
- Tiếp đến là kết nối hệ thống thơng tin nội bộ với bên ngồi theo các phương thức, chẳng hạn như:
+ Xây dựng chương trình quản lý đơn hàng qua mạng (Tracing & Tracking) Quản lý đơn hàng chính là việc theo dõi, điều phối và cập nhật mọi thông tin về lô hàng lên mạng để tất cả các chủ hàng liên quan biết được tình trạng thực tế của lơ hàng. Hệ thống này mang lại giá trị gia tăng đáng kể cho công việc kinh doanh của khách hàng do họ luôn nắm trong tay mọi thơng tin hàng hóa và có thể lập các kế hoạch kinh doanh phù hợp.
+ Triển khai công nghệ EDI. Với công nghệ EDI sẽ cho phép khách hàng truyền dữ liệu vào hệ thống của công ty và ngược lại. Vì vậy thơng tin sẽ được cập nhật trong thời gian sớm nhất, chính xác nhất, nâng cao hiệu quả chuỗi hoạt động logistics.
Bảng 3.2: Ưu điểm của hệ thống EDI
Các yếu tố Hệ thống mới với EDI
Dữ liệu nhập vào hệ thống Các dữ liệu nhập vào hệ thống được xét duyệt trước khi được đưa vào sử dụng chính thức Tránh được tình trạng trùng lặp thơng tin trong hệ thống.
Q trình hoạt động Nguyên tắc hoạt động: các bộ phận phải thật sự gắn kết, không một bộ phận nào trong hệ thống có thể đi tắt công đoạn, không tuân theo các bước của hệ thống.
Hiệu quả công việc Hệ thống mới giúp tăng hiệu quả công việc của nhân viên, nhất là các nhân viên chứng từ vì
mọi thơng tin đã có sẵn trên hệ thống, khi cung cấp chứng từ cho khách hàng, nhiệm vụ của nhân viên chứng từ chỉ là kiểm tra lại và in ra. Tính tiện lợi, hiện đại Nhân viên có thể thực hiện cơng việc của mình
ở bất kỳ nơi nào, miễn có khả năng truy cập Internet.
Tổng kết, báo cáo, đánh giá hoạt động thường kỳ
Hệ thống cho phép tổng kết theo nhiều mặt của hoạt động vì các dữ liệu được phân loại rạch rịi. Có thể báo cáo hoạt động kinh doanh chính xác vào bất kỳ thời điểm nào.
(Nguồn: tổng hợp của tác giả)
- Ngồi ra, các doanh nghiệp có thể tìm hiểu và triển khai những công nghệ phù hợp với doanh nghiệp của mình. Ví dụ như:
+ Nghiên cứu ứng dụng công nghệ nhận dạng bằng tần số (RFID) trong quản lý chuỗi cung ứng. RFID gồm các con chip điện tử nhỏ, nó có thể lưu trữ rất nhiều thơng tin, và có thể ghi đi ghi lại cả trăm ngàn lần; ví dụ như thùng hàng này tên gì, ở đâu, tính chất ra sao, ngày tháng xuất nhập, đã từng xuất nhập ở đâu,... Các con chip này được gắn trên từng sản phẩm, bao bì, thùng hàng, pallet, container, xe tải để quản lý tự động qua sóng radio. Ngồi ưu điểm về khả năng lưu trữ thơng tin hồn tồn bảo mật hơn mã vạch rất nhiều và khả năng chịu đựng thời tiết, môi trường xung quanh cũng tốt hơn mã vạch, hệ thống này cịn có khả năng kiểm kê kho hàng hóa rất nhanh, kiểm kê hàng ngàn sản phẩm từng giây. Hơn nữa, nó cịn có thể tự động cập nhật phân loại vào cơ sở dữ liệu máy tính qua sóng radio,… Do đó, dù kho lớn cỡ nào thì chỉ cần trong thời gian ngắn là có thể kiểm kê, phân loại và lập kế hoạch kinh doanh cho kho bãi, hàng hóa. Việc hàng hóa ra vào kho cũng được tự động hóa, khi xếp sản phẩm lên xe và chạy xe ra cổng là ta có thể biết được trên xe đó chở bao nhiêu sản phẩm, loại nào, số lượng bao nhiêu,... Ngồi ra nó cịn có nhiều lợi ích khác như là có thể tập trung dữ liệu từ các chi nhánh về một trung tâm duy nhất qua web.