2.1.3 .3Thời gian bổ dung hàng
2.3. Phân tích thực trạng hoạt động quản trị SC tại cơng ty
2.3.3.5 Hoạt động logistics
a/ Hoạt động quản lý đơn hàng * Thực trạng
Khi khách hàng đặt hàng đến bộ phận xử lý đơn thì bộ phận xử lý đơn hàng kiểm tra tình hình hàng hĩa trong kho, xác nhận đơn hàng, tiến hành lập hĩa đơn và phiếu giao hàng để chuyển cho bộ phận kho và bộ phận điều xe để kho soạn và xếp hàng lên xe giao hàng cho khách hàng. Bộ phận này chưa chú ý nhiều đến hoạt động điều phối đơn hàng trong những thời điểm nhu cầu tăng cao do đột biến của thị trường. Như khi cơng ty tăng giá, nhà phân phối đặt hàng để tồn kho bán cho tương lai (tận dụng cơ hội giá thấp) hay khi chạy các chương trình khuyến mãi cho nhà phân phối thì các nhà phân phối thường đặt hàng dồn vào cuối chương trình với sản lượng lớn để tồn kho nhưng nhu cầu thực thì thấp hơn rất nhiều. Trong khi cơng suất nhà máy khơng đủ để đáp ứng trong các trường hợp này.
* Ưu điểm: Với cơng tác quản lý đơn hàng như hiện nay là đơn giản, dễ thực hiện và tốn ít chi phí.
* Nhược điểm: Hoạt động quản lý đơn hàng như hiện tại chưa gĩp phần làm tăng khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, chưa giải quyết được tồn kho cục bộ trong một số thời điểm hay thiếu hụt giả tạo tại một số thời điểm, chưa làm cho chuỗi cung ứng được phẳng và chưa gĩp phần làm cho mối quan hệ khách hàng được cộng tác sâu và rộng, nhằm nâng cao khả năng tích hợp của chuỗi cung.
* Nguyên nhân
Do chiến lược chuỗi đang ở “chiến lược tổng hợp các chức năng” nên các hoạt động trong chuỗi cung ứng hoạt động rời rạc, chưa cĩ mối liên kết chặt chẽ nhằm làm cho chuỗi cung ứng hoạt động một cách hiệu quả.
Việc quản lý hoạt động quản lý đơn hàng cịn nhiều hạn chế do yếu tố trình độ quản lý và sự am hiểu quản lý chuỗi cung ứng của bộ phận cịn hạn chế.
b/ Hoạt động giao hàng
* Thực trạng: Khi bộ phận xử lý đơn hàng nhận được đơn hàng, chuyển bộ phận kế tốn làm các thủ tục liên quan như xuất hĩa đơn, kiểm tra cơng nợ và làm đề xuất xuất hàng, chuyển bộ phận giao nhận để soạn hàng giao cho khách hàng. Khi cĩ phiếu giao hàng thì bộ phận giao hàng (kho, bốc xếp, đội xe) tiến hành sắp xếp giao cho khách hàng. Hoạt động này chưa xây dựng được lịch trình, tuyến đường và năng suất của đội xe để tối ưu chi phí. Ngồi ra, hoạt động giao hàng cho khách chỉ tập trung tại khu vực Thành Phố Hồ Chí Minh. Các khu vực khác, Cơng ty chỉ giao hàng cho nhà phân phối đến các Chành Xe chở hàng về Tỉnh, chi phí từ chành xe về đến Tỉnh thì nhà phân phối phải chịu. Như vậy, Cơng ty chưa tạo được sự an tâm cho nhà phân phối về việc hàng hĩa phải giao đến tận tay khách hàng đúng thời hạn. Hơn nữa, việc đảm bảo hàng hĩa giao cho nhà phân phối đúng hạn chưa được quan tâm đúng mức vì phải phụ thuộc vào sự sắp xếp của các chành xe, khi họ kết hợp được hàng với các chủ hàng khác cho
đầy tải để tiết kiệm chi phí vận chuyển. Nhìn chung,Cơng ty chưa cân bằng việc giao
hàng kịp thời, chính xác và tiết kiệm chi phí và đảm bảo dịch vụ khách hàng.
* Ưu điểm: Cơng ty đã ý thức được trong việc giao hoạt động giao hàng về Tỉnh cho cơng ty dịch vụ bên ngồi thực hiện (giao hàng đến chành xe để họ giao hàng cho nhà
phân phối tại các Tỉnh) nhằm giảm thiểu các hoạt động mà cơng ty tự thực hiện khơng mang lại hiệu quả hay cơng ty khơng thực sự giỏi trong hoạt động này.
* Nhược điểm: hoạt động này chưa cĩ một kế hoạch và chiến lược rõ ràng, khi cĩ đơn hàng giao cho khách hàng thì cơng ty điều xe để giao cho thuận tiện, giao hàng lắc nhắc nhưng chưa chú ý đến hiệu quả của hoạt động giao hàng, chưa xây dựng tuyến vận chuyển để tối ưu hĩa tuyến đường và tối ưu hĩa trọng tải xe (giao hàng đầy xe) cũng như chưa xây dựng tuyến đường và lịch giao hàng để thơng báo cho khách hàng để họ chủ động đặt hàng với thời gian giao hàng theo lịch trình đã định. Như vậy, cơng ty mới kết hợp các đơn hàng giao hàng theo các lịch trình xây dựng nhằm tối ưu hĩa tuyến đường và trọng tải xe. Ngồi ra, hoạt động outsourcing dịch vụ giao hàng cho các nhà phân phối ở Tỉnh thơng qua các chành xe đáp ứng nhu cầu khách hàng. Dịch vụ này thường chậm do các Chành xe chờ gơm hàng để vận chuyển đầy xe, nhà phân phối cũng khơng kiểm tra được tình trạng đơn hàng của họ được giao đến đâu, khi nào họ nhận được hàng. Điều này sẽ làm giảm chất lượng dịch vụ khách hàng. (giao hàng đúng hạn về Tỉnh chỉ đạt 80%)
* Nguyên nhân
Cũng như hoạt động quản lý đơn hàng, hoạt động này chưa tối ưu do cơng ty chưa xây dựng chiến lược chuỗi cung ứng thích hợp và nguồn nhân lực quản lý bộ phận này cĩ khả năng quản trị cịn hạn chế.
Hơn nữa, cơng nghệ hỗ trợ cho cơng tác quản trị giao hàng cũng chưa được ứng dụng nên khách hàng chưa theo dõi được vị trí hàng hĩa của họ đang trên đường đi (như cơng nghệ RFID, hay GPS,…)
Cơng ty chưa xây dựng được mối quan hệ tốt với nhà cung cấp dịch vận tải để giao hàng về các nhà phân phối ở Tỉnh.
c/ Hoạt động dịch vụ khách hàng
* Thực trạng: Hoạt động dịch vụ khách hàng của Cơng ty chủ yếu tập trung vào việc xử lý đơn hàng, cịn các dịch vụ khác chưa được quan tâm đúng mức như chưa cĩ đường dây nĩng tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại, hay cần được tư vấn của khách
hàng, giải đáp các yêu cầu của khách hàng….Nhìn chung, Cơng ty chưa chú ý nhiều đến hoạt động tạo mối liên kết chặt chẽ giữa khách hàng và Cơng ty.
* Ưu điểm: Nhìn chung, Cơng ty đáp ứng nhu cầu khách hàng tương đối tốt do cơng
ty ưu tiên đáp ứng nhu cầu khách hàng mà chưa quan tâm nhiều đến việc tối ưu hĩa tồn kho và tiết kiệm chi phí.
* Nhược điểm: Cơng ty chưa tổ chức Bộ phận dịch vụ khách hàng một cách chuyên nghiệp để chuyên tiếp nhận thơng tin, xử lý thơng tin từ khách hàng cũng như xây dựng và đo lường các chỉ tiêu dịch vụ khách hàng như các đơn hàng giao trễ hạn, các đơn hàng khơng được đáp ứng, các khiếu nại khơng được giải quyết hay giải quyết chậm trễ,…để từ đĩ tìm hiểu nguyên nhân và cĩ những hành động khắc phục kịp thời để cải tiến dịch vụ khách hàng.
* Nguyên nhân: Vì trình độ quản lý của cơng ty cịn hạn chế nên cơng ty chưa chú
trọng xây dựng bộ phận dịch vụ khách hàng mà đây là một trong những bộ phận rất quan trọng nhằm tăng khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng. Ngồi ra, cấu trúc chiến lược chuỗi cung ứng ở cấp thấp (chiến lược SC tổng hợp các chức năng) cũng làm cho hoạt động này bị ảnh hưởng.
d/ Hoạt động kho bãi
* Thực trạng
- Kiểm sốt số liệu tồn kho: kho thực hiện nghiệp vụ nhập xuất kho trên phần mềm
quản lý kho nhưng phần mềm này chỉ quản lý được số lượng theo từng mặt hàng mà chưa quản lý được theo từng lơ hàng và hạn sử dụng của nĩ nên việc kiểm sốt hạn sử dụng của hàng tồn kho thực hiện thủ cơng, mỗi khi cần kiểm tra hạn sử dụng thì kho phải đi kiểm tra hạn sử dụng trên bao bì của hàng tồn kho. Như vậy, khi cần xem hạn sử dụng thì mất nhiều thời gian, chậm chạp và độ tin cậy về sự chính xác của dữ liệu tồn kho theo hạn sử dụng là rất thấp. Ngồi ra, dữ liệu tồn kho thường sai lệch do việc nhập xuất kho khơng thực hiện kiểm đếm một cách chính xác, kho dựa vào số liệu báo cáo sử dụng nguyên liệu của phân xưởng để làm số liệu xuất kho hàng ngày (do một số nguyên liệu xuất kho với số lượng lớn hàng ngày như các nguyên liệu đường Dextrose hay đường cát, hay các nguyên liệu khác chứa chung trong khu vực phân xưởng nhưng kho khơng cĩ vách ngăn cách nên nhà máy khi cần sử dụng thì lấy sử dụng) mà số báo
cáo của phân xưởng thường khơng chính xác nên dẫn đến số liệu tồn kho thực tế thường sai so với số liệu sổ sách.
- Sắp xếp kho: Kho sắp xếp hàng theo sự thuận tiện vị trí nghĩa là kho cịn chỗ nào trống thì hàng được xếp vào mà chưa chú ý đến việc sắp xếp làm sao để hàng hĩa dễ lấy, hay theo hạng sử dụng hàng cũ xếp ra ngồi, hàng mới vào trong để khi soạn hàng sẽ được thuận tiện. Sơ đồ kho chưa được lập sẽ làm cho cơng tác soạn hàng tốn nhiều thời gian do tìm kiếm và dễ xảy ra nhầm hàng.
* Ưu điểm: Với việc quản lý kho bãi như hiện tại là cách quản lý đơn giản, dễ thực hiện, địi hỏi ít nguồn lực.
* Nhược điểm:
-Kiểm sốt số liệu tồn kho: hàng hĩa thường xảy ra sai lệch giữa thực tế và số liệu sổ
sách mà nguyên nhân xuất phát từ việc kiểm đếm chưa chính xác hay chưa cĩ cơ chế kiểm sốt tồn kho chặt chẽ, chưa cĩ bộ phận giám sát xuất nhập kho để kiểm tra độ chính xác của xuất nhập kho. Ngồi ra, việc kiểm sốt tồn kho cịn lỏng lẻo, chưa kiểm sốt hàng tồn kho theo lơ, theo ngày sử dụng nên kho khơng kiểm sốt mặt hàng nào tồn kho cịn hạn sử dụng bao nhiêu ngày và hết hạn hay chưa nên cơng ty khơng cĩ
những kế hoạch điều tiết lượng hàng một cách hiệu quả. Mà trong ngành thực phẩm
thì việc quản lý hạn sử dụng của nguyên liệu, thành phẩm là hết sức cần thiết. Hậu quả, một số nguyên liệu cận và hết hạn sử dụng phải hủy.
- Sắp xếp kho: Kho sắp xếp hàng theo sự thuận tiện vị trí nghĩa là chỗ nào trống thì
xếp hàng vào mà chưa chú ý đến việc sắp xếp làm sao để hàng hĩa dễ lấy, hay theo hạn sử dụng hàng cũ xếp ra ngồi, hàng mới vào trong để khi soạn hàng sẽ được thuận tiện. Sơ đồ kho chưa được lập sẽ làm cho cơng tác soạn hàng tốn nhiều thời gian do tìm kiếm và dễ xảy ra nhầm hàng. Khi xuất hàng thì hàng mới xuất trước và hàng cũ xuất sau. Hậu quả, một lượng lớn nguyên liệu và thành phẩm cận hạn sử dụng hay hết hạn sử dụng phải hủy do việc khơng tuân thủ việc nhập trước xuất trước và sắp xếp của kho. (giá trị hàng hủy năm 2009 là khoản 5 tỷ đồng)
* Nguyên nhân
Trình độ quản lý kho của nhân viên kho cịn hạn chế (thủ kho chưa được đào tạo nghiệp vụ chuyên mơn quản lý kho mà chỉ được đào tạo từ trung cấp kế tốn
nhưng khơng được đào tạo nghiệp vụ quản lý kho). Và nhân lực thủ kho cịn thiếu nên chưa thực hiện kiểm đếm với một khối lượng xuất nhập kho hàng ngày (mỗi nhĩm hàng chỉ cĩ một thủ kho: một thủ kho phụ trách bao bì, một thủ kho phụ trách nguyên liệu, một thủ kho phụ trách thành phẩm)
Cơng ty chưa cĩ cơng cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý tồn kho theo hạn sử dụng (chức năng này là hết sức cần thiết cho việc quản lý các mặt hàng thực phẩm)
Ngồi ra, chiến lược chuỗi cung ứng cũng là nguyên nhân ảnh hưởng đến hoạt động quản lý kho.
e/Tình hình tồn kho * Thực trạng:
Theo bảng 2.5 và bảng 2.6 thì tổng thời gian tồn kho của chuỗi cung ứng nội bộ của cộng ty là 42 ngày.
* Ưu điểm
Tồn kho cao gĩp phần nâng cao dịch vụ khách hàng, các đơn hàng của khách hàng đáp ứng nhanh và kịp thời.
* Nhược điểm
Với lượng hàng tồn kho như hiện tại quá cao so với chỉ tiêu tồn kho mà cơng ty xây dựng (Nguyên liệu tồn kho 15 ngày, thành phẩm tồn kho 07 ngày) làm cho chi phí vốn của doanh nghiệp cao (chi phí vốn trung bình một tháng 317,287,542 đồng, chiếm 1.79% so với chi phí ngun liệu, chi phí lãi vay trung bình 1 tháng / chi phí ngun liệu trung bình 1 tháng = 317,287,542 đ/17,724,444,000.đ = 1.79%), chi phí hoạt động cao như chi phí kho bãi, chi phí hàng hết hạn sử dụng (năm 2009 khoảng 5,000,000,000 đồng)
*Các nguyên nhân gây ra tồn kho cao
Tồn kho cao do một số nguyên nhân chính như sau:
Cập nhật dự báo nhu cầu
- Khi cơng ty thực hiện việc dự báo nhu cầu sản phẩm nhằm giúp việc lên kế hoạch sản xuất, hoạch định nguồn lực, kiểm sốt tồn kho. Dự báo thường dựa trên dữ
liệu lịch sử đơn hàng của khách hàng. Một yếu tố quan trọng là suy nghĩ của bộ phận kinh doanh khi dự báo nhu cầu dựa trên những gì họ quan sát thấy khách hàng đặt hàng nhiều vào thời điển hiện tại thì họ sẽ coi thơng tin đĩ như là tín hiệu về nhu cầu tương lai. Dựa trên tín hiệu ấy, bộ phận kinh doanh sẽ điều chỉnh dự báo nhu cầu của mình. Tiếp theo, họ dùng thơng tin ấy để đặt hàng cho bộ phận sản xuất (bộ phận sản xuất lên kế hoạch sản xuất thành phẩm, và lên kế hoạch nguyên vật liệu). Như vậy, việc xử lý thơng tin/tín hiệu nhu cầu chính là yếu tố chủ chốt gây ra dự báo quá thừa.
- Đơn hàng cơng ty gửi cho nhà cung cấp phản ánh số lượng cần bổ sung vào dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu của tương lai và mức tồn kho an tồn tương ứng cao. Vì cơng ty chưa tiến hành đánh giá và phân loại nhà cung cấp theo cấp độ giao hàng đúng hạn nên việc xây dựng lượng dự trữ an tồn cao nhằm tránh rủi ro thiếu hụt nguyên liệu.
- Ngồi ra, thời gian giao hàng của nhà cung cấp dài (những mặt hàng bao bì thời gian giao hàng là từ 07 đến 10 ngày, các nguyên liệu nhập từ nước ngồi cĩ thời gian giao hàng từ 01 tháng đến 04 tháng) sẽ khiến cho bao bì tồn kho an tồn từ 07 đến 10 ngày hay các nguyên liệu nhập từ nước ngồi tồn kho từ 01 – 04 tháng. Kết quả là biến động đơn hàng theo thời gian cĩ thể lớn hơn những gì dữ liệu nhu cầu thực thể hiện. Điều này gây nên mức tồn kho nguyên liệu cao.
Đơn đặt hàng theo gĩi/lơ
Khi cơng ty nhận được nhu cầu từ khách hàng, cơng ty tiến hành sản xuất, làm cho tồn kho nguyên liệu sẽ giảm xuống nhưng cơng ty khơng đặt hàng với nhà cung cấp ngay lập tức mà cơng ty thường gộp hoặc gơm các nhu cầu lại rồi mới đặt hàng. Cĩ hai hình thức đặt hàng theo gĩi: đặt hàng định kỳ và đặt hàng theo hình thức đẩy (push order).
- Đặt hàng định kỳ: Thay vì đặt hàng liên tục thường xuyên, cơng ty đặt hàng theo
tuần/hoặc hai tuần thậm chí hàng tháng. Một số nhà cung cấp khơng thể xử lý các đơn hàng liên tục thường xuyên, vì yếu tố thời gian và chi phí xử lý đơn hàng kiểu ấy quá lớn. Do đĩ, cơng ty đặt hàng với nhà cung cấp định kỳ hàng tháng. Ngồi ra, cơng ty cĩ những sản phẩm bán chậm nhưng thường đặt hàng nguyên liệu định kỳ theo tháng cho nhu cầu nguyên cả tháng và nhập vào đầu tháng nhưng khi nào kinh doanh cĩ đơn
hàng thì sản xuất mới tiến hành sản xuất. Như vậy, các nguyên liệu này bị tồn kho trong một thời gian dài gây nên tồn kho quá mức.
Một trở ngại lớn và phổ biến khác đối với cơng ty muốn đặt hàng thường xuyên chính là tính kinh tế của vận tải. Các nhà cung cấp thường bán một giá nào đĩ sẽ kèm theo điều kiện là đơn hàng tối thiểu phải bao nhiêu (để họ cĩ thể giảm chi phí vận chuyển, tức là đơn hàng phải đầy xe tải hay container thì cước vận chuyển sẽ thấp hơn so với hàng lẻ. Như vậy, cơng ty mới mua được giá tốt) hay cơng ty mua hàng nước ngồi mà giá khơng bao gồm chi phí vận chuyển thì cơng ty cũng tính đến hiệu quả