2.1.3 .3Thời gian bổ dung hàng
2.3. Phân tích thực trạng hoạt động quản trị SC tại cơng ty
2.3.4 Quản lý các mối quan hệ trong SC
2.3.4.1 Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp a/ Thực trạng
Mối quan hệ giữa nhà cung cấp và cơng ty đa số đang nằm ở mức quan hệ theo dạng giao dịch là chính, chỉ một vài mối quan hệ với nhà cung cấp dưới hạng hợp tác (cooperative collaboration) như nhà cung cấp bao bì hộp giấy, nhà cung cấp hương
liệu. Hay một vài nhà cung cấp cĩ mối quan hệ dưới dạng liên minh như nhà cung cấp màng phức hợp (cơng ty tích hợp ngược đối với nhà cung cấp này, tức là cĩ cổ phần đa số trong nhà cung cấp này). Ngồi ra, Cơng ty chưa tiến hành đánh giá các nhà cung cấp đầy đủ để xác định xem cơng ty cần xây dựng mối quan hệ với từng nhà cung cấp dưới mối quan hệ như thế nào?
b/ Ưu điểm
Mặc dù, xây dựng các mối quan hệ trong chuỗi chưa được chú trọng nhưng cơng ty cũng đã xây dựng được một số mối quan hệ với nhà cung cấp cũng như khách hàng và mối quan hệ nội bộ tương đối chặt chẽ như mối quan hệ với các nhà cung cấp chủ lực (cơng ty sử dụng chiến lược tích hợp ngược với cơng ty sản xuất màng phức hợp là một lợi thế để tạo lợi thế cạnh tranh trong chuỗi vì việc triển khai bao bì mới là một cơng đoạn địi hỏi thời gian dài và phải giữ bí mất trước khi sản phẩm được tung) Ngồi ra, thời gian sản xuất bao bì phức hợp tương đối dài (thơng thường thời gian đáp ứng từ 07 ngày đến 15 ngày) nếu mua từ nhà cung cấp bên ngồi nhưng khi thực hiện tại cơng ty tích hợp ngược thì thời gian đáp ứng chỉ cần 3-5 ngày là đơn hàng cĩ thể hồn thành. Hay cơng ty cĩ mối quan hệ mật thiết với nhà cung cấp thùng carton, hộp giấy nên thời gian đáp ứng đơn hàng thơng thường là từ 7-10 ngày nhưng cơng ty xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp này nên thời gian đáp ứng đơn hàng xuống cịn từ 2-3 ngày. Tương tự như vậy, cơng ty cũng cĩ mối quan hệ mật thiết với các nhà cung cấp hương liệu nên cơng ty cĩ một số hương chủ lực độc quyền từ nhà sản xuất nên cĩ thể chiếm lĩnh được thị trường mà khơng một đối thủ nào cĩ cạnh tranh được. Như vậy, với việc xây dựng được mối quan hệ với các nhà cung cấp chủ lực là một lợi thế mà cơng ty cĩ thể đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách nhanh chĩng, linh hoạt hay tạo ra lợi thế cạnh tranh so với đối thủ thơng qua nguồn nguyên liệu độc quyền để tạo ra sản phẩm độc đáo.
c/ Nhược điểm
Mặc dù, cơng ty cĩ mối quan hệ tốt với một số nhà cung cấp như màng phức hợp, thùng carton, hộp giấy và hương liệu nhưng nhìn chung các mối quan hệ này vẫn cịn lỏng lẽo vì cơng ty chưa cĩ cơ chế phối hợp với các nhà cung cấp này một cách
nhịp nhàng, việc chia sẻ thơng tin giữa cơng ty và các nhà cung cấp này chưa được chú trọng đúng mức (kế hoạch sản xuất, tồn kho, các kế hoạch trung và dài hạn, các chương trình kinh doanh, chiến lược phát triển chưa được hai bên chia sẻ cho nhau để cĩ thể làm cho nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu của cơng ty một cách tốt nhất). Nhìn
chung, đa số các mối quan hệ với nhà cung cấp dưới dạng “cộng tác giao dịch” và
“Cộng tác hợp tác” là dạng thấp nhất trong các mối quan hệ nhưng các mối quan hệ càng liên kết thì càng cĩ lợi. Hay việc phối hợp với nhà cung cấp trong việc thiết kế sản phẩm hay cho nhà cung cấp tham gia vào phát triển sản phẩm mới chưa được chú trọng mà đây là cách tận dụng được mối quan hệ cộng tác với nhà cung cấp để tiết kiệm chi phí, tận dụng nguồn nguyên liệu mới nhằm hạ giá thành, và nắm bắt được xu hướng phát triển của thiết kế, xu hướng nguyên liệu mới cũng như xu hướng phát triển của ngành. Ngồi ra, cơng ty cũng chưa phân loại nhà cung cấp để xác định nhà cung cấp nào nên xây dựng mối quan hệ nào là phù hợp, và cách thức để phối hợp giữa hai bên theo từng mối quan hệ cụ thể đã xác định, mà cụ thể là các quy trình và quy định giữa nhà cung cấp và cơng ty như các quy trình tìm nguồn hàng, mua hàng, thương lượng, thiết kế, cách thức hợp tác và phương thức cung ứng.
d/ Nguyên nhân
Hoạt động quản trị chuỗi cung ứng chưa được triển khai quản lý ở cơng ty nên việc xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp chưa được triển khai để xây dựng các mối quan hệ phù hợp nhằm làm cho chuỗi cung hoạt động hiệu quả hơn.
Chuỗi cung ứng đang ở cấp độ được xem là “tổng hợp các chức năng riêng lẻ” cũng là nguyên nhân làm cho việc xây dựng mối quan hệ nhà cung cấp chưa nằm ở cấp độ cao và chặt chẽ.
2.3.4.2 Quản lý mối quan hệ nội bộa/ Thực trạng a/ Thực trạng
Mối liên kết giữa các phịng ban đang nằm dưới dạng các chức năng riêng lẻ, các bộ phận thực hiện vai trị và chức năng của riêng phịng ban mình theo sự chỉ đạo của Ban Tổng Giám Đốc mà chưa xây dựng được các nhĩm làm việc liên phịng ban hay các dự án liên phịng ban. Hơn nữa, cơng ty cũng chưa xây dựng được quy trình
liên phịng ban trong các dự án mới hay xây dựng các quy trình để thực hiện liên kết các chức năng của chuỗi cung ứng với nhau. Phịng mua hàng xây dựng quy trình mua hàng riêng, phịng kinh doanh thì xây dựng quy trình kinh doanh riêng, phịng sản xuất thì xây dựng quy trình sản xuất riêng mà khả năng kết nối giữa các phịng ban trong từng quy trình là hạn chế. Ngồi ra, việc xây dựng văn hĩa hợp tác và tự ý thức phối hợp giữa các phịng ban trong cơng ty cũng chưa được chú trọng. Các bộ phận chạy theo mục tiêu của phịng ban mình mà khơng quan tâm đến mục tiêu tồn cơng ty. Kết quả là mục tiêu của phịng ban cĩ thể đạt nhưng mục tiêu chung của tổ chức khơng đạt được.
b/ Ưu điểm
Việc quản lý mối quan hệ nội bộ: các phịng ban hoạt động ít gắn kết hay các quy trình quản lý các mối quan hệ nội bộ chưa được xây dựng rõ ràng nhưng với tinh thần xây dựng và hợp tác giữa các thành viên trong cơng ty nên cơng ty dễ dàng phối hợp thực hiện các hoạt động trong chuỗi cung ứng nội bộ cơng ty.
c/ Nhược điểm
Như Tác Giả đã nêu: do cơng ty đang trong thời kỳ đầu của quá trình chuyển đổi chuỗi cung ứng từ “chuỗi cung ứng rời rạc” sang “chuỗi cung ứng tổng hợp các chức năng” nên các mối quan hệ trong chuỗi cung ứng nội bộ tương đối lỏng lẻo, chưa cĩ mối liên kết với nhau chặt chẽ, các phịng ban chạy theo kết quả của phịng ban của mình mà khơng quan tâm đến hiệu quả chung của tồn cơng ty. Các quy trình của các phịng ban được xây dựng riêng cho phịng ban của mình thực hiện mà chưa cĩ các quy trình tổng thể liên kết các phịng ban như xây dựng kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhu cầu, kế hoạch cung ứng, thực hiện các hoạt động trong chuỗi, quản trị dịch vụ khách hàng, và quản trị đơn hàng.
d/ Nguyên nhân
Chuỗi cung ứng hiện tại được cho là đang ở cấp thấp, chưa ứng dụng quản trị chuỗi cung ứng để quản lý hoạt động (chưa cĩ các quy trình và cơ chế phối hợp giữa các phịng ban với nhau)
2.3.4.3 Quản lý mối quan hệ khách hànga/ Thực trạng a/ Thực trạng
Mối quan hệ giữa cơng ty và khách hàng chủ yếu nằm dưới mối quan hệ giao dịch là chính, Cơng ty ký hợp đồng với nhà phân phối từng năm, việc xây dựng mối quan hệ với nhà phân phối chỉ mới nằm ở giai đoạn đầu của quá trình hợp tác (vì trước đây cơng ty cĩ một đội xe tải khoản 100 chiếc chuyên bán hàng trên khắp cả nước). Đến đầu nằm 2010, cơng ty chuyển chiến lược qua xây dựng hệ thống nhà phân phối khắp tồn quốc. Ngồi ra, cơng ty cũng chưa phân loại đối tượng khách hàng để cĩ chiến lược xây dựng mối quan hệ với từng khách hàng cụ thể vì nguồn lực của cơng ty là khơng đủ để xây dựng các mối quan hệ là như nhau. Cơng ty chỉ mới dừng lại xây dựng mối quan hệ mua bán với nhà phân phối, chưa xây dựng được mối quan hệ đến các nhà bán lẻ, giao nhiệm vụ kiểm sốt nhà bán lẻ cho nhà phân phối nhưng nhiều nhà phân phối làm phân phối cho nhiều nhà sản xuất khác nhau. Do đĩ, các nhà phân phối này chưa dồn lực vào để chăm sĩc sản phẩm của cơng ty đến các nhà bán lẻ và người tiêu dùng cuối.
b/Ưu điểm
Cơng ty cĩ một số khách hàng là khách hàng lâu năm kể từ lúc cơng ty hoạt động nên việc chia sẻ thơng tin thị trường, thơng tin đối thủ cạnh tranh hay tham gia tích cực vào các chiến lược của cơng ty như phát triển thị trường, tăng cường trưng bày tại các điểm bán. Như vậy, làm cho mối quan hệ khách hàng ngày càng liên kết nhiều hơn với chuỗi cung ứng nội bộ, làm cho hoạt động của chuỗi hiệu quả.
c/Nhược điểm
Hầu như các mối quan hệ với khách hàng đang nằm dưới dạng “mối quan hệ
giao dịch”, chỉ cĩ một số ít các khách hàng là quan hệ dưới dạng “mối quan hệ hợp
tác”. Tương tư như mối quan hệ với nhà cung cấp thì các mối quan hệ càng sâu thì lợi ích mang lại cho chuỗi cung ứng càng cao. Khi mối quan hệ càng sâu thì việc liên kết giữa cơng ty và khách hàng sẽ chặt chẽ hơn, mức độ chia sẻ thơng tin càng tin cậy hơn, các thơng tin thị trường như giá cả thị trường, chương trình khuyến mãi, các chương trình marketing, các kế hoạch tung sản phẩm mới, các đối thủ gia nhập ngành, hay các
chiến lược của đối thủ cạnh tranh về khách hàng hay thị trường sẽ được cơng ty cập nhật một cách nhanh chĩng và chính xác vì khách hàng người gần gủi với thị trường nhất nên họ dễ dàng nắm các thơng tin này. Như vậy, cơng ty sẽ cĩ các chiến lược và kế hoạch để phản ứng lại, điều chỉnh chính sách của cơng ty cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Ngồi ra, khi cơng ty cĩ mối quan hệ tốt với khách hàng thì việc chia sẻ thơng tin tồn kho, các chính sách kinh doanh, các thơng tin sản phẩm, hay xu hướng thị trường làm cho chuỗi cung ứng ngày càng phẳng hơn gĩp phần làm giảm tồn kho trong chuỗi, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chĩng. Hơn nữa, việc phân khúc khách hàng hay thực hiện phân loại khách hàng để cơng ty xây dựng mối quan hệ với từng khách hàng cho phù hợp chưa được cơng ty thực hiện. Việc xây dựng các quy trình thực hiện cơng tác thị trường, bán hàng và tiếp nhận thơng tin khách hàng cũng chưa được xây dựng chi tiết để từ đĩ tạo điều kiện thuận lợi trong việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng tốt hơn.
d/ Nguyên nhân
Tác Giả đã phân tích kỹ trong phần 2.3.3.5.1 (quản lý đơn hàng) và 2.3.3.5.3 (quản lý dịch vụ khách hàng)
2.3.5 Hệ thống cơng nghệ thơng tina/ Thực trạng a/ Thực trạng
Hiện tại, Cơng ty chưa xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung, dữ liệu các phịng ban phân tán và chủ yếu phân tán trong các file word và excel riêng lẻ, (chỉ cĩ bộ phận kế tốn là cĩ phầm mềm kế tốn sử dụng cho nhiệm vụ của bộ phận kế tốn là chủ yếu như theo dõi cơng nợ, theo dõi doanh thu, tính giá thành, báo cáo thuế, …) xử lý dữ liệu thủ cơng, các thơng tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành chưa cĩ hoặc cĩ nhưng chưa đầy đủ và nhanh chĩng. Thơng qua cơng nghệ thơng tin để liên kết với các đối tác là tương đối yếu: chưa xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung và chia sẻ, các thơng tin trong chuỗi chưa được kết nối và chia sẻ như thơng tin đơn hàng chưa được đưa lên hệ thống để các bộ phận cùng theo dõi và thực hiện, khách hàng chưa được theo dõi tình hình thực hiện đơn hàng của họ thơng qua hệ thống, cơng ty chưa chia sẻ thơng tin tồn kho nguyên liệu cho nhà cung cấp cũng như chưa chia sẻ tồn kho, giá cả, chính sách, thơng tin sản phẩm, …cho khách hàng, hay chưa liên kết
để xem tồn kho của khách hàng (nhà phân phối) và các hoạt động khác của khách hàng.
Hoạt động của chuỗi cung ứng bao gồm nhiều dịng đan xen nhau: dịng vật chất, dịng tiện tệ và dịng thơng tin cùng tồn tại trong một hệ thống chạy theo các chiều khác nhau tạo nên hoạt động của chuỗi cung ứng. Để đảm bảo sự hiệu quả của dịng thơng tin thì hệ thống cơng nghệ thơng tin đĩng một vai trị quyết định đến sự thành cơng của việc truyền thơng tin một cách hiệu quả. Hệ thống cơng nghệ thơng tin của cơng ty đang ở giai đoạn sơ khai, các thành phần tham gia trong SC chủ yếu truyền thơng tin bằng điện thoại hay email nên thơng tin trong chuỗi chưa được cập nhật kịp thời và chính xác phục vụ cho cơng tác quản trị. Ngồi ra, cơng ty cũng chưa trang bị hệ thống phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning – Kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp) trong quản trị doanh nghiệp nên mối liên kết của các yếu tố cấu thành nên chuỗi cung ứng là rất thấp. Do đĩ, thơng tin trong chuỗi cung ứng khơng kịp thời, thiếu chính xác và khơng đầy đủ. Điều này gây trở ngại cho sự liên kết của chuỗi, làm cản trở sự tích hợp của chuỗi cung ứng.
b/ Ưu điểm
Hệ thống cơng nghệ thơng tin như hiện tại cũng cĩ những ưu điểm như chi phí đầu tư thấp, vận hành đơn giản, các phịng ban chủ động dữ liệu khơng phụ thuộc vào các phịng ban khác.
c/ Nhược điểm
Với hệ thống cơng nghệ thơng tin rời rạc như hiện nay thì sẽ gây lãng phí nguồn lực rất lớn, cĩ một số cơng việc bị lặp lại giữa các phịng ban như các phiếu xuất kho kế tốn kho nhập liệu kế tốn phải nhập lại, hay dữ liệu bán hàng phịng kinh doanh nhập kế tốn phải nhập liệu lại,…Ngồi ra, hệ thống cơng nghệ thơng tin chưa được xây dựng cĩ hệ thống nên chưa hỗ trợ tích cực cho sự tích hợp của chuỗi cung ứng.
d/ Nguyên nhân
Cơng ty chưa ứng dụng quản trị chuỗi cung ứng để quản lý hoạt động của cơng ty nên cơng ty chưa nhận thức tầm quan trọng của cơng nghệ thơng tin nên chưa đầu tư đúng mức.
Nguồn nhân lực hiện tại cĩ chuyên mơn về chuỗi cung ứng cịn hạn chế nên việc ứng dụng hệ thống ERP là một cản trở lớn.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Qua chương này, Tác Giả đã nêu sơ lược về cơ cấu tổ chức của cơng ty, tình hình doanh số, các chỉ tiêu đo lường hoạt động của chuỗi, hoạt động thực tế chuỗi cung ứng, phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc tối ưu của chuỗi cung ứng, nêu ra một số ưu điểm và nhược điểm của chuỗi cung ứng nội bộ của cơng ty và tìm ra những nguyên nhân gây nên hoạt động chuỗi cung ứng hiệu quả chưa cao. Từ đĩ, Tác Giả sẽ đưa ra một số giải pháp nâng cao hoạt động chuỗi cung ứng và các kiến nghị để chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả hơn trong chương 3
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CHUỖI CUNG ỨNG CƠNG TY
3.1 Chuẩn hĩa chiến lược cơng ty và xây dựng mục tiêu hiệu quả chuỗi cung ứng đến năm 2012.