5. Ý nghĩa của đề tài
2.3. Khảo sát, phân tích thực trạng nguồn nhân lực tại Tổng công ty
2.3.3. Phân cơng bố trí cơng việc
Mặc dù là một Tổng công ty lớn của nhà nước nhưng cơ cấu tổ chức gọn nhẹ,
đảm bảo vừa đủ các cấp quản lý, cố gắng tinh giảm khối quản lý và tăng cường cho
khối sản xuất. Tỷ lệ cán bộ nhân viên khối sản suất chiếm tới 82%, còn lại 18% là khối quản lý, ban lãnh đạo và các thành viên HĐQT.
Về cơ cấu tổ chức thì ban lãnh đạo trực tiếp điều hành các phòng ban và các đơn vị trực thuộc gồm các trung tâm, công ty tư vấn thiết kế kiến trúc và chi nhánh
giám đốc trực tiếp điều hành công việc sản xuất chun mơn và hồn tồn hạch toán phụ thuộc vào Tổng cơng ty. Do đó tuy khối lượng cơng việc rất lớn nhưng vẫn đảm bảo họat động được hiệu quả và thơng suốt, khơng chồng chéo nhau.
Về việc bố trí cơng việc và sử dụng nhân viên, hầu hết tất cả các nhân viên sau
khi đươc tuyển dụng đều qua đánh giá năng lực và thử việc tại các phịng ban đúng với chun mơn. Do đó đều đã phát huy được năng lực cá nhân. Qua khảo sát có tới 97%
nhân viên cảm thấy thích và tương đối thích đối với cơng việc đang làm, 95% nhân viên cảm thấy công việc hiện tại phù hợp và tương đối phù hợp với trình độ chun mơn và 91% cảm nhận thấy môi trường làm việc tại cơng ty có và phần nào cho phép phát huy tốt năng lực cá nhân.
Bảng 2.9: Khảo sát việc bố trí cơng việc và mơi trường làm việc
Thích Tương đối thích Khơng thích Cơng việc đang làm 36% 57% 7%
Phù hợp Tương đối phù hợp Không phù hợp Công việc hiện tại có phù hợp với
trình độ chun mơn
57% 39% 5%
Có Khơng nhiều Khơng
Mơi trường làm việc có cho phép
phát huy tốt năng lực cá nhân
41% 50% 9%
Nguồn: Kết quả khảo sát CBCNV
2.3.4 Về đào tạo, phát triển
Tháng 12 hằng năm hoặc theo yêu cầu đột xuất, phòng TCCB-LĐ cung cấp bảng thống kê trình độ cán bộ, cơng nhân viên cho các phịng ban, đơn vị thuộc Tổng cơng ty để thu thập thơng tin trình độ và nhu cầu đào tạo bồi dưỡng cán bộ, cơng nhân viên. Các phịng ban, đơn vị ghi vào bảng thống kê và gửi phòng TCCB-LĐ.
Nhu cầu đào tạo hằng năm của Tổng công ty được xác định dựa trên:
o Quy hoạch cán bộ;
o Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh;
o Thay đổi về cơ cấu tổ chức, phân công nhiệm vụ.
Nhu cầu đào tạo đột xuất của Tổng công ty được xác định dựa trên:
o Yêu cầu đột xuất của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh;
o Đề xuất của cá nhân có nguyện vọng đi đào tạo.
Tháng 12 hằng năm và theo yêu cầu đột xuất, các phòng ban, đơn vị và cá nhân có nhu cầu đào tạo ghi yêu cầu vào bảng đăng ký nhu cầu đào tạo gửi phịng TCCB-
LĐ. Sau đó phịng TCCB-LĐ tổng hợp nhu cầu và lập kế hoạch đào tạo cán bộ, cơng
nhân viên trình TGĐ phê duyệt. Cán bộ cơng nhân viên được cử đi đào tạo phải lập bản cam kết theo quy định của Tổng công ty. Và sau khi hồn thành chương trình đào tạo, cán bộ công nhân viên phải nộp văn bằng chứng chỉ (nếu có) cho phịng TCCB-
LĐ. Đối với cán bộ công nhân viên được cử đi đào tạo ở nước ngoài phải báo cáo TGĐ kết quả học tập.
Bảng 2.10: Quy trình đào tạo
Đơn vị, cá nhân thực hiện Trình tự các bước Mẫu biểu
Phòng TCCB-LĐ và các phòng ban,
đơn vị trong Tổng cơng ty
Các phịng ban, đơn vị và cá nhân
Trưởng phòng TCCB-LĐ
Tổng giám đốc
Phòng TCCB-LĐ và các phòng ban,
đơn vị và cá nhân liên quan Cá nhân được đào tạo
Trưởng phòng TCCB-LĐ
Phòng TCCB-LĐ
Nguồn: Phòng tổ chức cán bộ - lao động
Thống kê cập nhật trình độ
Xác định nhu cầu đào tạo
Duyệt
Thực hiện kế hoạch đào tạo
Báo cáo kết quả đào tạo
Báo cáo thực hiện kế họach đào tạo
Lưu hồ sơ
Cụ thể trong năm 2009, Tổng công ty đã cử cán bộ công nhân viên lao động đi
đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ theo các nội dung sau:
- Cử 2 cán bộ đi học lý luận chính trị cao cấp.
- Cử 1 cán bộ đi học khóa học kiến thức an ninh – quốc phòng.
- Cử 39 lượt cán bộ cơng nhân viên đi học các khóa học về chuyên môn nghiệp vụ.
- Phối hợp với hội đồng an ninh – quốc phòng quận Đống Đa tổ chức lớp học bồi dưỡng kiến thức quốc phòng – an ninh cho 154 cán bộ là đảng viên, cán bộ quản lý của Tổng công ty và các đơn vị thành viên tại Hà Nội.
- Cử 66 lượt cán bộ công nhân viên đi công tác, học tập, tham quan nước ngoài.
Về quyền lợi và trách nhiệm của CBCNV được cử đi đào tạo:
- Đối với các trường hợp đào tạo dài hạn, người tham gia đào đạo được hưởng chế độ ăn giữa ca, lương, thưởng, phụ cấp như trong thời gian công tác theo mức bình qn chung của Tổng cơng ty
- Được thanh tốn cơng tác phí, tiền thuê chỗ ở theo quy định hiện hành của Tổng công ty và nhà nước
- Mặt khác, người được cử đi đào tạo có trách nhiệm hồn thành tốt nhiệm vụ học tập và phải đảm bảo việc sử dụng chun mơn nghiệp vụ đó để phục vụ lâu dài tại Tổng công ty theo cam kết bằng văn bản, nếu khơng sẽ phải đền bù kinh phí đào tạo.
Bảng 2.11: Thời gian cam kết phục vụ sau đào tạo
Thời gian đào tạo Thời gian cam kết phục vụ Từ 1 tháng đến 3 tháng Ít nhất 1 năm Từ 3 tháng đến 6 tháng Ít nhất 2 năm Từ 6 tháng đến 1 năm Ít nhất 3 năm Từ 1 năm trở lên Ít nhất 5 năm
Nguồn: Phịng tổ chức cán bộ - Lao động
Tuy nhiên qua khảo sát, chỉ có 36% nhân viên được đào tạo huấn luyện trong vòng 2 năm trở lại, còn lại 64% nhân viên chưa tham gia các khóa học huấn luyện nào. Cũng như ý kiến về hiệu quả công tác đào tạo huấn luyện đối với cơng việc thì đa số
đào tạo huấn luyện chiếm số lượng lớn cán bộ công nhân viên chủ yếu là các khóa học
ngắn hạn về an ninh quốc phịng, khơng liên quan nhiều đến công tác sản xuất. Tiếp
đến là việc cử cán bộ công nhân viên đi công tác, học tập, tham quan nước ngoài
không mang lại hiệu quả cao, chủ yếu vẫn là đi tham quan, du lịch, chi phí tốn kém và
đối tượng chủ yếu là lãnh đạo các phòng ban, đơn vị các cấp trở lên. Trong khi đó có
tới 95% nhân viên mong muốn sẽ được tham gia các lớp đào tạo – huấn luyện để nâng cao trình độ phục vụ cho cơng việc.
Bảng 2.12: Khảo sát cơng tác đào tạo – huấn luyện
Có Khơng
Đã được đào tạo – huấn luyện 36% 64%
Cao Trung bình Thấp Khơng hiệu quả
Đánh giá hiệu quả công tác đào tạo
– huấn luyện 14% 64% 14% 9% Có Chưa cần thiết Khơng
Nhu cầu được đào tạo – huấn luyện
trong để nâng cao trình độ 95% 5%
Nguồn: Kết quả khảo sát CBCNV
2.3.5 Về công tác đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên
Công tác đánh giá năng lực nhân viên được Tổng công ty thực hiện hàng quý, thực hiện đánh giá trong bảng báo cáo tổng hợp khối lượng công việc.
Đối với khối sản xuất
Mục đích của việc đánh giá nhằm đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ nhằm
thúc đẩy tính chủ động, tự chủ của cán bộ cơng nhân viên (CBCNV) trực tiếp làm ra
các sản phẩm khảo sát thiết kế, tạo điều kiện hoàn thiện việc phân phối tiền lương hợp lý theo kết quả làm việc. Mức độ hoàn thành nhiệm vụ được xem xét trừ những lý do khách quan bất khả kháng và có bằng chứng chính đáng (thay đổi chủ trương, chính sách của Chủ đầu tư, thiên tai, địch họa v.v…).
Việc tổ chức đánh giá phân loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ đóng góp cho công việc khảo sát thiết kế theo các tiêu chí: (Xem phụ lục 3)
1- Tiến độ hồn thành cơng việc. 2- Chất lượng hồn thành cơng việc.
3- Khối lượng hồn thành cơng việc.
4- Trách nhiệm: Tinh thần trách nhiệm đối với công việc và xây dựng đơn vị 5- Chấp hành kỷ luật lao động.
Công việc được giao trong thông báo, phiếu giao nhiệm vụ hoặc được ghi trong biên bản, thông báo giao ban, thông báo cuộc họp hoặc được giao trực tiếp.
Các đơn vị tiến hành phân loại đánh giá được bình xét hàng tháng và quý. Trên cơ sở bình xét của các đơn vị, phòng tổng hợp tổng hợp báo cáo giám đốc. Giám đốc
sẽ thông qua hội đồng khen thưởng kỷ luật của Tổng cơng ty để có quyết định chính thức. Trong q trình thực hiện nếu có những điểm chưa phù hợp, bất hợp lý, Tổng công ty sẽ xem xét bổ sung sửa đổi.
Đối với khối quản lý:
Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ nhằm thúc đẩy tính chủ động, tự chủ của
cán bộ công nhân viên (CBCNV) khối quản lý, tạo điều kiện hoàn thiện việc phân phối tiền lương hợp lý theo kết quả làm việc. Mức độ hoàn thành nhiệm vụ được xem xét trừ những lý do khách quan bất khả kháng và có bằng chứng chính đáng (thay đổi chủ
trương, chính sách của chủ đầu tư, thiên tai, địch họa v.v…).
Việc tổ chức đánh giá phân loại mức độ hồn thành nhiệm vụ đóng góp cho cơng việc khối quản lý theo các tiêu chí: (Xem phụ lục 4)
1- Tinh thần trách nhiệm đối với công việc và xây dựng đơn vị 2- Khối lượng và chất lượng hồn thành cơng việc
3- Tiến độ hồn thành cơng việc 4- Chấp hành kỷ luật lao động.
Công việc được giao trong thông báo, phiếu giao nhiệm vụ hoặc được ghi trong biên bản, thông báo giao ban, thông báo cuộc họp hoặc được giao trực tiếp.
Các đơn vị tiến hành phân loại đánh giá được bình xét hàng tháng và quý.Trên cơ sở bình xét của các đơn vị phòng tổ chức cán bộ - lao động tổng hợp báo cáo TGĐ. TGĐ sẽ thông qua hội đồng khen thưởng kỷ luật của Tổng cơng ty để có quyết định chính thức cho từng q. Trong q trình thực hiện nếu có những điểm chưa phù hợp, bất hợp lý, Tổng công ty sẽ xem xét bổ sung sửa đổi.
Nhìn chung, việc đánh giá nhân viên hiện tại ở Tổng cơng ty khá tồn diện với các tiêu chí về khối lượng cơng việc, về tinh thần trách nhiệm và mức độ hồn thành
cơng việc cũng như các đặc điểm cá nhân của nhân viên. Tuy nhiên các tiêu chí này
mang tính định tính, việc đánh giá cũng mang tính cảm tính của của nhân viên và tùy
thuộc vào nhận định của lãnh đạo các đơn vị. Do đó kết quả khảo sát cho thấy chỉ có (66%) số nhân viên được hỏi cho rằng được cấp trên đánh giá dựa vào bảng mô tả công việc.
Hàng quý, nhân viên sẽ được đánh giá và xếp loại theo các mức A,B,C và D
căn cứ vào kết quả làm việc trong quý với các tiêu chí trên. Và kết quả trên sẽ dùng làm tiêu chí để trả lương khen thưởng. Với cách đánh giá như trên, kết quả khảo sát
cho thấy có tới (86%) số nhân viên được hỏi cho rằng được cấp trên đánh giá tương
đối chính xác và cơng bằng.
Tùy thuộc vào lãnh đạo từng đơn vị mà kết quả đánh giá có được trao đổi trực tiếp với nhân viên hay không. Kết quả khảo sát cho thấy có trên 50% số nhân viên
được hỏi cho biết họ không được cấp trên trao đổi trực tiếp về kết quả đánh giá. Đây
cũng là nguyên nhân khiến một số nhân viên (14%) cho rằng chưa được đánh giá chính xác và cơng bằng do khơng có sự thống nhất về kết quả đánh giá.
Bảng 2.13: Khảo sát cơng tác đánh giá nhân viên
Thường xun Ít khi Không Mức độ áp dụng bảng mô tả công việc và
bảng tiêu chuẩn công việc 64% 27% 7%
Có Khơng
Đánh giá dựa trên bảng mô tả công việc 66% 34%
Có Tương đối Khơng
Được đánh giá chính xác và công bằng 9% 77% 14%
Có Khơng
Được thảo luận với cấp trên về kết quả
đánh giá 50% 50%
2.3.6 Về công tác trả lương, khen thưởng cho nhân viên
Tiền lương
Hiện nay Tổng công ty đang trả lương hàng tháng cho nhân viên, cách trả lương này kết hợp cả ba hình thức trả lương, đó là trả lương theo thời gian, trả lương theo nhân viên và trả lương theo kết quả thực hiện công việc.
(Hi x Hdci x Lmin) 26
Trong đó:
- Li: tiền lương trong tháng của nhân viên thứ i
- Hi: hệ số lương của nhân viên thứ i, áp dụng theo nghị định 205/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của chính phủ về việc quy định hệ thống thang lương, bảng lương và chế độ phụ cấp lương trong các công ty nhà nước. (Xem phụ lục 2)
- Hdci: hệ số điều chỉnh của nhân viên thứ i, Tổng công ty thực hiện từ 1,5 lần trở
lên lương cơ bản, và được quy định cho từng nhân viên dựa vào trình độ, kỹ năng của
nhân viên và kết quả thực hiện công việc của nhân viên căn cứ vào:
+ Các chứng chỉ hành nghề mà nhân viên đạt được: tư vấn giám sát, thiết kế… + Vị trí lãnh đạo: tổ trưởng, tổ phó, trưởng phịng, phó phịng, giám đốc…; + Chức năng, nhiệm vụ đảm nhiệm trong các dự án như: giám đốc điều hành dự án, chủ nhiệm đồ án, chủ nhiệm hạng mục…;
+ Thời gian hoàn thành dự án theo tiến độ và chất lượng của dự án.
- Lmin: lương tối thiểu, theo quy định hiện hành của Chính phủ. Từ ngày 1/5/2010
là 980.000 đồng/ tháng. Mức lương tối thiểu được định kỳ thay đổi phù hợp chính sách
của Nhà nước.
- NCi: số ngày công làm việc thực tế trong tháng của nhân viên thứ i. - 26: là ngày công theo chế độ quy định.
Quyết tốn
Hằng q, cơng ty đều tiến hành quyết toán lương cho cán bộ cơng nhân viên, đây là khoản lương cịn lại trong quý, sau khi nhận lương hàng tháng. Quyết toán lương của từng nhân viên được tính như sau:
= + + -
x NCi Li =
QTi Lci Lmi
Các khoản
thưởng, phụ
cấp khác
Trong đó:
- QTi: quyết toán quý của nhân viên thứ i
- Lci: lương cứng của nhân viên thứ i, là lương ổn định cơ bản, được trả dựa trên: hệ số lương, ngày công làm việc thực tế và các khoản phụ cấp theo chế
độ và tiền lương thêm giờ (nếu có).
- Lmi: lương mềm của nhân viên thứ i, là lương kích thích năng suất làm việc thực tế và trách nhiệm của từng nhân viên, người nào có năng suất và trách nhiệm cao thì được hưởng lương cao và ngược lại, được tính dựa vào các
tiêu chí: hệ số lương, khối lượng công việc, chất lượng công việc, trách nhiệm công việc và số ngày công làm việc thực tế.
- ∑ Li : tổng tiền lương trong quý của nhân viên thứ i
(Hi x Lmin) 26 x 3
Tổng quỹ lương còn lại
- Hci: hệ số chung của nhân viên thứ i
= x x x x
Trong đó:
- Hi: hệ số lương của nhân viên i, áp dụng theo nghị định 205/2004/NĐ-CP (Xem phụ lục 2)
- Hkli: hệ số khối lượng của nhân viên i, đánh giá khối lượng công việc của nhân viên i (1 - 3,5)
- Hcli: hệ số chất lượng của nhân viên i, đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên i về chất lượng, về tiến độ (1 – 1,5).
- Htni: hệ số trách nhiệm của nhân viên i, đánh giá vai trò trách nhiệm của