1.3 Tổ chức hệ thống kế toán trong điều kiện tin học hóa
1.3.3.5 Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán
Việc vận dụng các hình thức kế toán cần tuân thủ chế độ sổ kế toán và phải phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh vày yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Khi tiến hành tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hoá, sổ kế toán
là các kết quả cuối cùng do phần mềm kế tốn in ra, do đó cần đáp ứng các yêu cầu về nội dung và hình thức của sổ kế toán theo quy định của chế độ kế tốn. Hình thức kế tốn được áp dụng trong trường hợp tin học hố cơng tác kế tốn là hình thức kế tốn trên máy tính, được quy định trong quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Như vậy, khi vận dụng hình thức kế tốn trên máy tính điều cần quan tâm là bên cạnh những sổ kế tốn sẵn có, doanh nghiệp cần thiết kế thêm các sổ kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý của mình và lựa chọn phần mềm kế tốn có thể in được những sổ kế tốn đó, ngồi ra phần mềm kế tốn cần đáp ứng các yêu cầu của Luật Kế toán, của nghị định 129/2004/NĐ-CP và của thông tư 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 về việc ghi nhận, chỉnh sửa, lưu trữ dữ liệu trong điều kiện kế tốn trên máy tính.