SỔ TAY CƠNG VIỆC
PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN - NHĨM KẾ TỐN VỊ TRÍ: KẾ TỐN PHẢI THU
MÃ SỐ: FAWM/0907/03.0 - Version: .0 Ngày: ______ / ___ / 2007
Mục lục:
I/ Lưu đồ minh họa quy trình quản lý kho, doanh số và công nợ phải thu II/ Hướng dẫn chi tiết quy trình quản lý kho, doanh số và công nợ phải thu III/ Hướng dẫn nhập liệu phần mềm kế toán
I/ Lưu đồ minh họa quy trình :
1. Tiếp nhận thơng tin xuất nhập, bán hàng
BẮT ĐẦU
2. Kiểm tra thơng tin 3. Nhập liệu phần mềm kế tốn KẾT THÚC 4. Báo cáo 5. Lưu trữ
II/ Hướng dẫn chi tiết quy trình quản lý kho, in hố đơn, doanh số và công nợ phải thu 1 Quản lý kho
1.1 Tiếp nhận chứng từ
Loại Thời gian Người cung cấp Nội dung thơng tin Chứng từ đính kèm 1 Hàng ngày Hai lần 1 tháng PhongNT – Sales PhongNT – Sales Số lượng thẻ giấy nhập và xuất tại kho HCM (TGTHHCMS1)
Phiếu nhập Phiếu xuất 2 Cuối mỗi tuần ThuanVD - Sales Báo cáo tồn kho File excel : “tồn
kho TH” Biên bản kiểm kê
3 Ngày 1 / tháng LinhTTT - sales Báo cáo kho thẻ giấy HCM sales (TGHCMS3)
File excel “Profile” 4 Ngày 1 / tháng TramLTT-SalesPOS Báo cáo tồn kho thẻ egame +
thẻ POS (TDHCMS1)
File excel”Báo cáo thẻ điên thoại TQ” 5 Ngày 1 / tháng TrangLT–Kế toán
VPHN
Báo cáo tồn kho thẻ giấy VPHN (TGVPHN)
Biên bản kiểm kê
File excel 6 Ngày 1 / tháng Lam –Kế toán ABC Báo cáo kho thẻ giấy Biên bản kiểm
kê File excel 7 Ngày 3 / tháng Thạch – Kế toán ABC
thachntn@ABC.net.vn)
Báo cáo TK 136, TK 331, Báo cáo bán hàng trong tháng
File excel qua email
1.2 Kiểm tra chứng từ
- Đối với phiếu nhập: kiểm tra các chứng từ gồm phiếu nhập thẻ, biên bản bàn giao, hóa đơn để đảm
bảo các thơng tin về số lượng, tên nhà cung cấp đầy đủ và đúng; kiểm tra để đảm bảo đầy đủ các chữ ký của thủ kho cũng như các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Đối với phiếu xuất: kiểm tra phiếu đề nghị xuất hàng có đầy đủ chữ ký của người đề nghị cũng
như chữ ký của các cấp có thẩm quyền.
- Ngoài ra, nếu xuất hàng chuyển ra văn phòng Hà Nội phải kèm theo email điều chuyển thẻ. 1.3 Nhập liệu vào phần mềm Lemon 3
1.4 Đối chiếu xuất nhập tồn kho
a. Xuất thẻ:
- Đối với thẻ giấy: đối chiếu giữa số liệu trên phần mềm Lemon3 với báo cáo kho thẻ giấy từ bộ
phận sales
- Đối với thẻ bán qua hệ thống POS: đối chiếu giữa số liệu trên phần mềm Lemon3 với Topup của
hệ thống POS
b. Nhập thẻ:
- Đối chiếu từng phiếu nhập hoặc mail thông báo nhập ( đối với POS) với hoá đơn từ nhà cung cấp
nhằm đảm bảo tính chính xác của các thông tin về số lựong, đơn giá và trị giá của lô hàng. c. Tồn kho
- Đối chiếu giữa số liệu tồn trên phần mềm Lemon3 với file excel báo cáo về tình hình xuất nhập
tồn kho và biên bản kiểm kho cuối mỗi tháng. - Dữ liệu được lưu tại:
* Z:\Divisions\Finance and Accounting\Accounting\Ban hang - Sales\HCM * Z:\Divisions\Finance and Accounting\Accounting\Inventory
1.5 In chứng từ và lưu trữ
- Sau khi nhập liệu hoàn tất, in chứng từ đã nhập kèm với chúng từ góc và photo hóa đơn của nhà cung cấp thành 2 bản. Chuyển một bản photo và bản góc hố đơn dùng để báo cáo thuế đầu vào và theo dõi trả tiền nhà cung cấp cho Kế tốn cơng nợ - Trang DTM , 01 bản photo sẽ đính kèm cùng với Phiếu nhập hàng.
2 Quản lý doanh số và công nợ phải thu
2.1 Tiếp nhận chứng từ
Loại Thời gian Người cung cấp Nội dung thông tin Chứng từ đính kèm
1 Ngày 1 / tháng NhuNTX–sales showroom
Báo cáo doanh số thẻ giấy
File excel “ daily report” 3 Ngày 20/ tháng TrangLT – sales
phòng máy đạt tiêu
chuẩn (PMDTC)
Báo cáo doanh số phí kiểm định
Phiếu thu và hợp đồng File excel “báo cáo thu tiền “
4 Ngày 20/ tháng HienTTT – sales hỗ trợ kỹ thuật ( HTKT)
Báo cáo doanh số hỗ trợ kỹ thuật
Phiếu thu và hợp đồng File excel “báo cáo thu tiền “
2.2 Kiểm tra
- Kiểm tra, đối chiếu các số phát sinh bên có TK 131 đối tượng sales HCM trong phần mềm
Lemon3 với file báo cáo tiền bán hàng bằng tiền ngân hàng từ kế toán bán hàng - ThamPTH và tiền mặt từ thủ quỹ Showroom –ThaoLTP. Cập nhật thông tin hàng ngày và lưu tại
Z:\Divisions\Finance and Accounting\Accounting\Ban hang - Sales\Ban hang - sales\HCM\Thu tiền SR 2008
- So sánh đối chiếu các số phát sinh bên nợ TK 131 đối tượng sales HCM trong phần mềm Lemon3 với báo cáo doanh số thẻ giấy nhận từ NhuNTX – Sales Showroom.
b) Doanh số của ABC - Duyệt đơn đặt hàng:
Khi kiểm tra và chấp nhận các đơn đặt hàng của ABC cần các chứng từ: Phiếu xuất hàng (VPHN) in từ email.
Đơn hàng: kiểm tra số thứ tự của đơn hàng.
Ủy nhiệm chi thanh toán tiền hàng hoặc email duyệt cấn trừ tạm ứng (nếu đơn hàng đó
cấn trừ khoản VNG tạm ứng ABC). Giấy xác nhận đã kích hoạt.
Thường xuyên cập nhật tình hình xuất kho và cơng nợ của ABC, lưu tại Z:\Divisions\Finance
and Accounting\Accounting\Ban hang - Sales\HaNoi\Hanoi 2008.
- Theo dõi cơng nợ và xuất hố đơn:
Đối chiếu các đơn hàng của ABCvà dữ liệu trên file excel công nợ ABC, tập hợp các đơn hàng
ABC lưu vào binder.
Kiểm tra các số phát sinh bên có TK 131 đối tượng ABC trong phần mềm Lemon3 với các bản fax UNC đã chuyển tiền từ Cty ABC, nhằm phát hiện các chênh lệch (nếu có).
Hàng tháng nhận các hoá đơn của các khoản ABC đã chi hộ VNG, theo dõi và gởi email đối
chiếu việc cấn trừ công nợ cho ABC vào ngày 03 hàng tháng.
Kiểm tra và xuất hoá đơn cho ABC vào ngày 3 hàng tháng sau khi có sự chấp thuận của Quản lý Tài chính .
Ngày 5 hàng tháng thực hiện việc đối chiếu công nợ nội bộ với ABC. c) Doanh số về hỗ trợ kỹ thuật:
- Kiểm tra, đối chiếu giữa phiếu thu của từng nhân viên bán hàng mang về khi thu tiền các phòng máy với các điều khoản ghi trong hợp đồng và phiếu thu tiền từ quỹ.
d) Công nợ VP:
- Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số lượng thẻ nhập được cập nhật trên phần mềm Lemon 3 với số lượng thẻ được nhập thực tế tại kho và số lượng thẻ trên hoá đơn do VP cung cấp để đảm bảo số liệu được cập nhất ln chính xác.
- Cuối tháng đối chiếu tổng lượng thẻ nhập kho từ file báo cáo xuất nhập tồn thẻ POS do TramLTT cung cấp với các hóa đơn do VP xuất.
2.3 Báo cáo
- Sau khi hồn tất việc đối chiếu số liệu cơng nợ, doanh thu, tồn kho, nhập phần số lượng thẻ bán từng khu vực và doanh số dịch vụ vào file excel “sales report”. Sử dụng file này để hoàn tất các báo cáo về doanh số, công nợ vào ngày 05 hàng tháng để gởi Kế toán trưởng – Thong NV. Các báo cáo này được lưu tại Z:\Divisions\Finance and Accounting\Accounting\Ban hang - Sales\Sales report
2.4 In chứng từ và lưu trữ
- Chứng từ sau khi được nhập liệu được in và lưu trữ hàng tháng.
3 Công việc khác
- In các hóa đơn của hoạt động hỗ trợ kỹ thuât và dịch vụ.
- Kiểm tra, đối chiếu các thơng tin trên hóa đơn đầu ra và thông tin trên phiếu xuất của thẻ giấy, hoặc phiếu thu của hoạt động hỗ trợ kỹ thuật, hoặc các điều khoản thanh toán trên hợp đồng dịch vụ nhằm phát hiện ngay các sai sót (nếu có) trước khi thực hiện các báo cáo thuế hàng tháng. - Kết xuất file báo cáo thuế GTGT hàng hóa, dịch vụ bán ra từ phần mềm Lemon3, sử dụng file này
để đối chiếu tổng doanh số bán với báo cáo “sales report” và kiểm tra với chi tiết của từng hoá đơn đầu ra.. File báo cáo thuế này sẽ hồn tất và gởi cho kế tốn tổng hợp vào ngày 10 hàng tháng.
- Đăng ký sử dụng hố đơn và lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong tháng, file được lưu tại
Z:\Divisions\Finance and Accounting\Accounting\Bao cao thue - TAX\Thue GTGT
- Kích hoạt thẻ game khi có yêu cầu từ cấp có thẩm quyền.
III/ Hướng dẫn nhập liệu phần mềm kế toán 1 Nhập phiếu nhập hàng
- Vào Sản xuất Mua hàng
Nghiệp vụ Chọn Nhận hàng trước
Các thông tin cần phải nhập vào:
- Loại nghiệp vụ:chọn NHAN nếu nhập hàng thẻ cho hệ thống POS, chọn NHANT nếu nhập hàng thẻ
giấy
- Loại phiếu: được mặc định
- Số phiếu: được mặc định
- Ngày phiếu : ngày nhập chứng từ
- Diễn giải : nội dung của chứng từ nhập bao gồm mặt hàng, số đơn hàng và số hóa đơn
- Người lập : tên người nhập liệu
- Nhà cung cấp: Chọn “CC” và tên viết tắt của nhà cung cấp, trường hợp nhà cung cấp mới phát sinh
gửi mail cho Phong HD yêu cầu tạo mã - Ngày nhận hàng: ngày hoá đơn hoặc ngày phiếu
- Các trường khác: không cần nhập thêm thơng tin
SPLIT 1: Thơng tin chính
- Mã mặt hàng: chọn các mã hàng được hệ thống mặc định phù hợp với phiếu nhập
- Tên mặt hàng : hệ thống mặc định dựa theo mã mặt hàng đã được chọn
- Đvt: hệ thống mặc định
- Số lượng: số lượng trên hoá đơn
- Đơn giá : đơn giá trên hóa đơn - Thành tiền : hệ thống tự động cập nhật
SPLIT 2: Định khoản
- Tài khoản có: chọn 3311000
- Diễn giải : giống nội dung diễn giải của phần Thông tin phiếu
- Các trường khác: không cần thêm thông tin
SPLIT 3: Khoản mục (Không nhập liệu trong split này) SPLIT 4: Khác (Không nhập liệu trong split này)
SPLIT 5: Thông tin phụ (Không nhập liệu trong split này)
Chọn Lưu => Đóng , kết thúc nhập liệu phần nhập kho.
2 Nhập phiếu xuất kho
Tương tự phần nhập kho, chọn Sản xuất Tồn kho Nghiêp vụ Xuất vân chuyển nội bộ
Các thông tin cần phải nhập liệu:
- Loại nghiệp vụ : chon XTNB nếu xuất thẻ giấy, chon UPPOS nếu xuất thẻ điện thoại và thẻ egame up
lên hệ thống POS.
- Loại phiếu: hệ thống tự động cập nhật
- Số phiếu : hệ thống tự động cập nhật
- Đối tượng: chọn PB - Bộ phận: chọn Sales
- Kho xuất : chọn mã kho xuất
- Kho nhập : chọn mã kho nhập
- Người lập phiếu : tên người nhập liệu
- Ngày phiếu và ngày đáo hạn : cùng ngày với phiếu xuất hàng
- Số hố đơn và số serie : khơng cần thêm thông tin
- Phiếu yêu cầu : không cần thêm thông tin
- Diễn giải : nội dung của chứng từ nhập
- Loại hàng : HH
Thơng tin chính
- Mã mặt hàng: chọn các mã hàng được hệ thống mặc định phù hợp với phiếu xuất
- Tên mặt hàng : hệ thống mặc định dựa theo mã mặt hàng đã được chọn
- Đvt: hệ thống mặc định
- Đơn giá : không nhập phần đơn giá
- Thành tiền : hệ thống tự động cập nhật lúc cuối tháng khi phần mềm tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
CÁC SPLIT KHÁC (Khơng nhập liệu)
Nhấp Lưu => Đóng , kết thúc nhập liệu phần xuất kho.
3 Hoá đơn GTGT
Chọn Kinh doanh Bán hàng
Màn hình sẽ hiện ra như sau và tiếp tục chọn Trong nước Lập hoá đơn trực tiếp
Các thông tin cần nhập vào
- Loại nghiệp vụ: BHA
- Loại phiếu: HDBH
- Số phiếu: tự động
- Ngày phiếu: chọn ngày trên phiếu xuất
- Diễn giải: số hợp đồng
- Nhân viên: tên nhân viên nhập dữ liệu
SPLIT 1: Thơng tin hố đơn
- Số Seri: nhập số seri cuả hoá đơn
- Số hóa đơn: nhập số hóa đơn
- Ngày hóa đơn: cũng là ngày phiếu
- Khách hàng: nhập KH - Đối tượng cần xuất hđơn – Tên thể hiện trên hợp đồng
- PT thanh toán: tiền mặt hoặc chuyển khoản
- Nguyên tệ: VND
- Tỷ giá: 1.00
- Bảng giá: GIACHUAN
- Mã hàng: nhập các loại thẻ cần xuất hoá đơn
- Tên hàng - quy cách: chương trình tự động mặc định theo mã hàng
- ĐVT: tự động - Số lượng: nhập số 01
- Đơn giá: theo giá trị hợp đồng - Thành tiền NT: chương trình tự tính
- Thành tiền QĐ: chương trình tự tính
SPLIT 2: Thơng tin thuế GTGT
- Mã số thuế GTGT: mặc định theo mã khách hàng.
- Thuế GTGT: chọn 10%
-
Chọn Lưu để hoàn tất việc nhập thơng tin hố đơn
Chon In khi cần in hoá đơn vừa cập nhật, màn hình sẽ hiện lên như sau:
Bấm vào biểu tượng máy in (hình máy in nhỏ thứ 2 góc trên tay phải) chọn máy in và chọn ok thì hóa
đơn sẽ được in.
Người soạn Người duyệt